Longview Tax Beispiel: BiC

Die Société Bic, allgemein als BiC bekannt, ist eine Produktionsfirma mit Sitz in Clichy, Frankreich. Das 1945 von Marcel Bich gegründete Unternehmen ist vor allem für die Herstellung von Konsumgütern wie Schreibwaren, Feuerzeugen und Rasierapparaten bekannt.

Herausforderungen an mehreren Fronten: Transfer Pricing, Country-by-Country Reporting und ETR-Forecasting  

Wie bei vielen multinationalen Unternehmen waren auch bei BiC die Steuerdaten auf mehrere Quellen verteilt, darunter HFM, JD Edwards und andere lokale Systeme. Vor der Einführung von Longview Tax hatte BiC zeitaufwendige Prozesse für die Zusammenstellung und Bearbeitung von Finanzdaten für das Tax-Management eingesetzt. So wurde beispielsweise Excel zur Berechnung der Gebühren für die Tochtergesellschaften benutzt, was manuelle Eingaben aus anderen Finanzsystemen für die Zuteilung der Verwaltungsgebühren erforderte. Inna Kostuk, Group Tax Director bei BiC, gab an, dass man zwar mit Excel zurechtkam, aber als 2017 das Country-by-Country-Reporting (CbC) eingeführt wurde, brauchte man ein ausgefeilteres Tool, um den Prozess zu rationalisieren.

Wie Frau Kostuk sagte: „Viele Prozesse liefen manuell ab, bevor wir Longview Tax einsetzten. Diese waren für unsere kleine Steuerabteilung äußerst zeitaufwendig, und die abschließenden Prüfungen und die verschiedenen Abgleiche wurden manuell durchgeführt und nahmen mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Am meisten Zeit nahm die Datenbeschaffung für die Zuteilungsschlüssel in Anspruch, da wir die Daten aller Entitäten benötigten und ihre Struktur bei BIC umfangreich und kompliziert ist.” Frau Kostuk wusste, dass ihr kleines Dreierteam die Anforderungen des CbC-Reportings nicht ohne weiteres erfüllen konnte, zumal die benötigten Daten nicht automatisch im HFM-Konzern-Konsolidierungssystem verfügbar waren.

Das Team suchte nach etwas, das den Prozess vereinfachen und sichern würde. Bei der Suche nach einer neuen Lösung stellte Frau Kostuk fest, dass zu diesem Zeitpunkt nicht viel auf dem Markt war. BiC brauchte etwas, das sich leicht in die bestehenden Finanzsysteme integrieren ließ. Andere Lösungen, sie in Betracht zogen, waren nicht praktikabel, da sie mehrere Produkte erforderten, die miteinander verbunden werden mussten, oder sie waren nicht flexibel genug, um die Anforderungen von Frau Kostuk und ihrem Team zu erfüllen.

Aufbau einer zentralisierten Tax-Database mit Longview Tax 

Frau Kostuk bestätigte, dass dank Longview Tax „das, was vorher ungefähr eine Woche für die Zuweisung brauchte, jetzt einen Tag dauert.“ Sie fügte hinzu, dass der zeitaufwendigste Teil der konzerninternen Verrechnung aus dem Zuweisungsprozess entfernt wurde und dass sie nun die gesamte Bilanz und GuV aus dem Konsolidierungssystem nehmen und direkt in Longview Tax hochladen können.

Longview Tax hätte es ihrem Team außerdem ermöglicht, das Risiko menschlicher Fehler in den Prozessen des Teams zu verringern, sagte sie. Bevor Longview Tax eingeführt wurde, wurden Daten manuell importiert und bearbeitet. Das Laden der Daten und die Berechnung der konzerninternen Verrechnungen erfolgen nun automatisch, so dass die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich geringer ist als zuvor. Ihr Team könne nun „große Datenmengen in die Software hochladen und bei Bedarf problemlos manuelle Anpassungen vornehmen“.

Frau Kostuk meinte, dass der Stress, den ein kleine Team mit einer knappen Frist hat, darin besteht, dass die Menge an Arbeit, die für eine schnelle Bearbeitung nötig ist, manchmal überwältigend sein kann. „Mit Longview Tax wissen wir, dass wir die Arbeit pünktlich fertigstellen können. Das ist etwas, was das ganze Team zu schätzen weiß. Wir sind nun zuversichtlich, dass wir unser Arbeitspensum bewältigen können.“

Zum Erfolg navigieren 

Die Einführung von Longview Tax bei BiC hat zu einer Reihe von Verbesserungen geführt, unter anderem:

• Was vorher „eine Woche dauerte … dauert jetzt einen Tag.“ Mit Longview Tax sparen Sie viel Zeit.
• „Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern ist gering.“ Stark reduzierter Spielraum für menschliche Fehler.
• „Wir können unser Arbeitspensum bewältigen.“ CbC-Reporting und komplizierte Kalkulationen sind jetzt für kleine Tax-Teams möglich.
• „Es war wirklich einfach zu implementieren.“ Kleine Teams können ohne viel Einarbeitungszeit sofort starten.