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Il direttore dei sistemi di gestione aziendale trasforma il processo di gestione del budget per ridurre il carico di lavoro di 5 unità (e il proprio)

Kelly Husband ha adottato Jet Budgets per la pianificazione del terzo trimestre del suo reparto presso una delle maggiori università del Canada occidentale. Ha anche ridotto con successo l’impegno e sovraccarico lavorativo dovuto al consolidamento di dati di più reparti, avendo finalmente a disposizione più opzioni per la pianificazione organizzata del bilancio

Kelly Husband Portrait

Durante la programmazione del trimestre con Jet Budgets, non ho avuto problemi con i dati a mia disposizione e neanche domande da porre. Abbiamo risparmiato tempo, denaro e fatica!

Kelly Husband Director of Project & Planning Business Systems
I Manual Reports
Gestione del budget semplice e veloce

La riduzione del carico di lavoro amministrativo ha trasformato la gestione del budget da uno stressante tour de force a un’attività trimestrale semplice e lineare

I Scalability
Previsioni e scenari reali

Unendo le previsioni NAV ed i budget aggregati, è finalmente possibile testare diversi scenari

I Writing Reports
Sicurezza nei numeri

Aumentando l’automazione e riducendo gli interventi manuali, non ci sono più dubbi sui numeri ottenuti

Sfida

Kelly Husband doveva gestire i dati finanziari e la definizione del budget per il suo reparto presso una delle maggiori università del Canada occidentale. In quanto utente di Jet Analytics, conosceva già i prodotti Jet e aveva avuto modo di apprezzarne la semplicità nella creazione dei propri report. Tuttavia, arrivato il momento di dover definire il budget, si è trovata ad affrontare il solito incubo di ogni trimestre: come gestire il processo di gestione del budget in tutti e sette i propri centri di costo in modo preciso e puntuale?

Il lavoro di Kelly era complesso e comprendeva da una parte il recupero dei costi, dall’altra il finanziamento di base. Doveva osservare ogni aspetto in modo aggregato, ma non aveva a disposizione strumenti adatti allo scopo. Aveva ricevuto l’incarico di chiedere un input a sei responsabili diversi, per poi inserire i dati ottenuti in un foglio di calcolo Excel. Tutto questo entro un intervallo di tempo a dir poco proibitivo. Il processo non consentiva alcuna pianificazione effettiva e non era possibile apportare modifiche in tempo reale. Si trattava di un lavoro molto stressante e, per completarlo, occorrevano un gran numero di interazioni interpersonali condite da una buona dose di speranza.

“Lo strumento di pianificazione del budget usato fino allora era estremamente complesso. Non potevo vedere i dati aggregati prima del completamento del budget. Non c’era modo di pensare a scenari alternativi o apportare modifiche in tempo reale. Non eravamo messi nelle condizioni di lavorare al meglio. E per finire il lavoro avevo due settimane, che però sembravano 3 mesi.”

Soluzione

Dopo aver partecipato al NAVUG, Kelly fu entusiasta dell’idea di utilizzare Jet Budgets e ne fece subito richiesta per poterlo utilizzare nella definizione del budget del terzo trimestre. Kelly fu sorpreso dalla facilità di implementazione della soluzione, che accelerò il processo di approvazione. Entro pochi giorni dall’implementazione, Kelly ha potuto iniziare a utilizzare Jet Budgets e ha cosí trasformato il modo in cui eseguiva il processo di pianificazione di bilancio.

Ha avuto la possibilità di inserire rapidamente i numeri relativi al budget in Jet Budgets, inviare ai responsabili singole cartelle da compilare e rivedere i dati aggregati prima di caricarli nuovamente nel sistema NAV. Adesso, una volta caricati i budget, Kelly può osservare i dati aggregati sia su Jet Budgets che su NAV, nonché delegare l’aggiornamento del budget con i dati effettivi, in modo da comprendere il rapporto spese-ricavi e rettificare e riallocare i fondi in modo più semplice.

“È geniale! Sapevo di volerlo usare non appena me ne hanno parlato. Le spese e i ricavi ora sono molto più trasparenti e, finalmente, non sento più tutta quella pressione. Gli impiegati aggiornano i numeri ogni mese. Non devo più aspettare la fine del trimestre e non mi sento più nel mezzo di un tour de force durante il periodo di definizione del budget. Riusciamo a completare il lavoro senza problemi.”

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Company: Major Canadian University – Infrastructure Development Country: North America Job Title: Director of Project & Planning Business Systems Role: Finanze
Industry: Construction Microsoft Partner: Omni Logic Solutions Inc ERP/EPM System: Dynamics NAV Number of Jet Designers: 1