La solution EPM permet à Multiconsult de s’adapter rapidement à son nouvel ERP

À propos du client

Multiconsult est l’un des principaux cabinets en ingénierie en Norvège. Fondée en 1908, la société a joué un rôle important dans le développement et la croissance économique de la Norvège. La société offre une gamme de services comprenant le conseil et la conception multidisciplinaires, l’ingénierie et la gestion de projets, la vérification, l’inspection, la supervision et l’architecture, tant en Norvège qu’à l’étranger.

Situation

En septembre 2017, Multiconsult a changé d’ERP. Les solutions d’informatique décisionnelle (BI) associées n’ont pas fonctionné comme prévu, de sorte que Multiconsult a dû trouver d’urgence un moyen de réaliser son reporting financier au début de l’année 2018. Étant donné que leur ancienne solution de reporting n’était pas en mesure d’assurer la planification et le reporting financiers, les contrôleurs de gestion ont eu recours à Excel pour la planification et l’analyse financières.

Multiconsult avait un besoin urgent de rapports rapides et précis, car la société était cotée en bourse et ses autres systèmes ne pouvaient pas faire le travail assez rapidement ou correctement. Le développement d’un outil de reporting Power BI étant long et coûteux, Excel a été utilisé à la place, ce qui a compromis la qualité des données et des analyses.

Solution et résultats

Multiconsult a racheté une société en septembre 2017 qui utilisait déjà Bizview. Après avoir examiné les capacités de la solution, Multiconsult a décidé d’implémenter également Bizview pour la planification, le reporting et l’analyse financière. Jan Helge Golmen, aujourd’hui directeur financier chez Multiconsult, utilisait Bizview au sein de la société racheté par Multiconsult.

Bizview offrait la possibilité de créer des interfaces, d’enregistrer ses propres ensembles de données et de combiner différentes sources dans une seule banque de données. Un premier rapport déterminant a été créé dans Bizview dans un délai relativement court. En moins de deux ans, Bizview est devenu une solution de reporting, de planification et d’analyse utilisée par plus de 2 000 employés. Bizview gère désormais tout, de la gestion de projets au budget, en passant par les prévisions, les rapports de gestion, la gestion des risques, les ressources humaines, etc. Il est prévu d’étendre Bizview à d’autres départements de l’entreprise.

La clé d’une adoption efficace par des milliers d’employés a été une formation approfondie dans les bureaux en région, en déléguant la responsabilité de différents domaines à quelques « super utilisateurs » sélectionnés et en simplifiant la solution dans la mesure du possible.

« La mise en œuvre de Bizview est allée relativement vite », a déclaré Jan Helge Golmen. « Avec Bizview, nous avons considérablement amélioré notre gestion de projets. Nous avons maintenant une intégration transparente entre les projets et la finance. »

Pour le directeur financier, Bizview présente l’avantage de donner un meilleur contrôle sur l’ensemble de l’organisation, y compris tous les projets. Avec plus de 10 000 projets chaque année, il est utile de disposer d’un outil de planification et de suivi solide. Grâce à une planification décentralisée au sein d’une main-d’œuvre éparpillée, les chefs de projets contrôlent désormais leur propre planification de projet, y compris les budgets.

« Quand je sais que les chefs de projets contrôlent leurs projets, je peux bien dormir tranquille. Nous avons une meilleure vue d’ensemble des projets présentant des difficultés, ce qui nous permet de nous concentrer sur eux », a poursuivi M. Golmen.

Pour une grande entreprise avec de nombreux utilisateurs comme Multiconsult, la flexibilité de créer tout type de planification, de budget ou de structure de rapport pour un grand groupe d’utilisateurs à travers de multiples projets a généré une valeur considérable pour l’entreprise grâce à des économies de coûts, une meilleure compréhension et un délai de rentabilisation plus rapide.

« Bizview est ergonomique, simple d’utilisation et donne une bonne vue d’ensemble. Multiconsult a réalisé de nombreuses économies en adoptant Bizview », a déclaré M. Golmen.

A l’avenir, l’entreprise prévoit que 1 300 chefs de projets utilisent Bizview pour le reporting, la collecte d’informations et le reporting de l’impact de la crise du COVID-19 sur des milliers de projets en cours.