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La directrice des systèmes commerciaux transforme le processus de budgétisation afin de réduire la charge de 5 équipes (et de la sienne !)

Kelly Husband, employée en développement d'infrastructures dans une prestigieuse université canadienne, a déployé Jet Budgets au 3e trimestre et a ainsi réussi à simplifier les multiples consolidations entre départements et à corriger l'absence d'options de planification fiscale organisée.

Kelly Husband Portrait

Pendant ce trimestre sous Jet Budgets, j'étais à l'aise avec mes chiffres, je n'avais pas de questions. Nous nous sommes épargné des pertes d'argent, de temps, et beaucoup de stress !

Kelly Husband Director of Project & Planning Business Systems
I Manual Reports
Une budgétisation rapide et simplifiée

Réduire la charge administrative a permis de transformer la budgétisation en une simple tâche trimestrielle : fini le stress marathonien

I Scalability
Des prévisions et scénarios réels

En combinant les prévisions de NAV et les budgets consolidés, le test de scénarios est enfin possible

I Writing Reports
Des chiffres fiables

En augmentant l’automatisation et en réduisant la saisie de données à la main, plus besoin de vous interroger sur la validité de vos chiffres

Défi

Kelly Husband s’est vu confier la tâche de gérer les finances et la budgétisation de son département au sein d’une prestigieuse université de l’Ouest du Canada. En tant qu’utilisatrice de Jet Analytics, elle connaissait déjà bien la gamme de produits Jet et en appréciait la simplicité et l’efficacité pour générer ses propres rapports. Mais lorsqu’est venue la période de la budgétisation, elle s’est retrouvée face au même cauchemar trimestriel : comment gérer le processus de budgétisation pour ses sept centres de coûts de façon précise et fiable.

La mission de Kelly était complexe ; face à un mix de recouvrement des coûts et de financement du fonctionnement, il lui fallait vérifier toutes les données dans une perspective de consolidation, mais elle ne possédait pas d’outils adaptés. On lui a ainsi demandé d’obtenir des données auprès de six responsables individuels et de les compiler dans des tableaux Excel, le tout dans un délai affreusement court. Le processus ne lui permettait d’établir aucune réelle planification et aucun ajustement ne pouvait être réalisé au fil de l’eau. La mission de Kelly s’avérait donc terriblement stressante et nécessitait énormément d’interactions avec ses collaborateurs dans l’espoir d’être accomplie.

« Notre logiciel de budgétisation original était compliqué. Je ne pouvais voir les consolidations qu’après que les budgets aient été établis. Impossible de créer des scénarios en fonction de certaines variables ou d’effectuer des ajustements au fil de l’eau. Nous étions sans arrêt entravés. Et je n’avais que 2 semaines pour accomplir une tâche qui devait prendre 3 mois. »

Solution

Après avoir assisté à NAVUG, Kelly a accroché à l’idée de Jet Budgets et a immédiatement demandé à l’obtenir pour le troisième trimestre. Elle a tout de suite été emballée par son implémentation simplifiée, ce qui lui a permis d’obtenir une validation rapide. Quelques jours d’installation, et Kelly a pu commencer à utiliser Jet Budgets afin de transformer le processus de planification fiscale.

Elle a pu saisir rapidement ses budgets dans Jet Budgets, a envoyé des portefeuilles individuels aux responsables pour recueillir leurs données, puis a procédé à une consolidation avant de tout réimporter dans son système NAV. Une fois les budgets importés, Kelly pouvait consulter la consolidation dans Jet Budgets et dans NAV et déléguer la mise à jour des budgets avec les données actuelles, afin de lui permettre de comprendre l’écart entre les dépenses et les revenus. Effectuer des ajustements et réallouer des fonds rapidement est ainsi devenu bien plus simple.

« C’est tout simplement génial ! J’ai su qu’il me le fallait dès que j’en ai entendu parler. Je bénéficie de davantage de transparence dans nos dépenses et nos revenus, ce qui me permet d’être plus apaisée. Les employés mettent leurs chiffres à jour tous les mois. Je n’attends plus la fin du trimestre et je n’ai plus l’impression de courir un marathon à chaque nouvelle saison des budgets. Mission accomplie »

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Company: Major Canadian University – Infrastructure Development Country: North America Job Title: Director of Project & Planning Business Systems Role: Finance
Secteur d'activité: Construction Microsoft Partner: Omni Logic Solutions Inc ERP/EPM System: Dynamics NAV Number of Jet Designers: 1