Le processus de clôture financière: Guide

Rapide et précis. Ces deux mots définissent le processus de clôture financière idéal. Cette norme est présentée comme une mesure de l’efficacité d’une direction financière ou comptable.Les entreprises sont censées mener à bien le processus de clôture financière dans un délai standard d’une semaine, ce qui est la preuve de la compétence, de l’utilisation efficace des ressources et d’une bonne gestion.Une consolidation et un processus de clôture financière efficients permettent d’accomplir deux tâches essentielles :

• Libérer du temps que la direction peut consacrer à d’autres tâches.
• Permettre au directeur financier et à d’autres cadres de disposer plus rapidement des derniers rapports financiers urgents.

Réaliser ces deux tâches n’arrive pas par hasard. Les entreprises qui clôturent rapidement et systématiquement leur processus budgétaire y parviennent en utilisant les bons outils et les bonnes méthodes. Celles qui n’y parviennent pas voient leur temps moyen de traitement s’allonger.Pour que les clôtures soient rapides et correctes, il faut une gestion financière complète qui unifie les équipes, les directions et les programmes.

Gestion de la clôture financière

Le processus de clôture financière de base doit pouvoir être réalisé en moins d’une semaine. Mais tout ne débute pas ni ne s’achève pas là. Il est beaucoup plus efficace de réaliser les tâches en cours de route, plutôt que de les laisser s’accumuler durant une période comptable intense.Il s’agit du principe directeur de la gestion de la clôture financière, c’est-à-dire une nouvelle approche de la clôture des livres comptables. Ce principe oriente la direction financière vers des clôtures financières plus rapides, plus précises et plus efficaces. Vous pouvez l’imaginer comme une sous-section de l’approche comptable continue qui distribue les procédures comptables tout au long du mois.Les transactions financières opérationnelles et les autres relevés peuvent être enregistrés quotidiennement. Et le rapprochement des comptes peut être réalisé à fréquence hebdomadaire.

Préparation du processus de clôture financière

Le processus de consolidation et de clôture financière utilise une variété d’états financiers et de documents. Rassemblez-les avant de commencer.Vous aurez besoin de ce qui suit:

• Total des recettes/produits
• Informations sur les comptes bancaires
• Relevés bancaires, y compris les relevés sur les prêts et les cartes de crédit
• Montant total de la petite caisse
• Bilans
• Total des immobilisations
• Informations sur les comptes de produits et de charges
• Niveaux des stocks et leurs totaux
• Justificatifs des dépenses et factures des fournisseurs
• États financiers
• Comptes clients
• Informations sur le grand livre

Il doit s’agir des derniers états mensuels et des dernières informations financières.

Le processus de clôture financière

1. Rechercher la balance comptable initiale

Cette étape n’est utile que pour la comptabilité en partie double. Ignorez-la en cas de comptabilité en partie simple.La balance comptable initiale non ajustée présente les soldes des comptes d’un grand livre à la fin d’une période de déclaration. Elle répertorie tous les comptes dans un grand livre avant tout ajustement.Ces comptes sont les comptes permanents du bilan et les comptes temporaires du compte de résultat.Le solde du bilan ou des comptes permanents est reporté d’une période à l’autre. Il s’agit notamment des espèces, des comptes fournisseurs, des immobilisations, etc.Le solde du compte de résultat ou des comptes temporaires est clôturé à chaque exercice comptable et transféré dans un compte de capital. Il s’agit notamment des comptes de produits et de charges.Dans la balance comptable, la somme des débits doit être égale à la somme des crédits.

2. Enregistrer les fonds entrants du mois

Commencez par enregistrer tous les fonds reçus au cours de ce mois, c’est-à-dire toutes les formes de chiffre d’affaires, de revenu, de prêt ou de financement d’investissements, de remboursement de dette et de liquidités.Enregistrez en détail ce qui suit :

• Montant du revenu, origine du paiement, date de paiement et date d’exigibilité
• Revenus dus, mais non versés

Vérifiez ce qui suit:

• Chiffre d’affaires
• Financement des investissements et prêts
• Facture, paiements dans le cadre du crédit client, autres remboursements de dettes

Vérifiez chaque source potentielle de paiement client, y compris ce qui suit:

• Paiements en espèces
• Chèques
• PayPal, virements en ligne, etc.
• Paiements par carte de crédit
• Remboursements de prêts

Vérifiez ensuite les éléments suivants :

