KPI Grande Distribution: Exemples de 35+ métriques pour l’élaboration des rapports

Qu’est-ce qu’un KPI de la grande distribution ?

Un indicateur clé de performance (KPI) ou métrique de la distribution est une mesure qu’une entreprise du secteur de la distribution utilise pour contrôler ses performances et son efficacité. Ces métriques permettent aux entreprises d’identifier les domaines de réussite et d’échec opérationnels en mesurant des aspects spécifiques quantifiables de leurs activités. Les indicateurs de la distribution analysent la gestion des stocks, les taux d’utilisation, la gestion de la flotte, la préparation et l’expédition des commandes, ainsi que les données financières.

Comment les KPI de la distribution peuvent aider votre entreprise

La distribution est la « petite sœur » souvent oubliée de la fabrication. La plupart des gens s’intéressent à l’utilisation des indicateurs clés de performance pour améliorer l’efficacité de leur production. Cependant, faire passer votre usine d’une efficacité de 90 % à une efficacité de 95 % coûterait exponentiellement plus cher que d’améliorer un processus de distribution fortement inefficace. C’est pourquoi cette publication présente des exemples de KPI de la distribution qui couvrent les performances opérationnelles, économiques et financières. Et en prime, nous vous expliquerons également comment rationaliser votre processus de rapports à l’aide de solutions d’élaboration de rapports pour la distribution.

Les KPI opérationnels pour le secteur de la distribution

Les opérations quotidiennes de base constituent l’épine dorsale du secteur de la distribution. Si vos principes fondamentaux sont en souffrance, il sera difficile que votre entreprise conserve sa part de marché dans un secteur hautement concurrentiel. Cette section couvre 12 indicateurs de performance opérationnelle de la distribution qui permettront à votre entreprise de conserver son avantage concurrentiel :

1. Délai d’exécution des commandes – Ce KPI de la distribution est l’un des indicateurs fondamentaux utilisés par les entreprises. Il mesure le temps moyen nécessaire pour qu’une commande parvienne à un client après avoir été passée. Ces informations sont d’une grande importance pour les clients, car elles les aident à planifier.

2. Taux de commande parfaite – Rien n’est jamais parfait dans la vie. Toutefois, cela n’empêche pas les centres de distribution de viser la perfection. Le KPI du taux de commande parfaite mesure le nombre de commandes livrées par le centre de distribution ne comportant aucune sorte d’erreur. Avec l’avènement des entrepôts autonomes, cette métrique de la distribution ne cesse d’augmenter dans tout le secteur.Taux de commande parfaite = (pourcentage de commandes livrées à temps) × (pourcentage de commandes complètes) × (pourcentage de commandes sans dommage) × (pourcentage de commandes avec une documentation précise) × 100

3. Taux de commande en souffrance – C’est une métrique de la distribution qui évalue le taux auquel les commandes sont passées pour des articles en rupture de stock. Idéalement, ce KPI est maintenu à un niveau bas. Les pics occasionnels sont acceptables, car ils résultent de situations de demandes inattendues. Cependant, un taux constamment élevé indique une mauvaise prévision et/ou une mauvaise gestion des stocks.Taux de commandes en souffrance = (commandes non livrées/ commandes totales) × 100

4. Ventes perdues – Il est fréquent qu’un client potentiel demande un devis et décide finalement de ne pas utiliser votre service de distribution. C’est une métrique de la distribution qui mérite d’être suivie. Déterminer le pourcentage de devis qui n’aboutissent à aucune affaire peut permettre d’avoir un aperçu des changements que votre entreprise peut devoir faire, comme le prix, le niveau de service à la clientèle et les délais d’expédition, pour n’en nommer que quelques-uns.Ventes perdues = (1 – (nombre de ventes / nombre total de devis)) × 100

5. Précision de la préparation des commandes – Similaire au taux de commande parfaite mentionné ci-dessus, ce KPI de la distribution cherche à réduire les erreurs. Toutefois, cet indicateur clé de performance examine un processus spécifique. Il mesure le pourcentage de commandes qui sont préparées et emballées sans erreur.Précision de la préparation des commandes = (nombre de commandes préparées avec précision / nombre total de commandes) × 100

