Vanderlande erhält mit Longview Tax zentralisierte Daten und effiziente, automatisierte Prozesse

Auf einen Blick

• Marktführer in der Automatisierung von Logistikprozessen verbessert Effizienz und spart Zeit mit Longview Tax
• Pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen
• 70% automatisierte Steuerprozesse
• 25-50% Zeitersparnis bei der Körperschaftsteuererklärung
• Zuverlässigere Steuerberichterstattung
• Enge Zusammenarbeit zwischen Vanderlande, insightsoftware und dem Implementierungspartner Taxvibes

Vanderlande ist der weltweite Marktführer für die Automatisierung von Logistikprozessen an Flughäfen. Das Unternehmen ist auch ein führender Anbieter von Lösungen für die Prozessautomatisierung in der Lagerhaltung und auf dem Paketmarkt. Die Lagerhaltungslösungen von Vanderlande sind für viele der größten globalen E-Commerce-Anbieter und Einzelhändler in den Bereichen Lebensmittel, Mode und allgemeine Handelswaren weltweit die erste Wahl.

Die Gepäckfördersysteme von Vanderlande sind in der Lage, jährlich über 4 Milliarden Gepäckstücke um die Welt zu befördern. Täglich werden mehr als 52 Millionen Pakete durch ihre Systeme sortiert. Das 1949 gegründete Unternehmen beschäftigt über 7.500 Mitarbeiter und hat sich als äußerst zuverlässiger Partner für die zukunftssichere Automatisierung logistischer Prozesse etabliert.

Durch manuelle Prozesse gebremst

Vanderlande wurde 2017 von der Toyota Industries Corporation übernommen, was dem Unternehmen hilft, sein nachhaltiges profitables Wachstum fortzusetzen. Zu diesem Zeitpunkt bestand für das Unternehmen ein großer Bedarf, die Effizienz der Steuerprozesse zu optimieren.

Im März 2020 wurde Sebastiaan Stoffelen von Vanderlande als Tax Assurance Specialist eingestellt. Damals verließ sich das Unternehmen immer noch auf zeitaufwändige manuelle Prozesse zur Verwaltung von Steuerdaten und wollte unbedingt die Effizienz steigern und das Fehlerrisiko verringern.

Das Steuerteam von Vanderlande sah sich mit zunehmendem Druck konfrontiert, die strengen Fristen für die Monatsabschlüsse einzuhalten. Das Unternehmen benötigte eine Lösung zur Automatisierung der Abschlussprozesse und zur Bereitstellung präziser Echtzeitdaten, um Zeit zu sparen und gleichzeitig die Datenintegrität und -qualität zu gewährleisten.

„Als ich bei dem Unternehmen anfing, hatten wir ein monatliches Steuerberichtsverfahren, das sich auf verschiedene Excel-Tabellen stützte, was sehr fehleranfällig war“, so Stoffelen. „Die Zeitspanne, die wir bei Vanderlande für die Berichterstattung zur Verfügung haben, ist recht knapp bemessen, so dass wir ein Automatisierungstool für unerlässlich hielten, um den gesamten Prozess effizienter und robuster zu gestalten.”

Einführung von Longview Tax

Mit dem Auftrag, eine Lösung zu finden, begann Stoffelen, den Markt zu durchsuchen, um eine Software zu finden, die den Bedürfnissen von Vanderlande am besten gerecht wurde. „Das Wichtigste ist, dass das Werkzeug nicht das Ziel selbst sein sollte. Man muss über das Geschäftsproblem nachdenken, das man zu lösen versucht, und das Tool sollte dies unterstützen“, so Stoffelen.

Nachdem er die Prozesse der Steuerberichterstattung von Vanderlande überprüft und die Anforderungen an eine neue Lösung festgelegt hatte, vereinbarte Stoffelen Demos mit sieben potenziellen Softwareanbietern. In dieser Phase einigte sich sein Team darauf, dass die ideale Lösung drei Hauptfunktionen bieten muss:

• Hoher Grad an Effizienz bei der Automatisierung bestehender Prozesse
• Fähigkeit des Anbieters, die Implementierung innerhalb eines kurzen Zeitrahmens zu realisieren
• Die Betreuung kann von Vanderlande selbst durchgeführt werden, ohne dass externe Unterstützung erforderlich ist.

