Top 35+ distributions-KPI’er og målingseksempler for 2021-rapportering

Hvad er en distributions-KPI?

En distributions-nøgleresultatindikator (KPI) eller måling er et mål, som en virksomhed i distributionssektoren bruger til at overvåge sin præstation og effektivitet. Disse målinger hjælper virksomheder med at identificere områder med operationel succes og fiasko ved at måle specifikke kvantificerbare aspekter af deres forretning. Distributionsmålinger analyserer lagerstyring, udnyttelsesrater, flådestyring, ordreplukning og forsendelse og økonomi.

Hvordan distributions-KPI’er kan hjælpe din virksomhed

Distribution er fremstillingens ofte glemte lillebror. De fleste er interesserede i at bruge KPI’er til at forbedre deres produktionseffektivitet. Men at bringe din fabrik fra halvfems procent effektivitet til femoghalvfems procent ville koste eksponentielt mere, end det ville koste at forbedre en meget ineffektiv distributionsproces. Derfor vil dette opslag gennemgå eksempler på distributions-KPI’er, der dækker drift, lean og økonomisk ydeevne. Og som en bonus vil vi også forklare, hvordan du kan strømline din rapporteringsproces ved hjælp af distributionsrapporteringsløsninger.

Drifts-KPI’er for distributionsindustrien

Grundlæggende daglig drift er rygraden i distributionsbranchen. Hvis dine fundamentale forhold ikke er i orden, vil din virksomhed kæmpe for at bevare sin markedsandel i en stærkt konkurrencepræget industri. Dette afsnit vil dække 12 distributionsresultatmålinger for drift, der vil hjælpe din virksomhed med at bevare sin konkurrencefordel:

1. Ordreleveringstid – denne distributions-KPI er en af de grundlæggende målinger, som virksomheder bruger. Den måler den gennemsnitlige tid, det tager en ordre at nå en kunde, når ordren er foretaget. Disse oplysninger er af stor betydning for kunderne, da de hjælper dem med at planlægge.

2. Perfekt ordre-rate – intet i livet er nogensinde perfekt. Det forhindrer nu ikke distributionscentre i at stræbe efter perfektion. KPI’en perfekte ordre-rate måler antallet af ordrer leveret fra distributionscenteret uden nogen form for fejl. Med fremkomsten af autonome varehuse er denne distributionsmåling steget på tværs af branchen.Perfekt ordre-rate = (% af ordrer leveret til tiden) * (% af ordrer fuldført) * (% af ordrer uden skader) * (% ordrer med nøjagtig dokumentation) * 100

3. Restordrerate – dette er en distributionsmåling, der måler den hastighed, hvormed ordrer afgives for varer, der ikke er på lager. Ideelt set skal denne KPI holdes lav. Lejlighedsvise stigninger er acceptable, da de opstår fra situationer med uventet efterspørgsel. En konsekvent høj rate indikerer dog dårlige prognoser og/eller dårlig lagerstyring.Restordrerate = (ikke-leverede ordrer/samlede ordrer) * 100

4. Mistede salg – ofte vil en potentiel kunde anmode om et tilbud og i sidste ende beslutte sig for ikke at bruge din distributionstjeneste. Det er en distributionsmåling, der er værd at spore. At bestemme procentdelen af tilbud, der ikke resulterer i nogen forretning, kan hjælpe med at give indsigt i de ændringer, din virksomhed muligvis skal foretage, såsom pris, kundeserviceniveau og leveringstider, for at nævne nogle få.Mistede salg = ( 1 – (antal salg/samlet antal tilbud)) * 100

5. Plukningsnøjagtighed – denne distributions-KPI kan, i lighed med den perfekte ordrerate nævnt ovenfor, bruges til at reducere fejl. Men denne nøgleresultatindikator undersøger en specifik proces. Den måler procentdelen af ordrer, der plukkes og pakkes uden fejl.Plukningsnøjagtighed = (antal nøjagtigt plukkede ordrer/samlet antal ordrer) *100

