Fleksibelt budsjetteringsverktøy gir verdifull oppfølging for 89 butikksystemer i Norge

Om kunden

coop Sørvest er Norges tredje største samvirkelag målt i omsetning. Hovedkontoret ligger i Brueland i Sandnes kommune, med regionskontorer Kristiansand og Haugesund. Samvirkelaget består av 89 butikker, som samlet hadde en netto omsetning på 5,2 milliard NOK i 2017.

Situasjon

«Tidligere gruet jeg meg enormt til budsjettprosessen. Med 89 butikksjefer som manuelt skulle oppdatere budsjettsmalene i Excel, og dette brukte vi normalt to til tre arbeidsuker, eller mer, på å gjøre. Butikksjefene kunne også være uheldige og slette budsjettsmalen eller rote til filen, noe som førte til mange timer med kontroll under og etter budsjetteringen», sier Pål Sonesen, controller i coop Sørvest.

Løsning og resultater

«Med Bizview reduserte tiden vi brukte på budsjettforberedelsene betydelig, og økte i tillegg kvaliteten på arbeidet.»

«Bizview har gitt oss et stabilt verktøy som håndterer store mengder data, og hvor butikksjefene kan jobbe parallelt uten risiko for at informasjon blir overskrevet eller går tapt. Budsjettene formes også med alle dataene i modellen. Det er enkelt å følge opp på både regionalt nivå og butikknivå. Vi kan når som helst hente oppdaterte rapporter på alle nivåer i organisasjonen.»

Integrert med både bemanningssystemer og regnskapssystemer

Budsjetteringen i Bizview er integrert med både bemanningssystemet Stafftuner og coop Sørvests regnskapssystem Microsoft Dynamics AX. Teamet har ikke lenger behov for individuelle regneark og rapporter, som må håndteres på siden og manuelt registreres i budsjettsimuleringen. I dag henter coop Sørvest disse talene direkte fra Bizview. Når budsjettet er klart kan det enkelt eksporters over i regnskapssystemet for effektiv oppfølging.

Tiden brukes nå i større grad på analyse og kvalitetssikring, i stedet for kun å få stable et budsjettet på bena.

«Den aller største effekten er tidsbesparelsen, samt mindre frustrasjon i alle deler av organisasjonen», sier Sonesen. «Vi har 142 brukere i systemet, og da er brukervennligheten ekstra viktig. Vi kunne kopiere mange av malene vi hadde fra før, og da gikk integrasjonsprosessen enkelt for seg. Brukerne er fornøyde, og vi har større sikkerhet og kontroll. Implementeringen har alt i alt vært en suksess.»

coop Sørvest merket flere fordeler med Bizview-implementeringen:

• De reduserte tiden de brukte på forberedelser til mindre enn én uke.
• Med alle data i én og samme modell, ble budsjettene mer åpne og ærlige.
• Det kan integreres med bemanningssystemet og regnskapssystemet.
• Det er enkelt å følge arbeidsflyten til regionsledere/driftsledere.