Sådan bruges realtidsdata til økonomisk fremskrivning i Excel

New York Yankees-legenden Yogi Berra sagde: “Hvis du ikke ved, hvor du skal hen, ender du et andet sted.”God økonomisk planlægning begynder med god fremskrivning. Excel gør processen relativt nem, forudsat at du har nem adgang til dine data om tidligere resultater, nuværende saldi og fremtidige fremskrivninger.

Der er mange forskellige typer prognoser, som du måske ønsker at oprette, afhængigt af karakteren af din virksomhed. Salgsprognoser er blandt de mest almindelige, da de fleste virksomheder oplever svingende omsætning og udsving i salget på grund af den aktuelle krisesituation. Lad os se på nogle måder, hvorpå du kan oprette en salgsprognose ved hjælp af Excel sammen med realtidsdata fra dine ERP- og CRM-systemer.

Simpel start:Prognoser baseret på salgshistorik

Den enkleste fremgangsmåde er at begynde med en serie med to kolonner.  Lad os antage, at kolonne “A” er en række datoer, og kolonne “B” viser dit ugentlige salg for året til dato.  Først skal du fremhæve dataene i disse to kolonner.  Vælg “Prognoseark” fra menuen Data i Excel, og du vil blive præsenteret for en graf, der viser tidligere salg og forventede fremtidige salg.

Klik på “Indstillinger” (lige under grafen), og du vil kunne justere nogle af de variabler, der driver prognoseberegningerne.Til sidst skal du klikke på knappen “Opret”, og Excel genererer et nyt regneark, der viser dig det forventede salg sammen med en øvre (optimistisk) fremskrivning og en nedre (pessimistisk) fremskrivning.

Få realtid: Tilslutning til dit ERP og CRM

Nu hvor du har det grundlæggende på plads, så lad os se på, hvordan du kan inkorporere salgs- og pipelinedata. Realtidslinks til dine kildedata kan opdatere din prognose, så snart ny information bliver tilgængelig. Der er ingen grund til at kopiere og indsætte information, hvilket ikke kun er kedeligt, men også sandsynligvis vil introducere fejl i din prognose.

For mange virksomheder lever salgsdata i ERP-systemet, og pipeline i en separat CRM-database.Det er nemt at få disse data vist i Excel, hvis du bruger et produkt, der er specialdesignet med ERP-software i tankerne.  (En række af sådanne værktøjer er tilgængelige fra insightsoftware, som integrerer med over 140 forskellige ERP-systemer.)

Lad os gå tilbage til din simple salgsprognose og forestille os, hvordan det kunne se ud med datalinks i realtid.Du kan starte med en kolonne, der trækker ugentlige salgstotaler direkte fra ERP-systemet.Dette giver dig det samme billede, som du havde før, men i stedet for at taste det manuelt (eller kopiere og indsætte), kommer det direkte fra ERP-softwaren.Hvis noget ændrer sig (hvis der f.eks. blev foretaget en justering af sidste uges tal), opdateres det automatisk i Excel-prognosen.

I næste kolonne kan du tilføje en vægtet pipelineprojektion. For mange virksomheder kan det kræve, at du linker til et selvstændigt CRM-system.

Til sidst vil du lave en prognose baseret på tidligere salg, og du har en enkel måde at validere prognosen i forhold til din pipeline.Dette er især nyttigt til at forstå, om din statistiske prognose (leveret af Excel) understøttes af pipeline-numrene fra dit salgsteam.

Andre typer prognoser

Selvom salgsprognoser udgør en meget vigtig brik i puslespillet, er der mange måder at anvende disse principper på.  Cash flow er enhver virksomheds livsblod, så det er afgørende at forstå, hvordan kontantsituationen vil se ud i de kommende uger og måneder.Ved at kombinere realtidslinks til kassebeholdninger, tilgodehavender, gæld og forventede indtægter og udgifter, kan Excel-brugere opbygge en model for in- og outflows, der automatisk opdateres, efterhånden som forholdene i hele virksomheden ændrer sig.

En mere sofistikeret tilgang er “3 opgørelser-modellen,” som giver en enkelt prognose, der forbinder resultatopgørelsen, balancen og cash flow-opgørelsen til en enkelt finansiel model.En velformuleret prognose med 3 opgørelser ved hjælp af realtidslinks kan til enhver tid give dig klar og opdateret synlighed til fremtidige økonomiske forhold i din organisation.

Skab enkelthed i en kompliceret verden

Specialbyggede softwareværktøjer kan gøre det væsentligt nemmere at opbygge rapporter, der er nøjagtige og nemme at vedligeholde.

Med 3 opgørelser-modellen (eller med en hvilken som helst prognose, der linker til hovedbogsdata), er det særligt nyttigt for at kunne tilføje referencer, der opsummerer dine kontosaldi baseret på kontosegmenter, afdelinger eller kontiintervaller.Sofistikerede værktøjer, der tilbydes af insightsoftware, såsom Bizview, gør det muligt for brugere at trække opsummerede totaler fra en række GL-konti ved hjælp af jokertegn.

Lad os se på et eksempel. Hvis dine GL-kontonumre inkluderer et segment, der angiver produktdivisionen, og et andet, der specificerer geografi, vil du måske gerne oprette en enkelt cellereference, der trækker alle dine indtægtskonti mellem 41000 og 42999, men kun for produktlinjer i række 100-199, og kun for geografi 40. Din cellereference kan se sådan ud: “[1??]–[41000-42999]-40″ .

Det magiske ved denne tilgang er, at den automatisk trækker fra din GL baseret på de specificerede intervaller, selvom du tilføjer nye konti.Dette undgår problemet med at skulle omformatere rapporter, hver gang der tilføjes en ny finanskonto.

De rigtige softwareværktøjer vil være i stand til at imødekomme disse former for sofistikerede økonomi- og regnskabsbehov.Et andet eksempel er en multi-virksomhedsopgørelse, der trækker fra flere ikke tilknyttede ERP-systemer.Dette er et almindeligt scenarie med datterselskaber, internationale afdelinger eller fusioner og opkøb.

Hold dine data sikre

Endelig vil du gerne gemme din prognose et sikkert sted og distribuere den til de rigtige personer.  Desværre er de fleste af de Excel-filer, der produceres af finans- og regnskabsfolk, gemt på lokale harddiske, hvor de er sårbare over for tyveri eller tab.Det er vigtigt at gemme data på en central placering med tilstrækkelig sikkerhed og backup.

Distribution af fremskrivningsdata kan ligeledes være et sikkerhedsproblem. Det er måske nok nemmest at udvikle din fremskrivning på et enkelt sted, men du ønsker ikke nødvendigvis, at dine afdelingsledere skal se data fra hele organisationen. Se efter teknologiske værktøjer, der understøtter begrænset distribution, afsendelse af numeriske værdier uden at levere realtidslinks, f.eks., eller konvertere prognoser til PDF, før de distribueres.

Fremskrivninger er altid forkerte. . . men nyttige

Det siges ofte, at alle fremskrivninger er forkerte, men de er ikke desto mindre meget nyttige. God planlægning starter med realistiske forventninger. Microsoft Excel giver et velkendt, kraftfuldt værktøj til at bringe din organisations data til live og få indblik, der hjælper med at guide din virksomheds ledelse.Når de kombineres med værktøjer, der linker til dine virksomhedsdata i realtid, kan Excel-baserede fremskrivninger være forskellen, der hjælper dig med at se vejen forude klart og justere kursen i tide for at undgå forhindringer.