6. Pluknings- og pakningsomkostninger – alt i en virksomhed har en tilhørende omkostning. De fleste virksomheder vil benytte en tilgang på højt niveau og en breakout-komponent såsom arbejdskraft, aktiver, faste omkostninger osv. Men i distributionsbranchen er plukke- og pakningsomkostningerne en variabel omkostning, som du kan prøve at kontrollere. Denne distributions-KPI måler, hvor meget en virksomhed bruger på en ordrelinje til opgaver såsom håndtering, etikettering og pakning.

7. Ordrecyklustid – målingen ordrecyklustids måler mængden af tid mellem ordrer. Specifikt er det den gennemsnitlige tidsperiode mellem afgivelsen af en ordre og den næste. Det lyder måske simpelt nok, men den er meget afhængig af din virksomheds interne processer. Et effektivt ordrebehandlingssystem vil sænke denne distributionsmåling, hvilket forbedrer effektiviteten og dermed rentabiliteten.

8. Sælgerydelse – dette kan virke som en noget ukonventionel distributions-KPI, men den er meget vigtig. Denne resultatmåling måler en sælgers ydeevne for at sikre, at de ikke påvirker din virksomhed. Den mest almindelige foranstaltning er en forhandlers leveringstid.

9. Udnyttelse af arbejdskraft og udstyr – Dette er en produktivitets-KPI for distributionsindustrien. Den måler den hastighed, hvormed din arbejdsstyrke og dit udstyr bliver brugt på lageret/distributionscentret til at opfylde ordrer. Et overskud af ledige arbejdere og ubrugt udstyr kan være en stor økonomisk byrde for en distributionsvirksomhed.Udnyttelsesgrad = (faktisk output/maksimalt muligt output) * 100

10. Returneringer på grund af forkert forsendelse – dette er en distributionsmåling, der helst skal være så lav som muligt. Faktisk er nul procent målet. Navnet er nøjagtigt, som det antyder: Denne KPI sporer antallet af returneringer på grund af ukorrekte varer, der sendes som en procentdel af det samlede antal afsendte varer.

11. Modtagelsescyklustid – distributionsdrift starter med modtagelse. Derfor er det vigtigt at spore effektiviteten her. Ineffektivitet, der stammer fra modtagelse, vil blot blive forøget gennem de efterfølgende processer. Den målingen cyklustidsfordeling for modtagelse måler den tid, det tager at behandle en levering.

12. Læg væk cyklus-tid – sæt væk-processen finder sted efter modtagelse af leveringen. Denne produktivitets-KPI sporer den gennemsnitlige tid, det tager at lægge varer væk i distributionscentret. Denne proces kan forbedres ved at omarrangere lageret, så det bliver mere effektivt, bedre medarbejderuddannelse eller automatisering.

Vi har dækket 12 eksempler på distributions-KPI’er for drift i afsnittet ovenfor. Dette er dog ikke en udtømmende liste. Der er tonsvis af distributions-KPI-målinger, der bruges til at måle ydeevnen af et opfyldelsescenter eller lager. Til sidst bliver spørgsmålet til “Hvor mange KPI’er har du brug for?”

Hvor mange distributionsnøgleresultatindikator har din virksomhed brug for?

De fleste virksomheder har for mange KPI’er. De har KPI’er til at måle alt. Det skyldes, at ledelsen skal kunne rapportere til aktionærerne, og aktionærerne vil gerne have indblik i alt, hvad en virksomhed foretager sig. Det kan være meget dyrt for en virksomhed, hvis alle disse KPI’er behandles manuelt (dataindsamling, behandling og rapportering). Fremkomsten af teknologi såsom distributionsdashboardsoftware har strømlinet denne proces for mange virksomheder. Det ændrer dog ikke på det faktum, at nogen skal gennemgå disse KPI’er for at fortolke dem og træffe beslutninger.

