Comment utiliser l’automatisation pour améliorer votre processus de consolidation financière
Les entreprises subissent une pression intense pour gérer le processus de consolidation financière de manière rapide et efficace. C’est particulièrement essentiel pour les sociétés cotées en bourse, et pourtant cette tâche peut s’avérer difficile même avec de nombreux systèmes ERP bien établis sur le marché. Les décisionnaires ont de plus en plus besoin d’états financiers de manière plus régulière pour obtenir une meilleure visibilité de leur entreprise ainsi que pour répondre aux exigences de leur reporting externe. Les logiciels de reporting sont plus essentiels que jamais.Malheureusement, la plupart des logiciels ERP produisent de mauvais rapports financiers consolidés. Si vous possédez plusieurs entités juridiques qui utilisent des systèmes différents, les défis du reporting consolidé se multiplient. Ajoutez à cela les nuances entre les normes GAAP et les normes IFRS et le processus peut rapidement devenir accablant. La gestion de toute cette complexité à l’aide de processus manuels est inutilement lente et fastidieuse, introduisant souvent des erreurs.
Outils spécialisés dans l’amélioration des processus de consolidation
Selon votre secteur d’activité, vous pouvez également rendre compte à plusieurs organismes de réglementation, dont certains peuvent couvrir les marchés américains et internationaux. Bien sûr, les organismes de réglementation ne sont pas les seules entités intéressées par la consolidation financière. Ce processus est également essentiel pour fournir aux parties prenantes et aux investisseurs de meilleures informations et communications sur la situation de votre organisation.
Parmi les défis auxquels les entreprises sont confrontées pour atteindre ces objectifs figurent la rationalisation du processus de clôture financière, l’intégration de séries de données financières sans compromettre leur exactitude, la garantie de la visibilité du processus de consolidation et de clôture et la gestion des coûts pour rester dans les limites du budget.
Pour répondre à ces demandes sans cesse croissantes, les entreprises se tournent vers des solutions d’automatisation qui facilitent une consolidation financière plus rapide et plus efficace.
Les quatre avantages de l’automatisation du reporting financier
Certains des avantages de l’automatisation semblent évidents. Votre équipe peut passer moins de temps à effectuer des tâches manuelles et plus de temps à utiliser ses compétences pour réaliser une analyse réfléchie. D’autres sont cependant moins apparents. Voici comment l’automatisation de vos processus de clôture et de consolidation peut résoudre certains des problèmes courants rencontrés par votre direction financière.
- L’automatisation élimine de nombreuses sources courantes d’erreurs. Lorsque vous utilisez des processus manuels, l’erreur humaine est inévitable. Même le membre de votre équipe le plus organisé et le plus minutieux peut commettre des erreurs. Les erreurs présentes dans les rapports financiers peuvent entraîner des inexactitudes coûteuses et potentiellement embarrassantes.
Lorsque vous automatisez vos processus de clôture et de consolidation, vous pouvez éliminer une grande partie de l’inévitable erreur humaine qui découle d’une saisie de données incorrecte, d’erreurs de copier/coller ou même de modifications des formats des fichiers sources ou cibles qui produisent des résultats inattendus (et erronés) lorsque vous créez vos comptes intragroupe. L’automatisation vous permet de mieux définir comment les protocoles sont appliqués et les personnes qui peuvent accéder aux informations financières sensibles de votre entreprise. Cela évite non seulement des erreurs, mais réduit également le risque de fraude en gardant un œil sur l’activité des utilisateurs et les transactions individuelles.
