35 KPI opérationnels pour l’élaboration des rapports financiers

8 janvier 2023

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Qu’est-ce qu’un KPI opérationnel ?

Un indicateur clé de performance (KPI) ou métrique opérationnel est une mesure discrète permettant à une entreprise de suivre et d’évaluer l’efficacité de ses opérations courantes. Ces KPI opérationnels permettent à la direction d’identifier les stratégies opérationnelles qui sont efficaces, et celles qui entravent la croissance de l’entreprise.

Pourquoi votre entreprise devrait utiliser les métriques opérationnelles pour rester compétitive

Le service des opérations a la lourde tâche d’accroître l’efficacité de l’entreprise afin de dégager le bénéfice d’exploitation le plus élevé possible. Si vous suivez vos métriques opérationnelles en comptant le nombre de camions qui quittent votre usine chaque jour, ou en regardant le nombre d’employés qui travaillent, vous êtes probablement en retard sur vos concurrents. Les entreprises de pointe utilisent les indicateurs clés de performance (KPI) et les tableaux de bord des KPI pour mesurer leur efficacité en temps réel. Cela permet à la direction de prendre rapidement des décisions éclairées, basées sur des données. Cet article traite des KPI sur lesquels les équipes d’exploitation devraient s’appuyer pour suivre les performances des services suivants de l’entreprise :

Service des finances
Service des ressources humaines
Service de la production
Service de la distribution
Service du marketing

Les indicateurs de performance opérationnelle destinés aux directeurs des opérations

Alors que les directeurs des opérations et les services des opérations s’efforcent généralement d’accroître l’efficacité des opérations courantes, leurs efforts sont souvent directement visibles à travers les indicateurs de performance financière. C’est la raison pour laquelle nous avons dressé une liste d’exemples de KPI destinés aux directeurs des opérations qui examinent les données financières d’une entreprise :

Ratio de rotation des comptes clients – Cette métrique opérationnelle permet de quantifier la capacité d’une entreprise à recouvrer ses créances. Les directeurs financiers et des opérations ont souvent recours à cette métrique comme indicateur principal des conditions du marché.
Nombre de jours de recouvrement des créances – Lorsque vous avez vraiment besoin d’examiner en profondeur vos comptes clients pour savoir quels clients ne règlent pas leurs factures, vous devez analyser le nombre de jours de recouvrement de créances. Cette métrique permet de suivre le nombre de jours qu’il faut en moyenne à un client pour régler ses achats. Cette métrique permet de déterminer la qualité des clients, ce qui vous aide à décider avec quels clients vous souhaitez continuer à traiter à l’avenir.
Flux de trésorerie d’exploitation – Vous vous attendez à ce que la plupart des entreprises soient rentables dans leurs activités. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise ne restera pas très longtemps en activité. Ce KPI opérationnel permet de déterminer le montant du flux de trésorerie généré par les opérations courantes de l’entreprise.
Ratio de liquidité immédiate – Le ratio de liquidité immédiate est une métrique financière que tout directeur des opérations doit connaître. Il permet de vérifier rapidement la santé financière d’une entreprise en déterminant sa capacité à payer immédiatement ses dettes à court terme.
Ratio de rotation des comptes fournisseurs – Payez-vous toujours vos factures à temps ? La plupart des gens essaient de le faire. Il en va de même pour les entreprises qui doivent essayer de payer leurs fournisseurs à temps. Cet indicateur de performance opérationnelle permet de savoir à quelle fréquence une entreprise règle ses dettes envers ses fournisseurs sur une période donnée. Un ratio plus élevé indique que l’entreprise paie ses dettes à temps.
Cycle de conversion de l’encaisse – La plupart des directeurs des opérations suivent l’évolution de la métrique du cycle de conversion de l’encaisse, car elle indique le temps nécessaire à une entreprise pour convertir son investissement dans les stocks en liquidités provenant de la vente desdits stocks. Ce KPI est composé de trois autres KPI : le nombre de jours de stock en cours, le nombre de jours de recouvrement des créances et le nombre de jours de crédit obtenu auprès des fournisseurs.
Marge d’exploitation – La marge d’exploitation s’obtient en soustrayant du chiffre d’affaires net le coût des marchandises vendues et les coûts d’exploitation. Elle donne une meilleure indication de la rentabilité de l’entreprise car elle tient compte des coûts d’exploitation.

Marge nette – La marge nette est la dernière ligne du compte de résultat. Elle représente la somme d’argent que l’entreprise a gagnée après avoir soustrait tous les coûts et la compare au chiffre d’affaires. Il s’agit probablement de l’une des métriques les plus importantes pour les directeurs des opérations car elle permet de déterminer la santé financière d’une entreprise.