KPI-beslutningsprocessen behøver ikke at blive varetaget af én person. Ville det for eksempel give mening for en virksomheds CFO at gennemgå distributions-KPI’er, der vedrører lager- og lagerpersonalets produktion? Ikke rigtig. Den opgave bør ligge hos lagerchefen, da de er mere fortrolige med lagerdriften. Derfor er det bedre at opdele KPI’er i et hierarki og knytte hvert niveau til deres respektive virksomhedsmedarbejdere. KPI’er på højt niveau, der omhandler virksomhedens overordnede præstationer, bør rapporteres til ledere, mens KPI’er på funktionelt niveau bør rapporteres til mellemledelsen.

Med det i mente kan vi konkludere, at der ikke er noget galt med at indsamle store mængder af data til at analysere en virksomhed, så længe det ikke hæmmer den daglige forretningsdrift. De trimmede distributions-KPI’er, der er anført nedenfor, er et perfekt eksempel på, hvad en lagerchef bør filtrere igennem og rapportere en kort oversigt til virksomhedens ledere.

Lean distribution-KPI’er

Trimmet distribution, der stammer fra praksis med produktionsoptimering udviklet af Toyota, har til formål at reducere mængden af “spild” i en virksomheds distributionsnetværk. Dette “spild” repræsenterer enhver aktivitet, der ikke tilføjer værdi for slutkunden. Som sådan kan trimmet distribution opfattes som et optimeringsproblem, og hvilken bedre måde at måle effektivitet på end KPI’er? Her er nogle trimmede distributions-KPI’er til at sætte dig i gang:

