Voorbeelden van de 35 beste operationele KPI’s en maatstaven voor de rapportage over 2021

8 januari 2021

insightsoftware is a global provider of reporting, analytics, and performance management solutions, empowering organizations to unlock business data and transform the way finance and data teams operate.

Best Operational Kpis And Metrics For Managers In 2021 Blog

Wat is een operationele KPI?

Een operationele kernprestatie-indicator (KPI) of maatstaf is een discrete meting die een bedrijf doet om de efficiëntie van de dagelijkse bedrijfsvoering te bewaken en te evalueren. Aan de hand van deze operationele KPI’s kan de directie zien welke operationele strategieën effectief zijn en welke contraproductief.

Waarom jouw bedrijf operationele maatstaven zou moeten toepassen om concurrerend te blijven

De operationele afdeling heeft de ontmoedigende taak om de efficiëntie van de bedrijfsactiviteiten te verhogen om een zo hoog mogelijk bedrijfsresultaat te realiseren. Als je de operationele cijfers bijhoudt door het aantal vrachtwagens te tellen dat elke dag je fabriek verlaat of door te kijken hoeveel medewerkers er rondlopen, loop je waarschijnlijk achter op je concurrenten. Marktleiders maken gebruik van KPI’s en KPI-dashboards om de efficiëntie in real time te meten. Daardoor kan de directie snel weloverwogen beslissingen nemen die ondersteund worden door gegevens. In dit artikel bespreken we welke KPI’s het operationele team zou moeten gebruiken om de prestaties van de volgende afdelingen in de gaten te houden:

Financiën
Personeelszaken
Productie
Distributie
Marketing

Financiële KPI’s voor de operationeel manager

Hoewel operationeel managers en afdelingen zich over het algemeen bezighouden met het verhogen van de efficiëntie van de dagelijkse activiteiten, zijn hun inspanningen vaak direct terug te zien in financiële prestatiecijfers. Daarom hebben wij een lijst samengesteld van voorbeelden van KPI’s voor operationeel managers die zich verdiepen in de financiën van een bedrijf:

Omloopsnelheid van debiteuren – Deze operationele maatstaf wordt gebruikt om te kwantificeren hoe effectief een onderneming haar vorderingen int. Financieel en operationeel managers gebruiken deze maatstaf vaak als een belangrijke indicator voor de marktomstandigheden.
Debiteurentermijn (Days Sales Outstanding, DSO) – Wanneer je echt moet inzoomen op je accounts om erachter te komen welke klanten hun rekeningen niet betalen, moet je de DSO bijhouden. Deze maatstaf meet het gemiddelde aantal dagen dat een klant nodig heeft om na een aankoop te betalen. Deze maatstaf wordt gebruikt om de kwaliteit van klanten te bepalen en helpt bij het bepalen met welke klanten je in de toekomst zaken wilt blijven doen.
Operationele kasstroom – Het is te verwachten dat de meeste ondernemingen winstgevend zijn in hun activiteiten. Als dat niet zo is, heeft een onderneming weinig kans om te overleven. Deze operationele KPI houdt bij hoeveel kasstroom wordt gegenereerd uit de dagelijkse bedrijfsactiviteiten.
Quick ratio – De quick ratio is een financiële maatstaf waarmee elke operationeel manager bekend zou moeten zijn. Deze wordt gebruikt om snel de financiële gezondheid van een bedrijf te controleren door te bepalen in hoeverre het in staat is om zijn kortetermijnverplichtingen onmiddellijk te dekken.
Omloopsnelheid crediteuren – Betaal jij je rekeningen altijd op tijd? De meeste mensen proberen dat te doen, net zoals ook bedrijven moeten proberen hun leveranciers op tijd te betalen. Deze operationele prestatie-indicator houdt bij hoe vaak een bedrijf in een bepaalde periode zijn crediteuren afbetaalt. Een hoger getal geeft aan dat een bedrijf tijdig aan zijn verplichtingen voldoet.
Tegeldemakingscyclus (Cash Conversion Cycle, CCC) – De meeste operationeel managers houden de CCC-maatstaf in de gaten omdat die aangeeft hoe lang een bedrijf er over doet om de investering in voorraad weer om te zetten in geld uit de verkoop van die voorraad. Deze KPI is samengesteld uit drie andere KPI’s: wachttijd voorraad, debiteurentermijn en schuldendagen.
Operationele winstmarge – De operationele winstmarge gaat uit van de netto-omzet en trekt hier de COGS en de bedrijfskosten van af. Deze geeft een betere indicatie van de winstgevendheid van het bedrijf, aangezien deze rekening houdt met de bedrijfskosten.