6. Coût de la préparation et de l’emballage – Un coût est associé à chaque chose dans une entreprise. La majorité des entreprises adopteront une approche de haut niveau et ventileront les composants comme la main-d’œuvre, les actifs, les coûts fixes, etc. Cependant, dans le secteur de la distribution, le coût de la préparation et de l’emballage est un coût variable que vous pouvez essayer de contrôler. Ce KPI de la distribution mesure ce qu’une entreprise dépense sur une ligne de commande pour des tâches comme la manutention, l’étiquetage et l’emballage.

7. Temps du cycle de la commande – La métrique du temps du cycle de la commande mesure le laps de temps entre les commandes. Plus précisément, il s’agit du temps moyen entre le passage d’une commande et la suivante. Cela peut sembler assez simple, mais dépend fortement des processus internes de votre entreprise. Un système de traitement des commandes efficace fera baisser cette métrique de la distribution, améliorant ainsi l’efficacité et, par conséquent, la rentabilité.

8. Performance des fournisseurs – Ce KPI de la distribution pourrait sembler peu conventionnel, mais il est très important. Cette métrique de performance permet d’évaluer les performances d’un fournisseur afin de vous assurer qu’elle n’affecte pas votre activité. La mesure la plus courante est le délai d’expédition d’un fournisseur.

9. Utilisation de la main-d’œuvre et de l’équipement – Il s’agit d’un KPI de productivité pour le secteur de la distribution. Il mesure le taux d’utilisation de votre main-d’œuvre et de vos équipements dans l’entrepôt / le centre de distribution pour préparer les commandes. Un excès d’employés inactifs et d’équipements inutilisés peut constituer une charge financière importante pour une entreprise de distribution.Taux d’utilisation = (production réelle / production maximale possible) × 100

10. Retours pour cause d’expédition incorrecte – C’est une métrique de la distribution qui devrait être aussi basse que possible. En fait, l’objectif est d’atteindre 0 %. Son nom indique exactement ce qu’elle implique : Ce KPI suit le nombre de retours pour cause d’expédition d’articles inadaptés, en pourcentage du total des articles expédiés.

11. Temps du cycle de réception – Les opérations de distribution commencent par la réception. C’est pourquoi il est important d’en déterminer l’efficacité. Toute inefficacité qui découle de la réception fera boule de neige dans les processus ultérieurs. La métrique « temps du cycle de réception » de la distribution mesure le temps nécessaire au traitement d’une livraison.

12. Temps du cycle de rangement en stock – Le processus de rangement en stock a lieu après la réception de la livraison. Ce KPI de la productivité permet de suivre le temps moyen nécessaire au rangement en stock des articles dans le centre de distribution. Ce processus peut être amélioré en développant la formation des employés, en réorganisant ou en automatisant l’entrepôt pour le rendre plus efficace.

Nous avons couvert 12 exemples de KPI de la distribution opérationnelle dans la section ci-dessus. Cette liste n’est cependant pas exhaustive. Il existe des tonnes de métriques de KPI de la distribution qui sont utilisées pour mesurer les performances d’un centre de traitement des commandes ou d’un entrepôt. On finit par poser la question : « Combien vous faut-il de KPI ? »

Combien d’indicateurs clés de performance de la distribution faut-il à votre entreprise ?

La majorité des entreprises ont trop de KPI. Elles ont des KPI pour tout mesurer. En effet, la direction doit être en mesure de rendre compte aux actionnaires, et ces derniers veulent avoir un aperçu de toutes les activités d’une entreprise. Cela peut s’avérer très coûteux pour l’entreprise si tous ces KPI sont traités manuellement (collecte des données, traitement et élaboration de rapports). L’avènement de technologies telles que les logiciels de tableaux de bord pour la distribution a simplifié ce processus pour de nombreuses entreprises. Cependant, cela ne change rien au fait que quelqu’un doit examiner ces KPI pour les interpréter et prendre des décisions.

