Ejemplos de los 35 mejores KPI y métricas de operaciones para crear informes en 2021

8 enero 2021

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Best Operational Kpis And Metrics For Managers In 2021 Blog

¿Qué es un KPI de operaciones?

Una métrica o indicador clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) de operaciones es una medida discreta con la que las empresas evalúan y supervisan la eficiencia de sus operaciones diarias. Estos KPI de operaciones ayudan al equipo directivo a identificar qué estrategias operativas resultan eficaces y cuáles pueden limitar a la empresa.

Por qué las empresas deben usar métricas de operaciones para seguir siendo competitivas

Los departamentos de operaciones se enfrentan a la abrumadora tarea de aumentar la eficiencia de las empresas para conseguir los mayores beneficios de explotación posibles. Si, para realizar un seguimiento de las métricas de operaciones, se dedica a contar el número de camiones que salen de su fábrica cada día o cuántos empleados vienen y van, es probable que se esté quedando atrás respecto a sus competidores. Las empresas pioneras usan los KPI y los paneles de KPI para medir su eficiencia en tiempo real. Estas herramientas permiten al equipo directivo tomar rápidamente decisiones bien fundamentadas en los datos. En este artículo analizaremos los KPI que debe usar el equipo de operaciones para controlar el rendimiento de los siguientes departamentos corporativos:

Finanzas
Personal
Fabricación
Distribución
Marketing

KPI financieros para Operations Managers

Aunque, por lo general, los Operations Managers y los departamentos de operaciones se dedican a aumentar la eficiencia de las operaciones diarias, sus acciones suelen analizarse directamente con métricas de rendimiento financiero. Por ello, hemos seleccionado varios KPI de ejemplo para Operations Managers que deben examinar las finanzas de sus empresas:

Rotación de cuentas por cobrar. Esta métrica de operaciones sirve para cuantificar la capacidad de cobro de créditos de las empresas. Los Financial Managers y los Operations Managers suelen usar este valor como un indicador clave de las condiciones del mercado.
Días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés). Este valor resulta muy útil cuando es preciso analizar detenidamente los cobros pendientes de una empresa para averiguar qué clientes no pagan sus facturas, ya que hace un seguimiento del número medio de días que cada uno de ellos tarda en pagar tras realizar una compra. Permite determinar la calidad de los clientes y ayuda a decidir con cuáles interesa trabajar en el futuro.
Flujo de caja operativo. Las operaciones de las empresas deben resultar rentables en su mayoría. De lo contrario, las empresas no resistirán. Este KPI de operaciones controla el flujo de caja que generan las operaciones diarias de una empresa.
Ratio de liquidez inmediata. Todos los Operations Managers deben conocer bien esta métrica económica, que permite comprobar rápidamente el estado financiero de una empresa determinando su capacidad de respuesta inmediata para cubrir sus pasivos a corto plazo.
Volumen de cuentas por pagar. ¿Siempre paga sus facturas a su debido tiempo? La mayoría lo intentamos, y la mayor parte de las empresas también debería procurar pagar puntualmente a sus proveedores. Este indicador de rendimiento de operaciones hace un seguimiento del número de veces que una empresa paga sus deudas pendientes en un período especificado. Una cifra elevada indica que la empresa cumple sus obligaciones de forma puntual.
Ciclo de caja (CCC, por sus siglas en inglés). La mayoría de los Operations Managers supervisan esta métrica, ya que indica cuánto tiempo precisa una empresa para transformar en efectivo la inversión que ha realizado en su inventario tras vender los artículos de este. Este KPI se compone de otros tres: período de conversión del inventario, DSO y período en que se difieren las cuentas por pagar.
Margen de beneficio de explotación. Esta métrica equivale a las ventas netas menos el coste de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) y los costes operativos. Indica con mayor precisión la rentabilidad de una empresa y tiene en cuenta los costes operativos.

Margen de beneficio neto. Esta métrica indica el beneficio del balance de ingresos. Representa los beneficios que obtiene una empresa tras restar todos los costes y contemplar los ingresos. Probablemente, es uno de los valores que los Operations Managers tienen más en cuenta para determinar el estado financiero de una empresa.

Aunque siempre es importante intentar mejorar nuestros índices financieros, debemos evitar obsesionarnos con ellos. El personal de la empresa constituye otro factor igualmente relevante.

