35 Beispiele für betriebliche KPIs und Metriken zur Berichterstellung 2023

8 Januar 2023

insightsoftware ist ein globaler Anbieter von Reporting-, Analyse- und Performance-Management-Lösungen, mit denen Unternehmen Daten intelligent nutzen und die Prozesse von Finance und Data Teams revolutionieren können.

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Was ist ein operativer KPI?

Ein operativer Leistungsindikator (Key Performance Indicator, KPI) bzw. eine operative Metrik ist ein Messwert, den Unternehmen verwenden, um die Effizienz ihrer tagtäglichen Betriebsabläufe zu überwachen und zu bewerten. Diese operativen KPIs helfen dem Management zu erkennen, welche operativen Strategien effektiv sind und welche das Unternehmen eher bremsen.

Warum Ihr Unternehmen betriebliche Metriken nutzen sollte, um wettbewerbsfähig zu bleiben

Die Betriebsabteilung hat die Aufgabe, die Effizienz des Unternehmens zu steigern, um den höchstmöglichen Betriebsgewinn zu erzielen. Wenn Ihre Messung von Betriebskennzahlen darin besteht, die Anzahl der Lastwagen zu zählen, die Ihr Werk täglich verlassen, oder umherlaufende Mitarbeiter zu erfassen, werden Sie wahrscheinlich bald von Ihrer Konkurrenz abgehängt. Führende Unternehmen nutzen KPIs und KPI-Dashboards, um ihre eigene Effizienz in Echtzeit zu messen. So kann das Management schnell fundierte Entscheidungen treffen, die durch Daten untermauert sind. In diesem Artikel wird erörtert, welche KPIs das Betriebsteam verwenden sollte, um die Leistung der folgenden Unternehmensbereiche im Auge zu behalten:

Finanzen
Personal
Fertigung
Distribution
Marketing

Finanz-KPIs für den Betriebsleiter

Betriebsleiter und Betriebsabteilungen befassen sich im Allgemeinen mit der Steigerung der Effizienz des Tagesgeschäfts, und ihre Bemühungen schlagen sich oft direkt in finanziellen Leistungskennzahlen nieder. Aus diesem Grund haben wir eine Liste von Beispiel-KPIs für Betriebsleiter zusammengestellt, die sich mit den Finanzdaten von Unternehmen befassen:

Umsatz aus Forderungen: Diese operative Kennzahl wird verwendet, um zu quantifizieren, wie gut ein Unternehmen in der Lage ist, seine Forderungen einzuziehen. Finanz- und Betriebsleiter verwenden diese Kennzahl häufig als Hauptindikator der Marktbedingungen.
Außenstände von Verkäufen in Tagen (Days Sales Outstanding, DSO): Wenn Sie Ihre Forderungen richtig aufschlüsseln möchten, um herauszufinden, welche Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, sollten Sie die DSO verfolgen. Diese Kennzahl gibt die durchschnittliche Anzahl der Tage an, die ein Kunde braucht, um nach einem Kauf zu bezahlen. Diese Kennzahl wird verwendet, um die Qualität der Kunden zu bestimmen und so zu entscheiden, mit welchen Kunden Sie auch in Zukunft zusammenarbeiten möchten.
Operativer Cashflow (Operating Cash Flow, OCF): Bei den meisten Unternehmen würden Sie voraussetzen, dass sie rentabel arbeiten. Ist dies nicht der Fall, so kann deren Geschäft nicht von langer Dauer sein. Dieser operative KPI zeigt, wie viel Cashflow aus dem Tagesgeschäft des Unternehmens generiert wird.
Quick Ratio: Der Quick Ratio ist eine Finanzkennzahl, mit der jeder Betriebsleiter vertraut sein sollte. Sie dient der schnellen Überprüfung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens, indem sie die Fähigkeit zur sofortigen Deckung der kurzfristigen Verbindlichkeiten ermittelt.
Umsätze aus Verbindlichkeiten (Accounts Payable Turnover): Bezahlen Sie Ihre Rechnungen immer pünktlich? Die meisten bemühen sich darum, ebenso wie die meisten Unternehmen, ihre Lieferanten pünktlich zu bezahlen. Dieser operative Leistungsindikator gibt an, wie oft ein Unternehmen seine Verbindlichkeiten in einem bestimmten Zeitraum begleicht. Eine höhere Zahl zeigt an, dass ein Unternehmen seinen Verpflichtungen rechtzeitig nachkommt.
Geldumschlagsdauer (Cash Conversion Cycle, CCC): Die meisten Betriebsleiter behalten die CCC-Kennzahl im Auge, da sie angibt, wie lange ein Unternehmen braucht, um seine Bestandsinvestitionen durch den Verkauf des Bestands wieder in Bargeld umzuwandeln. Dieser KPI setzt sich aus drei weiteren KPIs zusammen: Außenstände von Warenvorräten in Tagen, DSO und Außenstände von Verbindlichkeiten in Tagen.
Betriebsgewinnmarge (Operating Profit Margin): Die Betriebsgewinnmarge ergibt sich aus dem Nettoumsatz abzüglich der Kosten der verkauften Waren und der Betriebskosten. So erhalten Sie einen besseren Überblick über die Rentabilität des Unternehmens, da die Betriebskosten berücksichtigt werden.

