Verwendung von Echtzeitdaten für Excel-Finanzprognosen

Die New York Yankees-Legende Yogi Berra sagte einmal: „Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, landest du woanders.“Eine gute Finanzplanung beginnt mit soliden Prognosen. Mit Excel ist dieser Prozess relativ einfach, vorausgesetzt, Sie haben leichten Zugang zu Daten über vergangene Ergebnisse, aktuelle Bilanzen und Zukunftsprojektionen.

Es gibt viele verschiedene Arten von Prognosen, die Sie je nach der Art Ihres Unternehmens erstellen können. Absatzprognosen gehören zu den häufigsten, da die meisten Unternehmen aufgrund der aktuellen Krisensituation schwankende Einnahmen und Absatzschwankungen verzeichnen.Im Folgenden betrachten wir einige Möglichkeiten, wie Sie mit Excel und Echtzeitdaten aus Ihrem ERP- und CRM-System eine Umsatzprognose erstellen können.

Ein leichter Einstieg:Prognosen auf der Grundlage der Verkaufshistorie

Der einfachste Ansatz besteht darin, mit dem Erstellen einer zweispaltigen Reihe zu beginnen.  Nehmen wir an, dass Spalte „A“ eine Reihe von Datumsangaben ist und Spalte „B“ Ihre wöchentlichen Verkäufe seit Jahresbeginn anzeigt.  Markieren Sie zunächst die Daten in den beiden Spalten.Wählen Sie in Excel im Menü „Daten“ die Option „Prognoseblatt“, und Sie erhalten ein Diagramm mit den vergangenen und den prognostizierten Umsätzen.

Klicken Sie auf „Optionen“ (direkt unter dem Diagramm), um einige der Variablen anzupassen, die für die Prognoseberechnungen maßgeblich sind.Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Erstellen“, um ein neues Arbeitsblatt in Excel zu erstellen, das die prognostizierten Umsätze zusammen mit einer oberen (optimistischen) und einer unteren (pessimistischen) Prognose enthält.

Daten in Echtzeit erhalten: Verbindung zu Ihrem ERP und CRM

Nachdem Sie nun die erforderlichen Grundlagen geschaffen haben, wollen wir uns ansehen, wie Sie Vertriebs- und Pipeline-Daten einbinden können.Durch Echtzeit-Verknüpfungen zu Ihren Quelldaten können Sie Ihre Prognose aktualisieren, sobald neue Informationen verfügbar sind.Es ist nicht nötig, Informationen zu kopieren und einzufügen, was nicht nur mühsam ist, sondern auch zu Fehlern in der Prognose führen kann.

Viele Unternehmen speichern ihre Vertriebsdaten im ERP-System und ihre Pipeline in einer separaten CRM-Datenbank. Die Anzeige dieser Daten in Excel ist einfach, falls Sie ein Produkt verwenden, das speziell für ERP-Software entwickelt wurde.  (insightsoftware bietet eine Reihe solcher Tools an, die sich in über 140 verschiedene ERP-Systeme integrieren lassen.)

Kehren wir zu Ihrer einfachen Umsatzprognose zurück und stellen wir uns vor, wie sie mit Echtzeit-Datenverknüpfungen aussehen könnte.Sie könnten mit einer Spalte beginnen, welche die wöchentlichen Umsatzzahlen direkt aus dem ERP-System abruft. Damit erhalten Sie dasselbe Ergebnis wie zuvor, aber statt es manuell einzugeben (bzw. kopieren und einzufügen), wird es direkt aus Ihrer ERP-Software übernommen.  Wenn sich etwas ändert (z. B. durch eine Korrekturbuchung an den Zahlen der Vorwoche), wird dies automatisch in der Excel-Prognose aktualisiert.

In der nächsten Spalte können Sie eine gewichtete Pipeline-Projektion hinzufügen.Viele Unternehmen müssen dazu möglicherweise zunächst eine Verknüpfung mit ihrem internen CRM-System herstellen.

Letztendlich wird dadurch eine Prognose auf der Grundlage früherer Verkaufszahlen erstellt, mit der Möglichkeit, sie anhand Ihrer Pipeline zu validieren. Dies ist besonders hilfreich, um zu verstehen, ob Ihre (von Excel erstellte) statistische Prognose durch die Pipeline-Zahlen Ihres Vertriebsteams gestützt wird.

