SAP und Non-SAP Systeme vereint!

11 Januar 2024

Sowohl die Erstellung des monatlichen Berichtswesens als auch die eines testierten Konzernabschlusses und ein darauf basierendes Berichtswesen fordern häufig die Integration von Daten aus unterschiedlichsten Systemen. Eine der größten Herausforderung stellt dabei die Zusammenführung von Daten von Gesellschaften dar, die sowohl SAP als auch andere ERP-Systeme einsetzen. Wie dies effizient und sicher gelöst werden kann, beleuchtet dieser Artikel.

Heterogene Systemlandschaften fordern Konzernabschluss und Konzern-Berichtswesen

Im dynamischen, globalen Umfeld werden die Berichtszyklen kürzer und die rechtlichen und fachlichen Vorgaben komplexer. Vom Gesetzgeber über Shareholder und Banken bis zum eigenen Management erwarten zugleich immer mehr unterschiedliche Adressatenkreise zuverlässige Informationen, die bedarfs- und termingerecht zur Verfügung stehen sollen.

Die Anforderungen an konsolidierte Abschlüsse und das Berichtswesen in Konzernen und verbundenen Unternehmen steigen kontinuierlich.

Um alle Erwartungen zu bedienen, müssen die damit betrauten Abteilungen im Grunde jederzeit auskunftsfähig sein, und zwar auf der sicheren Grundlage rechtlich einwandfreier, unternehmensweit vergleichbarer und valider Daten. Mit die zentralsten Fragen im Accounting lauten daher: „Wie komme ich an die Daten aller konsolidierungspflichtigen bzw. im Berichtswesen darzustellenden Gesellschaften?” und “Wie bringe ich sie termingerecht fehlerfrei und konsistent in meinem zentralen System zusammen?“ Denn heterogene Systemlandschaften sind heute in nahezu allen Unternehmen die Regel, und so gut wie in allen Konzernen und verbundenen Unternehmen ist dabei auch mindestens ein SAP-System im Spiel.

Viele Konzerne entstehen durch Unternehmensfusionen und -zukäufe. Es wäre ein Zufall, wenn die hinzukommenden Tochtergesellschaften alle dasselbe ERP-System hätten.

Ebenso wäre es Zufall, wenn es nicht mindestens ein SAP-System gäbe. Auch die Umstellung aller Gesellschaften auf ein einziges Konzern-ERP-System erscheint vor allem vor dem Hintergrund, dass immer wieder neue Tochtergesellschaften hinzukommen können, als ein so gut wie unmögliches Ziel.

Excel ist keine Lösung für das Datenmanagement

Um Konzernabschlüsse und Berichtswesen mit Daten aus verschiedenen ERP- und SAP- Systemen zu managen, greifen Unternehmen gerne zu der vermeintlich nächstliegenden Lösung. Sie nutzen Excel als Datensammel- und Austauschmedium und bauen beim Thema Konsolidierung auf ein Angebot von SAP.

Excel als zentrales Tool für das Datenmanagement zu missbrauchen, führt zu Fehleranfälligkeit und hohem manuellen Aufwand

Dies ist jedoch zu kurz gesprungen, denn am Ende des Tages erzeugen Sie mit dieser auf den ersten Blick ökonomisch sinnvollen und politisch sicheren Entscheidung unnötigen Mehraufwand durch manuelles und fehleranfälliges Arbeiten. Einer der Haupt-Komplexitätstreiber ist hier mit Sicherheit der Prozess der Intercompany-Abstimmung. Dieser dient der Identifikation konzerninterner Leistungsbeziehungen. Er soll sicherstellen, dass jeweils beide an einer konzerninternen Transaktion beteiligten Tochtergesellschaften den Sachverhalt konsistent verbucht haben. Excel-basierte Systeme funktionieren hier in der Regel nur saldenbezogen und führen zu nachgelagert hohen manuellen Abstimmungsprozessen.

Die Nachteile vervielfältigen sich, wenn man das gesamte externe und interne Berichtswesen in den Blick nimmt: Auch das Fachbereichs- und Management-Reporting, Planung und Forecast oder Ad-hoc-Berichte und Statistiken für interne und externe Adressaten müssen auf der gleichen Zahlenbasis wie die legale Berichterstattung beruhen. Nur wenn beispielsweise der IFRS-Abschluss mit dem gleichen Zahlenmaterial und deckungsgleich mit der Ergebnisrechnung der Geschäftsbereiche bzw. einer abstimmbaren internen Deckungsbeitragsrechnung in Kombination mit einer integrierten Unternehmensplanung aufgesetzt ist und Überleitungen im durchgängigen System auf Knopfdruck funktionieren, wird die Gesamtsicht auf den Konzern transparent, stimmig und aussagekräftig.

