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Comment utiliser les données en temps réel pour établir des prévisions financières dans Excel

insightsoftware -
avril 23, 2020

insightsoftware is the global provider of enterprise software solutions for the Office of the CFO to connect to & make sense of data in real time, driving financial intelligence across […]

How to use real-time data for excel financial forecasting

La légende des Yankees de New York, Yogi Berra, a prononcé cette phrase célèbre : « Si vous ne savez pas où vous allez, vous finirez ailleurs. »  Une bonne planification financière commence par de bonnes prévisions. Excel rend le processus relativement facile, à condition que vous ayez facilement accès à vos données sur les résultats antérieurs, les soldes actuels et les projections.

Il existe de nombreux types de prévisions que vous pouvez souhaiter créer, en fonction de la nature de votre entreprise. Les prévisions de ventes sont parmi les plus courantes, car la majorité des entreprises constatent une fluctuation des revenus et des ventes en raison de la situation de crise actuelle. Examinons certaines manières qui vous permettent de créer des prévisions de ventes à l’aide d’Excel et des données en temps réel de vos systèmes ERP et CRM.

Commencer simplement : prévisions basées sur l’historique des ventes

L’approche la plus simple consiste à commencer par une série à deux colonnes.  Supposons que la colonne « A » soit une série de dates, et que la colonne « B » indique vos ventes hebdomadaires depuis le début de l’année.  Tout d’abord, mettez les données en évidence dans ces deux colonnes.  Dans le menu « Données » d’Excel, choisissez « Feuille de prévision » et vous verrez s’afficher un graphique qui montre les ventes antérieures et les ventes futures projetées.

Create Forecast Worksheet

Cliquez sur « Options » (juste en dessous du graphique) afin de pouvoir ajuster certaines des variables qui déterminent les calculs de prévision.  Enfin, cliquez sur le bouton « Créer », puis Excel générera une nouvelle feuille de calcul qui affichera les ventes prévues, avec une projection de la limite supérieure (optimiste) et de la limite inférieure (pessimiste).

Obtenir en temps réel : connexion à votre ERP et à votre CRM

Maintenant que vous avez mis les bases en place, voyons comment vous pouvez intégrer les données sur les ventes et les données en pipeline. Des liens en temps réel vers vos données sources vous permettent de mettre vos prévisions à jour dès que de nouvelles informations sont disponibles. Il n’est pas nécessaire de copier et coller les informations, ce qui est non seulement fastidieux, mais aussi susceptible d’introduire des erreurs dans vos prévisions.

Pour de nombreuses entreprises, les données de vente résident dans le système ERP et le pipeline réside dans une base de données CRM distincte. Il est facile d’afficher ces données dans Excel si vous utilisez un produit spécialement conçu pour les logiciels ERP.  (Une gamme d’outils de ce type est disponible auprès de insightsoftware, qui s’intègrent à plus de 140 systèmes ERP différents.)

Revenons à votre simple prévision des ventes et imaginons à quoi elle pourrait ressembler avec des liens de données en temps réel.  Vous pourriez commencer par une colonne qui extrait les totaux des ventes hebdomadaires directement du système ERP. Vous obtenez ainsi la même image que précédemment, mais au lieu de saisir manuellement les données (ou de les copier-coller), elles proviennent directement du logiciel ERP.  Si quelque chose change (par exemple, si une écriture d’ajustement a été faite sur les chiffres de la semaine dernière), la mise à jour s’effectuera automatiquement dans la prévision Excel.

Dans la colonne suivante, vous pouvez ajouter une projection pondérée du pipeline. Pour de nombreuses entreprises, il peut être nécessaire d’établir un lien avec un système CRM autonome.

Enfin, vous effectuerez une prévision sur la base des ventes antérieures, et vous disposerez d’un moyen simple de valider la prévision par rapport à votre pipeline. Ceci est particulièrement utile pour comprendre si votre prévision statistique (fournie par Excel) est soutenue par les chiffres du pipeline provenant de votre équipe de vente.

Timeline worksheet.