La prise de décision relative aux KPI ne doit pas être faite par une seule personne. Par exemple, serait-il judicieux que le directeur financier d’une entreprise examine les KPI de la distribution relatifs aux stocks et à la production du personnel de l’entrepôt ? Pas vraiment. Cette tâche devrait incomber au responsable de l’entrepôt, qui en connaît mieux les opérations. Il est donc préférable que les KPI soient structurés de manière hiérarchique et que chaque niveau soit associé aux employés respectifs de l’entreprise. Les KPI de haut niveau portant sur les performances globales de l’entreprise doivent être communiqués aux dirigeants, tandis que les KPI de niveau fonctionnel doivent être communiqués aux cadres intermédiaires.

En gardant cela à l’esprit, nous pouvons conclure qu’il n’y a pas de mal de rassembler de grandes quantités de données pour analyser une entreprise, tant que cela n’entrave pas les activités quotidiennes. Les KPI allégés de la distribution énumérés ci-dessous sont un parfait exemple de ce qu’un responsable d’entrepôt doit filtrer afin de remettre un bref résumé aux dirigeants de l’entreprise.

Les KPI allégés de la distribution

Tirant ses origines de la pratique de la fabrication allégée développée par Toyota, la distribution allégée vise à réduire la quantité de « gaspillage » dans le réseau de distribution d’une entreprise. Ce « gaspillage » représente toute activité qui n’apporte pas de valeur ajoutée au client final. En tant que telle, la distribution allégée peut être considérée comme un problème d’optimisation, et quel meilleur moyen de mesurer l’efficacité que les KPI ? Voici quelques KPI de la distribution allégée pour vous aider à commencer :

13. Ratio de rotation des stocks – Cette métrique de la distribution allégée évalue le nombre de fois que l’ensemble des stocks transite par l’entrepôt pendant une période donnée. C’est une métrique idéale à suivre pour les responsables d’un entrepôt / des achats, car elle permet d’assurer un niveau de stock approprié en permanence.Ratio de rotation des stocks = coût des marchandises vendues / stock moyen
14. Coûts de détention des stocks – Les coûts de détention associés aux stocks peuvent souvent être négligés par les responsables d’entrepôt, car ils sont composés de nombreux plus petits éléments de coûts. Le coût total de détention des stocks est calculé en additionnant le loyer, les services publics, les salaires, le coût d’opportunité, les coûts des stocks et l’assurance.
15. Délais moyens de rotation des stocks – Cet indicateur clé de performance de la distribution mesure le nombre moyen de jours nécessaires pour transformer complètement un stock en ventes. Cela aide les responsables d’entrepôt à déterminer la liquidité d’un article particulier en stock. Il est important de ne pas oublier que cette métrique peut varier considérablement en fonction de l’article vendu.Délais moyens de rotation des stocks = (stock moyen / CMV) × 365 jours
16. Taux d’exécution des commandes – Pouvez-vous satisfaire immédiatement la commande d’un client avec le niveau de stock actuel ? Le taux d’exécution des commandes suit le pourcentage des commandes qui peuvent être exécutées en fonction du niveau de stock actuel. Idéalement, votre tableau de bord de la distribution suit à la fois vos stocks et vos commandes, ce qui facilite le rapport quotidien de ce KPI.Taux d’exécution des commandes = (stock / quantité commandée) × 100
17. Livraison à temps – C’est un KPI simple de la distribution. Il suit simplement le nombre de livraisons effectuées à temps en fonction du nombre total de livraisons. Bien qu’il soit très fondamental, il donne une vue d’ensemble de la performance du réseau de la distribution. C’est le type de KPI que la haute direction voudra voir.Taux de livraison à temps = (nombre de commandes livrées à temps / nombre total de commandes livrées) × 100
18. Taux d’utilisation des portes de quai – Cette métrique de la distribution analyse l’efficacité de l’utilisation des portes de quai. Nous avons précédemment parlé des coûts de détention des stocks. Si des portes de quai de votre centre de distribution sont inutilisées, cela augmente le coût de détention, car vous payez probablement un loyer pour un espace plus grand que celui dont vous avez besoin. Ou, si vous constatez une courbe d’utilisation irrégulière, cela peut indiquer qu’une meilleure gestion de la flotte est nécessaire.Taux d’utilisation des portes de quai = (temps d’utilisation des portes de quai / temps total de disponibilité des portes de quai) × 100
19. Productivité du stockage – Le nom de ce KPI de la distribution peut être quelque peu trompeur. La métrique de productivité du stockage représente en fait le volume de l’inventaire stocké par surface (mètres cubes de stockage par mètre carré de la surface de l’entrepôt). La construction de rayonnages/stockages plus hauts permettra de réaliser un taux de productivité plus élevé.Productivité du stockage = volume des stocks / surface au sol
20. Utilisation de l’espace – Cet indicateur clé de performance de la distribution suit la quantité d’espace occupé par les stocks par rapport à la quantité totale d’espace disponible. Un faible taux d’utilisation peut indiquer qu’un entrepôt est plus grand que nécessaire.Utilisation de l’espace = (volume des stocks / volume total de stockage) × 100
21. Temps du cycle de réception – Ce KPI de la distribution mesure le temps moyen nécessaire pour préparer une livraison dans l’entrepôt.
22. Économie de carburant par véhicule – Les flottes de la distribution ont fait l’objet d’une forte pression pour abandonner les véhicules à essence/diesel au profit des véhicules électriques / à hydrogène. Toutefois, cela ne change rien au fait que les économies de carburant demeurent importantes. La formation des conducteurs à éviter certains comportements comme les excès de vitesse et la marche au ralenti excessive peut permettre à une entreprise d’économiser beaucoup d’argent en frais de carburant, ainsi qu’en entretien et en réparations.Économie de carburant = consommation de carburant / distance
23. Utilisation des actifs de la flotte – Ce KPI de la distribution est un élément qu’un gestionnaire de flotte devrait vérifier régulièrement, surtout avant de commander des véhicules de remplacement ou d’étendre la flotte. Une augmentation de l’utilisation des actifs peut réduire considérablement les coûts d’investissement d’une entreprise.Utilisation des actifs de la flotte = nombre de véhicules utilisés / nombre total de véhicules disponibles

Les KPI de la distribution allégée sont d’un cran au-dessus des KPI de l’exploitation dont nous avons parlé en premier lieu. Ces exemples de KPI allégés dans le secteur de la distribution doivent uniquement être mis en œuvre sur une chaîne de distribution établie qui cherche à tirer le meilleur parti de ses actifs. Cependant, la gestion de tous ces KPI nécessitera l’utilisation d’un logiciel de tableau de bord spécialisé en matière de distribution.

Comment un tableau de bord de distribution peut rationaliser l’élaboration de vos rapports

Un réseau de distribution doit collecter un grand nombre de données pour assurer le suivi de ses stocks, de ses expéditions et de ses finances, sans parler des KPI. La majorité des entreprises utilisent un logiciel ERP spécialisé pour gérer cela. Cependant, insightsoftware a créé l’un des meilleurs logiciels au monde en matière de distribution et d’élaboration de rapports, capable de s’interfacer avec votre logiciel ERP existant pour rendre le suivi et les rapports des KPI simples comme bonjour. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de notre logiciel d’élaboration de rapports de distribution :

• Collecte automatisée des données. Nos solutions d’élaboration de rapports de distribution s’interfacent avec votre ERP existant et collectent automatiquement les données requises pour l’analyse et les rapports des KPI.
• Données centralisées. Notre tableau de bord des KPI de la distribution regroupe vos données en un seul endroit centralisé afin de vous permettre d’accéder à ce dont vous avez besoin au moment opportun. Fini le temps où vous deviez attendre qu’on vous envoie des données par e-mail.
• Modèles de KPI préétablis avec interface ERP. La création de vos propres modèles de KPI à partir de zéro prend du temps en plus d’être monotone. Nos solutions logicielles de distribution sont livrées avec des modèles de KPI préétablis qui savent exactement où trouver les données dans votre solution ERP existante.
• Des rapports au bout des doigts. Toutes vos données étant automatiquement regroupées en un seul endroit, la génération de rapports est aussi simple qu’un claquement des doigts, ou un clic sur la souris. En fait, nous pouvons même automatiser cela aussi. Imaginez que les rapports soient envoyés automatiquement à votre supérieur sans que vous ayez à lever le petit doigt.