Nachdem sie mehrere Optionen ausgewertet hatten, entschieden sich Stoffelen und sein Team für Longview Tax von insightsoftware. Die Lösung erfüllte alle Anforderungen von Vanderlande, darunter:

• Automatisierung der Erfassung, Berechnung und Konsolidierung von Steuerdaten
• Mehr Zeit, um sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert zu konzentrieren, wie z.B. Überprüfung und Analyse
• Entscheidende Erkenntnisse aus Steuerdaten gewinnen, die die strategische Entscheidungsfindung unterstützen

„Für mich sind die wichtigsten Vorteile für meinen Prüfungs- und Analyseprozess die detailierten Berichte und Steueranalysen von Longview Tax. Ich kann meine Überprüfungen und Validierungen auf die effizienteste Art und Weise durchführen“, so Stoffelen.

Reibungsloser Verlauf des Implementierungsprozess

Um die Implementierung zu unterstützen, schloss sich Vanderlande mit Taxvibes zusammen, einem Team von Experten für Steuertechnologie, dass sich der Überbrückung von Lücken zwischen Steuer- und Finanzwesen verschrieben hat und über besondere Erfahrung bei der Automatisierung von Steuerberichten und Prozessen für Transfer Pricing verfügt. Vanderlande hat sich für Taxvibes entschieden, weil das Unternehmen über umfangreiche Erfahrungen mit der Automatisierung von Steuerprozessen verfügt.

Bei der Implementierung von Longview Tax musste Vanderlande einen anspruchsvollen Zeitplan zwischen November 2020 und März 2021 einhalten. Nach einem ersten Kick-off-Meeting wurde Longview Tax-Instanz innerhalb weniger Wochen eingerichtet und war Mitte November bereits einsatzbereit. „Der Implementierungsplan und der Kostenvoranschlag entsprachen genau dem, was geliefert wurde. Das Projekt wurde pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen“, berichtet Stoffelen. Während der Implementierung traten zwangsläufig einige kleinere Probleme auf, die jedoch sehr schnell und zufriedenstellend gelöst werden konnten.

Trotz einer wohlverdienten Feiertagspause war das gesamte System im Januar fast vollständig eingerichtet. Nach ein paar letzten Optimierungen an der Konfiguration blieb noch genug Zeit, um die Tests bis Mitte Februar abschließen zu können. Da die Implementierungsziele von Vanderlande so schnell erreicht wurden, konnte sich das Team von Stoffelen den Luxus erlauben, etwa einen Monat für die Anwenderschulung und die Einführung der Lösung einzuplanen.

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren des Implementierungsprojekts war, dass das Projektteam die Verantwortung übernahm und so weit wie möglich einbezogen wurde. Indem das Steuerteam von Vanderlande die Endanwenderschulung selbst vorbereitete und durchführte, konnte es ein umfassendes Verständnis für die Verwendung der Longview Tax-Lösung entwickeln. Sie waren in der Lage, sofort nach der Einrichtung des neuen Systems loszulegen. Sie erwarben auch das nötige Wissen, um die Lösung fortlaufend selbst zu pflegen.

Die Partnerschaft mit Taxvibes war der richtige Schritt für Vanderlande

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen Vanderlande, insightsoftware und Taxvibes. In wöchentlichen Telefonkonferenzen wurde sichergestellt, dass die Implementierung auf dem richtigen Weg war. Durch diese Partnerschaften war Vanderlande in der Lage, sowohl die Beratung zur Steuerberichterstattung und die Best Practices der Branche von Taxvibes als auch das Produktwissen und die Erfahrung bei der Integration von insightsoftware zu nutzen. Dies ermöglichte ihnen einen reibungslosen Implementierungsprozess und stellte gleichzeitig sicher, dass das Ergebnis alle geschäftsspezifischen Anforderungen erfüllte. „Unser gemeinsames Ziel war es, die Steuerberichtsprozesse auf anwenderfreundliche Weise zu automatisieren, so dass das Team weg von der Erfassung und hin zur Überprüfung der Steuerdaten übergehen kann und dabei den Ergebnissen vertrauen kann“, sagt Peter van Tiggele, Tax Automation Specialist bei Taxvibes.