Autres types de prévisions

Si les prévisions de ventes fournissent une pièce très importante du puzzle, il existe de nombreuses façons d’appliquer ces principes.  Le flux de trésorerie est l’élément vital de toute entreprise, il est donc essentiel de comprendre à quoi ressemblera la situation de la trésorerie dans les semaines et les mois à venir.  En combinant des liens en temps réel avec les soldes de trésorerie, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs et les prévisions de recettes et de dépenses, les utilisateurs d’Excel peuvent construire un modèle pour les entrées et les sorties de fonds qui sont automatiquement mises à jour à mesure que les conditions de l’entreprise changent.

Une approche plus sophistiquée est le « modèle à 3 états » qui fournit une prévision unique en reliant le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie en un seul modèle financier. Une prévision de 3 états bien formulée qui utilise des liens en temps réel peut vous donner à tout moment une visibilité claire et à jour des futures conditions financières de votre entreprise.

Apporter la simplicité dans un monde compliqué

Des outils logiciels spécialisés peuvent faciliter considérablement la création de rapports précis et faciles à maintenir.

Grâce au modèle à 3 états (ou toute prévision qui se lie aux données du grand livre), il est particulièrement utile de pouvoir ajouter des références qui résument les soldes de vos comptes en fonction des segments de comptes, des départements ou des plages de comptes.  Des outils sophistiqués proposés par insightsoftware, comme Bizview, permettent aux utilisateurs d’extraire des totaux récapitulatifs d’une série de comptes GL en utilisant des caractères génériques.

Prenons un exemple. Si vos numéros de compte GL comprennent un segment qui désigne la division du produit, et un autre qui spécifie l’emplacement géographique, vous souhaiteriez peut-être créer une référence de cellule unique qui extrait tous vos comptes de revenus entre 41 000 et 42 999, mais uniquement pour les lignes de produits dans la plage de 100 à 199, et seulement pour l’emplacement géographique 40. Votre référence de cellule pourrait ressembler à ceci : « [1 ??][41 000-42 999]-40 ».

La magie de cette approche réside dans le fait qu’elle extrait automatiquement des données de votre GL en fonction des plages spécifiées, même si vous ajoutez de nouveaux comptes. Cela atténue le problème du reformatage des rapports chaque fois qu’un nouveau compte du grand livre est ajouté.

Les bons outils logiciels seront en mesure de répondre à ces types de besoins sophistiqués en matière de finance et de comptabilité.  Un autre exemple est celui d’une déclaration d’une multi‑entreprise qui provient de plusieurs systèmes ERP déconnectés. C’est un scénario courant avec des filiales, des divisions internationales ou des fusions et acquisitions.

Use real-time data for excel financial forecasting

Assurer la sécurité de vos données

Enfin, vous souhaiterez sauvegarder vos prévisions dans un endroit sûr et les distribuer aux bonnes personnes.  Malheureusement, la majorité des fichiers Excel produits par les professionnels de la finance et de la comptabilité sont stockés sur des disques durs locaux, où ils sont exposés au risque de vol ou de perte.  Il est important de stocker les données dans un endroit central avec une sécurité et une sauvegarde adéquates.

La distribution des données de prévision peut également constituer un problème de sécurité. Il peut être plus facile d’élaborer vos prévisions dans un seul endroit, mais vous ne voulez pas nécessairement que vos chefs de service puissent consulter les données de toute l’entreprise. Recherchez des outils technologiques qui permettent une distribution limitée, en envoyant des valeurs numériques sans fournir de liens en temps réel, par exemple, ou en convertissant les prévisions en PDF avant de les distribuer.

Les prévisions sont toujours fausses. . . Mais utiles

On dit souvent que toutes les prévisions sont fausses, mais elles sont néanmoins très utiles. Une bonne planification commence par des attentes réalistes. Microsoft Excel est un outil familier et puissant qui vous permet de donner vie aux données de votre entreprise et d’obtenir des informations qui vous aideront à la gérer. Associées à des outils qui établissent un lien en temps réel avec les données de votre entreprise, les prévisions basées sur Excel peuvent faire la différence et vous permettre de voir clairement le chemin à suivre et d’ajuster le cap à temps pour éviter les obstacles.

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