Il est important de toujours essayer d’améliorer vos ratios financiers, mais cela ne signifie pas que vous devez en être obsédé. Un autre élément tout aussi important de l’entreprise est votre personnel.

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Métriques opérationnelles relatives à la gestion des ressources humaines

Les employés sont l’épine dorsale de toute entreprise. Vous pouvez avoir les meilleures idées, mais sans une équipe pour les mettre en œuvre, ces idées ne resteront que des rêves. Il est donc important de comprendre le sentiment de votre personnel et ses performances. Voici quelques KPI relatifs à la gestion des ressources humaines destinés aux directeurs des opérations :

Taux d’absentéisme – Combien de jours par an vos employés se déclarent-ils malades ou s’absentent-ils tout simplement de leur travail ? Cette métrique opérationnelle permet d’identifier les employés qui sont peu motivés au travail afin que vous puissiez les motiver à nouveau. Les employés motivés ont tendance à travailler plus dur, restent plus longtemps et contribuent au renforcement de la culture du lieu de travail.
Heures supplémentaires – Selon votre situation, les heures supplémentaires peuvent être une bonne chose car elles signifient un salaire plus élevé, alors que pour d’autres, elles peuvent simplement signifier de plus longues heures pour le même salaire. Cet indicateur de performance opérationnelle vaut la peine d’être suivi pour identifier les personnes qui peuvent être débordées ou qui doivent donner un coup de main à leurs collègues.
Ratio d’utilisation – Vos employés travaillent-ils en permanence ? Ou attendent-ils du travail ? Se consacrent-ils à des tâches non facturables ? Le ratio d’utilisation permet de savoir dans quelle mesure un employé travaille réellement pour faire gagner de l’argent à l’entreprise. Il s’agit d’une métrique importante pour les entreprises prestataires de services professionnels et les cabinets de conseil.
Satisfaction des employés – Les employés heureux travaillent davantage. Il est évidemment impossible que tous les employés soient heureux tout le temps, mais il est important de demander aux employés de remplir des enquêtes et d’exprimer ce qu’ils apprécient au travail et ce dont ils sont mécontents. Il s’agit d’informations capitales pour les services des RH et des opérations.
Taux de rotation des employés – Le pourcentage d’employés devant être remplacés peut varier d’un secteur à un autre, voire d’une entreprise à une autre dans le même secteur. Toutefois, il est important, en fin de compte, de comprendre pourquoi les employés doivent être remplacés. Cette métrique opérationnelle est souvent mieux analysée conjointement avec le KPI de la satisfaction des employés.
Réponse aux offres d’emploi – Cet indicateur clé de performance opérationnelle permet d’évaluer dans quelle mesure les offres d’emploi sont diffusées et adaptées au public visé. Il est mesuré en comparant le nombre de candidats qualifiés au nombre total de candidats ayant postulé.

Quel que soit votre secteur d’activité, il est essentiel d’embaucher du personnel compétent. Mais que se passerait-il si vous pouviez remplacer une partie de votre personnel par des robots ? L’industrie manufacturière adopte continuellement l’automatisation et s’éloigne du travail manuel.

Indicateurs clés de performance opérationnelle de l’industrie manufacturière

L’industrie manufacturière est en constante évolution depuis la révolution industrielle. Cependant, la plupart des KPI utilisés à l’époque où Henry Ford a commencé à fabriquer des voitures sont les mêmes que ceux que nous utilisons aujourd’hui. Nous les suivons simplement avec une plus grande précision et exactitude en utilisant des tableaux de bord de KPI spécialisés. Voici quelques exemples de KPI destinés aux directeurs des opérations dans l’industrie manufacturière :

Taux de production – Il s’agit de l’un des KPI opérationnels les plus importants dans l’industrie manufacturière. Il permet de mesurer le taux de production d’une machine, d’une ligne ou d’une usine sur une période donnée. Cela permet au service des opérations de connaître sa capacité à respecter les délais de production.
Rendement de premier passage – Tout gestionnaire de l’industrie manufacturière connaît cette métrique opérationnelle. Elle mesure le pourcentage de produits qui sont fabriqués conformément aux spécifications, sans qu’il soit nécessaire de les retravailler (ou de les mettre au rebut) dès la première étape du processus de fabrication.
Prévision de la demande – La plupart des gens ne peuvent pas lire l’avenir dans une boule de cristal, mais les services des opérations essaient souvent d’estimer la demande future à l’aide de prévisions. Cette métrique opérationnelle est utilisée par les entreprises pour évaluer la quantité de matières premières dont elles auront besoin pour répondre à la demande future des clients.
Temps de changement – En tant que directeur des opérations, le temps de changement peut se rapporter à un certain nombre de procédures opérationnelles différentes. Cependant, il représente fondamentalement le temps nécessaire pour passer d’une tâche à une autre. Des exemples courants sont le changement de produits sur une ligne de production ou le changement de personnel lors d’une rotation d’équipe.
Takt Time – Cette métrique opérationnelle indique le temps maximum pouvant être consacré à la fabrication d’un produit tout en respectant le délai de production. Les directeurs des opérations l’utilisent conjointement avec d’autres métriques pour déterminer s’ils doivent accepter une commande.
Temps d’arrêt des machines – La plupart des gens associent le temps d’arrêt à une machine qui doit être réparée, mais cette métrique opérationnelle combine en fait les temps d’arrêt planifiés et les temps d’arrêt non planifiés. Cette métrique est souvent utilisée par le service des opérations pour déterminer quand les actifs doivent être remplacés.
Temps de cycle – La métrique de performance du temps de cycle permet de suivre le temps moyen nécessaire pour fabriquer un produit. Cette métrique est applicable à un produit complet, ou à chacun des composants individuels d’un produit. Lorsqu’elle est appliquée aux composants, elle devient un outil très puissant pour rationaliser la production et augmenter l’efficacité.