Bei einer Konzentration auf Excel stehen damit abgesehen von der Ressourcen- und Zeitverschwendung durch ineffiziente Arbeitsprozesse unternehmenskritische Risiken durch inkonsistente oder gar falsche Zahlen und eventuelle Compliance-Verstöße im Raum.

Konzernkonsolidierung und -berichtswesenFür die Konzernsteuerung mit valider Datenbasis unterstützt ein professionelles Corporate-Performance-Management-System (CPM) den gesamten Prozess der Konzernkonsolidierung und des Konzernberichtswesens mit einem durchgängigen Datenmanagement von der Datenzulieferung und Datenvalidierung bis hin zur Abschluss-Harmonisierung und Berichtsverteilung.

Clevere Lösungen integrieren SAP

Mit Insellösungen und Excel-Systembrücken können die Anforderungen an das heutige Berichtswesen also nicht mehr abgedeckt werden. Benötigt wird stattdessen eine moderne Berichtsplattform mit professioneller Konsolidierungssoftware, die leistungsstarke, standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen Vorsystemen mitbringt und auch die Möglichkeit bietet, systemfreie Daten kontrolliert zuzuspielen.

Ein professionelles Datenmanagement ist ausschlaggebend für valide Abschlüsse und Berichte.

Die beste Antwort geben hier Systeme, die zum einen zielgerichtet für die Herausforderung von Konsolidierung, Reporting und Berichtswesen in Konzernen und verbundenen Unternehmen entwickelt werden – die Abbildung legaler Standards und betriebswirtschaftlicher Automatisierung ist dabei selbstredend. Fast noch wichtiger, aber oftmals weniger beachtet ist, dass sie das Thema Datenmanagement und Vorsystemanbindung in eben selbigem System durchgehend und professionell managen. Dass sie dafür zertifizierte Schnittstellen und Prozesse sowohl für SAP- als auch Non-SAP- Daten zur Verfügung stellen, diese nachhaltig beherrschen und unter Compliance- Gesichtspunkten dokumentieren sowohl für Datenbank-zu-Datenbank-Kommunikation als auch für Upload-Verfahren.

Unternehmen gewährleisten damit Effizienz und Qualität von der Datenzumeldung und -validierung über die Konsolidierung aus Einzelabschlüssen zu einem Gesamtabschluss bis hin zu Dokumentation, Disclosure Management, Wirtschaftsprüfung und Konzernreporting.

Als CPM- und Konsolidierungsexperte mit über 30 Jahren Erfahrung bietet die insightsoftware mit IDL einen leistungsstarken Lösungsansatz, der alle Anforderungen der Abschlusserstellung sowie der externen und internen Berichterstattung zuverlässig unterstützt und das Datenmanagement effizient und durchgängig abbildet.

Die CPM-Lösung unterstützt als zentrale Plattform mit fachlichen Softwaremodulen und Apps alle Aufgaben und Prozesse von der Konsolidierung bis zum Konzernreporting mit internem und externem Berichtswesen.

Der entscheidende Vorteil des Systems ist: Das Zahlenmaterial bleibt immer das Gleiche! Anwender arbeiten mit einem Single Point of Truth und einer zentralen Datenhaltung. Alle Veränderungen werden über Änderungsprotokollierungen dokumentiert und sind damit Compliance-konform. Ebenso werden unternehmensweite Reporting-Szenarien, schnelle Ad-hoc-Auswertungen sowie dezentrale Planungsprozesse, effizient und automatisiert unterstützt.

!!! Die kombinierte Auswertung von SAP- und Non-SAP-Daten gehört heute in so gut wie allen Unternehmen zum Alltag. Bei der konzernrelevanten Kennzahlenarbeit geht es dabei um erfolgskritische Kernprozesse. Konzerne und verbundene Unternehmen sind daher gut beraten, sich bei professionellen, auf die Thematik fokussierten Anbietern umzusehen.

Von Konsolidierung bis Reporting mit SAP- und Non-SAP-Daten

Professionell konsolidieren

Das Softwaremodul für die Erstellung testierbarer Abschlüsse und Management- konsolidierungen unserer CPM Lösung heißt IDL.KONSIS. Die bewährte Lösung erfüllt als professionelle Konsolidierungssoftware alle IDW-PS-880-Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens.

