5 façons de simplifier votre processus de clôture comptable de fin de mois

Le processus de clôture comptable de fin de mois peut être stressant pour la direction financière de nombreuses organisations. Des pressions s’exercent pour que les livres soient clôturés de façon correcte, précise et sans délai. Cela se traduit souvent par quelques longues nuits au bureau (ou ces temps-ci à votre domicile en télétravail) et beaucoup de recherches et d’analyses.

Pour simplifier votre processus de clôture comptable de fin de mois, voici quelques bonnes pratiques:

1. Définissez des exigences claires en matière de calendrier

Étonnamment, peu de directions financières ont déterminé un objectif fixe pour la finalisation de leur clôture financière mensuelle. Or, en établissant des objectifs en matière de calendrier et en partageant ces objectifs avec l’ensemble de l’équipe, les responsables peuvent encourager le type de pensée créative et de définition dynamique des priorités nécessaires à faire avancer le processus plus rapidement. Lorsque vous établissez un délai fixe, les employés sont plus susceptibles d’adapter leurs habitudes de travail pour atteindre cet objectif.

Bien que presque tout le monde ait entendu parler des objectifs SMART, moins de personnes connaissent le modèle FAST de fixation des objectifs. FAST signifie fréquemment discuté, ambitieux, spécifique et transparent. Dans le contexte d’une équipe, l’utilisation de la méthode FAST peut souvent avoir un impact plus prononcé car FAST met l’accent sur la visibilité cohérente des objectifs et des résultats obtenus. En outre, se fixer des objectifs qui semblent un peu hors de portée, bien qu’atteignables, met les équipes au défi de faire mieux.

2. Standardisez vos processus de clôture comptable

Pour que la clôture de fin de mois soit toujours rapide, les directions financières doivent disposer de certains processus structurés à partir desquels elles peuvent opérer. Travaillez à partir d’une liste de vérification de la clôture comptable. Définissez chaque tâche de manière claire et objective. Affectez des responsabilités à chaque tâche. Élaborez un manuel des procédures de clôture comptable de fin de mois, mais ne le rendez pas plus long ni plus détaillé qu’il ne devrait l’être.

Lorsque vous décomposez le processus de clôture de fin de mois en ses différentes composantes, il devient beaucoup plus facile d’examiner chaque élément du panorama global et de chercher des domaines d’amélioration potentiels. Si le rapprochement de la paie des congés cumulés est fastidieux et chronophage, les membres de la direction financière peuvent chercher des moyens d’automatiser le processus ou d’effectuer une partie de ce cumul avant la fin du mois.

Un processus de clôture comptable standardisé devient la feuille de route de votre équipe pour clôturer les livres chaque mois. Il commence par une documentation de ce processus étape par étape en établissant des responsabilités claires. Ensuite, à mesure du déroulement du processus chaque mois, il consiste à enregistrer les approbations nécessaires et à marquer les tâches comme terminées. Travailler à partir d’une liste de vérification commune de la clôture comptable permet de s’assurer que tout le personnel évolue dans la même direction.

3. Améliorez la visibilité des informations

Rien ne ralentit plus le processus de clôture de fin de mois que l’attente de la réception d’informations. Qu’il s’agisse du solde d’un relevé de votre plus grand fournisseur ou d’une réponse d’un chef de service interne concernant une charge à payer, attendre les réponses peut être l’un des aspects les plus frustrants de vos procédures de clôture comptable de fin de mois.

Bien qu’il ne soit pas toujours possible de résoudre complètement ce problème, l’amélioration de vos capacités de génération de reporting peut améliorer la visibilité des données entre les directions internes et vous permettre d’obtenir plus rapidement les informations dont vous avez besoin, sans dépendre du service informatique pour concevoir ou modifier des rapports personnalisés pour la tâche à effectuer.

Améliorer la visibilité de l’information présente un autre avantage. En règle générale, les employés d’une organisation s’attendent à pouvoir faire appel à la direction financière pour trouver les réponses à leurs questions. Or ces contacts peuvent représenter une distraction pour la direction financière, surtout s’ils se produisent pendant cette période critique de clôture de fin de mois. En développant un modèle de libre-service pour accéder aux données financières à des fins de reporting et d’analyse des données, les organisations peuvent éviter complètement ce goulet d’étranglement, ce qui permet aux responsables financiers de se concentrer sur une clôture de fin de mois plus rapide.

4. Automatisez autant que possible

Bon nombre des outils qui procurent une meilleure visibilité des informations sont également efficacement adaptés à l’automatisation des processus de clôture de fin de mois . Très souvent, les rapprochements de comptes nécessitent la préparation de feuilles de calcul qui intègrent des données provenant de livres auxiliaires ou de sources externes et fournissent une vue approfondie qui ajoute des détails utilisés dans les soldes du grand livre.

La plupart des organisations utilisent des feuilles de calcul pour effectuer ce type de tâches. Après tout, elles offrent une fonctionnalité et une flexibilité enrichies pour effectuer cette analyse de manière facile. Malheureusement, la série de tâches nécessaires comporte un maillon faible . En effet, la plupart des organisations saisissent manuellement des données provenant d’autres sources dans la feuille de calcul pour effectuer l’analyse. Cette tâche manuelle crée du travail supplémentaire, plus particulièrement si vous devez saisir ou importer un grand volume de données.

Malheureusement, ce genre de processus manuels peut également aboutir à des erreurs et des incohérences. Si les données sont copiées au mauvais emplacement, si le nombre de lignes a changé depuis le mois précédent ou si l’utilisateur néglige de mettre à jour une formule dans sa feuille de calcul, nous pouvons observer des nombres erronés et le personnel à la recherche de l’écart peut y consacrer du temps supplémentaire.

Une meilleure approche consiste à déployer des outils qui fournissent des liens en temps réel entre votre feuille de calcul et les données sources de votre ERP ou d’autres applications. Cette approche garantit la précision et vous permet d’actualiser vos rapports afin qu’ils reflètent les dernières informations provenant de vos systèmes sources en temps réel ou presque. Il en résulte une feuille de calcul toujours à jour et qui utilise les informations sources de votre ERP.

5. Adoptez une philosophie de l’amélioration continue

Enfin, nous encourageons toujours les directions financières à favoriser une philosophie de « l’amélioration continue ». Lorsque vous définissez et documentez votre processus de clôture comptable et que vous l’affinez par la suite grâce à l’automatisation et l’amélioration du reporting, vous devez encourager la réflexion pour identifier des moyens potentiels d’améliorer encore davantage le processus. Cette philosophie de l’amélioration continue peut vous aider à continuer à relever le niveau et à raccourcir davantage votre processus de clôture de fin de mois.

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