Más de 35 ejemplos de los principales KPI y métricas del sector de la distribución para los informes de 2023

¿Qué es un KPI de distribución?

Un indicador clave de rendimiento (KPI) o métrica es una medida que usan las empresas del sector de la distribución para evaluar su rendimiento y eficiencia. Estas métricas ayudan a las empresas a identificar qué áreas operativas tienen éxito o fracasan, a través de la medición de aspectos cuantificables específicos de sus negocios. Las métricas de distribución analizan la gestión del inventario, los índices de explotación, la gestión de la flota, la preparación y el envío de los pedidos, y los asuntos financieros.

¿Cómo pueden los KPI de distribución ayudar a su empresa?

La distribución es a menudo la hermana olvidada de la producción. A la mayoría de las personas les interesa utilizar KPI para mejorar la eficiencia del sistema de producción. Sin embargo, si intenta que su fábrica aumente la eficiencia del 90 al 95 %, puede provocar un incremento de costes mayor que si decide optimizar un proceso de distribución poco eficiente. Por ese motivo, en este artículo se analizarán los ejemplos de KPI de distribución que abarcan el rendimiento operativo, eficaz y financiero. Además, también le explicaremos cómo puede optimizar su proceso de creación de informes mediante soluciones de creación de informes de distribución.

KPI operativos para el sector de la distribución

Las operaciones cotidianas son la columna vertebral del sector de la distribución. En un sector tan competitivo, su empresa tendrá dificultades para retener su cuota de mercado si sus pilares básicos no son sólidos. En esta sección, hablaremos sobre las 12 métricas de rendimiento operativo y de distribución que ayudarán a su empresa a mantener sus ventajas competitivas:

1. Tiempo de preparación del pedido. Este KPI de distribución es una de las métricas fundamentales que usan las empresas. Mide el tiempo medio que tarda un producto en llegar al cliente una vez que lo ha pedido. Esta información es muy importante para los clientes porque les ayuda con su planificación.

2. Tasa de pedidos perfectos. En esta vida no hay nada que sea perfecto. Aun así, eso no impide que los centros de distribución intenten alcanzar la perfección. El KPI de tasa de pedidos perfectos mide la cantidad de pedidos entregados sin ningún tipo de error por parte del centro de distribución. Con la aparición de almacenes independientes, el uso en el sector de esta métrica ha ido aumentando.Tasa de pedidos perfectos = (% de pedidos entregados de manera puntual) * (% de pedidos completados) * (% de pedidos sin desperfectos) * (% de pedidos con la documentación adecuada) * 100

3. Tasa de pedidos de artículos sin existencias. Esta métrica analiza la tasa de pedidos con artículos que están fuera de stock. Este KPI idealmente debería ser un porcentaje bajo. Es aceptable tener picos ocasionales surgidos de situaciones en que la demanda ha subido de manera inesperada. No obstante, si esa tasa se encuentra constantemente en un nivel elevado, puede significar que las previsiones no se hacen de la forma correcta o que la gestión del inventario es deficiente.Tasa de pedidos con artículos sin existencias = (Pedidos no entregados / Pedidos totales) * 100

4. Ventas perdidas. En ocasiones, un cliente potencial pedirá un presupuesto y, finalmente, decidirá no usar su servicio de distribución. Vale mucho la pena hacer un seguimiento de esta métrica de distribución. Determinar el porcentaje de presupuestos rechazados puede resultar de ayuda para detectar qué cambios necesita su empresa, como cambios en los precios, el nivel de atención al cliente o los tiempos de entrega, por nombrar solo algunos.Ventas perdidas = (1 – (Cantidad de ventas / Número total de pedidos)) * 100

5. Precisión de la preparación. Este KPI de distribución es similar al de la tasa de pedidos perfectos e intenta reducir al máximo los errores. Sin embargo, este indicador clave del rendimiento examina un proceso específico. Mide el porcentaje de pedidos que se preparan y empaquetan sin errores.Precisión de la preparación = (Cantidad de pedidos preparados sin errores / Cantidad total de pedidos) * 100

6. Coste de la preparación y del empaquetado. Todos los aspectos de un negocio tienen un coste asociado. La mayoría de las empresas elegirán usar una estrategia de alto nivel y analizar elementos como la mano de obra, los activos, los costes fijos, etc. Pese a todo, en el sector de la distribución, el coste de preparación y de embalaje es un gasto variable que se puede intentar controlar. Este KPI de distribución analiza cuánto gasta una empresa en las tareas de preparación de un pedido, como la manipulación, el etiquetado y el empaquetado.