13. Lageromsætningsforhold – denne lean distribution-måling måler antallet af gange, hele lagerbeholdningen bevæger sig igennem lageret over en bestemt tidsperiode. Dette er en ideel måling at spore for lager-/indkøbschefer, da den hjælper med at sikre, at der altid er et passende lagerniveau.Lageromsætningsforhold = Vareomkostninger/gennemsnitlig beholdning
14. Lageromkostninger – lagerbindingsomkostninger forbundet med lagerbeholdning bliver ofte overset af lagerchefer, da den består af mange mindre omkostningskomponenter. De samlede lageromkostninger beregnes ved at lægge husleje, forsyningsselskaber, lønninger, offeromkostninger, lageromkostninger og forsikring sammen.
15. Dagssalg af lagerbeholdning – denne nøgleresultatindikator for distribution måler det gennemsnitlige antal dage, det tager at omdanne en lagerbeholdning fuldstændigt til salg. Det hjælper en lagerchef med at bestemme likviditeten af en bestemt vare på lageret. Det er vigtigt at huske på, at denne måling vil variere meget afhængigt af den vare, der sælges.Dagssalg af lagerbeholdning = (gennemsnitlig lagerbeholdning/COGS) * 365 dage
16. Salgsordreopfyldningsrate – kan du opfylde en kundes ordre med det samme med den aktuelle lagerbeholdning? Ordreopfyldningsraten sporer procentdelen af ordrer, der kan opfyldes baseret på det aktuelle lager. Ideelt set sporer dit distributionsdashboard både din lagerbeholdning og dine ordrer, hvilket gør dette til en simpel KPI at rapportere dagligt.Salgsordreopfyldningsrate = (lagerbeholdning/ordremængde) * 100
17. Levering til tiden – dette er en ret enkel distributions-KPI. Den sporer simpelthen antallet af leveringer til tiden som en funktion af de samlede leverancer. Selvom den er meget grundlæggende, giver den et samlet overblik over, hvordan distributionsnetværket klarer sig. Dette er den type KPI, som den øverste ledelse ønsker at se.Levering til tiden-rate = (antal ordrer leveret til tiden/samlet antal ordrer leveret) * 100
18. Udnyttelsesgrad for læsserampens dør – denne distributionsmåling analyserer, hvor effektivt læsserampedørene bliver brugt. Tidligere talte vi om lageromkostningerne. Hvis dit distributionscenter har ubrugte læsserampedøre, øger det transportomkostningerne, da du sandsynligvis betaler leje for mere plads, end du har brug for. Eller, hvis du oplever bølger af brug, kan det indikere et behov for bedre flådestyring.Udnyttelsesgrad for læsserampens dør = (brugstid for læsserampedør/samlet tilgængelig læsserampedørtid) * 100
19. Lagringsproduktivitet – navnet på denne distributions-KPI kan være en smule misvisende. Opbevaringsproduktivitetsmålingen repræsenterer faktisk mængden af inventar, der er opbevaret pr. område (hvor mange kubikmeter lagerplads pr. kvadratmeter lagerfast ejendom). At bygge højere reoler/opbevaring vil føre til en højere produktivitet.Opbevaringsproduktivitet = Lagervolumen/gulvareal
20. Pladsudnyttelse – Denne nøgleresultatindikator for distribution sporer mængden af plads optaget af inventar sammenlignet med den samlede mængde ledig plads. Lav udnyttelsesgrad kan indikere, at et lager er større end nødvendigt.Pladsudnyttelse = (lagervolumen/samlet lagervolumen) * 100
21. Modtagelsescyklustid – denne måling for distributions-KPI måler den gennemsnitlige tid, det tager at behandle en levering til lageret.
22. Brændstoføkonomi pr. køretøj – der har været et stort fremstød for, at distributionsflåder går væk fra gas/diesel-køretøjer og går over til el/brint. Det ændrer dog ikke på, at brændstoføkonomien stadig er vigtig. Træning af chauffører til at undgå adfærd som hastighedsoverskridelser og overdreven tomgang kan spare en virksomhed store mængder penge i brændstofomkostninger samt vedligeholdelse og reparationer.Brændstoføkonomi = brændstofforbrug/afstand
23. Udnyttelse af flådeaktiver – denne distributions-KPI er noget, som en flådeadministrator bør tjekke regelmæssigt, især før han bestiller erstatningskøretøjer eller udvider flåden. Øget udnyttelse af aktiver kan i høj grad reducere en virksomheds kapitalomkostninger.Udnyttelse af flådeaktiver = antal køretøjer i brug/samlet antal tilgængelige køretøjer

Trimmede distributions-KPI’er er et skridt op fra de drifts-KPI’er, som vi først diskuterede. Disse eksempler på trimmede KPI’er i distribution bør kun implementeres på en etableret distributionslinje, der ønsker at få mest muligt ud af sine aktiver. Dog vil håndtering af alle disse KPI’er kræve brug af specialiseret distributionsdashboardsoftware.

Hvordan et distributionsdashboard kan ensrette din rapportering

Et distributionsnetværk har en masse data, som det skal indsamle for at holde styr på sin beholdning, forsendelse og økonomi, for slet ikke at nævne KPI’er. De fleste virksomheder bruger specialiseret ERP-software til at håndtere det. Imidlertid har insightsoftware skabt noget af verdens bedste distributions-rapporteringssoftware, der kan interface med din eksisterende ERP for at gøre KPI-sporing og -rapportering så let som ingenting. Her er nogle af fordelene ved at bruge vores distributionsrapporteringssoftware:

• Automatisk dataindsamling. Vores distributionsrapporteringsløsninger interfacer med dit eksisterende ERP og indsamler automatisk de data, der kræves til KPI-analyse og rapportering.
• Centraliserede data. Vores distributions-KPI-dashboard placerer dine data ét centraliseret sted, så du har adgang til det, du har brug for, når du har brug for det. Nu skal du ikke længere vente på, at nogen sender dig data via e-mail.
• Forudbyggede KPI-skabeloner med ERP-grænseflade. Det er tidskrævende og monotont at oprette dine egne KPI-skabeloner fra bunden. Vores distributionssoftwareløsninger kommer med forudbyggede KPI-skabeloner, der ved præcis, hvor de kan finde dataene i din eksisterende ERP-løsning.
• Rapporter lige ved hånden. Med alle dine data automatisk samlet ét sted, er det lige så enkelt at generere rapporter som at knipse med fingrene. . . eller klikke med musen. Faktisk kan vi endda også automatisere det. Forestil dig det: rapporter sendes automatisk til din chef, uden at du behøver at løfte en finger.

