Office of the CFO – das Finanzteam bekommt neue Aufgaben

insightsoftware -
Juli 23, 2021

insightsoftware is the global provider of enterprise software solutions for the Office of the CFO to connect to & make sense of data in real time, driving financial intelligence across […]

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Zahlen verbuchen, Excel-Dateien jonglieren, Finanzströme kontrollieren – diese Routinearbeiten werden im Finanzbereich künftig immer weniger Raum einnehmen. Intelligente Software kann schon heute viele komplexe Arbeitsprozesse übernehmen. Das bringt enorme Umbrüche in der Finanzorganisation mit sich. Welche Rolle spielt dabei das „Office of the CFO“?

In vielen Unternehmen verlaufen schon heute transaktionelle Prozesse wie die Rechnungsprüfung komplett automatisch, von der Verbuchung im ERP- und Buchhaltungs-System über den Abgleich mit hinterlegten Vorgaben bis zur Zahlungsanweisung. Zweifelsfälle, die das Workflow-Modul den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung zuweist, werden sich dabei durch lernende Systeme immer weiter reduzieren.

Auf der analytischen Ebene gibt es ähnliche Möglichkeiten. Das monatliche Standardreporting kann komplett automatisiert werden, und beim Forecasting und der Planung helfen KI-gestützte Hochrechnungen. Fachlich hoch spezialisierte Softwarelösungen können auch das Beteiligungscontrolling und die Konsolidierung bis hin zum Steuer- und Meldewesen immer besser unterstützen. Verfahren wie RPA (Robotics Process Automation) und Machine Learning, die als Cloud-Anwendungen heute schnell verfügbar sind, treiben die Automatisierung von Finanzprozessen weiter voran.

Neben der Effizienzsteigerung erweisen sich dabei fehlerfreie und lückenlos dokumentierte, revisionssichere Prozesse als erhebliche Vorteile. Durch die Auswertung riesiger Datenmengen mit Anwendungen wie Predictive Analytics sind zudem immer präzisere Analysen und Prognosen als Output zu erwarten.

Strategieentwicklung statt Daten einsammeln

Dass Controllern und Accountern die Arbeit ausgeht, ist allerdings auch bei fortschreitender Automatisierung nicht zu befürchten. Im aktuellen „Finance Teams Trend Report“ von insightsoftware gaben mehr als die Hälfte der befragten Finanzverantwortlichen an, dass sie derzeit nicht in der Lage sind, ihren Aufgabenbereich komplett zu bewältigen. Die größten Hindernisse liegen nach wie vor in zu vielen manuellen Arbeitsprozessen. Mit besserer Systemunterstützung hätten die Finanzteams mehr Freiraum für die Analyse des System-Outputs und strategischer Arbeit, statt wie bisher noch Daten einzusammeln und manuell zusammenzuführen.

Diese Umschichtung wäre dringend nötig, denn der Aufgaben- und Wirkungskreis der Finanzabteilung hat sich erheblich vergrößert. Die Anforderungen verschiedenster Adressaten wie Unternehmensleitung, Fachbereiche, externe Auditoren oder Shareholder steigen ständig. Wenn der Finanzbereich unternehmensweit anerkannte, konsistente Informationen liefert und aus immer mehr Datenmaterial zuverlässige Entscheidungshilfen generiert, kann er sich als wichtiger Ansprechpartner aller Zielgruppen positionieren. Als zentrale Instanz für die faktenbasierte Messung des Unternehmenserfolgs kann das Finanzteam zudem maßgeblich zur gesamten Unternehmensentwicklung beitragen.

Transformation des Finanzbereichs

Umgekehrt gilt aber auch: Die Adressaten im Unternehmen erwarten agile Planungs- und Forcastprozesse, dynamisches Reporting, zeitnahe Finanzabschlüsse und handlungsorientierte Empfehlungen. Wenn Finanzverantwortliche das nicht liefern, werden sich die Zielgruppen anderweitig umschauen oder selbst aktiv werden. Typische systemtechnische Auswirkungen wie Insellösungen, Datensilos und Excel-Dateiwüsten sind allseits bekannt.

Der Finanzbereich wird sich verändern müssen, um seiner neuen Rolle gerecht zu werden. An erster Stelle steht die weitere Digitalisierung. Die Technologien zur Automatisierung und zur KI-gestützten Datenanalyse stehen am Markt bereit. Dass die innovativen Lösungen derzeit noch nicht umfänglich genutzt werden, ist ein zentraler Grund für die permanente Überforderung der Finanzabteilung. Wer bis zum Anschlag mit manuellen Routinen beschäftigt ist, hat keine Zeit mehr für die Dateninterpretation.

Die moderne Finanzorganisation

Veränderung ist also notwendig. In aktuellen Studien und Fachartikeln wird oft das „Office of the CFO“ als die moderne Finanzorganisation genannt, die den passenden Rahmen dafür stellt. Im deutschsprachigen Raum wird die Funktion teilweise anders benannt. Wie auch immer der Name lautet, gemeint ist ein fachlich und technisch versiertes Team unter einer Führungskraft, die auf Augenhöhe mit der Unternehmensleitung agiert. Sie muss über genügend Budget und Durchsetzungskraft verfügen, um unternehmensweite digitalisierte Finanzprozesse zu etablieren. Zum breiten Aufgaben- und Kompetenzspektrum des Teams gehören u.a.:

  • Koordination aller Finanzströme im Unternehmen
  • Gewährleistung standardisierter Finanzinformationen auf einer zentralen Datenbasis, etwa durch Einrichtung und Bewirtschaftung eines leicht steuerbaren Financial Data Mart als Single Point of Financial Truth
  • Führung eigener IT Kräfte im Team bzw. Aufbau entsprechenden Know-how
  • Enge Zusammenarbeit von Finanzbuchhaltung, Controlling und Bilanzierung/Konzernrechnungswesen sicherstellen. Für inkonsistente Rechenwerke und verschiedene Ansprechpartner im Finanzwesen hat die Unternehmensleitung wenig Verständnis und Zeit.
  • Bereitstellung der Projektressourcen für die Auseinandersetzung mit technologischen Innovationen und die Implementierung neuer Systeme
  • Einrichtung strukturierter Kommunikationsprozesse mit Zielgruppen im Unternehmen, z.B. zur Abstimmung von Informationsbedarf und fachlich sinnvollen Performance-Kennzahlen.

Klares Signal zur Stärkung der Position des Finanzbereichs im Unternehmen

Die Ansatzpunkte der nötigen Veränderungen sind vielfältig und erfordern gemeinsame Anstrengungen. Wenn die beteiligten Finanzexperten unter der im englischen Sprachraum weitverbreiteten Bezeichnung „Office of the CFO“ geführt werden, ist das ein klares Signal, dass sie die digitale Transformation gemeinsam in Angriff nehmen und bereits entdeckt haben, welchen neuen Mehrwert der Finanzbereich zur Unternehmensentwicklung beisteuern kann.

Die Bedeutung der Finanzabteilung wird jedenfalls mit dem erweiterten Aufgabenbereich weiter steigen. Das bestätigt auch die in der aktuellen Studie von insightsoftware ermittelte Personalplanung: Über 50% der befragten Führungskräfte gehen davon aus, dass der Finanzbereich seine Personalressourcen in den nächsten zwei Jahren aufstocken wird.

–> „Finance Teams Trend Report 2021“ kostenlos downloaden