Hoe je realtime gegevens kunt gebruiken voor financiële prognoses in Excel

De beroemde en legendarische speler van de New York Yankees, Yogi Berra, zei: “Als je niet weet waar je heengaat, kom je ergens anders terecht.”  Een goede financiële planning begint met een goede prognose. Excel maakt het proces relatief gemakkelijk, op voorwaarde dat je gemakkelijk toegang hebt tot je gegevens over resultaten uit het verleden, huidige saldi en toekomstprognoses.

Er zijn veel verschillende manieren van prognosticeren die je wellicht wilt toepassen, afhankelijk van de aard van je bedrijf. Verkoopprognoses behoren tot de meest voorkomende, aangezien de meeste bedrijven te maken hebben met fluctuerende inkomsten en schommelingen in de verkoop als gevolg van de huidige crisissituatie. Laten we eens kijken naar een aantal manieren waarop je de verkoop kunt prognosticeren met behulp van Excel in combinatie met realtime gegevens uit je ERP- en CRM-systemen.

Begin eenvoudig: Prognoses op basis van verkoopgeschiedenis

De eenvoudigste benadering is te beginnen met een reeks van twee kolommen.  Laten we aannemen dat kolom “A” een datumreeks is en kolom “B” de wekelijkse verkopen van het lopende jaar weergeeft.  Markeer eerst de gegevens in die twee kolommen.  Kies “Prognoseblad” in het Gegevensmenu van Excel en je krijgt een grafiek te zien met de verkopen in het verleden en de verwachte verkopen in de toekomst.

Klik op “Opties” (net onder de grafiek) en je kunt enkele variabelen aanpassen die de prognoseberekeningenaansturen.  Klik ten slotte op de knop “Maken” en Excel genereert een nieuw werkblad met je verkoopvoorspelling samen met een bovengrensprojectie (optimistisch) en een ondergrensprojectie (pessimistisch).

Real time: Verbinding maken met je ERP en CRM

Laten we, nu je de basis hebt gelegd, eens kijken hoe je verkoop- en pijplijngegevens kunt integreren. Realtime koppelingen naar je brongegevens kunnen je prognose bijwerken, zodra nieuwe informatie beschikbaar komt. Het is niet meer nodig om informatie te kopiëren en te plakken, wat niet alleen vervelend is, maar ook kan zorgen voor fouten in je prognose.

Bij veel bedrijven staan de verkoopgegevens in het ERP-systeem en de pijplijn in een aparte CRM-database. Het laten verschijnen van deze gegevens in Excel is eenvoudig als je gebruik maakt van een product dat speciaal is ontworpen met ERP-software in het achterhoofd.  (Een reeks van dergelijke tools is beschikbaar bij insightsoftware, die geïntegreerd kan worden in meer dan 140 verschillende ERP-systemen.)

Laten we teruggaan naar je eenvoudige verkoopprognose en ons voorstellen hoe die eruit zou kunnen zien met realtime gegevenskoppelingen.  Je zou kunnen beginnen met een kolom die de wekelijkse verkooptotalen rechtstreeks uit het ERP-systeem haalt. Dit geeft je hetzelfde beeld dat je eerder had. Maar in plaats van het handmatig invoeren van de data (of kopiëren en plakken), komt het rechtstreeks uit de ERP-software.  Als er iets verandert (bijvoorbeeld als er een correctie is aangebracht in de cijfers van vorige week), wordt dit automatisch bijgewerkt in de Excelvoorspelling.

In de volgende kolom kun je een gewogen pijplijnprognose toevoegen. Voor veel bedrijven zou dat kunnen betekenen dat je een koppeling moet maken naar een standalone CRM-systeem.

Tenslotte zou je een voorspelling doen op basis van de verkoop in het verleden en je hebt een eenvoudige manier om de voorspelling te valideren ten opzichte van je pijplijn. Dit is vooral nuttig om te begrijpen of je statistische prognose (verstrekt door Excel) wordt ondersteund door de pijplijncijfers van je verkoopteam.