7. Tiempo de ciclo de un pedido. El tiempo de ciclo es una métrica temporal que mide el tiempo transcurrido entre un pedido y otro. Es decir, es el promedio de tiempo que pasa entre que se prepara un pedido y el siguiente. Esto puede sonar muy sencillo, pero depende mucho del proceso interno de su empresa. Un sistema eficiente de preparación de pedidos hará disminuir esa métrica y mejorará la eficiencia, así como los beneficios.

8. Rendimiento de proveedor. Este KPI de distribución puede parecer poco convencional, pero es un indicador muy importante. Esta métrica de rendimiento analiza el rendimiento de un proveedor para garantizar que no influye negativamente en su empresa. La medida más habitual es el tiempo de entrega de un proveedor.

9. Uso de la mano de obra y del equipo. Este es un KPI de productividad para el sector de la distribución. Mide la tasa de uso de mano de obra y equipo en el almacén o centro de distribución para completar los pedidos. Un exceso de trabajadores desocupados o de equipo inactivo puede ser una carga financiera importante en una empresa de distribución.Tasa de utilización = (Producción actual / Producción máxima posible) * 100

10. Devoluciones por envíos erróneos. Esta métrica de distribución idealmente debe ser lo más baja posible. De hecho, el objetivo es que sea del 0 %. El nombre describe a la perfección lo que analiza: este KPI hace un seguimiento del porcentaje de devoluciones por envíos erróneos en comparación con el total de artículos enviados.

11. Tiempo de ciclo de recepción. Las operaciones de distribución empiezan con una recepción. Por ello, es muy importante tener una eficacia precisa en ese tema. Cualquier tipo de incidencia con la recepción provocará problemas en los siguientes pasos del proceso. La métrica de distribución del tiempo de ciclo de recepción mide el tiempo necesario para procesar un envío.

12. Tiempo de ciclo del almacenamiento. El proceso de ordenar una entrega se realiza después de recibirla. Este KPI de productividad hace un seguimiento del tiempo medio que se tarda en ordenar los artículos en el centro de distribución. Se puede mejorar ese proceso si se distribuye el almacén de forma más eficiente, formando mejor a los empleados o usando automatizaciones.

En la sección anterior, hemos hablado sobre 12 ejemplos de KPI de distribución. Sin embargo, no es una lista exhaustiva. Existen muchos KPI y métricas de distribución que se utilizan para analizar el rendimiento de un centro de distribución o almacén. Aunque, al final, la pregunta inevitable es ¿cuántos KPI se necesitan?

¿Cuántos indicadores clave del rendimiento de la distribución necesita su empresa?

Muchas empresas trabajan con demasiados KPI. Los utilizan para analizarlo absolutamente todo. Eso se debe a que la directiva necesita poder hacer informes para los accionistas y, a su vez, los accionistas quieren tener información de todo lo que ocurre en la empresa. Si la información recogida por los KPI se procesa manualmente (la recolección de datos, su procesamiento y la creación de informes), el coste para la empresa podría ser muy elevado. La aparición de tecnologías como el software de panel de distribución ha optimizado este proceso en muchas empresas. No obstante, eso no cambia el hecho de que alguien pueda necesitar revisar estos KPI e interpretarlos para decidir cuáles utilizar.

La decisión de qué KPI hay que usar no tiene que tomarla una sola persona. Por ejemplo, ¿tiene sentido que el CFO de una empresa analice los KPI de distribución relacionados con el inventario o la producción del personal de almacén? Es absurdo. Esa tarea debe correr a cargo del responsable del almacén, ya que está mucho más familiarizado con las operaciones que se llevan a cabo en este. Además, es mucho mejor olvidarse de la jerarquía y asociar cada KPI al empleado de la empresa que deberá utilizarlo para trabajar. Los ejecutivos deben analizar los KPI de alto nivel que tratan el rendimiento general de la empresa, mientras que los KPI de nivel más funcional deben ser analizados por los empleados con un nivel de responsabilidad medio.

Si tenemos eso en cuenta, podemos afirmar que no hay nada malo en obtener grandes cantidades de información para analizar una empresa, siempre y cuando eso no impida el desarrollo de las actividades cotidianas. Los KPI de distribución eficaz, o «lean», que encontrará a continuación son el perfecto ejemplo de lo que un responsable de almacén debe evaluar para poder crear un breve informe para los ejecutivos de la empresa.