Nu bør du være opmærksom på de bedste drifts-distributions-KPI’er og trimmede distributions-KPI’er, samt hvilken slags software, du skal bruge til at spore dem. Som det næste er det de finansielle KPI’er for distributionsindustrien, som du bør spore for at overvåge din virksomheds økonomiske sundhed.

Finansielle KPI’er for distributionsindustrien

Selvom det er meget vigtigt at have KPI’er, der sporer lagerets/distributionscentrets ydeevne, er det lige så vigtigt at have KPI’er, der sporer virksomhedens økonomiske sundhed. Her er nogle eksempler på finansielle KPI’er i distributionen, som din økonomiafdeling bør spore:

24. Debitoromsætning – denne økonomiske distributions-KPI bruges til at bestemme hvor effektivt en virksomhed opkræver sine tilgodehavender (penge) fra kunder. Det er den generelle opfattelse, at et højt debitorforhold skabes ved at have en god inkassoproces, samt kunder af høj kvalitet. Et lavt forhold indebærer det modsatte: en dårlig inkassoproces og økonomisk ustabile kunder.Debitoromsætning = Nettokreditsalg/gennemsnitligt tilgodehavende
25. Udestående salg (DSO) – DSO-målingen er en udvidelse af debitoromsætningsforholdet nævnt ovenfor. Denne distributionsregnskabsmåling beregner det gennemsnitlige antal dage, det tager for en virksomhed at modtage betaling efter et salg. Dette er også en nøglekomponent i den kontantomregningscyklus, der nævnes senere.DSO = debitorer * antal dage/samlet kreditsalg
26. Driftsmæssigt cash flow – enhver virksomhed skal have et cash flow, ellers kan de ikke holde forretningen kørende ret længe. Denne distributionsresultatmåling måler mængden af cash flow genereret fra normal forretningsdrift.Driftsmæssigt cash flow = EBIT + Afskrivninger – Skatter – Ændring i driftskapital
27. Uudnyttet frit cash flow (UFCF) eller frit cash flow (FCF) – FCF-målingen tager målingen af driftsmæssigt cash flow et skridt videre ved at trække driftsomkostninger og investeringer fra. Dette kan derefter bruges til at kontrollere, om en virksomhed genererer nok indkomst til at dække deres rente- eller udbyttebetalinger.Uudnyttet frit cash flow = driftsmæssigt cash flow – kapitaludgifter
28. Arbejdskapital – Hvor mange penge har du i din pung, som du kan bruge? Du kan betragte det som personlige arbejdskapital. Arbejdskapital er det beløb, din virksomhed har ved hånden, klar til at blive sat i arbejde, når det er nødvendigt.Arbejdskapital = Omsætningsaktiver – Omsætningsforpligtelser
29. Quick ratio – Quick ratio er et almindeligt finansielt forhold, som ethvert distributionsselskab vil bruge til hurtigt at estimere finansiel sundhed ved at bestemme dets evne til at dække sine kortfristede forpligtelser med det samme.Quick ratio = (Kontanter + omsættelige værdipapirer + Debitorer)/Kortfristet gæld
30. Aktuelt forhold – denne fordelings-KPI svarer til quick ratio, men en smule mere fremadskuende. Selvom den stadig måler evnen til at opfylde kortfristet gæld, gør den det over en periode på et år, snarere end umiddelbart.Aktuelt forhold = omsætningsaktiver/omsætningsforpligtelser
