Wat belastingvoorziening betekent voor ondernemingen (en wat werkelijk van belang is voor hun beleggers)

Een belastingvoorziening is het geschatte bedrag dat jouw onderneming aan inkomstenbelastingen over het lopende jaar moet betalen. Laten we eerlijk zijn: Het proces om dit bedrag te schatten, ook wel vennootschapsbelastingvoorziening genoemd, is ingewikkeld. En het kan enorme gevolgen hebben voor je onderneming.

Dat gezegd hebbende; veel grote ondernemingen parkeren dit bij de fiscale afdeling. Omdat voor dit proces input nodig is van buiten de fiscale afdeling en aan de output van dit proces veel waarde wordt gehecht door stakeholders buiten de fiscale afdeling, is het de vraag: Is dat echt een best practice?

Laten we eens bekijken waarom belastingvoorziening belangrijk is, in het bijzonder voor beleggers, en hoe je je workflow voor belastingvoorziening kunt optimaliseren.

Waarom belastingvoorziening van belang is

Wat is belastingvoorziening? Belastingvoorziening is het proces van inschatten welk bedrag jouw onderneming aan inkomstenbelastingen over het lopende jaar moet betalen. Daarbij moet de waarde van zowel lopende als uitgestelde belastingvorderingen en -verplichtingen worden berekend.

Op het eerste gezicht lijkt vennootschapsbelastingvoorziening een eenvoudig administratief proces dat bij de fiscale afdeling kan worden ondergebracht. De aangifte inkomstenbelasting van jouw onderneming zou echter niet alleen van belang moeten zijn voor de belastingdienst, maar moet ook topprioriteit zijn voor iedere stakeholder.

Dat komt omdat de totale kosten van de vennootschapsbelasting van een onderneming niet in steen gebeiteld zijn. Met wat tijd voor belastingplanning kan jouw organisatie de totale kosten van de vennootschapsbelasting aanzienlijk verlagen. Maar hoewel vakkundige belastingplanning en -voorziening merkbaar verschil kan maken voor de nettowinst van je onderneming, kleven aan dit proces vaak risico’s met betrekking tot regelgeving en operationele uitdagingen.

Uitdagingen voor moderne ondernemingen op het gebied van belastingvoorzieningen

Vennootschapsbelastingvoorziening maakt bij elke onderneming een belangrijk onderdeel uit van de rendementsplanning. Maar het proces kent een paar unieke hindernissen. We sommen een paar belangrijke uitdagingen op voor ondernemingen die de inkomstenbelastingvoorziening willen optimaliseren.

De toenemende complexiteit van belastingvoorzieningen

Zelfs in de meest gunstige omstandigheden is vennootschapsbelastingvoorziening een gecompliceerde en risicovolle aangelegenheid. En de laatste jaren is de complexiteit van belastingvoorziening alleen maar toegenomen. Dit is in de eerste plaats te wijten aan de toenemende internationale controle op de regelgeving, de toenemende complexiteit van de belastingwetgeving en de strikte termijnen voor de aangifte vennootschapsbelasting.

Dit geldt met name voor de huidige wereldeconomie, waar steeds meer ondernemingen internationaal willen concurreren. Wanneer ondernemingen de toeleveringsketen willen uitbreiden of buitenlandse concurrenten willen overnemen, lopen ze bij steeds meer landen tegen regelgeving aan.

Als gevolg daarvan kan de fiscale afdeling van een organisatie niet alles meer alleen aan. Als je als onderneming concurrerend wil blijven en je tegelijkertijd aan de regels wil houden, moet je je fiscale afdeling een centralere rol geven. Het openen van de communicatielijnen tussen het hoofd van de fiscale afdeling en de CFO plus de CEO en de overige bestuursleden zou daaronder kunnen vallen.

Verschillende vormen van rapportage afstemmen

Regelmatige communicatie tussen je fiscale afdeling, CFO en overige bestuursleden kan je onderneming ver brengen. Maar dat is niet voldoende wanneer er geen samenhang is tussen de stakeholders van je onderneming.

Een onderneming biedt waarde aan veel verschillende stakeholders, zoals bijvoorbeeld beleggers, aandeelhouders, medewerkers, klanten, leveranciers en zelfs de samenleving in het algemeen. Het kan soms lastig zijn om een evenwicht te vinden tussen deze tegenstrijdige belangen.

Op het vlak van belastingvoorziening kan dit zich uiten in verschillende (en soms tegenstrijdige) rapportagevormen van interne stakeholders en beleggers. Voor beleggers geldt dat de belastingvoorziening vaak wordt bekeken door de bril van het winstmotief en het geloof in het primaat van de aandeelhouder, terwijl interne stakeholders vaak een meer doelgerichte benaderinghebben.

Om het juiste evenwicht te vinden moeten investeerders, de directie, het management en burgers samenwerken om het doel van de onderneming te definiëren en de manier waarop succes wordt gemeten buiten de traditionele financiële kaders om. In termen van vennootschapsbelastingvoorziening is dat een behoorlijke uitdaging, maar het is niet onmogelijk.

Reputatierisico

Belangenafweging gaat niet alleen over filosofische verschillen tussen stakeholders. Als dit evenwicht bij de vennootschapsbelastingvoorziening verstoord is, kan dat leiden tot een onderzoek en tot blijvende schade aan de reputatie van je onderneming.