Andere soorten prognoses

Hoewel verkoopprognoses een zeer belangrijk stukje van de puzzel vormen, zijn er vele manieren om deze principes toe te passen.  Kasstroom is het levensbloed van elke onderneming. Het is dus uiterst belangrijk om te begrijpen hoe de financiën er in de komende weken en maanden uitzien.  Door realtime koppelingen met kassaldi, debiteuren, crediteuren en voorspelde inkomsten en uitgaven te combineren, kunnen Excelgebruikers een model voor in- en uitstroom opstellen dat automatisch wordt bijgewerkt als de omstandigheden in het bedrijf veranderen.

Een meer geavanceerde benadering is het “3-overzichtsmodel”, dat één enkele prognose oplevert waarbij de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht in één enkel financieel model worden gekoppeld. Een goed geformuleerde prognose van 3 overzichten met behulp van realtime koppelingen kan je op elk moment een duidelijk en actueel inzicht geven in de toekomstige financiële omstandigheden binnen je organisatie.

Eenvoud aanbrengen in een gecompliceerde wereld

Met speciaal ontwikkelde softwaretools is het veel eenvoudiger om rapporten op te stellen die accuraat zijn en eenvoudig te onderhouden.

Met het 3-overzichtsmodel (of met elke prognose die is gekoppeld aan grootboekgegevens), is het bijzonder nuttig om referenties te kunnen toevoegen die je rekeningsaldi samenvatten op basis van rekeningsegmenten, afdelingen of reeksen van rekeningen.  Met geavanceerde tools van insightsoftware, zoals Bizview, kunnen gebruikers met behulp van jokertekens samenvattende totalen uit een reeks GB-rekeningen halen.

Laten we eens naar een voorbeeld kijken. Als je GB-rekeningnummers een segment bevatten dat de productdivisie aanduidt, en een ander dat de geografie specificeert, zou je misschien een enkele celreferentie willen maken die al je inkomstenrekeningen tussen 41000 en 42999 ophaalt, maar alleen voor productlijnen in het bereik 100-199, en alleen voor geografie 40. Je celverwijzing zou er ongeveer zo uit kunnen zien: “[1??]–[41000-42999]-40”.

Het magische van deze aanpak is dat het automatisch je GB raadpleegt op basis van de opgegeven bereiken, zelfs als je nieuwe rekeningen toevoegt. Dit vermindert het probleem van het opnieuw moeten opmaken van rapporten, telkens wanneer een nieuwe grootboekrekening wordt toegevoegd.

De juiste softwaretools zullen in staat zijn om aan dit soort geavanceerde financiële en boekhoudkundige behoeften te voldoen.  Een ander voorbeeld is een multi‑bedrijfsoverzicht dat uit meerdere losgekoppelde ERP-systemen komt. Dit is een veel voorkomend scenario bij dochterondernemingen, internationale divisies, of fusies en overnames.

Je gegevens veilig bewaren

Tenslotte wil je je prognose op een veilige plaats bewaren en onder de juiste mensen verspreiden.  Helaas worden de meeste Excel-bestanden die door financiële en boekhoudkundige professionals worden geproduceerd, opgeslagen op lokale harde schijven, waar ze kwetsbaar zijn voor diefstal of verlies.  Het is belangrijk om gegevens op een centrale plaats op te slaan met een adequate beveiliging en back-up.

De verspreiding van prognosegegevens kan evenzo een veiligheidsprobleem vormen. Het is misschien het gemakkelijkst om je prognoses op één plaats op te stellen, maar je wilt niet per se dat je afdelingshoofden de gegevens van de hele organisatie kunnen zien. Zoek naar technologische hulpmiddelen die een beperkte verspreiding ondersteunen, bijvoorbeeld door numerieke waarden te versturen zonder realtime koppelingen of door de prognoses om te zetten naar pdf alvorens ze te verspreiden.

Prognoses zijn altijd fout. . . Maar nuttig

Er wordt vaak gezegd dat alle prognoses fout zijn, maar desalniettemin zijn ze zeer nuttig. Een goede planning begint met realistische verwachtingen. Microsoft Excel is een vertrouwd en krachtig hulpmiddel om de gegevens van je organisatie tot leven te brengen en inzichten te verwerven die het management van je bedrijf richting geven. In combinatie met tools die in real time aan je bedrijfsgegevens zijn gekoppeld, kan een prognose op basis van Excel het verschil maken dat je helpt de weg die voor je ligt duidelijk te zien en op tijd de koers aan te passen om obstakels te vermijden.