Nettogewinnmarge (Net Profit Margin): Die Nettogewinnmarge ist der entscheidende Punkte der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie gibt an, wie viel Geld das Unternehmen nach Abzug aller Kosten verdient hat, und vergleicht es mit den Einnahmen. Dies ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Kennzahlen für Betriebsleiter, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu bestimmen.

Natürlich sollten Sie stets versuchen, Ihre Finanzkennzahlen zu verbessern. Aber Sie sollten nicht komplett darauf versteift sein. Ein weiterer, genau so wichtiger Faktor des Unternehmens sind Ihre Mitarbeiter.

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Operative Personalmetriken (Staffing Operational Metrics)

Die Mitarbeiter sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie können die besten Ideen haben, aber ohne ein Team, das sie umsetzt, bleiben sie nur Theorie. Daher ist es wichtig, die Stimmung unter den Mitarbeitern und ihre Leistungen zu kennen. Hier sind einige Personal-KPIs für Betriebsleiter:

Abwesenheitsrate (Absenteeism Rate): Wie viele Tage im Jahr melden sich Ihre Mitarbeiter krank oder fehlen ganz einfach bei der Schicht? Diese Betriebskennzahl hilft dabei, Mitarbeiter zu identifizieren, die mit ihrer Arbeit nicht zufrieden sind, damit Sie sie wieder zu engagierten Mitarbeitern machen können. Engagierte Mitarbeiter sind in der Regel motivierter, haben eine höhere Bindungsrate und tragen zu einer florierenden Unternehmenskultur bei.
Überstunden: Je nach Ihrer Situation können Überstunden eine gute Sache sein, da sie mehr Lohn bringen, oder sie können nur längere Arbeitszeiten bei gleichem Lohn bedeuten. Dieser operative Leistungsindikator ist es wert, verfolgt zu werden, um Personen zu identifizieren, die möglicherweise überlastet sind oder für ihre Kollegen einspringen müssen.
Mitarbeiterauslastung (Utilization Rate): Haben Ihre Mitarbeiter immer Arbeit? Oder warten sie auf Arbeit? Verbringen sie Zeit mit nicht abrechenbaren Aufgaben? Die Betriebskennzahl der Mitarbeiterauslastung zeigt, wie viel ein Mitarbeiter tatsächlich arbeitet, um dem Unternehmen Geld zu bringen. Dies ist eine wichtige Kennzahl für professionelle Dienstleistungen und Beratungsunternehmen.
Mitarbeiterzufriedenheit (Employee Satisfaction): Zufriedene Mitarbeiter sind motivierter. Natürlich ist es unmöglich, dass alle Mitarbeiter immer zufrieden sind, aber es ist wichtig, dass die Mitarbeiter Umfragen ausfüllen und angeben, was ihnen an ihrer Arbeit gefällt und womit sie unzufrieden sind. Dies sind wichtige Informationen für die Personal- und Betriebsabteilung.
Mitarbeiterfluktuation (Employee Turnover Rate): Die Rate, zu der Mitarbeiter ersetzt werden müssen, kann von Branche zu Branche oder sogar zwischen Unternehmen derselben Branche schwanken. Letzten Endes ist es jedoch wichtig, den Grund dafür zu verstehen, dass Mitarbeiter ersetzt werden müssen. Diese Betriebskennzahl lässt sich oft am besten in Verbindung mit dem KPI für die Mitarbeiterzufriedenheit analysieren.
Resonanz bei offenen Stellen (Response to Open Positions): Mit diesem operativen Leistungsindikator wird bewertet, wie gut die Stellenausschreibungen der gewünschten Zielgruppe kommuniziert werden. Er misst dies, indem er die Zahl der qualifizierten Bewerber mit der Gesamtzahl der Bewerber vergleicht.