- L’automatisation accélère le processus de clôture et améliore la visibilité en temps réel. Dans un environnement économique en rapide évolution, les dirigeants souhaitent obtenir des informations aussi rapidement que possible, mais sans en sacrifier l’exactitude. Un grand nombre d’entre eux se sont tournés vers des cycles de reporting et de planification plus fréquents pour accroître la flexibilité et la réactivité de l’entreprise. Lorsque votre organisation s’appuie sur des processus manuels pour produire ses rapports mensuels, la direction financière s’enlise inévitablement dans des tâches fastidieuses et répétitives qui prennent beaucoup plus de temps qu’elles ne le devraient. L’automatisation supprime une grande partie des frictions occasionnées par ce processus, produisant des résultats beaucoup plus rapidement.
Grâce aux outils d’automatisation de la clôture et de la consolidation, vous pouvez associer tous les résultats financiers de votre entreprise à vos sources de données d’origine et offrir ainsi un niveau de transparence plus élevé dans vos rapports. Par voie de conséquence, votre direction financière peut passer moins de temps à rechercher les informations sources. Au lieu de cela, elle peut obtenir rapidement et facilement des réponses à des questions importantes. Les téléchargements de données automatisés fournissent les principales statistiques financières de votre entreprise en temps réel. Conjugué à un tableau de bord financier, ce niveau de reporting détaillé vous permet d’être mieux équipé face aux défis auxquels votre entreprise est confrontée.
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- L’automatisation augmente la productivité globale. La mise en œuvre de l’automatisation dans vos processus de reporting financier et de planification peut être la mesure la plus importante que vous puissiez prendre pour doper la productivité de votre direction financière. La production manuelle de rapports financiers est fastidieuse et prend un temps précieux. Grâce à un logiciel financier automatisé, vous pouvez combiner des données provenant de différentes sources et créer des rapports en une fraction du temps dont aurait sinon besoin la direction financière, ce qui conduit à des économies de coûts importantes. Les employés qui étaient autrefois chargés de créer manuellement des rapports peuvent réduire leurs heures supplémentaires à mesure que les délais de déclaration approchent.
- L’automatisation transfère des ressources précieuses vers des activités à forte valeur ajoutée. Dans de nombreuses organisations, la direction financière joue un rôle plus stratégique que jamais. Les directeurs financiers sont des acteurs clés de la définition de l’orientation stratégique et servent souvent de liaisons avec l’entreprise. Lorsque vous implémentez un logiciel pour automatiser la clôture, la consolidation et les rapports financiers et augmenter l’efficacité de votre direction financière, vous et vos employés pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée qui revêtent une plus grande importance stratégique. En ayant plus de temps pour observer, réfléchir et poser les questions difficiles, vous pouvez contribuer à générer des informations exploitables basées sur vos données et qui dopent la croissance de votre entreprise.
Outils spécialisés dans l’amélioration des processus de consolidation
L’automatisation nécessite des outils fabriqués sur-mesure. Bien que les feuilles de calcul soient la solution de choix pour de nombreuses organisations, elles ne peuvent tout simplement pas prendre en charge le gros du travail nécessaire à une véritable automatisation du reporting financier. Les feuilles de calcul ne prennent pas en charge les workflows et d’autres fonctions importantes qui permettent une collaboration et une sécurité efficaces.
Les feuilles de calcul ont peut-être comblé une lacune importante dans l’organisation des données pendant un certain temps, mais elles ne fournissent finalement pas tout ce dont la direction financière a besoin pour faire son travail de manière efficace. Les entreprises qui cherchent à rationaliser le processus de consolidation financière devraient regarder au-delà des feuilles de calcul vers certains des produits logiciels véritablement transformateurs qui offrent de meilleures fonctionnalités et peuvent s’adapter à des entreprises de toutes tailles.
Les outils spécialement conçus pour la clôture, la consolidation et le reporting financier fournissent des résultats meilleurs, plus rapides et plus rentables. Ils offrent en même temps plus de clarté et de rapidité aux organismes de réglementation, aux parties prenantes et aux employés.
Voici comment ces solutions de logiciel financier peuvent améliorer le workflow de votre processus de consolidation actuel.