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Métricas de operaciones sobre personal

Los empleados constituyen la piedra angular de cualquier empresa. Nuestras mejores ideas se quedarán en hipotéticos sueños si no tenemos al equipo adecuado para implementarlas. Por tanto, es importante comprender cómo se siente nuestro equipo de trabajo y cuál es su rendimiento. Ofrecemos a continuación algunos KPI sobre personal para Operations Managers:

Tasa de absentismo. ¿Cuántos días al año alegan enfermedad sus empleados o simplemente faltan a su horario de trabajo? Esta métrica de operaciones lo ayudará a identificar a los empleados más desvinculados de su trabajo, y así tendrá la oportunidad de recuperarlos. El personal más implicado tiende a trabajar más duro, presenta una tasa de retención más elevada y ayuda a promover la cultura corporativa.
Horas extras. En función de su situación particular, las horas extras pueden resultar positivas (si conllevan un aumento de sueldo) o no (si suponen un aumento de la jornada laboral sin ninguna contraprestación a cambio). Este indicador de rendimiento de operaciones es muy interesante porque permite identificar a las personas que tal vez hayan trabajado en exceso o pueden haber cubierto a sus compañeros.
Tasa de utilización. ¿Tiene a sus empleados ocupados en todo momento o deben esperar para recibir sus tareas? ¿Desempeñan trabajos que no se pueden facturar? Esta métrica analiza en qué medida trabaja cada empleado para generar ingresos en la empresa. Es un valor fundamental en las firmas de consultoría y servicios profesionales.
Satisfacción de los empleados. Los empleados felices trabajan más. Obviamente, ningún empleado va a estar satisfecho todo el tiempo, pero es importante que el personal nos indique, por ejemplo, a través de encuestas, lo que más y lo que menos le gusta de su trabajo. Esta información es vital para los departamentos de operaciones y recursos humanos.
Índice de rotación de personal. La ratio de sustitución de empleados puede cambiar en función del sector, o incluso entre empresas del mismo sector. No obstante, a fin de cuentas, lo importante es comprender por qué debemos sustituir a nuestros empleados. Esta métrica de operaciones suele analizarse de forma conjunta con el KPI de satisfacción de los empleados.
Porcentaje de respuesta a vacantes. Este indicador clave de rendimiento de operaciones evalúa la eficacia con la que se exponen y seleccionan las ofertas de empleo para las audiencias objetivo específicas. Para medir el resultado, compara el número de candidatos cualificados con el número total de candidatos.

Contratar al personal adecuado es fundamental en cualquier sector. Sin embargo, ¿qué ocurriría si pudiera sustituir a algunos de sus empleados por robots? La industria manufacturera avanza imparable hacia la automatización en detrimento del trabajo manual.

Indicadores de rendimiento clave de operaciones sobre fabricación

Aunque la industria manufacturera no ha dejado de evolucionar desde la Revolución Industrial, hoy en día permanecen vigentes la mayoría de los KPI que se podían aplicar cuando Henry Ford comenzó a producir coches en cadena. Simplemente, los analizamos con mayor precisión mediante paneles de KPI especializados. A continuación, le ofrecemos algunos KPI de ejemplo sobre el sector de la fabricación para Operations Managers:

Rendimiento. Este es uno de los KPI de operaciones más básicos del sector. Mide el índice de producción de una máquina, línea o planta a lo largo de un período de tiempo determinado, lo que ayuda a los departamentos de operaciones a calcular su capacidad para cumplir los plazos de producción.
Rendimiento de la primera pasada. Todos los responsables del sector conocen bien esta métrica de operaciones, que mide el porcentaje de productos sometidos al proceso de fabricación producidos, a la primera, conforme a las especificaciones, sin precisar ningún tipo de modificación ni descarte.
Previsión de demanda. Aunque la mayoría no somos capaces de adivinar el porvenir con una bola de cristal, los departamentos de operaciones realizan predicciones a menudo para intentar calcular la demanda a la que deberán enfrentarse en el futuro. Las empresas usan esta métrica de operaciones para calcular la cantidad de materias primas que necesitarán para satisfacer la futura demanda de sus clientes.
Tiempo de cambio. Este valor puede hacer referencia a distintos procedimientos operativos para los Operations Managers, aunque básicamente representa el tiempo necesario para pasar de una tarea a otra. Como ejemplos habituales, podemos citar el cambio de productos en una línea de producción o de personal al finalizar un turno.
Ritmo de producción: esta métrica de operaciones representa el tiempo máximo que se puede dedicar a fabricar un producto para cumplir los plazos de producción. Los Operations Managers usan este valor junto con otras métricas para determinar si deben aceptar pedidos o no.
Tiempo de inactividad de máquina: generalmente, podemos asociar los tiempos de inactividad a reparaciones necesarias de los equipos. Sin embargo, esta métrica en realidad combina los tiempos de inactividad programados y los que no lo son. Los departamentos de operaciones suelen usarla para determinar cuándo deben reemplazarse los recursos.
Tiempo de ciclo: esta métrica de rendimiento hace un seguimiento del tiempo medio necesario para fabricar un producto. Se puede aplicar a un producto completo o a sus distintos componentes. En este último caso, constituye una herramienta muy útil para optimizar la producción y obtener mayor eficiencia.

