Clôture de fin de mois: étape par étape

La clôture de fin de mois peut souvent se révéler être une période stressante pour les membres de la direction financière et comptable. Dans la plupart des entreprises, beaucoup de pression est exercée pour produire des états financiers exacts de la façon la plus rapide possible. Le progiciel de gestion intégré (PGI, ou ERP pour « Enterprise Resource Planning ») automatise bon nombre de ces processus, rendant les procédures de clôture de fin de mois plus rapides et plus faciles que par le passé. Néanmoins, les organisations doivent faire face à une série de rapprochements, de charges à payer et de validations pour s’assurer que leurs états de fin de mois soient exacts et complets.Dans le présent article, nous allons explorer le processus de clôture de fin de mois étape par étape et même vous fournir une liste de vérification de fin de mois basée sur Excel pour vous aider dans ce processus. Bien que la clôture de fin de mois soit différente d’une entreprise à l’autre, ce guide devrait vous servir de cadre général.

Une à deux semaines avant la fin du mois

Votre processus de fin de mois devrait commencer une semaine ou deux avant la date de clôture effective. Pour vous assurer que tout se passe bien, il est préférable d’envoyer une série standard de communications pour rappeler à votre personnel la nécessité de soumettre les informations clés le plus tôt possible, de préférence avant la fin du mois.Ces communications devraient comprendre de brefs rappels sur les tâches à effectuer et une date d’échéance. À titre d’exemple, il peut s’avérer utile de définir des paramètres relatifs aux remboursements des employés, où les employés doivent soumettre leurs notes de frais avant le dernier jour du mois. Vous pouvez indiquer que tout ce qui est soumis sans la documentation adéquate ou envoyé après la date limite peut entraîner un retard de remboursement. Ce rappel signale aux employés qu’il est essentiel de présenter ces informations en temps opportun et que leur exactitude est importante. Grâce à ces rappels, vous pouvez comptabiliser ces dépenses lors de l’exercice comptable correspondant sans avoir besoin de cumuls ou d’ajustements après coup.Il est également recommandé d’envoyer des notifications similaires à tout employé responsable de l’approbation des factures entrantes pour paiement et à toute personne de l’organisation responsable de l’enregistrement des produits (par exemple les consultants qui saisissent leurs heures facturables pour la facturation des clients de l’entreprise). En envoyant ces rappels importants à l’avance, vous garantissez une plus grande précision de vos rapports de fin de mois et limitez le temps passé à gérer les exceptions à la fin de chaque période comptable.Certains systèmes ERP permettent de clôturer sélectivement des livres auxiliaires (tels que les comptes clients et les comptes fournisseurs) pour empêcher la saisie d’opérations supplémentaires pendant le processus de clôture de fin de mois. Ainsi, vos efforts de rapprochement des livres auxiliaires ne sont pas rendus plus difficiles par l’ajout de nouveaux mouvements au cours du processus. Si votre système ERP comporte cette fonctionnalité, utilisez-la à votre avantage.

Rapprocher les comptes bancaires

L’une des premières choses à aborder est le rapprochement bancaire, surtout pour les comptes d’exploitation et les comptes de paie par lesquels vous traitez la plupart de vos transactions. Au cours de cette étape, vous découvrirez parfois des opérations que vous n’avez pas prises en compte auparavant, à l’image des dépôts qui n’ont pas été comptabilisés comme des rentrées de fonds dans le système ERP. Les virements bancaires entrants ou virements électroniques sont souvent concernés. Le rapprochement bancaire permettra de les mettre en évidence et de s’assurer qu’ils sont correctement comptabilisés dans les grands livres correspondants.Au cours du processus de rapprochement bancaire, vous pouvez également imputer les produits d’intérêts, les frais bancaires ou d’autres ajustements qui ont une incidence sur vos soldes de trésorerie.

Réconciliation des achats par carte de crédit

Si votre organisation effectue des achats avec une carte de crédit d’entreprise, il est souvent judicieux de rapprocher ces relevés dès le début du processus de clôture. Encore une fois, il s’agit d’un aspect courant où vous pouvez trouver des opérations qui n’ont pas été enregistrées auparavant. Les employés qui effectuent des achats au moyen de la carte d’entreprise peuvent souvent omettre de déclarer ces opérations ou de remettre leurs reçus, ce qui peut entraîner un écart entre le solde prévisionnel et votre facture de carte de crédit mensuelle.

Vérifier les soldes de vos livres auxiliaires

Votre système ERP devrait être en mesure de fournir des rapports sur les comptes fournisseurs et les comptes clients échus à la fin du mois. Bien que les états intégrés fournis dans la plupart des systèmes ERP puissent manquer d’une certaine flexibilité en termes de reporting, ils doivent fournir un total précis et une liste détaillée que vous pouvez utiliser pour valider les soldes de votre grand livre par rapport aux livres auxiliaires.Vérifiez que le total de vos comptes clients correspond au compte du grand livre correspondant et procédez à la même vérification pour les comptes fournisseurs. Pour éviter que ces chiffres ne soient désynchronisés, vous devez éviter d’utiliser ces comptes du grand livre pour les transactions que vous ne traitez pas par l’intermédiaire de livres auxiliaires. N’imputez pas manuellement de charges à payer des comptes clients sur le même compte du grand livre où le module Comptes clients impute ses mouvements. Il en va de même pour le grand livre que vous utilisez pour les comptes fournisseurs.Votre module Stocks devrait fournir une liste détaillée de vos stocks ainsi qu’un total qui reflète votre méthode privilégiée de valorisation des stocks . Si vous avez effectué un inventaire physique, c’est le bon moment pour effectuer les ajustements nécessaires au sein du module Stocks. Encore une fois, vous devez éviter de passer des écritures directes dans le grand livre à moins que vous n’ayez besoin d’effectuer un ajustement extraordinaire.