Nettowinstmarge – De nettowinstmarge is wat er onder de streep op de resultaatrekening overblijft. Deze geeft aan hoeveel geld het bedrijf heeft verdiend na aftrek van alle kosten en het vergeleken te hebben met de inkomsten. Dit is waarschijnlijk één van de belangrijkste maatstaven voor operationeel managers om de financiële gezondheid van een bedrijf te bepalen.

Het is belangrijk om je financiële ratio’s altijd te onderzoeken en te verbeteren, maar je hoeft er niet door geobsedeerd te raken. Een ander, even belangrijk, element voor de onderneming is je personeel.

Whitepaper: Rapportages vergelijken & BI Solutions

Download Now

Operationele personeelszaken-maatstaven

Medewerkers zijn de ruggengraat van elke onderneming. Je ideeën kunnen nog zo goed zijn, maar zonder een team om ze te realiseren blijven ideeën dromen. Daarom is het belangrijk om inzicht te krijgen in de stemming onder je medewerkers en hoe zij presteren. Hier vind je een aantal KPI’s voor operationeel managers:

Ziekteverzuimpercentage – Hoeveel dagen per jaar melden je medewerkers zich ziek of missen ze diensten? Aan de hand van deze operationele maatstaf identificeer je minder betrokken medewerkers op de werkvloer sneller en kun je ze weer motiveren. Betrokken medewerkers werken over het algemeen harder, blijven langer in dienst en dragen bij aan een goede werksfeer.
Overuren – Afhankelijk van jouw situatie kan overwerk iets goeds zijn omdat het meer loon betekent, terwijl het voor anderen gewoon meer uren werken betekent voor hetzelfde loon. Deze operationele prestatie-indicator is de moeite waard om te volgen om te zien of er medewerkers zijn die overwerkt zijn of die vaak werk van collega’s moeten overnemen.
Bezettingsgraad – Zijn jouw medewerkers altijd aan het werk? Of moeten ze wachten op werk? Voeren ze onbetaalde opdrachten uit? De bezettingsgraad geeft aan hoeveel werk een medewerker daadwerkelijk uitvoert, waarmee de onderneming geld verdient. Dit is een belangrijke maatstaf voor professionele dienstverleners en consultancybureaus.
Tevredenheid medewerkers – Tevreden medewerkers werken harder. Het is natuurlijk onmogelijk dat elke medewerker altijd gelukkig is, maar het is belangrijk dat medewerkers enquêtes invullen en aangeven wat ze leuk vinden op het werk en waarover ze ontevreden zijn. Dit is cruciale informatie voor Personeelszaken en Operationele zaken.
Personeelsverloop – De snelheid waarmee medewerkers moeten worden vervangen, kan per branche of zelfs per bedrijf in dezelfde branche fluctueren. Maar uiteindelijk is het wel van belang om te doorgronden waarom mensen moeten worden vervangen. Deze operationele maatstaf kan meestal het best in combinatie met de KPI voor medewerkerstevredenheid worden geanalyseerd.
Respons op openstaande vacatures – Met deze operationele kernprestatie-indicator kan worden geëvalueerd hoe goed vacatures bij de beoogde doelgroep terechtkomen en worden ontvangen. Dit wordt gemeten door het aantal gekwalificeerde sollicitanten te vergelijken met het totale aantal sollicitanten.