Es probable que, llegados a este punto, sienta un ligero agobio al pensar en tantos KPI. Es normal. La mayoría de las personas usan cuadros de mandos especializados para administrar los KPI y los datos con mayor facilidad.

5 Things Not to do When Choosing a KPI Reporting Tool

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Cómo optimizar la creación de informes con cuadros de mandos de operaciones

Por lo general, los departamentos de operaciones y los Operations Managers deben hacer un seguimiento de muchos KPI diferentes a la hora de investigar los distintos aspectos de sus empresas. La mayoría de las compañías implementan algún tipo de software de ERP para gestionar grandes cantidades de datos, aunque las funciones y las interfaces de estos sistemas no siempre son las mejores. Por ello, insightsoftware ha diseñado un software de creación de informes especializado compatible con prácticamente todos los sistemas de ERP, que utiliza los datos para crear cuadros de mandos KPI personalizados. El cuadro de mandos de operaciones puede ayudarlo a optimizar sus informes con las siguientes funciones:

Recopilación de datos automática: el volcado de datos masivo ya es cosa del pasado. Nuestras soluciones de creación de informes están diseñadas para integrarse en su sistema de ERP y recopilar datos automáticamente en tiempo real.
Datos centralizados: a través de la recopilación automática, nuestras soluciones de cuadro de mandos consolidan todos los datos en una ubicación central de fácil acceso.
Plantillas prediseñadas de KPI e informes: nuestro software tiene integradas plantillas de creación de informes financieros y cuadros de mandos KPI muy fáciles de usar para que no tenga que dedicar tiempo a configurarlas.
Generación de informes instantáneos: las soluciones de creación de informes de insightsoftware se han desarrollado teniendo en cuenta la interfaz de usuario y la facilidad de uso. Súmele las ventajas de la recopilación de datos automática y las plantillas prediseñadas y podrá obtener informes actualizados simplemente haciendo clic en un botón.

KPI de operaciones para departamentos de distribución

La distribución, la cadena de suministro y la logística son algunos de los aspectos más importantes de la administración empresarial. No obstante, también plantean algunas de las dificultades más complejas. Para que le resulte más sencillo supervisarlos, hemos creado una lista muy completa con ejemplos de KPI de operaciones que deberían aplicarse en el sector de la distribución:

