Planification des effectifs: les meilleures pratiques
Dans de nombreuses régions du monde, les marchés du travail sont sous tension. Les entreprises ont du mal à trouver des employés possédant la bonne combinaison de compétences et à les mettre en pratique de façon efficace et efficiente. Par voie de conséquence, la planification stratégique des effectifs suscite une attention considérable aujourd’hui, et les logiciels de planification des effectifs font l’objet d’une forte demande.
Définition: La planification des effectifs
La planification des effectifs consiste à analyser les niveaux de dotation actuels en personnel d’une entreprise, puis à anticiper et à planifier les besoins futurs. Elle a une incidence sur le recrutement, la promotion des employés, les politiques de maintien en fonction et de rotation du personnel et les programmes de formation et de développement. La planification des effectifs consiste en fin de compte à atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, à répondre à ses besoins sur le plan tactique et à accroître la productivité.
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Accéder aux ressourcesComme tout autre processus de planification, la planification stratégique des effectifs a des répercussions à court et à long terme. Un objectif à court terme pourrait être d’embaucher suffisamment d’employés pour augmenter la production au cours du prochain trimestre, par exemple, afin que l’entreprise puisse satisfaire les commandes lors d’un pic saisonnier.
Les tendances à plus long terme, à l’image d’une nouvelle série de besoins générationnels, devraient également être surveillées par les gestionnaires des ressources humaines .
La planification stratégique des effectifs englobe l’ensemble du tableau, tout ce qui a trait aux ressources humaines au sein de l’entreprise. Cela dit, il s’agit nécessairement d’une fonction de collaboration. Autrement dit, les gestionnaires des RH doivent travailler en étroite collaboration avec les autres entités opérationnelles pour s’assurer que les plans répondent aux besoins de l’ensemble des parties prenantes.
Voici quelques meilleures pratiques de planification stratégique des effectifs:
1. Comprendre les objectifs stratégiques de l’organisation
L’ensemble du processus de planification des effectifs devrait découler des objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela signifie qu’il faut se tourner vers l’avenir et comprendre à quoi ressembleront les besoins de l’organisation d’ici trois à cinq ans. Si l’entreprise a l’intention de se développer par exemple, le plan devrait permettre de cultiver des talents émergents pour occuper des postes de direction à mesure du développement de l’activité. Vous souhaiterez que les gens qui possèdent de l’expérience au sein de l’entreprise fassent preuve de leadership au cours des années à venir.
2. Comprendre les objectifs tactiques de l’organisation
La planification des effectifs concerne autant le court que le moyen terme. Si l’entreprise a besoin d’augmenter sa capacité au cours de l’année à venir pour répondre à une demande supplémentaire, les RH doivent travailler avec la production et l’exécution pour comprendre les ensembles de compétences spécifiques requis, les délais et les scénarios d’intégration.
3. Évaluer votre effectif actuel
Les fonctions Finances et Ressources humaines doivent travailler ensemble pour comprendre les besoins en personnel, y compris le nombre de personnes requis par rapport au nombre de personnes qui font actuellement partie du personnel et la rotation prévisionnelle du personnel. Cette analyse devra inclure une ventilation des employés par ensemble de compétences (y compris toute formation spécialisée ou certification requise), afin d’établir une correspondance avec les besoins prévisionnels de capacité et les niveaux de productivité prévus. Les analystes doivent comprendre les coûts essentiels et accessoires associés à l’embauche et à la formation de nouveaux employés.
4. Déterminer votre besoin d’élasticité
Dans de nombreux secteurs, comme la construction et l’hôtellerie, les entreprises doivent être capables d’augmenter et de diminuer rapidement leur activité. Cette situation peut être attribuable à des changements saisonniers assez prévisibles, à l’incertitude quant aux volumes de ventes futurs ou à des perturbations potentielles qui pourraient avoir une incidence sur l’entreprise. Afin de planifier avec précision, les analystes doivent comprendre les fluctuations naturelles des besoins en main-d’œuvre de leur entreprise et rester à l’affût des perturbations imminentes.
Un plan stratégique des effectifs devrait prévoir le recours à des entrepreneurs ou à des services externalisés pour répondre au besoin d’élasticité accrue.
5. Déterminer les compétences futures nécessaires
En collaboration avec les dirigeants de l’ensemble de l’organisation, les RH doivent identifier les ensembles de compétences nécessaires pour soutenir l’entreprise à mesure de l’évolution de ses besoins. Les projets ou initiatives technologiques prévus, le lancement de produits ou l’expansion géographique, par exemple, dicteront les compétences et l’expérience particulières nécessaires pour exécuter ces plans.
Cette liste d’exigences devrait être mise en correspondance avec un inventaire des compétences existantes au sein de l’effectif de l’entreprise, ce qui permettrait d’établir une liste des lacunes prévues et une feuille de route pour le recrutement futur.
6. Envisager d’autres scénarios
Dans de nombreux cas, la direction d’une entreprise peut envisager au moins deux scénarios futurs potentiels : une expansion géographique ou la prestation de services d’un nouveau segment de clientèle en fonction de la présence géographique actuelle de l’entreprise. Le plan stratégique des effectifs devrait permettre l’analyse de ces différents scénarios couvrant tous les résultats possibles identifiés par l’équipe de direction.
L’analyse de scénarios peut également être utile pour élaborer des plans d’urgence dans un environnement empreint d’incertitude. Après le début de la pandémie mondiale, par exemple, les chefs d’entreprise de la quasi-totalité des secteurs se sont tournés vers la planification de scénarios pour mieux comprendre ce que l’avenir leur réservait et comment ils pourraient réagir le plus efficacement possible à des conditions en rapide évolution.
7. Définir vos Indicateurs clés de performance (ICP ou « KPI »)
Au fur et à mesure du déploiement du processus de planification stratégique de l’effectif, les participants doivent déterminer quels points de données quantifiables seront les plus utiles pour définir le succès du programme. En d’autres termes, il est important d’établir des indicateurs qui montreront si le plan est sur la bonne voie. Plus que jamais, les entreprises performantes s’appuient sur des indicateurs en temps réel pour déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et comment elles pourraient améliorer leurs résultats.
8. Contrôler et ajuster
Les processus de planification sont d’une importance capitale, mais le changement est inévitable. À mesure que l’entreprise progresse, les professionnels des ressources humaines doivent être prêts à s’adapter et à évoluer à mesure que les priorités tactiques et stratégiques changent. Il s’ensuit que les outils de planification doivent permettre une contribution et une collaboration continues avec les parties prenantes de l’ensemble de l’organisation, avec la souplesse nécessaire pour modifier les objectifs afin de les adapter aux exigences changeantes de l’organisation.
9. Vous doter des bons outils
Enfin, il est important d’avoir les bons outils en place pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble du processus. Les ressources humaines ont des exigences particulières en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des données confidentielles des employés. Les dirigeants d’entreprise ont besoin des analyses des ressources humaines qui leur donnent une image complète, y compris les impôts des employeurs, les avantages sociaux et les autres dépenses non salariales. Ils ont besoin d’un accès en tout temps et en tout lieu à des informations essentielles sur la rémunération et la performance des employés, pour les aider par exemple à identifier les tendances et à atteindre les objectifs de l’entreprise. Pourtant, la sécurité et la confidentialité de ces informations sont primordiales. Il est essentiel de disposer des bons outils d’analyse dotés des fonctionnalités de collaboration et d’une sécurité adéquate.
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