Het maakt niet uit in welke branche je actief bent, goed personeel aannemen is van essentieel belang. Maar stel dat je een deel van je personeel zou kunnen vervangen door robots? De industriële sector evolueert voortdurend in de richting van automatisering en stapt steeds meer af van handwerklieden.

Operationele kernprestatie-indicatoren voor de productie

De industriële sector is sinds de industriële revolutie voortdurend in ontwikkeling. De KPI’s die van toepassing waren toen Henry Ford met de productie van auto’s begon, zijn echter grotendeels dezelfde als die we vandaag de dag toepassen. We volgen ze alleen met grotere precisie en nauwkeurigheid met behulp van gespecialiseerde KPI-dashboards. We noemen hier wat voorbeeld-KPI’s voor operationeel managers in de industriële sector:

Doorstroom – Dit is een van de meest elementaire operationele KPI’s voor de industriële sector. Hiermee wordt de productiesnelheid van een machine, lijn of fabriek over een bepaalde periode gemeten. Aan de hand daarvan kan de operationele afdeling beter bepalen of ze de productiedeadlines halen.
First Pass Yield – Elke manager in de industriële sector zal deze operationele maatstaf kennen. Hiermee wordt gemeten welk percentage producten conform specificatie in één keer door het fabricageproces komt, zonder dat er extra werk aan verbonden is (of producten worden afgedankt).
Vraagvoorspelling – De meeste mensen hebben geen glazen bol waarmee ze in de toekomst kunnen kijken, maar operationele afdelingen proberen vaak wel de toekomstige vraag in te schatten met behulp van prognoses. Deze operationele maatstaf wordt door bedrijven gebruikt om te schatten hoeveel grondstoffen ze nodig hebben om aan de toekomstige vraag van klanten te kunnen voldoen.
Omschakeltijd – Voor een operationeel manager kan omschakeltijd een aantal verschillende operationele procedures inhouden. Het houdt echter in wezen de tijd in die nodig is om van de ene taak op de andere over te schakelen. Veelvoorkomende voorbeelden hiervan zijn wisseling van producten op een productielijn of van personeel tijdens een ploegenwissel.
Takt Time – Met deze operationele maatstaf wordt de maximale tijd gemeten die kan worden besteed aan de productie van een product zonder de productiedeadline te missen. Operationeel managers gebruiken deze maatstaf in combinatie met andere maatstaven om te bepalen of ze een order moeten aannemen.
Machine-uitval percentage – De meeste mensen associëren uitval met een machine die gerepareerd moet worden, maar deze operationele maatstaf is in feite een combinatie van zowel geplande uitval als ongeplande uitval. Deze maatstaf wordt vaak toegepast door de operationele afdeling om te bepalen wanneer activa aan vervanging toe zijn.
Cyclustijd – De prestatiemaatstaf cyclustijd houdt de gemiddelde tijd bij die nodig is om een product te produceren. Deze maatstaf kan worden toegepast op een volledig product of de afzonderlijke onderdelen van een product. Wanneer je deze KPI op de onderdelen toepast, wordt het een krachtig hulpmiddel om de productie te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen.

Je voelt je nu waarschijnlijk nogal overweldigd door al die KPI’s. Dat is normaal. De meeste mensen gebruiken gespecialiseerde dashboards waarmee ze hun KPI’s en gegevens kunnen beheren.

5 Things Not to do When Choosing a KPI Reporting Tool

View Guide Now

Hoe een Dashboard voor operationele processen je rapportage kan stroomlijnen

Operationeel managers en operationele afdelingen hebben doorgaans veel verschillende KPI’s die ze moeten bijhouden om alle aspecten van een bedrijf te kunnen analyseren. De meeste bedrijven implementeren een vorm van ERP-software om grote hoeveelheden gegevens bij te kunnen houden, maar die ERP’s hebben niet altijd de beste functies of interface. Daarom heeft insightsoftware gespecialiseerde rapportagesoftware ontwikkeld die compatibel is met bijna elke ERP en de gegevens gebruikt om aangepaste KPI-dashboards te maken. We noemen een aantal manieren waarop een dashboard voor operationele processen je rapportage kan stroomlijnen:

Geautomatiseerde gegevensverzameling – De tijd van massaal gedumpte informatie is voorbij. Onze rapportageoplossingen zijn gebouwd om visueel aan te sluiten op uw bestaande ERP en automatisch in real time gegevens te verzamelen.
Gecentraliseerde gegevens – Onze dashboardoplossingen verzamelen automatisch al je gegevens en consolideren deze op een centrale plek voor snelle toegang.
Kant-en-klare sjablonen voor KPI’s en rapportage – Onze software wordt geleverd met out-of-the-box, kant-en-klare KPI-dashboards en sjablonen voor financiële rapportage, zodat je geen tijd hoeft te verspillen aan het opzetten ervan.
Direct genereren van rapporten – de rapportageoplossingen van insightsoftware zijn ontwikkeld voor gebruiksgemak en met een gebruikersinterface. Koppel dit aan automatische gegevensverzameling en kant-en-klare sjablonen en je krijgt met één druk op de knop actuele rapporten.

Operationele KPI’s voor het distributieteam

Distributie, toeleveringsketen en logistiek zijn een aantal van de meest fundamentele aspecten van het runnen van een bedrijf. Maar we zien duidelijk dat dit ook de meest complexe aspecten zijn. Om dit in de gaten te kunnen houden, hebben wij een uitgebreide lijst met voorbeelden van operationele KPI’s opgesteld die op de distributiesector moeten worden toegepast:

Percentage perfecte orders – Niemand vindt het leuk om een order te ontvangen waar een fout in zit. De afzender is daar ook niet blij mee omdat dit extra kosten en een ontevreden klant betekent. Deze operationele KPI vergelijkt het aantal perfecte orders dat vanuit een magazijn wordt verstuurd en vergelijkt dit met het totale aantal orders.
Accuratesse in het orderpicken – Deze operationele KPI heeft als doel het aantal fouten te verminderen dat wordt veroorzaakt tijdens het verzamel- en verpakkingsproces. Hiermee wordt het aantal correct verzamelde orders vergeleken met het totale aantal orders. Met de ontwikkeling van de technologie is handmatig verzamelen verdwenen. Het verzamelen wordt nu grotendeels door robots gedaan, waardoor deze maatstaf binnen de hele distributiesector gestaag verbetert.
Voorraadopslagkosten – Ben je als operationeel manager op de hoogte van de voorraadopslagkosten in al je magazijnen? Dit wordt door operationele afdelingen vaak overgeslagen, aangezien het lastig kan zijn om deze KPI te volgen. De voorraadkosten worden berekend door huur, nutsvoorzieningen, salarissen, opportuniteitskosten, voorraadkosten en verzekering bij elkaar op te tellen.
Tijdige levering – De naam voor deze operationele KPI dekt de lading helemaal. Hiermee wordt het aantal leveringen dat op tijd bij de klant is afgeleverd vergeleken met het totale aantal leveringen. Veel operationele afdelingen in de distributiesector houden deze KPI bij, omdat deze een algemene indicatie geeft van hoe goed het distributienetwerk functioneert.
Gebruikspercentage dockdeuren – Wanneer je een distributienetwerk analyseert, moet elk aspect worden onderzocht. Eén van deze aspecten is het gebruikspercentage van de dockdeuren. Deze operationele maatstaf meet hoe efficiënt de dockdeuren worden gebruikt. Een laag percentage kan erop wijzen dat er meer dockdeuren en magazijnruimte was dan nodig, terwijl een sterk fluctuerend percentage erop kan wijzen dat het wagenparkbeheer verbeterd moet worden.
Ruimtegebruik – Een essentiële component van elk distributienetwerk is het magazijn. Hoe optimaliseer je een gebouw? De maatstaf voor het ruimtegebruik meet de hoeveelheid ruimte die de voorraad inneemt in verhouding tot de totaal beschikbare ruimte. Maar wat doe je als je geen plek meer hebt? Kijk naar de volgende maatstaf om dat uit te vinden.
Opslagproductiviteit – Onze laatste operationele KPI meet het gebruik van de vloeroppervlakte, wat natuurlijk nuttig is maar het is duidelijk dat magazijnen vrij hoge gebouwen kunnen zijn. Met deze maatstaf wordt de omvang van de voorraad vergeleken met het vloeroppervlak, waardoor je de productiviteit kunt verbeteren door hoger te stapelen. Dit is één van de belangrijkste maatstaven voor magazijnbeheerders.
Cyclustijd van binnenkomende orders – Een andere manier waarop magazijnoptimalisatie wordt gemeten is via de maatstaf cyclustijd van binnenkomende orders. Deze operationele kernprestatie-indicator bewaakt de gemiddelde tijd die het magazijn nodig heeft om een levering te verwerken.
Gebruik van wagenparkactiva – De inzet van je wagenpark is een van de belangrijkste aspecten van distributie. Operationeel managers zorgen er graag voor dat hun wagenpark optimaal wordt benut. Deze operationele prestatie-indicator kan de vermogenskosten van een bedrijf helpen drukken en/of een indicatie geven wanneer vermogen moet worden aangesproken om het wagenpark uit te breiden.

Het distributieteam speelt een belangrijke rol bij het zorgen dat klanten hun producten krijgen. Maar hoe kunnen klanten van het bestaan van je producten weten? Hoe krijg je nieuwe klanten? Daarvoor heb je de marketingafdeling nodig.

Operationele KPI’s voor de marketingafdeling

Veel bedrijven geven exorbitante bedragen uit aan marketing, maar hoe weten ze of de campagnes ook werken? Wij zijn van mening dat dit de belangrijkste marketing-KPI’s zijn voor operationeel managers:

Kosten per klik (Cost-Per-Click, CPC) – Je operationele marketingprestaties kunnen op veel verschillende manieren worden gemeten. De prestatiemaatstaf CPC wordt gebruikt voor het vergelijken van de kosteneffectiviteit van verschillende onlinecampagnes.
Kosten per acquisitie (Cost-Per-Acquisition, CPA) – Hoewel het belangrijk is om te zien hoe vaak er op jouw campagne wordt geklikt, zie je daarmee niet echt hoe effectief de campagne is geweest. De operationele KPI CPA kijkt alleen naar hoeveel nieuwe klanten je campagne heeft opgeleverd en de kosten die daarmee gepaard gingen.
Rendement op reclame-uitgaven – De meeste bedrijven zijn afhankelijk van een groot budget voor marketing om hun marktaandeel te vergroten of merkbekendheid te krijgen, maar hoe effectief is de marketing? Met deze operationele maatstaf worden de inkomsten vergeleken met de marketinguitgaven om de effectiviteit van je marketingafdeling te meten.
Percentage door marketing geworven klanten – Operationeel managers gebruiken deze maatstaf vaak om de prestaties van de marketingafdeling te meten. Deze marketing-KPI kan echter het best worden gebruikt in samenhang met de maatstaf rendement op reclame-uitgaven. Door deze twee operationele maatstaven te combineren, kun je inzoomen op het rendement van je reclame.
Percentage omzetting leads – Zet jij potentiële klanten om in betalende klanten? Deze operationele KPI houdt bij hoeveel leads worden omgezet in betalende klanten, zodat je de doeltreffendheid kunt zien.

Deze lijst van KPI’s die we in dit artikel hebben behandeld, was vrij uitgebreid en je hoeft ze niet allemaal te onthouden. Maar je moet wel proberen te onthouden welke operationele KPI’s relevant zijn voor jouw branche en hoe je ze efficiënt kunt volgen met business intelligence software. Als je vragen hebt over BI-software of KPI-dashboards, neem dan contact met ons op!