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Flexibles Budgetierungstool erweist sich als unschätzbar für die Nachverfolgung eines großen Systems mit 89 Filialen in Norwegen.

Coop Sørvest dezentralisiert den gesamten Budgetprozess und spart dadurch enorm Zeit.

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Über den Kunden

Coop Sørvest ist Norwegens drittgrößte Verbrauchergenossenschaft gemessen am Umsatz. Der Hauptsitz befindet sich in Brueland in der Gemeinde Sandnes, mit Regionalbüros in Kristiansand und Haugesund. Der Verbraucherverband besteht aus 89 Geschäften, die 2017 einen Nettoumsatz von 5,2 Milliarden NOK erzielten.

Lösung

„In der Vergangenheit habe ich den jährlichen Budgetprozess enorm gefürchtet. Mit 89 Filialleitern, die Budgetvorlagen in Excel manuell unter Verwendung von Hilfsmaterialien aktualisieren müssen, haben wir normalerweise 2-3 Arbeitswochen oder mehr benötigt. Es bestand auch das große Risiko, dass die Filialleiter die Budgetvorlage löschen oder die Datei durcheinanderbringen würden, was zu vielen Stunden der Kontrolle während und nach der Budgetierung führte“, sagt Pål Sonesen, Controller bei Coop Sørvest.

Lösung und Ergebnisse

„Mit Bizview hat sich der Zeitaufwand für die Budgeterstellung erheblich reduziert. Außerdem hat sich die Qualität der Eingaben erheblich verbessert“, sagte Sonesen.

„Mit Bizview haben wir ein stabiles Tool, das große Datenmengen verwaltet und mit dem die Filialleiter parallel arbeiten können, ohne dass die Gefahr besteht, dass Informationen überschrieben werden oder verloren gehen. Die Budgets werden mit allen Daten erstellt, und es ist einfach, auf regionaler und Filialebene nachzuvollziehen. Wir können jederzeit aktualisierte Berichte auf allen Ebenen des Unternehmens abrufen.“

Integriert sowohl mit dem Personal- als auch mit dem Rechnungswesen.

Die Budgetierung in Bizview ist in das Personalsystem Stafftuner als auch mit dem Buchhaltungssystem Microsoft Dynamics AX von Coop Sørvest integriert. Das Team benötigt keine einzelnen Tabellenkalkulationen und Berichte mehr, die separat behandelt und dann manuell in die Budgetsimulation eingegeben werden müssen. Heute erhält Coop Sørvest diese Zahlen direkt in Bizview. Sobald das Budget vollständig ist, kann es problemlos für ein effektives Leistungsmanagement verwendet werden.

Nun wird die Zeit in viel größerem Maße für die Analyse und Qualitätssicherung genutzt werden, anstatt einfach ein Budget auf die Beine zu stellen.

„Der größte Effekt ist die Zeit, die wir sparen, sowie die geringere Frustration in allen Bereichen des Unternehmens“, so Sonesen. „Mit 142 Anwendern im System ist die Benutzerfreundlichkeit von zentraler Bedeutung. Der Integrationsprozess war einfach, da wir das Design von vielen der Vorlagen, die wir zuvor hatten, kopieren konnten. Die Anwender sind zufrieden und wir haben mehr Sicherheit und Kontrolle. Alles in allem eine sehr erfolgreiche Implementierung.“

Coop Sørvest erzielte die folgenden Vorteile durch die Bizview Implementierung:

  • Verkürzung der Vorbereitungszeit auf weniger als eine Woche
  • Erhöhte Transparenz bei der Budgetierung mit allen Daten
  • Integriert mit Personal- und Rechnungswesen
  • Einfacher Einblick in den Workflow-Status der regionalen/operativen Manager

Mit Bizview hat sich der Zeitaufwand für die Budgeterstellung erheblich verringert. Darüber hinaus hat sich die Qualität der Eingaben deutlich verbessert.

Pål Sonesen Controller

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