• Toutes les factures ont été envoyées et livrées
• Toutes les factures envoyées ont été payées
• Toutes les factures clients ont été saisies dans le logiciel comptable
• Chaque bon de commande a été facturé, statut du paiement et exécution
• Vérifiez l’exactitude des factures et des relevés bancaires
• Chaque paiement client a été associé à la facture correspondante
• Tous les paiements dus ont été effectués, repérez les comptes clients en souffrance
• Envoyez des rappels en cas de retard de paiement
• Des pénalités de retard sont appliquées si nécessaire

3. Enregistrer les dépenses du mois

Suivez le même processus pour les dépenses du mois. Enregistrez tous les paiements sortants effectués au cours du mois.Enregistrez tout ce qui suit :

• Frais bancaires et financiers
• Intérêts sur les prêts
• Paie
• Frais de déplacement
• Factures de services d’utilité publique
• Assurance
• Paiements des fournisseurs
• Tout remboursement de dette

Veillez à inclure tous les paiements effectués par chèque, en espèces et par virement en ligne, ainsi que les paiements par carte de débit et de crédit.Vérifiez que :

• Toutes les factures de fournisseurs sont enregistrées dans le logiciel.
• Tous les relevés des fournisseurs sont rapprochés du solde du compte fournisseur correspondant.
• Les factures impayées sont réglées.
• Tous les paiements réguliers ont été effectués.
• Les enregistrements des paiements comprennent les modes de paiement et la date.

4. Vérifier les écritures en tant que débit ou crédit

Après avoir enregistré les produits et les charges mensuels, repassez en revue chaque écriture et vérifiez que tout a été correctement saisi en débit ou crédit.

5. Enregistrer d’autres informations financières dans le journal mensuel

Ajoutez d’autres informations financières qui ne sont pas couvertes par les transactions de produits ou de charges.Il peut s’agir de ce qui suit :

• Charges à payer
• Amortissement
• Dépréciation
• Toute autre activité ou information

6. Examiner et gérer les comptes clients

Commencez par examiner les escomptes, les notes de crédit et les restitutions. Passez ensuite à la gestion de la dette.La gestion de la clôture financière est bien plus que des saisies fastidieuses et des vérifications d’écritures. Cette étape consiste à œuvrer activement à la gestion, au contrôle et à la réduction de la dette des clients.Examinez les comptes débiteurs des clients qui ont pris du retard dans leurs paiements. Enregistrez ensuite chaque client et structurez une méthode de collecte systématique.

• Créez un rapport des anciens débiteurs : ajoutez des clients défaillants ou en retard de paiement dans un rapport des anciens débiteurs.
• Systématisez une méthode de suivi : votre entreprise a besoin d’un moyen de suivre les clients qui paient régulièrement en retard. Toute personne ayant dépassé la date de remboursement du crédit ou ne respectant pas l’accord de paiement doit être contactée régulièrement.
• Remarque sur les créances douteuses : mettez à jour les livres mensuels pour tenir compte des créances douteuses qui seront annulées.

Note : c’est une autre raison pour laquelle une gestion active de la clôture financière est essentielle. Mettez en œuvre ces activités tout au long du mois.

7. Vérifier les comptes fournisseurs

Commencez par vous assurer que les comptes fournisseurs sont entièrement mis à jour. Examinez ensuite les dossiers pour déceler les factures ou les paiements en double.Une fois cette tâche effectuée, assurez-vous que vos comptes auprès des fournisseurs et des commerçants sont en règle. Passez en revue les comptes fournisseurs pour repérer les paiements de factures omis ou en retard.Vous pouvez inverser le processus appliqué aux comptes clients.

• Recherchez les factures impayées : recherchez les factures impayées pouvant être réglées immédiatement.
• Créez un rapport des anciens créanciers : préparez un rapport avec les créanciers permanents.
• Négociez des programmes de paiement : au besoin, communiquez avec le fournisseur et établissez un meilleur programme de paiement.
• Renégocier les conditions de crédit : au besoin, communiquez avec les fournisseurs qui offriront un crédit en continu et essayez de négocier de meilleures conditions.

Une fois les doublons identifiés et les paiements en retard traités, consultez les dernières dépenses du mois.Étaient-elles dans la bonne voie ou conformes au budget ? La gestion de la clôture financière vous permet de savoir quand et où l’argent a été dépensé pour un contrôle plus efficace.

8. Rapprocher, rapprocher, rapprocher

Prêt à procéder au rapprochement ? Une fois que toutes les entrées sont saisies, il est temps de lancer le processus de rapprochement.Un processus exhaustif de clôture financière peut comprendre le rapprochement de ce qui suit :

• Bilans bancaires
• Comptes fournisseurs et clients
• Comptes cumulés et comptes de charges payées d’avance
• Espèces et petite caisse
• Livres auxiliaires et tout module comptable

Répertoriez tous les comptes de société, les livres auxiliaires et les modules comptables. Ensuite, passez-les en revue systématiquement.