À ce stade, vous devriez connaître les meilleurs KPI de l’exploitation et de la distribution allégée, ainsi que le type de logiciel que vous devriez utiliser pour les suivre. Nous avons ensuite les KPI financiers pour le secteur de la distribution que vous devriez suivre pour surveiller la santé financière de votre entreprise.

Les KPI financiers pour le secteur de la grande distribution

S’il est très important d’avoir des KPI qui suivent les performances des entrepôts / centres de distribution, il est tout aussi important d’avoir des KPI qui suivent la santé financière de l’entreprise. Voici quelques exemples de KPI financiers de la distribution que votre département financier devrait suivre :

24. Ratio de rotation des comptes clients – Ce KPI financier de la distribution est utilisé pour déterminer l’efficacité avec laquelle une entreprise recouvre ses créances (argent) auprès de ses clients. On considère généralement qu’un ratio élevé de comptes débiteurs est le résultat d’un bon processus de recouvrement, ainsi que de clients de haute qualité. Un ratio faible implique le contraire : un mauvais processus de recouvrement et des clients instables sur le plan financier.Ratio de rotation des comptes clients = ventes à crédit nettes / comptes clients moyens
25. Nombre de jours de recouvrement des créances – La métrique du nombre de jours de recouvrement des créances est une extension du ratio de rotation des comptes clients mentionné ci-dessus. Cette métrique comptable de la distribution calcule le nombre moyen de jours nécessaires à une entreprise pour recevoir un paiement après une vente. Il s’agit également d’un élément clé du cycle d’exploitation mentionné plus loin.Nombre de jours de recouvrement des créances = comptes clients x nombre de jours / total des ventes à crédit
26. Flux de trésorerie d’exploitation – Toute entreprise doit disposer d’un flux de trésorerie, sinon elle ne restera pas en activité très longtemps. Cet indicateur de performance de la distribution mesure le montant des flux de trésorerie générés par les opérations commerciales normales.Flux de trésorerie d’exploitation = résultat avant intérêts et impôts + amortissements – impôts – variation du fonds de roulement
27. Flux de trésorerie disponible sans effet de levier (UFCF) ou flux de trésorerie disponible (FCF) – La métrique FCF va plus loin que la métrique du flux de trésorerie d’exploitation en soustrayant les coûts d’exploitation et les investissements. Elle peut ensuite être utilisée pour vérifier si une entreprise génère suffisamment de revenus pour couvrir ses paiements d’intérêts ou de dividendes.Flux de trésorerie disponible sans effet de levier = flux de trésorerie d’exploitation – dépenses en immobilisations
28. Fonds de roulement – Quelle somme d’argent gardez-vous dans votre portefeuille pour les dépenses ? Vous pouvez considérer cela comme un fonds de roulement personnel. Le fonds de roulement est la somme d’argent dont votre entreprise dispose, prête à être utilisée en cas de besoin.Fonds de roulement = actifs à court terme – passif à court terme
29. Ratio de liquidité immédiate – Le ratio de liquidité immédiate est un ratio financier courant que toute entreprise de distribution utilise pour évaluer rapidement sa santé financière en déterminant sa capacité à couvrir immédiatement ses dettes à court terme.Ratio de liquidité immédiate = (liquidités + titres négociables + créances) / passif à court terme
30. Ratio de liquidité générale – Ce KPI de la distribution est semblable au ratio de liquidité immédiate, mais tourné davantage vers l’avenir. Bien qu’il mesure toujours la capacité à faire face aux obligations à court terme, il le fait sur une période d’un an, plutôt que sur-le-champ.Ratio de liquidité générale = actifs à court terme / passif à court terme