KPI de distribución eficaz

Originaria del método de producción eficiente desarrollado por Toyota, la distribución que sigue el método «lean» intenta reducir la cantidad de desperdicios de la red de distribución de una empresa. En realidad, esos desperdicios son cualquier actividad que no añada valor a la perspectiva del cliente. Por ese motivo, la distribución eficaz puede considerarse un problema de optimización y, en ese caso, ¿qué mejor que los KPI para analizar el rendimiento? Para empezar, aquí tiene algunos KPI de distribución eficaz:

13. Índice de rotación del inventario. Esta métrica de distribución analiza la cantidad de veces que se mueve todo el inventario del almacén durante un período de tiempo determinado. Esta métrica es ideal para que los responsables de compras o del almacén puedan hacer un seguimiento, ya que ayuda a garantizar un nivel de inventario óptimo en todo momento.Índice de rotación del inventario = Coste de los artículos vendidos / Inventario medio
14. Costes de mantenimiento del inventario. Los costes de mantenimiento del inventario son costes asociados que los responsables del almacén pueden pasar por alto a menudo porque se componen de varios costes menores. Para calcular el total de costes de mantenimiento del inventario hay que sumar el alquiler del local, los suministros, los salarios, los costes de oportunidad, los costes de inventario y los seguros.
15. Tiempo de venta del inventario. Este indicador clave del rendimiento de la distribución mide la cantidad media de días que se tarda en vender por completo el inventario. Es una ayuda para que los responsables del almacén puedan determinar la liquidez de un artículo determinado. Es importante recordar que esta métrica puede variar mucho dependiendo del ritmo de venta del artículo.Tiempo de venta del inventario = (Inventario medio / Valor de los bienes vendidos) * 365 días
16. Tasa de abastecimiento de pedidos. ¿Es capaz de entregar un pedido de manera inmediata con el inventario que tiene disponible actualmente? La tasa de abastecimiento de pedidos registra el porcentaje de pedidos que se pueden entregar con el inventario actual disponible. Su panel de distribución idealmente debe llevar un registro de los pedidos y de su inventario, así que hacer un seguimiento diario de este KPI es algo relativamente fácil.Tasa de abastecimiento de pedidos = (Inventario / Pedidos) * 100
17. Puntualidad de las entregas. Este es un KPI que afecta directamente a la distribución. Lleva un registro de la cantidad de entregas puntuales en comparación con el número total de entregas. Aunque es un indicador muy básico, aporta una visión global del rendimiento de la red de distribución. Este es el tipo de KPI que interesará al equipo directivo superior.Índice de puntualidad de las entregas = (Número de pedidos puntuales entregados / Total de pedidos entregados) * 100
18. Tasa de utilización de los muelles de carga. Esta métrica de distribución analiza la eficiencia en el uso de los muelles de carga. Antes, hemos hablado de los costes de transporte del inventario. Si su centro de distribución no utiliza alguno de los muelles de carga, significa que estará pagando por el alquiler de un espacio más grande del que necesita. Además, si tiene picos de uso, puede significar que necesita gestionar mejor la flota.Tasa de utilización de los muelles de carga = (Tiempo de uso de los muelles de carga / Tiempo total disponible de los muelles de carga) * 100
19. Productividad del almacenamiento – El nombre de este KPI puede provocar alguna confusión. La métrica de productividad del almacenamiento en realidad representa la cantidad de inventario que se puede almacenar en cada espacio (cuántos metros cúbicos de almacenamiento tiene el almacén). Disponer de estantes y depósitos más altos ayudará a aumentar el índice de productividad.Productividad del almacenamiento = Volumen del inventario / Área del espacio
20. Utilización del espacio – Este indicador clave del rendimiento hace un seguimiento del espacio ocupado por artículos del inventario en comparación con la cantidad de espacio disponible. Una tasa de utilización baja puede indicar que un almacén es más grande de lo necesario.Utilización del espacio = (Volumen del inventario / Volumen total del almacén) * 100
21. Tiempo del ciclo de recepción – Este KPI de distribución analiza el tiempo medio que se tarda en procesar un envío al almacén.
22. Economía del combustible por vehículo – Existe la voluntad de que las flotas dejen de utilizar vehículos de gasolina o diésel e incorporen vehículos eléctricos o que funcionan con hidrógeno. Sin embargo, eso no cambia el hecho de que la economía del combustible es un asunto importante. Si se forma a los transportistas para que eviten comportamientos como conducir muy rápido o dejar el vehículo al ralentí, las empresas pueden ahorrarse mucho dinero en costes de combustible, así como de mantenimiento y de reparaciones.Economía del combustible = Uso de combustible / Distancia
23. Utilización de la flota – Un gestor de flota debería revisar este KPI de distribución regularmente, sobre todo antes de solicitar la sustitución de un vehículo o de expandir la flota. Si se aumenta la utilización de la flota, se puede reducir enormemente los gastos de la empresa.Utilización de la flota = Número de vehículos en uso / Total de vehículos disponibles

Los KPI de distribución eficaz van un paso más allá que los KPI que hemos mencionado anteriormente. Estos ejemplos de KPI de distribución eficaz solo deberían implementarse en una línea de distribución ya establecida y que necesite exprimir al máximo sus capacidades. No obstante, hay que usar un software con un panel de distribución especializado para gestionar todos esos KPI.