Es spielt keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind – qualifiziertes Personal ist entscheidend. Aber was wäre, wenn Sie einen Teil Ihrer Mitarbeiter durch Roboter ersetzen könnten? Die verarbeitende Industrie bewegt sich kontinuierlich in Richtung Automatisierung und weg von manueller Arbeit.

Operative Leistungsindikatoren für die Fertigung (Operational Key Performance Indicators)

Die verarbeitende Industrie entwickelt sich seit der industriellen Revolution ständig weiter. Die meisten der KPIs, die damals, als Henry Ford mit der Herstellung von Autos begann, anwendbar waren, sind immer noch dieselben, die wir heute anwenden. Wir verfolgen sie nur mit höherer Präzision und Genauigkeit, indem wir spezielle KPI-Dashboards nutzen. Hier sind einige Beispiel-KPIs für Betriebsleiter in der Fertigungsbranche:

Durchsatz (Throughput): Dies ist einer der grundlegendsten betrieblichen KPIs für die Fertigungsindustrie. Er misst die Produktionsrate einer Maschine, Linie oder Anlage über einen bestimmten Zeitraum. Auf diese Weise kann die Betriebsabteilung feststellen, ob sie in der Lage ist, die Produktionsfristen einzuhalten.
Direktläuferquote (First Pass Yield, FPY): Jeder Manager in der Fertigungsbranche wird diese Betriebskennzahl kennen. Sie misst den Prozentsatz der Produkte, die gemäß den Spezifikationen hergestellt werden, ohne dass beim ersten Durchlauf durch den Herstellungsprozess Nacharbeiten erforderlich sind (oder sie verschrottet werden).
Nachfrageprognose (Demand Forecasting): Betriebsabteilungen versuchen oft, die zukünftige Nachfrage mithilfe von Prognosen abzuschätzen. Diese Betriebskennzahl wird von Unternehmen verwendet, um die Menge an Rohstoffen abzuschätzen, die sie zur Deckung der künftigen Kundennachfrage benötigen.
Umstellungszeit (Changeover Time) – Als Betriebsleiter kann die Umstellungszeit eine Reihe verschiedener Betriebsabläufe repräsentieren. Im Grunde genommen handelt es sich jedoch um die Zeit, die benötigt wird, um von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln. Gängige Beispiele hierfür sind der Wechsel von Produkten in einer Produktionslinie oder von Mitarbeitern während eines Schichtwechsels.
Taktzeit (Takt Time): Diese betriebliche Kennzahl gibt die maximale Zeit an, die für die Herstellung eines Produkts aufgewendet werden kann, ohne dass die Produktionsfrist überschritten wird. Die Betriebsleiter verwenden diese Kennzahl in Verbindung mit anderen Kennzahlen, um zu entscheiden, ob sie einen Auftrag annehmen sollen.
Ausfallzeitrate von Geräten (Machine Downtime Rate): Die meisten Menschen verbinden den Begriff Ausfallzeit mit einem Gerät, das repariert werden muss. Tatsächlich ist diese Betriebskennzahl jedoch eine Kombination aus geplanten und ungeplanten Ausfallzeiten. Sie wird häufig von der Betriebsabteilung verwendet, um festzustellen, wann Anlagen ersetzt werden müssen.
Zykluszeit (Cycle Time): Die Leistungskennzahl der Zykluszeit erfasst die durchschnittliche Zeit, die für die Herstellung eines Produkts benötigt wird. Diese Kennzahl kann auf ein komplettes Produkt oder auf die einzelnen Komponenten eines Produkts angewendet werden. Bei der Anwendung auf die Komponenten wird dies zu einem sehr leistungsfähigen Instrument zur Rationalisierung der Produktion und zur Steigerung der Effizienz.

Vielleicht fühlen Sie sich an dieser Stelle mit den zahlreichen KPIs ein wenig überfordert. Das ist ganz normal. Die meisten Menschen verwenden spezielle Dashboards, um ihre KPIs und Daten zu verwalten.