31. Ratio de rotation des comptes fournisseurs – Aimez-vous devoir attendre d’être payé lorsque quelqu’un vous doit de l’argent ? Probablement pas. Cela signifie également que les gens n’aiment pas que vous traîniez les pieds pour les payer. Cet indicateur de performance de la distribution mesure l’efficacité avec laquelle une entreprise paie ses fournisseurs.Ratio de rotation des comptes fournisseurs = total des achats de fournitures / ((comptes fournisseurs au début – comptes fournisseurs à la fin) / 2)
32. Cycle de conversion de l’encaisse – Le cycle de conversion de l’encaisse est une métrique financière qui mesure le temps nécessaire à une entreprise pour convertir la totalité de ses stocks en liquidités. Ses principaux composants sont le nombre de jours de stocks en cours, le nombre de jours de recouvrement des créances et le nombre de jours de crédit obtenu auprès des fournisseurs. Cette métrique de KPI de distribution doit être directement communiquée au directeur financier de l’entreprise.Cycle de conversion de l’encaisse = nombre de jours de stock en cours + nombre de jours de recouvrement des créances – nombre de jours de crédit obtenu auprès des fournisseurs
33. Ratio d’endettement total – C’est un KPI de la distribution très direct. Comme son nom l’indique, il compare le niveau d’endettement total d’une entreprise à l’ensemble de ses actifs. C’est un KPI de la distribution dont le suivi est utile pour le directeur financier, car il peut être utilisé comme indicateur pour l’approbation des prêts.Endettement total = (dette à court terme + dette à long terme) / totalité des actifs
34. Marge brute – Ce KPI financier est important pour le secteur de la distribution. Il calcule la somme d’argent restant du chiffre d’affaires après avoir soustrait le coût des marchandises vendues et l’exprime en pourcentage de chiffre d’affaires. Cela permet d’établir une base de rentabilité pour une entreprise.Marge brute = (ventes nettes – coût des marchandises vendues) / ventes nettes
35. Marge d’exploitation – La marge d’exploitation s’appuie sur le calcul de la marge brute. Elle est calculée par la soustraction du coût des marchandises vendues et des frais d’exploitation de l’entreprise du chiffre d’affaires. Si ce chiffre est négatif, cela peut signifier que les marchandises ne sont pas vendues à un prix suffisamment élevé ou que les coûts d’exploitation doivent être réduits.Marge d’exploitation = résultat d’exploitation / ventes nettes
36. Marge nette – Avez-vous déjà entendu l’expression « résultat net » ? Il s’agit en fait de la dernière ligne du compte de résultat, qui est le bénéfice net (revenus). Ce KPI financier de la distribution compare le bénéfice net d’une entreprise par rapport à son chiffre d’affaires.Marge nette = bénéfice net / ventes nettes
37. Taux de croissance annuel moyen – Votre entreprise a connu une croissance de 50 % au cours des cinq dernières années. Cela semble génial, mais est-ce bien le cas ? Vous pouvez utiliser la métrique financière du taux de croissance annuel moyen pour déterminer à quoi ressemblerait cette croissance sur une base annuelle (qui, dans cet exemple, est de 10 %, pour ceux qui s’y intéressent).
38. Taux de croissance moyen pondéré – Pour continuer notre dernier exemple, un taux de croissance annuel moyen de 10 % peut vous rassurer. Cependant, il s’agit d’une mesure linéaire qui ne tient pas compte de la pondération. Une méthode plus précise de déterminer la croissance ou le rendement consiste à utiliser le taux de croissance moyen pondéré.

Félicitations pour avoir parcouru les exemples des 38 meilleurs KPI et métriques de la grande distribution pour l’élaboration des rapports. Vous devriez maintenant disposer des connaissances de base des différents types existants de KPI de la distribution, et de la manière de les rapporter efficacement en utilisant un logiciel de veille économique.

Nous savons que les KPI et l’élaboration des rapports peuvent être un sujet difficile à appréhender et qu’il faut du temps pour l’assimiler. Si vous avez des questions, envoyez-nous un message. Nos experts en matière de rapports chez insightsoftware se feront un plaisir de répondre à vos questions.