Une entreprise suédoise du secteur de l'énergie profite de modèles prévisionnels flexibles et d'une évolutivité accrue grâce à Bizview

Le chauffage collectif est une source d’énergie renouvelable très populaire dans les zones urbaines de Suède. Un système de chauffage collectif est constitué d’une infrastructure souterraine de canalisations isolées qui fournissent de l’énergie thermique. Celle-ci est approvisionnée par une centrale électrique dans le but d’alimenter les bâtiments résidentiels ou commerciaux d’une commune. Basée à Örebro en Suède, Värmevärden/Adven compte 520 employés qui pilotent 350 sites. Son objectif ? Produire de la chaleur, de l’énergie renouvelable et de l’énergie industrielle tout en fournissant des solutions de valorisation des déchets à destination des municipalités, d’une clientèle privée et des complexes résidentiels comme industriels en Suède, en Finlande, en Norvège, aux Pays-Bas et dans les pays baltes.

Le défi

Bien que la demande soit élevée, les opérations sont susceptibles de se retrouver retardées ou entravées par de nombreux obstacles. Pour Gustaf Roman, directeur de l’informatique financière de Värmevärden, les défis de l’équipe financière étaient centrés sur le manque de flexibilité de l’ERP, qui rendait difficile l’adaptation aux besoins de l’entreprise, et sur une solution de planification tierce développée localement pour soutenir le système.

« Nous manquions à la fois de stabilité et de souplesse, sans compter que nous voulions aussi avoir la possibilité de nous développer. C’était inenvisageable avec la solution dont nous disposions à ce moment-là. De plus, il n’était pas simple d’adapter notre ERP aux besoins de l’entreprise », nous a confié M. Roman. Comme bien des entreprises du secteur des services énergétiques, Värmevärden se heurte à des obstacles réglementaires, à des difficultés liées à l’acquisition de combustibles bruts ou encore à des obligations fiscales, autant d’éléments soumis à de constantes fluctuations. « Une grande proportion de nos dépenses est attribuée aux combustibles et à leur approvisionnement, quel que soit leur type. Il s’agit d’un processus plutôt complexe », indique Gustaf Roman.

Pour ne rien arranger, M. Roman a expliqué que l’entreprise était aux prémices d’un changement d’ERP. À la suite d’une série d’acquisitions, Värmevärden s’est vue contrainte de saisir manuellement dans son ancien système de planification des données provenant de six ERP différents. Il était donc difficile de gérer les données héritées que chaque entreprise apportait au groupe. En conséquence, la solution de planification existante n’était pas en mesure de faire face au volume et à la complexité de ses activités en pleine expansion.

En route vers le succès avec Bizview

Fort de plus de 20 ans d’expérience en matière de Business Intelligence et de finance, Gustaf Roman a décidé de déployer Bizview, une solution de d’élaboration budgétaire, de planification ainsi que de prévisions et de reporting permettant de réunir les pièces du puzzle d’une opération aussi complexe. Bizview a servi à consolider les données en provenance de plusieurs ERP existants tout en créant des tableaux de bord reliés aux chiffres clés de l’entreprise. L’équipe a découvert une flexibilité, une visibilité ainsi qu’une accessibilité dont elle ne disposait pas avec la solution précédente. Bizview a également ouvert la porte à un tout autre niveau de contrôle et de propriété individuelle des données de l’entreprise. « Les utilisateurs finaux (les salariés de Värmevärden) sont en mesure de contribuer et de remplir le système d’informations en toute facilité », se félicite M. Roman.

Grâce à un meilleur accès à des indicateurs clés qui étaient auparavant fastidieux à obtenir, M. Roman a tiré parti de Bizview pour accélérer les prévisions. « Nous pouvons nous servir de différents indices pour chaque groupe de comptes ainsi que de différentes sections pour notre compte de résultat et notre bilan. Grâce à Bizview, nous réalisons des prévisions concernant notre compte de résultat et notre bilan, et pour couronner le tout, nous sommes en mesure d’étaler nos prévisions sur des périodes bien plus longues que ce qui était possible auparavant », apprécie Gustaf Roman. Il ajoute même : « Nous réalisons des prévisions mensuelles pour l’ensemble du groupe sans aucun souci. Deux personnes s’attèlent à cette tâche, et leurs prévisions sont disponibles facilement et en seulement quelques heures ».

Les entreprises du secteur de l’énergie connaissent une évolution constante, et Värmevärden ne fait pas exception à cette règle. L’appétit de l’entreprise pour l’expansion et les acquisitions en continu ne laisse à l’équipe financière que peu de temps pour décompresser entre les différents cycles. Heureusement, en simplifiant des processus chronophages, Bizview lui apporte un allègement plus que mérité de sa charge de travail. De ce fait, l’équipe est en mesure de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée telles que les prévisions ou les analyses. Gustaf Roman aimerait donner un conseil aux entreprises qui ont des difficultés lorsqu’il s’agit d’extraire des données utiles de leur ERP : « Si vous avez besoin d’un outil flexible et évolutif, facile à adopter et à maintenir vous-même, alors pensez à Bizview ».

Le chemin du succès

Bizview a offert à Värmevärden de précieux outils de prévision qui ont favorisé sa croissance.

• Gain de temps : réalisation des prévisions mensuelles en 3 heures au lieu de 3 jours.
• Flexibilité : possibilité d’exécuter des modèles avec plusieurs variables et scénarios.
• Stabilité : gestion d’une opération au sein de 350 sites.
• Consolidation des données : fusion des données de 6 ERP dans un seul modèle prévisionnel.

L’implémentation de Bizview chez Värmevärden a permis de faire « un énorme bond en avant » dans les opérations financières.