Porcentaje de pedidos perfectos: a nadie le gusta recibir pedidos con errores ni tampoco enviarlos, ya que, en este último caso, pueden traducirse en costes extra y clientes insatisfechos. Este KPI de operaciones compara el número de pedidos perfectos que se envían desde un almacén con el número total de pedidos.
Precisión en la preparación de pedidos: este KPI de operaciones está pensado para reducir los errores del proceso de recogida y empaquetado. Compara el número de pedidos que se han preparado correctamente con el número total de pedidos. Las tareas de preparación manual van desapareciendo en la medida en que la tecnología avanza. Hoy en día, la preparación de los pedidos está robotizada en su mayoría, lo que promueve el incremento continuado de esta métrica en el sector de la distribución.
Costes por mantenimiento de inventario: como Operations Manager, ¿es consciente de los costes por mantenimiento de inventario de cada uno de sus almacenes? Los departamentos de operaciones ignoran en ocasiones esta métrica porque supervisarla puede ser todo un reto. Para calcularla, debe sumar el alquiler, los suministros, los salarios, el coste de oportunidad, los costes de inventario y los seguros.
Entrega puntual: el nombre de este KPI de operaciones lo dice todo. Compara el número de entregas realizadas a los clientes a su debido tiempo con el número total de entregas. Muchos departamentos de operaciones del sector de la distribución supervisan este KPI porque indica de forma global hasta qué punto funciona correctamente la red de distribución.
Índice de utilización de la puerta de carga: a la hora de analizar una red de distribución, es necesario revisar todos los aspectos, y uno de ellos es este índice. Esta métrica de operaciones mide con qué eficacia se utilizan las puertas de carga. Si la cifra es baja, significa que hay más puertas y espacio de almacenamiento de los necesarios. Un resultado que fluctúa de forma significativa puede indicar que debería mejorarse la administración de las flotas.
Uso del espacio: un componente clave de la red de distribución de todas las empresas es el almacén. ¿Cómo ha optimizado sus instalaciones? Esta métrica mide la cantidad de espacio que ocupa el inventario respecto al espacio total disponible. ¿Qué puede hacer si se queda sin espacio? Le ofrecemos las claves con la siguiente métrica.
Productividad de almacenamiento: el KPI de operaciones anterior medía el uso de las superficies disponibles en el suelo, lo que resulta muy útil. Sin embargo, los almacenes pueden ser construcciones bastante altas por motivos obvios. Esta métrica compara el volumen del inventario con la superficie útil de suelo disponible para averiguar si podemos aumentar la productividad disponiendo el almacenamiento en altura. Es una de las métricas más importantes para los Warehouse Operations Managers.
Tiempo de ciclo de recepción: esta métrica también nos permite medir la optimización del almacén, ya que supervisa el tiempo medio que requiere para procesar una entrega.
Uso de los activos de la flota: la utilización de la flota es uno de los aspectos más importantes de la distribución. El objetivo de los Operations Managers es garantizar que las flotas se utilicen hasta su capacidad máxima. Este indicador de rendimiento de operaciones puede ayudar a reducir el coste de capital de una empresa o indicar cuándo se requiere capital para ampliar una flota.

Los equipos de distribución son los responsables de garantizar que los clientes reciban sus productos, ¿pero cómo pueden descubrir sus productos los clientes? ¿Cómo consigue nuevos compradores? Aquí es donde entran los departamentos de marketing.

KPI de operaciones para los departamentos de marketing

Muchas empresas realizan inversiones exorbitantes en marketing, ¿pero cómo pueden saber si las campañas están funcionando? Creemos que los KPI de marketing que indicamos a continuación son los más importantes para los Operations Managers:

Coste por clic (CPC): el rendimiento de sus acciones de marketing se puede medir de muchas formas. La métrica de rendimiento CPC se usa para comparar la rentabilidad de distintas campañas en línea.
Coste por adquisición (CPA): aunque es importante determinar el número de clics que generan las campañas, no es un dato suficiente para valorar la eficacia de las acciones. Este KPI de operaciones analiza únicamente cuántos clientes nuevos ha conseguido una campaña y a qué coste.
Retorno del gasto publicitario: la mayoría de las empresas dedican grandes presupuestos de marketing a aumentar sus cuotas de mercado o el reconocimiento de sus marcas, ¿pero hasta qué punto es eficaz el marketing? Esta métrica de operaciones compara los ingresos con el gasto en marketing para medir la eficacia de los departamentos de marketing.
Porcentaje de clientes originados desde marketing: los Operations Managers suelen usar esta métrica para valorar el rendimiento de sus departamentos de marketing. No obstante, lo mejor es combinar este KPI con la métrica de retorno del gasto publicitario. Así podrá analizar de forma detallada el rendimiento de su publicidad.
Tasa de conversión de clientes potenciales: ¿consigue convertir a sus clientes potenciales en clientes de pago? Este KPI de operaciones hace un seguimiento del número de clientes potenciales que se convierten en clientes de pago, lo que permitirá determinar la eficacia del embudo.

En esta publicación hemos compartido una lista de KPI muy extensa, y no pasa nada si no los recuerda todos. No obstante, le convendría recordar cuáles pueden resultar relevantes para su sector y cómo puede hacerles un seguimiento con software de business intelligence (BI). Si tiene alguna pregunta sobre este software o los cuadros de mandos KPI, póngase en contacto con nosotros.