Andere Arten von Prognosen

Auch wenn die Vertriebsprognose ein sehr wichtiges Puzzleteil darstellt, bestehen zahlreiche Möglichkeiten zur Anwendung dieser Grundsätze.  Der Cashflow ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Deshalb ist es für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die eigene Liquiditätslage für die kommenden Wochen und Monate zu ermitteln.Durch die Kombination von Echtzeit-Verknüpfungen zu Kassenbeständen, Forderungen, Verbindlichkeiten und prognostizierten Einnahmen und Ausgaben können Excel-Benutzer ein Modell für Mittelzu- und -abflüsse erstellen, das automatisch aktualisiert wird, wenn sich die finanziellen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens ändern.

Einen anspruchsvolleren Ansatz bietet das „3-Statement-Modell“, in der die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung in einem einzigen Finanzmodell zusammengeführt werden. Eine gut formulierte Prognose für den Jahresabschluss, die Echtzeit-Verknüpfungen nutzt, gibt Ihnen zu jeder Zeit einen klaren und aktuellen Überblick über die zukünftigen finanziellen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens.

Simplizität in einer komplizierten Welt

Speziell entwickelte Software-Tools können die Erstellung von zuverlässigen und leicht zu pflegenden Berichten erheblich erleichtern.

Mit dem 3-Statement-Modell (oder mit jeder Prognose, die mit Hauptbuchdaten verknüpft ist) ist es besonders nützlich, Referenzen hinzuzufügen, die Ihre Kontensalden auf der Grundlage von Kontensegmenten, Abteilungen oder Kontenbereichen zusammenfassen.Mit den anspruchsvollen Tools von insightsoftware wie Bizview können Benutzer mithilfe von Platzhaltern Gesamtsummen aus einer Reihe von Hauptbuchkonten abrufen.

Sehen wir uns ein Beispiel an.Wenn Ihre Hauptbuchkontonummern Elemente enthalten, die sich zum einen auf die Produktgruppe und zum anderen auf die Region beziehen, können Sie eine einzige Zellreferenz erstellen, die alle Erlöskonten zwischen 41000 und 42999 abruft, jedoch nur für Produktlinien im Bereich 100-199 und nur für die Region 40. Ihr Zellenbezug könnte etwa so aussehen: „[1??]–[41000-42999]-40“.

Der Clou an diesem Ansatz ist, dass er automatisch auf der Grundlage der angegebenen Bereiche aus Ihrem Hauptbuch abgerufen wird, und zwar auch dann, wenn Sie neue Konten hinzufügen.Damit entfällt die Notwendigkeit zur Neuformatierung von Berichten, wenn ein neues Hauptbuchkonto hinzugefügt wird.

Mit den geeigneten Software-Tools lassen sich die komplexen Anforderungen im Finanz- und Rechnungswesen problemlos erfüllen.  Ein weiteres Beispiel hierfür ist ein unternehmensübergreifender Auszug, der aus mehreren nicht miteinander verbundenen ERP-Systemen stammt. Dies ist ein häufig anzutreffendes Szenario bei Tochtergesellschaften, internationalen Abteilungen oder Fusionen und Übernahmen.

Schützen Sie Ihre Daten

Nicht zuletzt sollten Sie Ihre Prognosen an einem sicheren Ort speichern und sie nur an autorisierte Personen weitergeben.Bedauerlicherweise werden die meisten der von Finanz- und Buchhaltungsexperten erstellten Excel-Dateien auf lokalen Festplatten gespeichert, wo sie anfällig für Diebstahl oder Verlust sind.Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten an einem zentralen Ort speichern, der über angemessene Sicherheitsvorkehrungen und Backups verfügt.

Die Weitergabe von Prognosedaten kann ebenfalls ein Sicherheitsproblem darstellen. Es mag zwar bequem sein, Ihre Prognosen an einem einzigen Ort zu erstellen und zu speichern, doch vielleicht möchten Sie nicht, dass Ihre Führungskräfte Zugriff auf die Daten des gesamten Unternehmens haben. Verwenden Sie technologische Hilfsmittel zur Kontrolle der Datenweitergabe; entfernen Sie Echtzeit-Verknüpfungen vor der Weitergabe von Prognosedaten oder geben Sie die Daten im PDF-Format weiter.

Prognosen sind immer fehlerhaft … aber nützlich

Prognosen wird häufig nachgesagt, fehlerhaft zu sein. Und dennoch sind sie überaus nützlich.Eine solide Planung beginnt mit realistischen Erwartungen. Microsoft Excel ist ein vertrautes, leistungsfähiges Werkzeug, mit dem Sie die Geschäftsdaten zum Leben erwecken und Einblicke gewinnen können, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens helfen. In Verbindung mit Tools, die in Echtzeit mit Ihren Unternehmensdaten verknüpft sind, können Excel-basierte Prognosen den Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen. Sie helfen Ihnen, den richtigen Kurs einzuschlagen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen, um rechtzeitig Hindernisse zu überwinden.