Traiter les charges à payer

Dans la plupart des entreprises, il existe une série de charges à payer que vous devez traiter chaque mois. Vous pouvez régler la paie, par exemple, toutes les semaines ou toutes les deux semaines, ce qui peut entraîner un chevauchement avec la fin de mois. Vous devrez calculer la partie des charges salariales que vous avez engagée au cours du mois qui vient de se terminer et passer une écriture de contrepassation des charges salariales par rapport aux charges à payer. Vous devez également comptabiliser le cumul des congés payés.Si votre organisation facture les clients pour les progrès réalisés dans le cadre de projets à long terme, vous devrez peut-être passer des charges à payer pour comptabiliser les revenus générés mais pas encore facturés. De même, si vous avez reçu des acomptes initiaux, vous devrez enregistrer les produits constatés d’avance et rapprocher les montants reportés précédemment que vous devrez maintenant comptabiliser.Si la société a effectué des dépôts ou des acomptes qui ne sont pas comptabilisés par imputation dans le livre auxiliaire, vous devez également les provisionner.

Consulter les immobilisations, les dépréciations et les amortissements

Si votre société a acquis des biens d’équipement, des logiciels ou des éléments similaires que vous devez amortir, vous devez mettre à jour le tableau des immobilisations, utiliser le plan d’amortissement correspondant à ces immobilisations récemment acquises et effectuer les ajustements nécessaires de la charge d’amortissement par rapport à l’amortissement cumulé. Très souvent, ces types d’achats sont comptabilisés par erreur dans des comptes de dépenses lorsque vous traitez des factures, de sorte que vous devez les reclasser dans le compte des immobilisations dans le grand livre. C’est le bon moment pour examiner les achats et identifier de telles exceptions afin de les traiter de façon proactive.Si votre entreprise a cédé des immobilisations, vous devrez apporter les ajustements nécessaires aux comptes du grand livre et noter le changement dans le tableau des immobilisations.Les mêmes étapes peuvent s’appliquer aux actifs amortis, comme l’écart d’acquisition, les coûts de clôture ou les coûts de démarrage d’une entreprise.

Apporter les ajustements nécessaires aux effets à payer

Dans de nombreuses entreprises, les effets à payer devront également être rajustés en fin de mois. Vous devriez examiner les remboursements des prêts à tempérament pour vous assurer d’avoir correctement enregistré les intérêts par rapport au principal. C’est notamment le cas des remboursements de prêts amortis dont le montant des intérêts et du capital sont en constante évolution, même si le montant total des remboursements reste constant. Les prêts à intérêts différés nécessitent un cumul des intérêts.Il est recommandé de tenir à jour un tableau d’amortissement des prêts pour chaque effet à payer et de s’assurer que le solde final, le total des intérêts et le total du capital correspondent aux opérations inscrites au grand livre.Enfin, vous devrez rajuster les effets à payer à court terme par rapport aux effets à payer à long terme afin que votre bilan reflète ces montants dans les catégories correspondantes.

Passer en revue les placements

Si votre entreprise détient des placements, enregistrez les intérêts perçus et les dividendes versés ou crédités dans votre compte. Vous devriez également examiner la valeur marchande des actifs et saisir les écritures nécessaires pour enregistrer les moins-values latentes afin de tenir compte de toute baisse de valeur.

Conclusion et examen

Une fois que vous avez effectué toutes les saisies appropriées, effectué tous les rapprochements et enregistré les charges à payer, il est temps d’imprimer vos rapports préliminaires. À ce stade, il est important de vérifier le caractère raisonnable de vos rapports. Recherchez tout écart important ou inattendu. Il est recommandé de diffuser ces rapports préliminaires à quelques réviseurs de confiance qui peuvent vous aider à rechercher les erreurs et à poser des questions le cas échéant. Très souvent, ce genre de processus d’examen va mettre à jour des anomalies que vous auriez pu sinon omettre.Avant d’imprimer vos rapports définitifs, assurez-vous de clôturer votre système comptable pour le mois, en empêchant quiconque d’imputer des soldes à des périodes comptables antérieures et de les modifier rétroactivement.

Des opportunités d’automatisation des processus de clôture de fin de mois

Lorsque vous aurez terminé la clôture de fin de mois et que vous aurez le temps de souffler, pensez à revoir vos processus de clôture pour trouver des occasions de les automatiser et de les simplifier. Recherchez les tâches qui nécessitent généralement beaucoup de temps de la part du personnel.En règle générale, avec les rapprochements de comptes, vous devez joindre des feuilles de calcul qui englobent des informations provenant de plusieurs sources. Si un processus de rapprochement de comptes est ralenti, pensez à passer à des outils de reporting et d’analyse en temps réel ou presque qui peuvent vous faciliter la vie en extrayant des informations directement de votre système ERP et en les rendant disponibles dans Microsoft Excel.

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