Zero Based Budgeting: Contrôlez les dépenses grâce à la budgétisation base zéro
Alors que le monde sort d’une année de crise provoquée par une pandémie mondiale, les chefs d’entreprise de la planète ont exprimé leur optimisme à l’égard de la croissance future. En effet, les indicateurs économiques semblent bien orientés et le monde semble enfin avoir renoué avec une certaine normalité.
Néanmoins, pour les chefs d’entreprise, la maîtrise des coûts reste une priorité, les entreprises sortant de la crise avec un engagement plus fort en faveur de la discipline budgétaire. D’après le rapport sur les Tendances des directions financières 2023 d’insightsoftware, 38 % des décideurs des directions financières considèrent la réduction des coûts comme une priorité à la suite de la pandémie.
Dans cet environnement, de nombreux chefs d’entreprise se tournent vers la budgétisation base zéro qui supprime le concept de valeurs de référence déterminées à partir des chiffres des années précédentes. Au lieu de débuter par un simple pourcentage de majoration généralisée puis d’affiner le budget, de nombreux responsables appellent à une approche plus réfléchie qui examine et justifie chaque poste en fonction de la valeur qu’il ajoute.
La plupart des gens pensent à tort que la budgétisation base zéro est simplement une philosophie consistant à « commencer à partir de zéro ». En fait, le budget est établi autour d’une méthodologie structurée qui améliore la visibilité globale des coûts, la gouvernance financière et la responsabilité au sein de l’ensemble de l’entreprise tout en alignant les mesures incitatives sur les principales priorités stratégiques de l’organisation. À cet égard, la budgétisation base zéro est beaucoup plus efficace que la plupart des autres méthodes de budgétisation pour répartir les coûts en fonction des priorités les plus élevées d’une organisation et d’objectifs bien définis.
En quoi la budgétisation base zéro est-elle différente ?
La budgétisation base zéro (Zero Based Budgeting) est souvent considérée comme un processus fastidieux et chronophage, car elle nécessite un examen plus approfondi de chaque poste ainsi qu’une justification des coûts où les dépenses sont directement liées aux priorités stratégiques de l’organisation. C’est vrai dans une certaine mesure ; la budgétisation base zéro peut exiger beaucoup plus de travail. Or il n’en est pas nécessairement ainsi grâce à de bons outils qui alignent la budgétisation autour d’un processus structuré basé sur une collaboration efficace.
Considérez la méthode traditionnelle de budgétisation où vous appliquez un pourcentage standard de majoration généralisée après quoi vous ajustez le budget en fonction des priorités de l’entreprise. Il s’agit en substance d’une brève description ; cette méthode établit un budget par défaut dans lequel chaque poste de dépenses débute plus ou moins au même niveau que celui de l’année précédente. Il est donc assez facile de concentrer son attention sur les postes plus importants qui ont un impact supérieur sur le résultat financier. Cependant, si un nombre est suffisamment petit pour ne pas faire l’objet d’un examen minutieux lors du processus de finalisation du budget dans le respect des délais, cette dépense peut alors rester dans le budget pendant des années même si elle est loin de procurer une valeur stratégique à l’entreprise.
Vous établissez généralement ces types de budgets traditionnels à l’aide de feuilles de calcul. Et bien que ces dernières aient de nombreuses vertus, notamment leur flexibilité et leur familiarité, elles manquent de solides capacités de collaboration, de contrôle de version et de fonctionnalités spécialement conçues pour le processus de planification et de budgétisation. Les feuilles de calcul ont du mal à gérer les données granulaires nécessaires pour implémenter efficacement la budgétisation base zéro.
Grâce aux bons outils, la budgétisation base zéro devient une véritable discipline, une méthodologie bien pensée pour garantir que votre entreprise reste flexible et efficace, quelles que soient les conditions économiques externes.
Implémenter la budgétisation base zéro/Zero Based Budgeting au sein de votre organisation
Pour mieux contrôler les coûts grâce à la budgétisation base zéro, les responsables financiers doivent débuter par une approche intentionnelle basée sur les activités stratégiques suivantes :
Favoriser la transparence financière
Les budgets base zéro (Zero Based Budgeting) reposent uniquement sur la responsabilité des coûts. Réfléchissez au processus généralement appliqué lorsque vous faites une proposition interne à votre entreprise. Vous avez une idée, puis vous élaborez une analyse de rentabilité. Vous décrivez les coûts, les besoins en personnel, les avantages attendus et les risques potentiels. Vous présentez l’idée à l’équipe de direction dont vous espérez l’accord.
Malheureusement, dans de nombreuses organisations, le suivi est insuffisant pour déterminer si le projet s’est déroulé comme prévu. Les parrains du projet ont-ils été tenus responsables des résultats promis ? Les coûts étaient-ils conformes aux attentes initiales ? Avez-vous observé un impact inattendu qui n’avait pas été pris en compte lors de la proposition du projet ?
Afin que les parties prenantes de l’ensemble de l’organisation puissent répondre à ces questions, elles ont besoin d’une visibilité sur les informations. Elles doivent pouvoir mesurer les coûts et les résultats de manière claire et efficace et sans effort excessif. Il est absolument essentiel de disposer des bons outils de reporting financier comme condition préalable à tout effort profitable de budgétisation base zéro.
Catégoriser les coûts
Bien que la budgétisation base zéro exige une plus grande surveillance et une justification des coûts, elle ne signifie pas nécessairement que les gestionnaires doivent consacrer un temps égal à chaque catégorie de dépenses. À titre d’exemple, il peut s’avérer utile de commencer par la ventilation des coûts en dépenses discrétionnaires et non discrétionnaires. Certains postes peuvent être non négociables parce qu’ils relèvent d’engagements contractuels existants ou parce que vous ne pouvez tout simplement pas les modifier. À titre d’exemple, les taxes et frais liés à la conformité ne peuvent tout simplement pas être omis du budget. De même, les coûts des services aux collectivités ont peu de flexibilité sauf si l’entreprise décide de fermer des installations ou d’investir dans l’efficacité énergétique.
Certains coûts peuvent être fixes, d’autres variables, et d’autres encore peuvent être échelonnés, lesquels ont tendance à fonctionner davantage comme des coûts fixes, mais peuvent augmenter de manière significative à mesure de la croissance de l’entreprise. En catégorisant ces coûts à l’avance, il est plus facile de déterminer où le temps et l’énergie du personnel doivent être concentrés lors de l’établissement du budget détaillé.
Alignement autour des priorités stratégiques
En fin de compte, la budgétisation base zéro consiste à examiner chaque poste de dépenses du budget et à se poser les questions suivantes : « Est-il nécessaire ? » et « Nous aide-t-il à progresser vers nos objectifs stratégiques en tant qu’organisation ? » Pour y répondre, l’organisation doit avoir une idée claire sur ces objectifs stratégiques et leur importance relative. Quels sont les trois à cinq objectifs principaux pour l’année à venir ? Il est important de s’en tenir à ces priorités. Après tout, si tout est important, alors tout n’est pas si important finalement. Les membres du personnel qui participent au processus budgétaire doivent comprendre les priorités stratégiques de l’organisation et s’assurer que les postes budgétaires sont évalués en fonction de leur conformité à ces priorités.
Établissez votre budget
L’étape suivante consiste à débuter le travail détaillé d’assemblage, de développement et d’affinement des postes du budget. Il s’agit de la partie difficile. Les chefs de service doivent identifier les exigences spécifiques qui correspondent aux priorités stratégiques de l’entreprise, joindre des estimations de coûts et établir une analyse de rentabilité dans laquelle chacune de ces dépenses peut s’inscrire.
Bien qu’il s’agisse en effet de la partie la plus délicate du processus, elle peut aussi être la plus précieuse car elle oblige les responsables à explorer les facteurs détaillés qui conditionnent les dépenses. Pour les entreprises qui adoptent pour la première fois la budgétisation base zéro, c’est aussi le moment où elles découvrent la faible valeur de nombreux postes de dépenses et les abandonnent au profit de priorités plus importantes.
Contrôler et surveiller
C’est à ce moment-là que la transparence financière revêt une importance cruciale. N’oubliez pas que lors de la quatrième étape, les chefs de service ont été invités à justifier leurs dépenses en présentant une analyse de rentabilité claire qui correspond aux objectifs stratégiques globaux de l’entreprise. La budgétisation base zéro (Zero Based Budgeting) appelle à la responsabilité des engagements pris au cours du processus budgétaire. Elle exige que le même examen minutieux appliqué lors du processus budgétaire soit également appliqué après la finalisation du budget.En effet, cela permet de boucler la boucle et revient à la première étape du processus, la transparence financière. Le gourou de la qualité W. Edwards Deming, un grand défenseur des décisions fondées sur les données, a déclaré : « In God we Trust, all others bring data » (« Nous avons confiance en Dieu ; que tous les autres apportent des justificatifs. »). À cet égard, de puissants outils de reporting et d’analyse financiers constituent la base essentielle sur laquelle construire une budgétisation base zéro.
Pour réussir cette approche, les gestionnaires doivent examiner de près les estimations initiales et être disposés à tenir les gens responsables des estimations qu’ils ont fournies au cours du processus budgétaire. Au fil du temps, cette approche aidera l’équipe à juger chaque analyse de rentabilité avec plus de précision, en éliminant les biais du processus d’évaluation des dépenses qui doivent être maintenues et de celles qui doivent disparaître.
La budgétisation base zéro n’est pas nécessairement binaire
Il n’est pas rare que les organisations évitent de passer à la budgétisation à base zéro car ce processus semble accablant. Pour beaucoup, il s’agit d’un changement trop important à mettre en œuvre. Les gestionnaires comprennent sa valeur, mais préfèrent souvent reporter à plus tard l’adoption de la budgétisation base zéro. C’est malheureux car cette approche offre vraiment un argument convaincant en faveur du changement, et grâce aux bons outils de planification financière et de budgétisation, elle n’est pas nécessairement accablante.
Néanmoins, de nombreuses organisations peuvent préférer adopter une approche incrémentielle plutôt que la budgétisation base zéro. Certains ont choisi de piloter le processus de budgétisation base zéro au sein d’une seule direction ou entité opérationnelle. Les managers innovants au sein de l’organisation voient souvent des opportunités de la déployer en tant qu’initiative au niveau d’une direction, ou au sein d’une région ou d’une filiale. En débutant par un sous-ensemble plus petit de l’organisation, vous pouvez adapter progressivement votre budget de base et plaider facilement en faveur d’une adoption plus large au sein de l’entreprise.
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Le guide de la budgétisation base zéro à l’attention du directeur financier
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