De laatste jaren gaat het in de media veelvuldig over grote bedrijven die zich schuldig maken aan belastingontwijking. Belastingontwijking verschilt wezenlijk van belastingontduiking. Maar de juridische processen binnen je onderneming om de belastingdruk zo laag mogelijk te houden, kan schadelijk zijn voor het publieke imago van je onderneming wanneer het tot het uiterste wordt doorgevoerd.

Een aantal geruchtmakende zaken waarbij multinationals zoals Amazon, Starbucksen Google betrokken waren, heeft het nieuws gehaald en een nieuw publiek debat op gang gebracht over wat aanvaardbaar is als het om de afdracht van vennootschapsbelasting gaat.

Waar het op neerkomt is dat een agressieve vorm van belastingontwijking kan leiden tot een nachtmerrie voor je public relations. De fiscale en administratieve beslissingen van je organisatie moeten worden afgestemd op de algemene doelstellingen en het imago van je onderneming.

Het juiste gereedschap gebruiken

Voor dit soort uitdagingen is veel transparantie en flexibiliteit nodig om belastingwetgeving na te leven, te voldoen aan de behoeften van alle stakeholders en openbaar onderzoek en controle door toezichthouders te vermijden. Maar zelfs eenvoudige fouten in de procedure voor de vennootschapsbelasting kunnen leiden tot fouten in de jaarrekening, repercussies van de aandelenbeurzen en Wall Street en mogelijk handhavend optreden van toezichthouders.

Het vinden van het juiste hulpmiddel is een belangrijke stap in het optimaliseren van je belastingrapportageproces. Gelukkig kan je dankzij verbeteringen op het gebied van automatisering en connectiviteit de uitdagingen en risico’s voor jouw organisatie op het gebied van belastingvoorziening aanzienlijk beperken.

Doe-het-zelfbelastingsoftware

De meeste ondernemingen vertrouwen nog steeds te veel op Excel-spreadsheets om de fiscale en financiële rapportage aan elkaar te koppelen. Maar het gebruik van modernere, gespecialiseerde fiscale software kan de pijn van belastingvoorziening verlichten en de kloof tussen financiën, belastingen en stakeholders overbruggen.

Als je nog steeds spreadsheets gebruikt, heb je misschien al eens overwogen om je eigen softwareoplossing te bouwen met belastingfunctionaliteit. Jouw bedrijf denkt misschien dat het kosten kan besparen door zelf een oplossing te ontwerpen die aan de specifieke behoeften voldoet. Maar het ontwerpen en bouwen van software op maat kost vaak veel tijd, vereist aanzienlijke IT-middelen en sluit het risico van fouten in formules of op het gebied van regelgeving niet altijd op een zinvolle manier uit.

Out-of-the-box-oplossingen

Out-of-the-box-software biedt verschillende voordelen ten opzichte van doe-het-zelfoplossingen. Eenmaal geïnstalleerd, is de out-of-the-boxsoftware klaar voor gebruik en in staat zich aan de behoeften van jouw onderneming aan te passen. Deze ‘plug-and-play’ inzetbaarheid bespaart je fiscale afdeling op voorhand al veel tijd.

Out-of-the-box-belastingoplossingen kunnen er ook op een naadloze wijze voor zorgen dat je medewerkers altijd op de hoogte zijn van de constant veranderende belastingwetgeving, met de flexibiliteit om in te spelen op behoeften in specifieke rechtsgebieden. En met cloud-software kun je je belastinggegevens gemakkelijk delen met verschillende stakeholders binnen je onderneming, zodat iedereen in je organisatie op één lijn zit.

De grootste zorgen liggen vaak bij de kosten, maar met een relatief kleine investering kunnen aanzienlijke voordelen worden behaald. Cloud-software, die snel de nieuwe standaard aan het worden is, kan betaalbaar worden geïmplementeerd.

Een belangrijkere vraag zou kunnen zijn: “Wat worden de kosten als mijn onderneming ervoor kiest om op de gewone manier zaken te doen?” Met een snellere time to value is een fiscale out-of-the-box-oplossing waarschijnlijk de meest kosteneffectieve en minst risicovolle optie op de lange termijn.

Ruim je obstakels op het gebied van belastingvoorziening uit de weg met een geavanceerde oplossing voor belastingzaken

Vennootschapsbelastingvoorziening is een complex proces dat een reëel effect kan hebben op de nettowinst van je onderneming, maar het kan ook vol uitdagingen zitten. Financiële professionals krijgen in het proces van belastingvoorziening vaak te maken met aanzienlijke hindernissen, waaronder steeds complexere belastingwetgeving in binnen- en buitenland, verhoogde controle van het publiek en toezichthoudende instanties, en de noodzaak om de belangen van beleggers af te wegen tegen die van andere belangrijke stakeholders.

Hoe vind je een goed evenwicht? Moderne softwareoplossingen voor belastingbeheer kunnen je fiscale afdeling helpen de lasten van gegevensverzameling en -validatie te elimineren, wijzigingen in de regelgeving voor te blijven en je stakeholders geïnformeerd en op de hoogte te houden.

Zit je nog steeds in dubio of je een meer geavanceerde fiscale oplossing moet bouwen of kopen? Bekijk onze gids To Build or Not to Build?, waarin wat dieper wordt ingegaan op de vraag of jouw organisatie software met ondersteuning voor belastingzaken zelf zou moeten bouwen of kopen.