Primary Ubc

Dyrektor ds. Systemów biznesowych przekształca proces budżetowy, aby zmniejszyć obciążenie 5 wydziałów (w tym własnego)

Kelly Husband, która pracuje nad rozwojem infrastruktury na dużym kanadyjskim uniwersytecie, w trzecim kwartale wdrożyła rozwiązanie Jet Budgets do planowania, co skutecznie zmniejszyło pracochłonność związane z konsolidacją wielu działów oraz rozwiązało problem braku zorganizowanych opcji planowania dotyczących podatków

Kelly Husband Portrait

Gdy podsumowywaliśmy kwartał z Jet Budgets, byłam bardzo zadowolona ze wszystkich zebranych informacji i nie miałam żadnych pytań. Oszczędziło to bardzo dużo czasu, pieniędzy i stresu!

Kelly Husband Director of Project & Planning Business Systems
I Manual Reports
Szybkie i łatwe budżetowanie

Zmniejszone obciążenie administracyjne zmieniło budżetowanie ze stresującego maratonu w proste kwartalne zadanie

I Scalability
Realne prognozy i scenariusze

Przez połączenie prognozowania NAV i skonsolidowanych budżetów testowanie scenariuszy stało się w końcu możliwe

I Writing Reports
Zaufanie do liczb

Dzięki zwiększeniu automatyzacji i ograniczeniu ręcznego wprowadzania danych do sprawozdań, nie ma wątpliwości co do liczb

Wyzwanie

Kelly Husband musiała się zmierzyć z zadaniem dotyczącym zarządzania finansami i budżetowaniem dla swojego wydziału na jednym z najważniejszych uniwersytetów w zachodniej Kanadzie. Jako użytkownik Jet Analytics, była już bardzo dobrze zaznajomiona z produktami Jet i podobała się jej łatwość i prostota uzyskiwania własnych raportów. Ale gdy nadszedł czas budżetowania, musiała się zmierzyć z cokwartalnym koszmarem — jak terminowo zarządzać procesem budżetowania dla wszystkich pięciu miejsc powstawania kosztów.

Jej praca była złożona. Obejmowała częściowy zwrot kosztów i częściowe podstawowe finansowanie. Kelly musiała spojrzeć na wszystko ze „skonsolidowanego” punktu widzenia, ale nie miała do tego żadnych narzędzi. Powinna zgromadzić dane od sześciu menedżerów, wprowadzić te informacje do arkuszy kalkulacyjnych Excel, a wszystko to w nierealnie krótkim czasie. Proces ten nie pozwalał na prawdziwe planowanie i nie można było dokonać żadnych korekt w jego trakcie. Było to bardzo stresujące i wymagało wielu interakcji między różnymi pracownikami oraz nadziei, że wszystko dobrze się skończy.

„Nasze dotychczasowe rozwiązanie budżetowe było bardzo skomplikowane. Nie dało się zobaczyć konsolidacji, dopóki budżety nie zostały ukończone. Nie było możliwości realizacji scenariuszy typu ‚co jeśli’, ani dokonania korekt w locie. Bardzo utrudniało to pracę. I miałam dwa tygodnie na dokończenie czegoś, co według mnie powinno zająć trzy miesiące pracy.”

Rozwiązanie

Po wzięciu udziału w konferencji NAVUG, Kelly zapoznała się z ideą Jet Budgets i natychmiast poprosiła o to rozwiązanie na okres budżetowy III kwartału. Kelly była zachwycona łatwością wdrożenia tego rozwiązania, co przyspieszyło proces jego akceptacji. W ciągu kilku dni od wdrożenia Kelly była w stanie rozpocząć korzystanie z Jet Budgets i przekształcić sposób planowania podatkowego.

Kelly była w stanie szybko wprowadzić dane budżetowe do Jet Budgets, wysłać poszczególne portfolia do menedżerów w celu uzyskania od nich danych wejściowych, a następnie dokonać przeglądu konsolidacji przed ponownym załadowaniem danych do systemu NAV. Po załadowaniu budżetów mogła zobaczyć skonsolidowany widok zarówno w Jet Budgets, jak i w systemie NAV i zaktualizować budżet za pomocą rzeczywistych danych. Dzięki temu można było zrozumieć wydatki w stosunku do przychodów oraz znacznie ułatwić korektę i przesuwanie środków finansowych.

„To znakomite rozwiązanie! Wiedziałam, że chcę tego używać, jak tylko się o tym dowiedziałam. Mam lepszy wgląd w wydatki i dochody, co naprawdę mnie uspokaja. Pracownicy aktualizują dane co miesiąc. Nie muszę czekać do końca kwartału i nie czuję się już tak, jakbym w okresie budżetowym biegała w maratonie. Jest to po prostu zrobione.”

Schedule a Demo

Our product experts will help you analyze your business requirements and find the right solution.

Schedule 1-on-1 Demo
Company: Major Canadian University – Infrastructure Development Country: North America Job Title: Director of Project & Planning Business Systems Role: Finance
Branża: Budownictwo Microsoft Partner: Omni Logic Solutions Inc ERP/EPM System: Dynamics NAV Number of Jet Designers: 1