Automatisation du workflow de votre processus de consolidation
Prenez une minute pour réfléchir à tous les différents workflows existants dans votre processus de consolidation. Différents membres du bureau du directeur financier et d’autres directions gèrent tous des données différentes. Vous pouvez disposer d’équipes dans différentes filiales qui font remonter les résultats au service central. Vous disposez de processus de création des états financiers consolidés de fin de mois, de fin de trimestre et de fin d’année.
Il existe des outils spécialisés qui peuvent vous aider à normaliser et à documenter ces processus. Il en existe d’autres, à l’image de Longview Close qui vont plus loin et qui automatisent les étapes, les tâches, les notifications et les approbations de vos flux du processus de consolidation.
L’automatisation de votre workflow de clôture des états financiers peut améliorer l’efficacité et la responsabilité de votre équipe car chaque étape est clairement cartographiée avec des dépendances, des notes, des rappels, etc. Cette automatisation peut également vous aider à intégrer de nouveaux employés et à les former à votre processus, ce qui est essentiel pour les organisations en pleine croissance.
L’automatisation de Consolidation des données en temps réel
En plus d’automatiser les tâches de votre équipe, vous pouvez également améliorer votre processus de clôture en utilisant une technologie qui automatise intelligemment vos calculs de consolidation. Imaginez que les données que vous saisissez mettent automatiquement à jour tous les points de données correspondants en temps réel dans différentes régions et fuseaux horaires, sans intervention manuelle et en un simple clic.
Les projets de consolidation par lots peuvent se révéler être une approche logique de la gestion de projet pour les responsables financiers, mais cette approche est inefficace au niveau macroéconomique et augmente inévitablement le temps nécessaire à la finalisation de la clôture financière.
Les solutions d’automatisation peuvent consolider ces données en temps réel en mettant à jour et en organisant les données à mesure qu’elles entrent dans le système. Grâce à une solution en temps réel, les données et les états financiers qui en résultent peuvent être examinés peu de temps après avoir reçu toutes les données requises, ce qui réduit le temps nécessaire à la clôture.
Chaque fois que vous saisissez manuellement des données dans une feuille de calcul, cela crée de nouveux risques d’inexactitudes qui perturbent la consolidation financière. Même dans le meilleur des cas, cela entraîne des coûts supplémentaires pour les organisations en plus de ralentir les workflows.
En revanche, la consolidation automatisée est plus fiable et ne crée pas le risque que les données soient copiées de manière inexacte depuis leur source. Dans la mesure où les informations sont consolidées avec un taux d’erreur effectif de 0 pour cent, les employés précédemment chargés de cette tâche peuvent consacrer leur temps et leurs ressources à la validation des données, améliorant ainsi leur qualité.
Temps accru pour l’analyse, la validation et la stratégie
Lors de nombreuses étapes de la consolidation financière, les organisations font une mauvaise utilisation du capital humain. Grâce à la technologie moderne, vous pouvez éviter complètement les contraintes temporelles de ce processus.
Lorsque vous soulagez votre équipe des tâches fastidieuses et que vous les confiez à une solution d’automatisation intelligente, votre personnel peut allouer ses ressources à l’analyse de séries de données consolidées, à la validation des données et des rapports, et à l’élaboration de stratégies financières ou commerciales destinées à améliorer les performances futures.
Les données fiscales et l’analyse financière offrent des avantages qui vont bien au-delà d’un simple cycle de consolidation financière, générant des informations pour améliorer les pratiques futures, tant des directions financières que des autres activités importantes de l’entreprise.
Qu’en est-il de l’implémentation ?
Ne laissez pas les inquiétudes suscitées par un long projet d’implémentation vous dissuader de passer à l’automatisation. En fait, selon votre organisation, vous pouvez implémenter des outils automatisés de clôture et de consolidation en quelques semaines et constater un retour sur investissement élevé. Les solutions de clôture et de consolidation peuvent souvent être amorties en moins de douze mois. Les logiciels financiers modernes sont intuitifs, conviviaux et facilement personnalisables pour répondre aux besoins exclusifs de votre organisation. Voici quelques bonnes pratiques pour les directions financières qui cherchent à implémenter un logiciel automatisé de clôture et de consolidation qui facilite leur reporting financier.