5 Things Not to do When Choosing a KPI Reporting Tool

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Wie ein Operations Dashboard Ihre Berichterstattung rationalisieren kann

Betriebsleiter und Betriebsabteilungen haben in der Regel viele verschiedene KPIs zu verfolgen, da sie jeden Aspekt eines Unternehmens überprüfen. Die meisten Unternehmen setzen eine Art von ERP-Software ein, um große Datenmengen zu erfassen, aber diese ERPs haben nicht immer die besten Funktionen oder Schnittstellen. Daher hat insightsoftware eine spezielle Berichterstellungssoftware entwickelt, die mit fast allen ERP-Systemen kompatibel ist und die Daten zur Erstellung von benutzerdefinierten KPI-Dashboards verwendet. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie ein Operations-Dashboard Ihre Berichterstellung rationalisieren kann:

Automatisierte Datenerfassung: Vorbei sind die Zeiten der großen Datenmengen. Unsere Berichterstattungslösungen sind so konzipiert, dass sie eine Schnittstelle zu Ihrem bestehenden ERP-System bilden und automatisch Daten in Echtzeit erfassen.
Zentralisierte Daten – Mit Hilfe automatischer Erfassung konsolidieren unsere Dashboard-Lösungen alle Ihre Daten an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff.
Vorgefertigte KPI- und Reporting-Vorlagen: Unsere Software ist sofort einsatzbereit und enthält KPI-Dashboards und Vorlagen für die Finanzberichterstattung, sodass Sie keine Zeit mit deren Erstellung verschwenden müssen.
Sofortige Berichterstellung: die Berichterstellungs-Lösungen von insightsoftware wurden im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche entwickelt. In Kombination mit der automatischen Datenerfassung und vorgefertigten Vorlagen erhalten Sie mit nur einem Mausklick aktuelle Berichte.

Operative KPIs für das Distributionsteam

Distribution, Lieferkette und Logistik gehören zu den grundlegenden Aspekten des Betriebs eines Unternehmens. Diese zählen jedoch auch zu den komplexesten Aspekten. Um diese Bereiche zu überwachen, haben wir eine umfassende Liste von Beispielen für operative KPIs erstellt, die in der Distributionsbranche angewendet werden sollten:

Perfekte Auftragsrate (Perfekt Order Rate): Niemand mag es, wenn er eine Bestellung mit Fehlern erhält. Auch der Absender ist nicht erfreut darüber, da ihm dadurch möglicherweise zusätzliche Kosten entstehen und er einen unzufriedenen Kunden hat. Dieser operative KPI vergleicht die Anzahl der einwandfreien Aufträge, die von einem Lager gesendet wurden, mit der Gesamtzahl der Aufträge.
Kommissioniergenauigkeit (Picking Accuracy): Dieser operative KPI zielt darauf ab, die während des Kommissionier- und Verpackungsprozesses verursachten Fehler zu reduzieren. Er vergleicht die Anzahl der ordnungsgemäß kommissionierten Aufträge mit der Gesamtzahl der Aufträge. Mit der Weiterentwicklung der Technologie ist die Kommissionierung per Hand auf der Strecke geblieben. Die Kommissionierung wird jetzt weitgehend von Robotern erledigt, sodass sich diese Kennzahl in der gesamten Distributionsbranche stetig verbessert.
Fortgeführte Kosten für Bestand (Inventory Carrying Costs): Kennen Sie als Betriebsleiter die Lagerhaltungskosten in jedem Ihrer Lagerhäuser? Diese Kennzahl wird von den Betriebsabteilungen oft übersehen, da sie nur schwer zu verfolgen ist. Die fortgeführten Kosten für Bestand errechnen sich aus Miete, Versorgern, Gehältern, Opportunitätskosten, Bestandskosten und Versicherung.
Pünktliche Lieferung (On-Time Delivery): Der Name dieses operativen KPIs sagt eigentlich schon alles. Bei dieser Kennzahl wird die Anzahl der pünktlich beim Kunden eingegangenen Lieferungen mit der Gesamtzahl der Lieferungen verglichen. Viele Betriebsabteilungen in der Distributionsbranche verfolgen diesen KPI, da er einen allgemeinen Hinweis darauf gibt, wie gut das Distributionsnetz funktioniert.
Auslastung der Ladetore (Dock Door Utilization Rate): Bei der Analyse eines Distributionsnetzes müssen alle Aspekte untersucht werden. Einer dieser Aspekte ist die Auslastung der Ladetore. Diese Betriebskennzahl misst, wie effizient die Ladetore genutzt werden. Eine niedrige Auslastung kann darauf hindeuten, dass mehr Ladebereiche und Lagerflächen vorhanden waren als nötig, während eine stark schwankende Rate darauf hindeuten kann, dass ein besseres Flottenmanagement erforderlich ist.
Flächenauslastung (Space Utilization): Eine wichtige Komponente eines jeden Distributionsnetzes ist das Lager. Wie kann man ein Gebäude optimal nutzen? Die Kennzahl für die Flächenauslastung misst den vom Bestand belegten Platz im Verhältnis zur verfügbaren Gesamtfläche. Aber was ist zu tun, wenn nicht genug Lagerfläche vorhanden ist? Sehen Sie sich dafür die nächste Kennzahl an.
Lagerproduktivität (Storage Productivity): Mit unserer letzten operativen Leistungskennzahl wird die Flächenauslastung gemessen, was natürlich hilfreich ist. Doch Lagerhäuser können ziemlich hohe Gebäude sein. Bei dieser Kennzahl wird das Bestandsvolumen mit der Bodenfläche verglichen, was bedeutet, dass Sie eine höhere Produktivität erzielen, wenn Sie höher stapeln. Dies ist eine der wichtigsten Kennzahlen für Betriebsleiter von Lagerhäusern.
Eingangszykluszeit (Receiving Cycle Time): Eine weitere Möglichkeit, die Optimierung des Lagers zu messen, ist die Kennzahl der Eingangszykluszeit. Mit diesem operativen Leistungsindikator wird überwacht, wie lange das Lager durchschnittlich für die Bearbeitung einer Lieferung benötigt.
Ressourcenauslastung in der Flotte (Fleet Asset Utilization): Die Auslastung Ihrer Flotte ist einer der wichtigsten Aspekte der Distribution. Betriebsleiter möchten sicher sein, dass ihre Flotten optimal genutzt werden. Dieser betriebliche Leistungsindikator kann dazu beitragen, die Kapitalkosten eines Unternehmens zu senken und/oder aufzuzeigen, wann Kapital für die Erweiterung der Flotte erforderlich ist.

