Cómo usar datos en tiempo real para crear previsiones económicas basadas en Excel

Yogi Berra, leyenda de los Yankees de Nueva York, dijo esta frase célebre: «Si no sabes adónde vas, acabarás en algún otro lugar».Una buena planificación económica empieza por una buena previsión. Excel permite que el proceso sea relativamente sencillo, siempre que se pueda acceder fácilmente a los datos sobre resultados anteriores, balances actuales y proyecciones para el futuro.

Se pueden crear muchos tipos distintos de previsiones, en función del tipo de negocio que se administre. Las previsiones de ventas están entre las más habituales, ya que en la mayoría de las empresas se está produciendo una fluctuación en los ingresos y las ventas debido a la situación actual de crisis. Echemos un vistazo a las distintas posibilidades que hay para crear una previsión de ventas mediante Excel y una serie de datos en tiempo real de sistemas ERP y CRM.

El punto de partida es sencillo:previsión basada en el historial de ventas

El enfoque más simple consiste en empezar con una serie de dos columnas.  Supongamos que la columna “A” es una serie de fechas y que en la columna “B” se muestran las ventas semanales hasta la fecha.  Primero, resalte los datos de esas dos columnas.  Después, en el menú Datos de Excel, elija “Previsión”, y se le mostrará un gráfico con las ventas anteriores y la proyección de ventas.

Haga clic en “Opciones” (debajo del gráfico) y podrá modificar algunas de las variables con las que se generan los cálculos de la previsión.Por último, haga clic en el botón “Crear”. Entonces, Excel generará una nueva hoja de cálculo con su previsión de ventas, junto con una proyección al alza (optimista) y otra a la baja (pesimista).

Datos en tiempo real: conexión con ERP y CRM

Ahora que ya conoce los conceptos básicos, veamos cómo puede incorporar los datos sobre ventas y canalizaciones. Si crea vínculos en tiempo real que conecten con sus datos de origen, se podrá actualizar la previsión en cuanto haya nueva información disponible. No es necesario copiar y pegar la información, algo que no solo resultaría tedioso, sino que también se podrían introducir errores en la previsión.

En muchas empresas, los datos sobre ventas se encuentran en el sistema ERP, mientras que las canalizaciones están ubicadas en otra base de datos de CRM.Hacer que esos datos se muestren en Excel es un procedimiento sencillo si se utiliza un producto diseñado expresamente para el software ERP.  Hay disponible una amplia gama de este tipo de herramientas en insightsoftware, que se puede integrar con más de 140 sistemas ERP distintos.

Pero volvamos a la sencilla previsión de ventas e imaginemos cómo podría ser con enlaces de datos en tiempo real.Puede empezar con una columna que extraiga el total de ventas semanales directamente del sistema ERP.Así, obtendrá la misma información que ya tenía, pero, en vez de escribirla manualmente (o copiarla y pegarla), se importará directamente del software ERP.Si se produce algún cambio (por ejemplo, si se introduce una entrada de ajuste en las cifras de la semana anterior), los datos se actualizarán automáticamente en la previsión de Excel.

En la columna siguiente, puede añadir una proyección ponderada de canalización. Para muchas empresas, sería necesario crear un enlace a un sistema CRM independiente.

Por último, se crearía una previsión basada en las ventas anteriores, y usted podría validar la previsión con facilidad cotejándola con su canalización.Este proceso resulta especialmente útil a la hora de averiguar si la previsión estadística (proporcionada por Excel) se ajusta a los números de la canalización aportados por el equipo de ventas.

Otros tipos de previsiones

Aunque la previsión es una pieza muy importante del rompecabezas, existen muchas formas de aplicar estos principios.  El flujo de caja es el sustento de toda empresa, por lo que es importante entender cómo será la situación de la caja en las semanas y los meses que están por venir.Si se combinan los enlaces en tiempo real con los saldos de caja, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los ingresos y gastos previstos, los usuarios de Excel pueden generar un modelo de entradas y salidas de efectivo que se actualicen automáticamente a medida que cambien las condiciones en la empresa.

Un enfoque más sofisticado es el “modelo de tres estados”, con el que se proporciona una sola previsión en la que se combinan el estado de ingresos, el balance general y el estado de flujo de caja para ofrecer un único modelo financiero.Una previsión de tres estados bien formulada en la que se usen enlaces en tiempo real puede ofrecer una visión clara y actualizada de las futuras condiciones económicas de su organización en cualquier momento.

Simplicidad para un mundo complejo

Las herramientas de software creadas ad hoc pueden facilitar en gran medida la creación de informes precisos y su mantenimiento.

Con el modelo de tres estados (o con cualquier previsión que esté vinculada a los datos del libro mayor), resulta especialmente útil tener la opción de añadir referencias para resumir los balances de una cuenta a partir de segmentos de cuentas, departamentos o rangos de cuentas.Las sofisticadas herramientas que ofrece insightsoftware, como Bizview, permiten a los usuarios extraer resúmenes de totales de una serie de cuentas de libro mayor mediante caracteres comodín.

Veamos un ejemplo. Si su cuenta de libro mayor contiene un segmento que designa la división de productos y otro que especifica la zona geográfica, puede ser buena idea crear una única referencia de celda que extraiga todas sus cuentas de ingresos entre la 41000 y la 42999, pero solo para las líneas de producto que haya en el rango 100-199, y solo para la zona geográfica 40. La referencia de celda tendría un formato así: “[1??]–[41000-42999]-40”.

La magia de este enfoque es que se extraen automáticamente los datos del libro mayor a partir de los rangos especificados, aunque se añadan nuevas cuentas.De esta forma, se mitiga el problema de tener que volver a dar formato a los informes cuando se añada una nueva cuenta de libro mayor.

Este tipo de necesidades sofisticadas en cuanto a finanzas y contabilidad pueden quedar cubiertas con las herramientas de software adecuadas.Otro modelo de ejemplo es el estado de varias empresas, con el que se extraen datos de distintos sistemas ERP desconectados.Se trata de una situación habitual en el caso de sucursales, divisiones internacionales, fusiones y adquisiciones.

Protección de sus datos

Por último, seguro que querrá guardar sus previsiones en un sitio seguro y distribuirlas a las personas adecuadas.  Desafortunadamente, la mayoría de los archivos de Excel generados por los profesionales de los departamentos de finanzas y contabilidad se guardan en unidades de disco duro locales, en las que corren el riesgo de perderse o ser robados.Es importante almacenar los datos en un lugar centralizado que disponga de las opciones adecuadas en cuanto a protección y copias de seguridad.

Del mismo modo, distribuir datos relacionados con previsiones puede conllevar un problema de seguridad. Puede que lo más fácil sea desarrollar previsiones en un solo lugar, pero es posible que no quiera que los responsables de departamento vean datos de toda la organización. Para ello, busque herramientas tecnológicas que admitan una distribución limitada, el envío de valores numéricos sin proporcionar enlaces en tiempo real, por ejemplo, o la conversión a PDF de las previsiones antes de distribuirlas.

Las previsiones nunca son correctas, pero son útiles

A menudo se dice que todas las previsiones son incorrectas, pero resultan muy útiles. Para crear una buena planificación es necesario que las expectativas sean realistas. Microsoft Excel proporciona una herramienta fiable y potente para dar vida a los datos de su organización y obtener información que le oriente a la hora de gestionar su empresa.La previsión basada en Excel, combinada con herramientas que enlacen con los datos de su empresa en tiempo real, puede suponer la diferencia que le permitirá ver con claridad el camino a seguir y ajustar el rumbo a tiempo para evitar obstáculos.