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- Disposez d’une solution complète pour votre reporting financier : lorsque vous choisissez un programme d’automatisation de votre reporting financier, assurez-vous qu’il peut gérer toutes vos fonctions de reporting essentielles, des rapports mensuels aux états financiers destinés aux organismes de réglementation. Recherchez une intégration transparente, des capacités de reporting opérationnel et des analyses avancées.
- Recherchez une intégration avec plusieurs ERP : si votre organisation utilise plusieurs systèmes ERP (par exemple si vous disposez de plusieurs filiales exécutant un logiciel ERP différent de celui de la société mère), il est particulièrement important que votre logiciel de clôture et de consolidation puisse s’intégrer à chacun d’eux. Même si vous disposez actuellement d’un environnement ERP unique, envisagez de « pérenniser » votre investissement en tenant compte d’éventuelles acquisitions futures ou d’une migration future vers un autre système ERP. Les bons outils de clôture et de consolidation peuvent faciliter cette transition.
- Améliorez vos rapports et vos graphiques : ne vous concentrez pas uniquement sur l’accélération de votre processus de consolidation et de reporting, cherchez également à l’améliorer. Toute solution que vous choisissez doit contenir des analyses robustes et une solide visualisation des données pour améliorer vos rapports. Les tableaux de bord à l’attention de l’équipe de direction offrent un moyen puissant de communiquer les performances de l’entreprise aux décideurs stratégiques de votre organisation ou à un public plus large de parties prenantes.
- Soyez flexible : un logiciel de reporting sophistiqué peut personnaliser le contenu, le style et la mise en forme de vos rapports pour répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise. Malheureusement, de nombreux produits nécessitent une expertise et une formation importantes en informatique. Recherchez un logiciel qui permette aux utilisateurs non techniques de concevoir et de modifier des rapports sans l’aide du service informatique.
- Projetez-vous au-delà du reporting financier : réfléchissez à la manière dont une solution intégrée et automatisée de clôture et de consolidation pourrait améliorer d’autres workflows financiers qui relèvent du bureau du directeur financier.
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Conclusion de l’automatisation reporting financier
L’automatisation est devenue un sujet d’actualité depuis le début de la pandémie de COVID-19 au début de l’année 2020. Le travail à distance a obligé les chefs d’entreprise à adopter des outils de collaboration qui permettent à une équipe disséminée de travailler ensemble de manière plus efficace. En investissant intelligemment dans la bonne technologie, de nombreux chefs d’entreprise ont facilité la traversée de la tempête en automatisant les processus manuels. Dans le même temps, ils ont augmenté la vitesse, la précision et l’agilité de l’entreprise.
Les investissements dans de meilleures technologies financières ne simplifient pas seulement la vie de vos responsables financiers, ils améliorent également le résultat net de votre organisation.
Dans le secteur financier, les outils d’automatisation rationalisent les tâches et vous aident même à attirer de meilleurs talents au sein de votre direction financière. Compte tenu de leurs nombreux avantages, les entreprises devraient utiliser des outils d’automatisation de la clôture et de la consolidation comme une solution simple à une multitude de défis en matière de reporting d’entreprise.
Si votre organisation est aux prises avec un processus de consolidation financière fastidieux et sujet aux erreurs, nous sommes là pour vous aider. Depuis plus de deux décennies, insightsoftware aide les directions financières à travailler plus intelligemment et plus efficacement dans les domaines du reporting financier et opérationnel, de la planification et de la budgétisation, des consolidations et de la clôture. Pour en savoir plus sur la manière dont insightsoftware peut vous aider, programmez une démonstration gratuite dès aujourd’hui.