¿Cómo puede un panel de distribución optimizar la creación de informes?

Una red de distribución tiene que reunir mucha información para hacer un seguimiento adecuado del inventario, los envíos, las finanzas y, además, los KPI. La mayoría de las empresas utilizan un software ERP especializado que se encarga de todas esas tareas. A pesar de eso, insightsoftware ha creado alguno de los mejores software de creación de informes de distribución capaces de integrarse con su sistema ERP para hacer un seguimiento de los KPI y crear informes en un periquete. A continuación, presentamos algunas de las ventajas de usar nuestro software de creación de informes de distribución:

• Recopilación de datos automática. Nuestra solución para crear informes de distribución se integra con su sistema ERP y recoge automáticamente la información necesaria para analizar y crear los informes de los KPI
• Información centralizada. Nuestro panel de KPI de distribución reúne en una única ubicación toda su información para que pueda acceder a lo que necesita, cuando lo necesite. Lejos quedan los días de espera antes de recibir información por correo electrónico.
• Plantillas de KPI prediseñadas con la interfaz ERP. Crear sus propias plantillas de KPI desde cero es muy tedioso y requiere de mucho tiempo. Nuestras soluciones de software de distribución incluyen plantillas de KPI prediseñadas para saber dónde localizar la información almacenada en su actual solución ERP.
• Informes al alcance de la mano. Con toda la información almacenada automáticamente en un único espacio, generar informes es tan fácil como hacer un chasquido con los dedos o un clic con el ratón. De hecho, también es posible automatizar ese proceso. Imagine lo siguiente: la posibilidad de mandar automáticamente los informes a su superior sin tener que mover un dedo.

Llegados a este punto, ya debe conocer los mejores KPI operativos y de distribución eficaz, así como el tipo de software que debería utilizar para hacer su seguimiento. A partir de ahora, encontrará los KPI financieros para el sector de la distribución que debería estar analizando para supervisar la salud financiera de su empresa.

KPI financieros para el sector de la distribución

Aunque es de vital importancia tener KPI para examinar el rendimiento de su almacén o centro de distribución, no puede dejar de lado los KPI para vigilar la salud financiera de su empresa. Veamos algunos ejemplos de KPI financieros de distribución que su departamento de finanzas debería controlar:

24. Volumen de ventas de cuentas por cobrar – Este KPI financiero de distribución se utiliza para determinar la eficiencia de una empresa para cobrar la cuentas (dinero) a sus clientes. Normalmente, se cree que un índice de cobro alto se consigue con un buen proceso de cobro, además de contar con clientes de calidad. Un índice bajo implica justo lo contrario: un proceso de cobro ineficiente y clientes inestables económicamente.Volumen de ventas de cuentas por cobrar = Ventas a crédito netas / Media de cuentas por cobrar
25. Días de ventas pendientes de cobro (DSO) – La métrica DSO es una ampliación del índice de ventas de cuentas por cobrar mencionado anteriormente. Esta métrica de distribución calcula la cantidad media de días que necesita una empresa para cobrar el pago después de una venta. Esto también es un elemento clave del ciclo de caja, del cual hablaremos más adelante.DSO = Cuentas por cobrar * Cantidad de días / Ventas a crédito totales
26. Flujo de caja operativo – Todas las empresas necesitan tener un flujo de caja, a menos que quieran durar poco en el mundo de los negocios. Esta métrica de distribución calcula la cantidad de flujo de caja que se genera a través de operaciones corporativas habituales.Flujo de caja operativo = Beneficios antes de intereses e impuestos + Devaluación – Impuestos – Cambio del capital del trabajo
27. Flujo de caja libre (UFCF o FCF) – La métrica FCF va un paso más allá que la métrica del flujo de caja operativo porque elimina costes operativos e inversiones. Este indicador puede utilizarse para comprobar si una empresa genera beneficios suficientes para cubrir los pagos de intereses y los dividendos.Flujo de caja libre = Flujo de caja operativo – Gastos de capital
28. Capital de trabajo – ¿Cuánto dinero en efectivo lleva en la cartera para poder gastar? Puede considerar que ese es su capital de trabajo. El capital de trabajo es la cantidad de dinero en efectivo que su empresa tiene disponible y listo para usarse en caso de necesidad.Capital de trabajo = Activos actuales – Pasivos circulantes
29. Nivel de solvencia – El nivel de solvencia es un índice financiero común que cualquier empresa de distribución usa para evaluar rápidamente su salud financiera y determinar la capacidad inmediata para cubrir gastos a corto plazo.Nivel de solvencia = (Efectivo + Valores negociables + Cuentas pendientes de cobrar) / Pasivos circulantes
30. Nivel de liquidez – Este KPI de distribución es similar al de nivel de solvencia pero teniendo en cuenta un plazo de tiempo mayor. Aunque analiza la capacidad de pagar gastos a corto plazo, amplia ese análisis a un año vista, en lugar de centrarse solo en un período corto de tiempo más inmediato.Nivel de liquidez = Activos actuales / Gastos actuales
31. Volumen de cuentas a pagar – ¿Disfruta la situación en que alguien le debe dinero y no sabe cuándo lo va a cobrar? Seguramente no. O lo que es lo mismo, a nadie le gusta ir detrás de nadie para cobrar lo que se le debe. Esta métrica de rendimiento de distribución analiza cómo paga a sus proveedores una empresa.Volumen de cuentas por pagar = Total de compras a proveedores / ((Cuentas por pagar iniciales – Cuentas por pagar finales) / 2)
32. Ciclo de caja (CC) – Este indicador de rendimiento financiero clave calcula cuántos días tarda una empresa en convertir sus bienes de nuevo en liquidez. El principal componente de este indicador son los días con inventario pendiente, días con ventas pendientes y los días con pagos pendientes. Se debe informar sobre este KPI de distribución directamente al CFO de la empresa.CC = Días con inventario pendiente + Días con ventas pendientes + Días con pagos pendientes
33. Índice de deudas y activos – Esta métrica es un KPI de distribución muy claro. Tal y como indica el nombre, compara la deuda total con los activos totales de una empresa. Es un KPI de distribución útil para que el CFO pueda hacer un seguimiento y también se puede utilizar como un indicador para la aprobación de un préstamo.Índice de deudas y activos = (Deuda a corto plazo + Deuda a largo plazo) / Activos totales
34. Margen de beneficios brutos – Este KPI financiero es muy importante para el sector de la distribución. Calcula el dinero que queda tras restar de los ingresos el coste de los bienes vendidos, y se expresa como un porcentaje sobre los ingresos. Este cálculo establece una base para los beneficios de una empresa.Margen de beneficios brutos = (Ventas netas – Coste de bienes vendidos) / Ventas netas
35. Margen de beneficios operativos – El margen de beneficios operativos va un paso más allá que el cálculo del margen de beneficios brutos. Resta de los ingresos de una empresa los costes de los bienes vendidos y los gastos operativos. Si ese cálculo es negativo, indica que los bienes no se están vendiendo al precio justo o que hay que reducir los costes operativos.Margen de beneficios operativos = Ingresos operativos / Ventas netas
36. Margen neto de beneficios – ¿Conoce el concepto balance de los beneficios? Hace referencia al balance de beneficios en la declaración de ingresos, o lo que es lo mismo, a los beneficios netos (ingresos). Este KPI financiero de distribución compara los ingresos netos de una compañía con sus ingresos totales.Margen neto de beneficios = Ingresos netos / Ventas netas
37. Tasa de crecimiento anual (AAGR) – Su empresa ha obtenido un crecimiento del 50 % durante los últimos cinco años. Es algo increíble, pero, ¿realmente lo es tanto? Puede usar la tasa de crecimiento anual para comparar ese crecimiento a nivel anual (que para quien le interese, en este ejemplo, sería del 10 %).
38. Tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) – Siguiendo la explicación del ejemplo anterior, debería considerar un 10 % de la tasa de crecimiento anual como algo positivo. Sin embargo, se trata de un cálculo lineal que no se tiene en cuenta para la capitalización. Una forma más precisa de determinar el crecimiento o los beneficios es mediante el TCAC.

Le damos la enhorabuena por haberse informado sobre los 38 mejores ejemplos de KPI y métricas del sector de la distribución para los informes de 2023. Ahora dispone de un conocimiento básico de los diferentes tipos de KPI de distribución que existen y de cómo crear informes eficazmente con un software de inteligencia del negocio.

Sabemos que los KPI y los informes son un tema complicado de entender y hace falta un poco de tiempo para asentar toda la información. Si tiene alguna pregunta, no dude en mandarnos un mensaje. Los expertos en creación de informes de insightsoftware estarán encantados de resolverle cualquier duda que tenga.