Automatisierung vs. manuelle Prozesse: Ihr Abschlussprozess auf Turbo
Der Weg von manuellen zu automatisierten Prozessen scheint unvermeidlich, doch er ist gepflastert mit Herausforderungen, die es zu überwinden gilt. Trotz der technologischen Fortschritte verharren viele Unternehmen bei manuellen Aufzeichnungssystemen und Spreadsheets. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Kostengründe stehen oft im Vordergrund, da die Einführung automatisierter Systeme eine erhebliche Investition erfordern kann. Zudem fehlt es vielen Unternehmen an Zeit oder Ressourcen, sich mit der Einführung neuer Tools zu befassen.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Schwierigkeiten, die manuelle Prozesse mit sich bringen, und die Vorteile einer automatisierten Lösung. Die manuellen Prozesse sind oft zeitaufwendig, fehleranfällig und können die Effizienz erheblich beeinträchtigen. Auf der anderen Seite können automatisierte Lösungen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Genauigkeit und die Entscheidungsfindung verbessern, indem sie Echtzeitdaten und Analysefunktionen bereitstellen.
1: Die Herausforderungen manueller Prozesse
Die Arbeit mit Spreadsheets, die manuelle Eingabe von Finanzdaten und die endlosen E-Mail-Ketten für Intercompany-Abstimmungen – dies sind nur einige der Aspekte, die die manuelle Erstellung von Abschlüssen zu einer enormen Herausforderung machen. Mehr als die Hälfte der Finanz- und Accounting-Verantwortlichen empfinden diese manuellen Prozesse als das größte Hindernis, um schnell und effizient zu verlässlichen Zahlen zu gelangen. Die mangelnde Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen führt zu inkonsistenten und ungenauen Zahlen, was die Erstellung eines prüfungssicheren Abschlusses erheblich erschwert.
Intercompany-Abstimmungen können besonders aufwändig sein. Es wird zu viel Zeit für die Klärung von Intercompany-Differenzen aufgewendet. Die Gründe sind zahlreich: der Umgang mit einer Flut von Excel-Dateien, Fehlbuchungen, Währungsdifferenzen und Periodenabweichungen. Einer der Lösungsansätze für diese möglichen, auftretenden Schwierigkeiten sind dann eben IC-Abstimmungssysteme (Softwarelösungen, die die IC-Abstimmung unterstützen, indem sie die Datenbereitstellung, den Datenabgleich und die Differenzanalyse automatisieren).
Spreadsheets sind eine häufige Quelle von Fehlern. Ungenauigkeiten aufgrund fehlerhafter Formeln können zu falschen oder unvollständigen Abschlüssen führen, was wiederum zu einer erhöhten Arbeitslast führt. Zwar ist Excel ein hervorragendes Tool und Finanzfachleute, Accountants und Controller sind oft wahre Excel-Profis, doch stößt Excel bei komplexen oder umfangreichen Datensätzen an seine Grenzen. Die Grenzen sind erreicht, wenn die Datenmenge zu groß wird, die Anforderungen an die Datenverarbeitung zu komplex werden oder wenn eine effiziente Zusammenarbeit und Datenfreigabe erforderlich ist, die über die Möglichkeiten von Excel hinausgehen.
2: Die Vorteile automatisierter Abschlüsse
Der erste Schritt in Richtung einer automatisierten Abschluss- und Konsolidierungslösung ist die Schaffung einer soliden Grundlage für alle weiteren Finanzmanagementprozesse. Eine solche Lösung bietet eine kontinuierliche Abschlussplattform, die eine End-to-End-Plattform darstellt, und fördert eine Kultur der Analytik, die datengetrieben ist.
Automatisierte Lösungen minimieren Fehler und Risiken, wodurch eine höhere Datenqualität bei deutlich weniger Aufwand gewährleistet wird. Sie sparen Zeit, indem sie effizientere Prozesse ermöglichen und die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Daten verbessern.
Ein zentraler Aspekt ist die Einrichtung einer einheitlichen Plattform, die alle Finanzmanagementaktivitäten bündelt. Diese Plattform sollte eine offene Architektur haben, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht. Mit konsequenter Daten-Governance und leistungsstarken Workflow-, Audit-Trail- und Collaboration-Tools haben Sie die volle Kontrolle und können sich auf die Genauigkeit Ihrer Daten verlassen.
Die automatisierte Konsolidierung bietet auch den Vorteil einer beschleunigten Kontenabstimmung, die Konsistenz über alle Konten hinweg schafft und Methoden standardisiert. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Zahlen, die durch direkte Anbindung der Konsolidierungssoftware an Ihre ERP-Lösungen ermöglicht wird.
3: Die Implementierung automatisierter Systeme
Der Umstieg auf automatisierte Abschluss- und Konsolidierungssysteme kann anfangs eine Herausforderung darstellen.
Eine sorgfältige Planung und Implementierung sind erforderlich, um sicherzustellen, dass das System die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Schulungen für das Finanzteam können den Übergang erleichtern und sicherstellen, dass alle Beteiligten die neuen Werkzeuge effektiv nutzen können.
Die Integration von KI und maschinellem Lernen in die Abschlussprozesse kann auch die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Konsolidierungen verbessern. Systeme, die KI nutzen, können Muster und Trends erkennen, die dem menschlichen Auge möglicherweise entgehen, und somit fundiertere Finanzentscheidungen ermöglichen.
4: Fallbeispiele für erfolgreiche Automatisierung
Es gibt zahlreiche Fallbeispiele, in denen Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Abschluss- und Konsolidierungsprozesse erhebliche Vorteile erzielt haben. Ein großes Finanzunternehmen konnte beispielsweise seine Offenlegungsprozesse deutlich besser deuten, nachdem er die Prozesse mit insightsoftware automatisieren konnte.
Ein anderes Unternehmen, ein globaler Technologiekonzern, konnte seine Fehlerquote drastisch senken und seine Intercompany-Abstimmungsprozesse straffen, was zu einer erhöhten Datenqualität und -konsistenz führte. Die Einführung automatisierter Systeme ermöglichte es dem Unternehmen, sich auf die strategische Planung zu konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen Abstimmungen zu verbringen.
Diese Fallbeispiele zeigen, dass die Automatisierung nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Qualität der Finanzberichterstattung verbessert, was zu fundierteren und datengetriebenen Entscheidungen führt.
Fazit
Die Einführung von Automatisierung in die Abschluss- und Konsolidierungsprozesse ist ein unvermeidlicher Schritt in Richtung eines effizienteren und effektiveren
Finanzmanagements. Während der Übergang von manuellen zu automatisierten Prozessen eine Herausforderung darstellen kann, sind die Vorteile, die sie bieten, zu groß, um ignoriert zu werden.
Die Verbesserung der Genauigkeit, Geschwindigkeit und Qualität der Finanzberichte durch die Automatisierung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen Prozessen zu verbringen, kann die Arbeitszufriedenheit erhöhen und letztendlich zum Wachstum des Unternehmens beitragen.
Während die Implementierung eines automatisierten Systems Zeit und Ressourcen erfordert, zeigt die Erfahrung, dass die Vorteile die Investition mehr als rechtfertigen. Unternehmen, die den Schritt wagen und in moderne Abschluss- und Konsolidierungslösungen investieren, setzen sich für eine Zukunft mit schnelleren, genaueren und zuverlässigeren Finanzprozessen ein, die ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem sich schnell verändernden Marktumfeld sichern.
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