Das Distributionsteam ist dafür zuständig, dass die Kunden ihre Produkte erhalten. Aber wie erfahren Kunden überhaupt von Ihren Produkten? Wie gewinnen Sie neue Kunden? An dieser Stelle kommt die Marketingabteilung ins Spiel.

Operative KPIs für die Marketing-Abteilung

Viele Unternehmen geben exorbitante Summen für Marketing aus, aber woher wissen sie, ob die Kampagnen erfolgreich sind? Wir sind der Auffassung, dass dies die wichtigsten Marketing-KPIs für Betriebsleiter sind:

Cost-Per-Click (CPC): Die operative Leistung Ihres Marketings kann auf verschiedene Arten gemessen werden. Die CPC-Leistungskennzahl wird verwendet, um die Kosteneffizienz verschiedener Online-Kampagnen zu vergleichen.
Cost-Per-Acquisition (CPA): Es ist zwar wichtig zu sehen, wie viele Klicks Ihre Kampagne erhält, aber es zeigt nicht wirklich, wie effektiv die Kampagne war. Der operative KPI für CPA zeigt nur an, wie viele neue Kunden Ihre Kampagne für Sie akquiriert hat, und zu welchen Kosten.
Return on Advertising Spend (ROAS): Die meisten Unternehmen verlassen sich auf große Marketingbudgets, um ihren Marktanteil zu erhöhen oder ihre Marke bekannt zu machen, aber wie effektiv ist das Marketing? Diese operative Kennzahl vergleicht die Einnahmen mit den Marketingausgaben, um die Effektivität Ihrer Marketingabteilung zu messen.
Prozentsatz der vom Marketing stammenden Kunden (Marketing-Originated Customer Percentage): Betriebsleiter verwenden diese Kennzahl häufig, um die Leistung der Marketingabteilung zu messen. Dieser Marketing-KPI wird jedoch am besten in Verbindung mit der Kennzahl für die Werberendite verwendet. Durch die Kombination dieser beiden operativen Kennzahlen können Sie Ihre Werbeleistung detailliert analysieren.
Lead-Conversion-Ratio: Gelingt es Ihnen, aus Interessenten zahlende Kunden zu machen? Dieser operative KPI verfolgt, wie viele Leads in zahlende Kunden umgewandelt werden, damit Sie die Effizienz Ihres Trichters erkennen können.

Die Liste der KPIs, die wir in diesem Beitrag behandelt haben, war ziemlich umfangreich. Sie müssen nicht alle in Erinnerung behalten. Sie sollten jedoch versuchen, sich an die für Ihre Branche relevanten Betriebs-KPIs zu erinnern und herauszufinden, wie Sie diese mithilfe von Business Intelligence Software effizient verfolgen können. Wenn Sie Fragen zu BI-Software oder KPI-Dashboards haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf!