Faciliter la réconciliation des intercos : enjeux et solutions

28 février 2024

Les directions financières sont au cœur d’un processus toujours plus intense et complexe à mesure que le temps passe : la communication des résultats financiers de leur groupe. Intense car le rythme et la vitesse de publication de ces résultats sont toujours plus élevés. Complexe car les Groupes évoluent, les organisations se complexifient, et les outils ne suivent pas forcément. Cet effet de resserrement a pour effet d’augmenter la pression sur ces Directions Financière, qui doivent dès lors s’adapter, tout en maintenant un niveau de qualité et de fiabilité irréprochables. Cela est d’autant plus important sur des processus spécifiques pouvant avoir un impact majeur sur le résultat final, pami lesquels la réconciliation des intercos tient une place importante. En quoi ces intercos sont-ils indispensables ? Quels enjeux génèrent-ils pour les Directions financières ? Comment les fiabiliser ? C’est ce que nous allons détailler maintenant.

Faciliter la réconciliation des intercos : quel intérêt ?

Une définition simple des intercos

Le processus de réconciliation des intercos (appelé aussi élimination des opérations intra-groupe), est une opération comptable qui sert à identifier puis à supprimer toutes les opérations effectuées entre des sociétés distinctes mais appartenant à un même Groupe. L’objectif est de ne pas fausser, par exemple, un chiffre d’affaires groupe en comptabilisant des ventes faites à l’intérieur même de ce Groupe.

Cette opération de réconciliation participe à un processus plus large de fiabilisation : tous les indicateurs financiers communiqués par un Groupe doivent être le plus fidèles possible à la réalité. Les investisseurs ont ainsi accès à une donnée fiable qui leur permet de juger de la pérennité du Groupe, et donc, de leur investissement. Ce sont ces indicateurs financiers qui font qu’un Groupe parviendra à attirer, à rassurer et à retenir, ou pas, des investisseurs.

Comment fonctionne le processus de réconciliation des intercos ?

Dans la pratique, la réconciliation des intercos est un rapprochement comptable réalisé, idéalement, par les équipes au sein des différentes filiales d’un même Groupe. Chaque entité déclare en local ses opérations (créances et/ou dettes) en identifiant l’autre entité (sa “partenaire”) avec laquelle a été effectuée cette opération. Des contrôles sont ensuite réalisés pour s’assurer qu’il n’y a aucun écart significatif, ou pour les corriger le cas échéant. Enfin, les intragroupes sont consolidés au niveau Groupe par les équipes de consolidation.

Mais si le processus peut paraitre simple sur le papier, plusieurs facteurs peuvent venir le complexifier. Citons par exemple :

• Des différences dans les déclarations réciproques de deux entités (montants différents déclarés par l’acheteur et par le vendeur)
• Des règles hétérogènes d’une entité à une autre
• L’utilisation de devises différentes
• Une hétérogénéité dans les outils utilisés
• Un manque de fiabilité quand le processus est réalisé sous Excel
• Un écart entre les bonnes pratiques liées à la gestion des intercos et la réalité du terrain
  • Rôle des équipes comptables et de consolidation
  • Timing de la réalisation de ces éliminations
  • La “correction” des écarts se transforme en une “explication” des écarts

On comprend mieux pourquoi les Directions Financières cherchent aujourd’hui des moyens de faciliter ce processus de réconciliation des intercos. Mais concrètement, comment faire ?

Faciliter la réconciliation des intercos, c’est avant tout fiabiliser, sécuriser et accélérer le processus

La tâche des équipes de consolidation sera d’autant plus facile qu’elles auront accès à des données fiables, dans un outil sécurisé et qui automatise ce qui peut l’être pour leur faire gagner du temps.

Fiabiliser les données intercos

En s’appuyant sur un outil qui va se connecter directement aux ERP comptables utilisés en filiales, on s’assure qu’il n’y a pas d’altération, de perte ou de modification des données. Plus le nombre d’ERP utilisés au sein d’un Groupe est important, plus cette connexion à la source est indispensable.

Le fait d’utiliser un outil unique va également faciliter la collaboration entre les différents acteurs du processus. Vérifier et corriger un écart se fera d’autant plus simplement que les deux entités concernées auront accès à une donnée commune présentée de manière homogène, supprimant ainsi tout risque d’incompréhension ou de mauvaise interprétation.

Enfin, la mise en place d’un outil unique libère l’ensemble des équipes finances du risque lié à l’échange de fichiers Excel, au mauvais suivi des versions, et à la multiplication des envois par email.

Sécuriser la réconciliation des comptes

Mettre en place un outil pour gérer les rapprochements intragroupes permet de sécuriser à la fois le partage et l’accès aux données, mais également le suivi de l’avancement des travaux.

En appliquant des règles d’accès précises, vous vous assurez que chaque contributeur ne voit que l’information dont il a besoin pour travailler. Le fait de centraliser les données dans un outil, et de ne plus avoir des feuilles Excel échangées par mail, réduit également le risque de fuite de l’information.

Une entité qui a terminé ses déclarations intragroupes peut, par convenance, décider de verrouiller l’information dans l’outil.

Grâce à la mise en place d’un workflow spécifiques, de contrôles (bloquants ou non), et à la vision globale de type “cockpit”, un tel outil garantit que le processus se déroule correctement. Dans le cas contraire, il est facile de voir ce qui bloque, à quel niveau, et d’en avertir les personnes concernées.

Automatiser ce qui peut l’être pour accélérer la réconciliation intercos

Enfin, la gestion des intercos dans un outil est évidemment une chance à saisir pour faire gagner du temps aux équipes. L’automatisation de tâches chronophages est la clé pour accélérer ce processus :

• Gestion des écarts : possibilité de laisser la solution saisir des écritures d’élimination repris dans des comptes d’écart (écart de change, erreurs de déclaration…)
• Seuils d’alerte : définissez des seuils au-delà desquels un contrôle devient bloquant (seuil en valeur absolue ou en pourcentage du montant de l’intragroupe concerné)
• Collaboration : en cas de contrôle bloquant par exemple, possibilité d’alerter par email l’entité concernée directement via l’outil

L’utilisation d’un outil vous permet de bénéficier de la puissance de son paramétrage et, bien souvent, de personnaliser son fonctionnement pour qu’il colle à votre organisation. Parmi les outils du marché, IDL Konsis regroupe toutes les fonctionnalités clé pour faciliter le processus de réconciliation des intercos. Focus sur cette solution.

IDL Konsis : le meilleur outil pour faciliter la réconciliation intercos

IDL Konsis est l’outil de consolidation intégré à la plateforme insightsoftware, dédiée au bureau des Directeurs Financiers. Pensé pour faciliter la vie des équipes finances, IDL Konsis intègre nativement de nombreuses fonctionnalités qui amélioreront votre processus de réconciliation des intercos.

Améliorer la qualité des données

La qualité des données étant un sujet clé dans ce processus, IDL Konsis propose nativement :

• Une intégration avec vos systèmes amonts (via des fichiers CSV adaptés selon le système source, ou avec Excel via l’utilisation d’un add-in Excel)
• La réconciliation en devises de transaction
• La gestion des intragroupes jusqu’à la facture
• La possibilité pour un consolideur central de modifier manuellement les montants directement dans l’outil au niveau des entités
• Un rapprochement des entités en solde et en flux

Sécuriser le processus

IDL Konsis aide les équipes finance à sécuriser leur processus de rapprochement des intragroupes, grâce notamment aux fonctionnalités suivantes :

• Une gestion fine des droits des utilisateurs (accès, actions possibles, etc.)
• Un verrouillage partiel des données intragroupe validées en amont de la remontée de la liasse complète
• Un paramétrage de seuils d’ajustement pour définir les écarts comme bloquants ou non. Ces seuils d’ajustement sont paramétrés en devise Groupe ou en devise de transaction. Ils peuvent être en valeur absolue ou en pourcentage du montant de l’intragroupe concerné.
• Une piste d’audit puissante (jusqu’à la facture) pour garantir la probité des chiffres
• Un cockpit de pilotage central pour les équipes de consolidation Groupe : vision synthétique de la situation sur l’ensemble des entités (état d’avancement, verrouillages…)
• Un workflow puissant

Accélérer le processus

Les équipes finances étant soumises à toujours plus de pressions quant aux délais de publications des chiffres, IDL Konsis propose nativement des fonctionnalités qui permettent d’automatiser et d’accélérer certaines tâches :

• La possibilité de laisser la solution saisir automatiquement des écritures d’élimination dans des comptes d’écart (par exemple pour des écarts de change, ou pour des erreurs de déclaration qui seraient sous les seuils paramétrés)
• Un envoi simplifié par email à la personne en charge de la société partenaire, directement depuis l’outil
• Des grappes de rapprochement prédéfinies en standard et personnalisables (en vision bilan et en vision compte de résultats)

Pour en savoir plus sur IDL Konsis et sur la manière dont il peut s’intégrer à votre environnement pour aider vos équipes à gérer plus sereinement le rapprochement des intragroupes, demandez votre démo personnalisée.