Vous vous sentez probablement un peu dépassé par les KPI à ce stade. C’est normal. La plupart des entreprises utilisent des tableaux de bord spécialisés pour les aider à gérer leurs KPI et leurs données.

5 choses à éviter lors du choix d'un outil de reporting KPI

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Comment un tableau de bord des opérations peut rationaliser vos rapports financiers

Les directeurs des opérations et les services des opérations doivent généralement suivre un grand nombre de KPI différents car ils étudient tous les aspects de l’entreprise. La plupart des entreprises utilisent une sorte de progiciel de gestion intégré pour suivre de grandes quantités de données, mais ces progiciels ne disposent pas toujours des meilleures fonctionnalités ou interfaces. C’est la raison pour laquelle insightsoftware a créé un logiciel spécialisé pour la production de rapports financiers qui est compatible avec presque tous les progiciels de gestion intégrés et qui se base sur les données pour créer des tableaux de bord de KPI personnalisés. Voici quelques-unes des façons dont un tableau de bord des opérations peut rationaliser votre système de production de rapports financiers :

Collecte automatisée des données – L’époque des copies massives de données est révolue. Nos solutions d’élaboration des rapports financiers sont conçues pour s’intégrer parfaitement à votre progiciel de gestion intégré existant et collecter automatiquement les données en temps réel.
Données centralisées – Grâce à une collecte automatique approfondie, nos solutions de tableaux de bord consolident toutes vos données dans un emplacement central pour un accès facile.
Modèles de KPI et de rapports financiers préconçus – Notre logiciel est livré avec des tableaux de bord de KPI et des modèles de rapports financiers prêts à l’emploi, afin que vous ne perdiez pas votre temps à les configurer.
Génération instantanée de rapports financiers – Les solutions de production de rapports financiers d’insightsoftware ont été conçues pour être faciles à utiliser. Ajoutez à cela la collecte automatique de données et les modèles préconçus, et vous obtenez des rapports à jour en un seul clic.

KPI opérationnels destinés à l’équipe de distribution

La distribution, la chaîne d’approvisionnement et la logistique font partie des aspects les plus fondamentaux de la gestion d’une entreprise. Cependant, nous pouvons clairement voir que ce sont également certains des aspects les plus complexes. Afin de vous aider à surveiller cela, nous avons dressé une liste complète d’exemples de KPI opérationnels applicables au secteur de la distribution :