• Fachanwender bilden mit IDL.KONSIS ein- und mehrstufige Verfahren, mit vollständigen Audit-Trails über Melde- und Konsolidierungsprozesse bis hin- ab auf die Buchungsebene ab.
• Sie nutzen hinterlegte Rechnungslegungsstandards gemäß HGB, IFRS, US- GAAP u.a. und erhalten im Ergebnis eine Konsolidierung mit Bilanz, GuV/ Erfolgsrechnung, Spiegel und Anhang sowie Kapitalflussrechnung und Segmentberichtserstattung.
• Je nach Anforderung führen Sie die Konsolidierung täglich, monatlich, jährlich mit jeweils aktuellen Daten durch.
• Sie realisieren das vorgelagerte IC-Clearing webbasiert, mit einem Beleg-orientierten automatischen Auszifferungsverfahren.
• Ebenso können Sie im Rahmen der Planung immer gleich die Konzernplanung durchführen oder beispielsweise bei Merger & Akquisition verschiedene Szenarien simulieren.
• Zudem sammeln Sie Informationen für beispielsweise Notes-Angaben oder Nachhaltigkeitsreports dezentral über Web-Formulare ein und ordnen diese automatisiert den entsprechenden Positionen zu.
• Oder Sie ergänzen die Finanzkennzahlen mit weiteren Informationen für das interne Rechnungswesen und stellen diese über Dashboards dem Management zur Verfügung.

Datenmanagement: Flexibel und sicher

Die insightsoftware CPM Lösung bietet verschiedene Möglichkeiten für die Datenbereitstellung: Von der Direktanbindung über Online- und Offline-Erfassung bis hin zum Daten-Upload.

Verlässlich berichten

Sowohl für das externe als auch das interne Berichtswesen stehen die konsolidierten Finanzzahlen durchgängig zur Verfügung. Die insightsoftware CPM Lösung bietet dafür verschiedene fokussierte Softwaremodule und Apps, die eine ergänzende Datensammlung sowie ein zielgruppengerechtes Ausspielen der Zahlen und Informationen in Geschäftsberichten, Fachabteilungsreports oder Management-Dashboards ermöglichen.

• Unternehmen und Konzerne realisieren vom prüfungssicheren Reporting, über das flexible Management Reporting bis hin zu Meldewesen und Ad-hoc-Reporting alle Anforderungen entlang fachlicher Prozesse, basierend auf durchgängig validen Daten.

Datenbasis im Griff

Die insightsoftware CDM Lösung hält verschiedenste Funktionalitäten und Tools für das Datenmanagement bereit. Im Administrationsbereich des Systems werden diese bereitgestellt und können vollkommen selbstständig administriert werden. Zudem verfügt das System über eine Auditing-Anwendung, die Änderungen der Datenzulieferung im Adminbereich des Systems protokolliert und auswertbar macht.

• Für die Datenbelieferung des Konsolidierungsmoduls IDL-KONSIS verfügt dieses über Schnittstellen zu ERP-/FiBu-Systemen und Herstellern wie Baan, Canias, Comarch, Datev, DCW, EnterpriseOne, E+S, IFS, K+H, MACH, Microsoft Dynamics 365 Business Central bzw. AX, Oxaion, proALPHA, Sage KHK, SCHILLING, SoftM, Varial sowie SAP – von SAP Business One über SAP ERP bis hin zu SAP HANA.
• Mit der IDL Smart Connectivity for SAP steht zudem ein Lösungspaket für den automatisierten Datentransfer von SAP/FI- und SAP/CO-Daten aus SAP ERP- und SAP HANA-Systemen nach IDL-KONSIS zur Verfügung. Der Zugriff ist über die von SAP zertifizierte Schnittstelle IDL-DATALINK geregelt. Diese nutzt die Netweaver-RFC-Technologie und ist damit auf dem neuesten Stand der Schnittstellentechnologie rund um SAP. In Kombination mit den Microsoft Integration Services ist es zudem möglich, beliebige Inhalte aus dem SAP-System abzufragen und an Zieldatenbanken zu übergeben.
• Darüber hinaus können Daten und Quellen einfach und effizient über das HTML5-basierte Suite-Portal angebunden oder durch den Einsatz von Erfassungsformularen im Browser erhoben und den fachlichen Applikationen zur Verfügung gestellt werden.
• Eine tiefe Integration mit den SQL Server Integration Services (SSIS) erlaubt zudem eine effiziente und zentralisierte Datenanlieferung mit Flatfiles über einen granular autorisierbaren Daten-Upload. Ebenso besteht über die SSIS Custom-Extension die Möglichkeit für den einfachen Flatfile-Download.

Zertifizierte Schnittstellen und Lösungspakete garantieren die reibungsfreie Integration von SAP-Systemen.

Dass sich der Einsatz einer modernen CPM-Plattform mit fachlichen Softwaremodulen und Datenmanagement-Qualität rechnet, belegen Unternehmen wie Altana, BLANCO, ElringKlinger, das Evangelische Johanneswerk, HANSAFLEX oder Wanzl, die mit insightsoftware diesen Weg gegangen sind und signifikante Geschwindigkeits-, Sicherheits- und Kostenvorteile realisieren konnten. Wer also beim Thema Konzernkonsolidierung und Konzernreporting über die ausgetretenen SAP- und Excel-Pfade hinausdenkt, entscheidet sich nicht gegen SAP, sondern dafür, SAP und weitere Systeme für mehr Datenqualität und Effizienz zu integrieren.