Das Steuerteam von Vanderlande ist sehr zufrieden mit der Beratung und Betreuung durch Taxvibes. „Taxvibes hat uns praktische Erfahrungen vermittelt“, so Stoffelen. „Sie brachten das praktische Wissen von anderen Kunden mit, mit denen sie gearbeitet haben, was für die Planung und den Implementierungsprozess sehr wertvoll war. Außerdem haben Peter und seine Kollegen bei Taxvibes uns sowohl aus technischer als auch aus steuerlicher Sicht unterstützt, was unsere Entscheidungen erleichterte. Das erwies sich als einer der Erfolgsfaktoren bei der Implementierung.“

Ergebnisse

Bessere Anwenderfreundlichkeit

Als Ergebnis der Longview Tax-Implementierung hat Vanderlande seine Steuerdaten in einer einzigen „Source of Truth“ konsolidiert. Da das Unternehmen derzeit seine Aktivitäten teilweise remote abwickelt, ist dies besonders wichtig. Egal wo sich ein Anwender auf der Welt befindet, er kann die Daten von einem leicht zugänglichen Ort abrufen.

Was die Benutzeroberfläche betrifft, entsprach Longview Tax perfekt den Anforderungen von Vanderlande. Longview Tax bot Stoffelens Team eine höhere Benutzerfreundlichkeit sowie eine höhere Leistungsfähigkeit und automatisierte Validierungen.

„Die Implementierung von Longview Tax führte zu einer maßgeschneiderten Komponente, die speziell für die Ausgabe von Journaleinträgen durch das System von Vanderlande entwickelt wurde“, erklärt Stoffelen. „Mit Hilfe von Taxvibes haben wir dafür maßgeschneiderte Funktionen.“

Verbesserte Effizienz

Vanderlande hat durch den Einsatz der Software von insightsoftware eine Reihe von Vorteilen festgestellt, darunter:

• 70% automatisierte Steuerberechnungen
• 25-50% Zeitersparnis bei der Körperschaftsteuererklärung
• Zuverlässigere Steuerberichterstattung

„Bevor ich mit dem Projekt begann, führte ich eine interne Umfrage durch, um herauszufinden, wie viel Zeit sie mit den vorhandenen Tabellenkalkulationen für die Körperschaftssteuer aufwenden“, so Stoffelen. „Ein paar Monate nachdem wir Longview Tax in Betrieb genommen hatten, führte ich eine weitere Umfrage durch, um zu erfahren, wie viel Zeit die Benutzer schätzten, die sie einsparen konnten. Die Mehrheit antwortete, dass der Zeitaufwand um 25 bis 50 % gesunken ist.“

Mehr Flexibilität

Longview Tax hat Vanderlande die Flexibilität gegeben, Funktionen zu nutzen, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind, die mit der Dynamik des Unternehmens wachsen und sich anpassen können.

Nach der Implementierung des Produkts stellte Sebastiaan fest, dass für eine bestimmte Journalbuchung ein anderes System eingerichtet werden musste. Glücklicherweise ist Longview ein sehr flexibles Tool und Taxvibes konnte die benötigten Funktionen ohne zusätzliche Kosten konfigurieren.

Durch Longview Tax profitiert Vanderlande nun von zentralisierten Steuerinformationen, effizienteren und automatisierten Prozessen und einer robusten Datenverwaltung. Für die Zukunft plant das Unternehmen die Implementierung von Longview Transfer Pricing, um seine Geschäftsprozesse weiter zu automatisieren.