Taux de commande parfaite – Personne n’aime recevoir une commande erronée. L’expéditeur n’aime pas non plus cela car cela signifie qu’il peut faire face à des coûts supplémentaires et avoir un client mécontent. Ce KPI opérationnel permet de comparer le nombre de commandes parfaites expédiées depuis un entrepôt au nombre total de commandes.
Précision de la préparation des commandes – Ce KPI opérationnel permet de réduire les erreurs causées pendant le processus de préparation et d’emballage. Il permet de comparer le nombre de commandes correctement préparées au nombre total de commandes. Avec le développement de la technologie, la préparation manuelle des commandes a été abandonnée. La préparation des commandes est maintenant effectuée en grande partie par des robots, ce qui a entraîné une amélioration constante de cette métrique dans le secteur de la distribution.
Coûts de stockage – En tant que directeur des opérations, connaissez-vous les coûts de stockage de chacun de vos entrepôts ? Cette métrique est souvent négligée par les services opérationnels car elle peut être un peu difficile à suivre. Le coût de stockage est calculé en additionnant le loyer, les frais généraux, les salaires, le coût d’opportunité, le coût des stocks et les frais d’assurance.
Livraison à temps – Le nom de ce KPI opérationnel le décrit parfaitement. Il permet de comparer le nombre de livraisons effectuées à temps chez les clients au nombre total de livraisons. De nombreux services d’exploitation dans le secteur de la distribution suivent ce KPI car il donne une indication globale du bon fonctionnement du réseau de distribution.
Taux d’utilisation des portes de quai – Lorsque vous analysez un réseau de distribution, tous les aspects doivent être examinés. L’un de ces aspects est le taux d’utilisation des portes de quai. Cette métrique opérationnelle permet de mesurer l’efficacité de l’utilisation des portes de quai. Un taux faible peut indiquer qu’il y a plus de quais et d’espace d’entrepôt que nécessaire, tandis qu’un taux très fluctuant peut indiquer qu’une meilleure gestion de la flotte est nécessaire.
Utilisation de l’espace – L’entrepôt est un élément clé de tout réseau de distribution. Comment optimiser un bâtiment ? La métrique d’utilisation de l’espace permet de faire le rapport entre l’espace occupé par les stocks et l’espace total disponible. Mais que faites-vous lorsque vous manquez d’espace au sol ? Consultez la métrique suivante pour le savoir.
Productivité de l’entreposage – Le précédent KPI opérationnel permettait de mesurer l’utilisation de l’espace au sol, ce qui est utile, mais il est évident que les entrepôts peuvent être des bâtiments assez hauts. Cette métrique permet de comparer le volume des stocks à la surface au sol, ce qui signifie que vous obtiendrez une meilleure productivité en empilant plus haut. Il s’agit de l’une des métriques les plus importantes pour les responsables d’entrepôt.
Temps du cycle de réception – Une autre façon de mesurer l’optimisation de l’entrepôt est la mesure du temps du cycle de réception. Cet indicateur clé de performance opérationnelle permet de suivre le temps moyen qu’il faut pour traiter une livraison dans l’entrepôt.
Utilisation des actifs de la flotte – L’utilisation de votre flotte est l’un des aspects les plus importants de la distribution. Les directeurs des opérations aiment s’assurer que leurs flottes sont utilisées au mieux de leurs capacités. Cet indicateur de performance opérationnelle peut permettre de réduire les coûts d’investissement d’une entreprise et/ou d’indiquer le moment où des capitaux sont nécessaires pour agrandir la flotte.

L’équipe de distribution joue le rôle important qui consiste à s’assurer que les clients obtiennent leurs produits, mais comment les clients découvrent-ils vos produits ? Comment attirer de nouveaux clients ? C’est là que le service marketing intervient.

KPI opérationnels destinés au service marketing

De nombreuses entreprises dépensent des sommes exorbitantes dans le marketing, mais comment savent-elles si les campagnes sont efficaces ? Nous pensons que les KPI de marketing suivants sont essentiels pour les directeurs des opérations :

Coût par clic – La performance opérationnelle de votre stratégie de marketing peut être mesurée de plusieurs façons. La métrique de performance du coût par clic permet de comparer le rapport coût-efficacité de différentes campagnes en ligne.
Coût par action – Bien qu’il soit important de connaître le nombre de clics obtenus par votre campagne, cela ne montre pas vraiment l’efficacité de la campagne. Le KPI opérationnel du coût par action n’examine que le nombre de nouveaux clients que votre campagne vous a permis de gagner, et à quel coût.
Retour sur les dépenses publicitaires – La plupart des entreprises emploient d’importants budgets marketing pour augmenter leur part de marché ou faire connaître leur marque, mais quelle est l’efficacité de ce marketing ? Cette métrique opérationnelle permet de comparer les recettes aux dépenses de marketing afin de mesurer l’efficacité des actions menées par votre service marketing.
Pourcentage de clients issus du marketing – Les directeurs des opérations se basent souvent sur cette métrique pour évaluer les performances du service marketing. Toutefois, il est préférable d’utiliser ce KPI de marketing conjointement avec la métrique de retour sur les dépenses publicitaires. En combinant ces deux métriques opérationnelles, vous pouvez analyser en profondeur vos performances publicitaires.
Taux de conversion des prospects – Parvenez-vous à convertir des clients potentiels en clients acheteurs ? Ce KPI opérationnel permet de savoir combien de prospects sont convertis en clients acheteurs, ce qui vous permet de voir l’efficacité de votre entonnoir de vente.

La liste des KPI que nous avons évoqués dans la présente publication est assez longue, et si vous ne vous souvenez pas de tous, ce n’est pas grave. Cependant, vous devez essayer de vous souvenir des KPI opérationnels qui sont pertinents pour votre secteur et de la manière de les suivre efficacement à l’aide d’un logiciel d’efficacité opérationelle. Si vous avez des questions sur les logiciels de veille stratégique ou les tableaux de bord de KPI, n’hésitez pas à nous contacter !