31. Kreditoromsætning – kan du godt lide, når nogen skylder dig penge, og du venter på at blive betalt? Sikkert ikke. Det betyder sandsynligvis, at folk ikke kan lide det, når du trækker det i langdrag, når du skal betale dem. Denne distributionsresultatmåling måler, hvor effektivt en virksomhed betaler sine leverandører.Kreditoromsætning (AP) = Samlede forsyningsindkøb/((Start-AP – Slut-AP)/2)
32. Kontantkonverteringscyklus (CCC) – CCC er en finansiel måling, der måler den tid, det tager for en virksomhed at konvertere hele sin beholdning tilbage til kontanter. Hovedkomponenterne i dette er udestående lagerbeholdning, udestående salg og udestående gældsdage. Dette er en distributions-KPI-metrik, der skal rapporteres direkte til virksomhedens CFO.CCC = Udestående lagerdage + Udestående salg – Udestående gældsdage
33. Samlet gæld-/aktivforhold – dette er en meget ligetil distributions-KPI-måling. Som navnet antyder, sammenligner det den samlede gældsbelastning for en virksomhed med virksomhedens samlede aktiver. Det er en nyttig distributions-KPI, som finansdirektøren kan spore, da den kan bruges som en indikator for godkendelse af lån.Samlet gæld-/aktivforhold = (kortfristet gæld + langfristet gæld)/Samlede aktiver
34. Bruttoavancemargin – denne finansielle KPI er vigtig for distributionssektoren. Den beregner, hvor mange penge der er tilbage efter at have trukket omkostningerne ved solgte varer fra indtægterne som en procentdel af omsætningen. Dette etablerer en basislinje for rentabiliteten for en virksomhed.Bruttoavancemargin = (Nettosalg – vareomkostninger)/nettosalg
35. Driftoverskudsmargin – driftsoverskudsmargenen bygger på beregningen af bruttoavancen. Det trækker både omkostningerne ved solgte varer såvel som virksomhedens driftsudgifter fra indtægterne. Hvis dette tal er negativt, kan det betyde, at varerne ikke bliver solgt til en høj nok pris, eller at driftsomkostningerne skal reduceres.Driftoverskudsmargen = Driftsindtægt/Nettosalg
36. Nettooverskudsmargen – har du nogensinde hørt udtrykket “bundlinjen”? Det refererer faktisk til bunden af resultatopgørelsen, som er nettooverskuddet (indkomsten). Denne finansielle distributions-KPI sammenligner en virksomheds nettoindkomst i forhold til dens omsætning.Nettooverskudsmargen = Nettoindkomst/Nettosalg
37. Gennemsnitlig årlig vækstrate (AAGR) – din virksomhed er vokset 50 procent i løbet af de sidste fem år. Det lyder fantastisk, men er det også det? Du kan bruge AAGR-finansmålingen til at bestemme, hvordan væksten vil se ud på årsbasis (som i dette eksempel er 10 procent, hvis du skulle være interesseret).
38. Sammensat gennemsnitlig vækstrate (CAGR) – hvis vi fortsætter fra vores sidste eksempel, kan det give en ret god fornemmelse at se en AAGR på 10 procent. Det er dog et lineært mål, der ikke tager højde for renters rente. En mere præcis måde at bestemme vækst eller afkast på er ved at bruge CAGR.

Tillykke med din vej gennem de 38 bedste distributions-KPI’er og eksempler på måling for 2021-rapportering. Du bør nu have en grundlæggende forståelse af de forskellige typer distributions-KPI’er, der findes, og hvordan du effektivt rapporterer dem ved hjælp af business intelligence-software.

Vi ved, at KPI’er og rapportering kan være svært emne at forstå og kan tage lidt tid at fordøje. Hvis du har spørgsmål, kan du sende os en besked.Vores rapporteringseksperter hos insightsoftware vil med glæde svare på spørgsmål.