9. Rapprocher les bilans bancaires

Commencez par rapprocher les bilans bancaires ou les comptes de trésorerie avant de passer à d’autres grands livres de comptes.Il s’agit notamment de ce qui suit :

• Comptes courants
• Comptes d’épargne
• Cartes de crédit

Faites correspondre les livres comptables avec tous les reçus, relevés bancaires, formulaires bancaires et autres documents financiers dont vous disposez.Cherchez les signaux d’alarme durant cette tâche.

• L’entreprise a-t-elle autant de liquidités que prévu ?
• Des entrées sont-elles manquantes, incorrectes ou en double ?
• Les flux de trésorerie du mois semblent-ils inhabituels ou constatez-vous des aberrations ?

Si un rapprochement mensuel des transactions prend trop de temps, pensez à effectuer ce processus de clôture financière à fréquence hebdomadaire ou quotidienne. Une fois les soldes de trésorerie et de crédit du grand livre vérifiés, passez au rapprochement des comptes fournisseurs et clients.

10. Rapprocher les comptes de produits et de charges

Ensuite, rapprochez les charges et les produits avec les comptes bancaires.

• Ayez à disposition les reçus, les factures et tout autre document de transaction.
• Assurez-vous que la date attribuée aux enregistrements est correcte.
• Prenez note de toute dette impayée.
• Incluez les comptes cumulés et comptes de charges payées d’avance

11. Rapprocher les comptes fournisseurs

Cette étape permet de s’assurer que toute somme due aux fournisseurs est payée – dans le bon montant et dans les temps. Elle veille également à ce que l’entreprise ne surestime pas les liquidités qu’elle peut dépenser.Vous aurez besoin de ce qui suit :

• Grand livre des comptes généraux
• Rapport sur les anciens comptes fournisseurs
• Grand livre des comptes fournisseurs courants

Quelques méthodes sont utilisées pour rapprocher les comptes fournisseurs. Toutefois, vous souhaitez presque toujours vérifier que les comptes sont complets et exacts, puis ajouter ces informations au grand livre.

• Rapprochez tous les relevés de fournisseurs, de commerçants ou de crédit avec les comptes fournisseurs.
• Assurez-vous de prendre en compte tous les paiements qui ont été effectués.
• Rapprochez maintenant le début de cette période de comptabilité fournisseurs avec la période précédente.
• Rapprochez les comptes fournisseurs avec le grand livre.
• Utilisez les reçus et autres enregistrements pour procéder à une vérification.

12. Rapprocher les comptes clients

Les comptes clients représentent habituellement une part importante de l’actif de l’entreprise. Chaque forme de dette client doit être suivie, contrôlée et enregistrée avec précision.Elle exige ce qui suit :

• Rapport sur les anciens comptes clients
• Comptes clients courants
• Factures
• Grand livre
• Registre des ventes ou rapport des ventes

Le grand livre des comptes clients doit inclure toute dette à l’égard de la société dont les omissions de paiements de factures et de crédits client.Recherchez les soldes impayés en comparant les factures aux transactions.Rapprochez les comptes clients avec le grand livre.Cette étape de rapprochement vous permet de vous assurer que tous vos livres reflètent le montant exact des dettes dues à l’entreprise par les clients et d’éviter que des dettes passent entre les mailles du filet.

13. Rapprocher les comptes cumulés, les comptes de charges payées d’avance et tous les autres comptes

Il est temps de rapprocher les comptes cumulés, les comptes de charges payées d’avance et les autres comptes divers.Les charges à payer ou les comptes de factures enregistrent les activités qui ont lieu au cours d’un mois et qui n’ont pas généré de transaction correspondante.Les comptes de charges payées d’avance enregistrent les compensations financières pour des services pas encore fournis.

14. Rapprocher les livres auxiliaires aux modules du logiciel de comptabilité

Parcourez chaque livre auxiliaire ou sous-module de votre logiciel comptable et rapprochez-les au grand livre.

• Les livres auxiliaires comprennent souvent ce qui suit :
• Point de vente
• Revenus générés par des événements
• Revenus générés par des associations de bienfaisance
• Poussées saisonnières

Ces éléments sont différents pour chaque entreprise et varient souvent à l’occasion. Les vôtres devraient figurer sur une liste de vérification, de même que la section du grand livre à laquelle ils appartiennent.

15. Vérifier et rapprocher la petite caisse

Le fonds de caisse devrait être examiné, enregistré et rapproché au moins une fois par mois. Certaines entreprises jugeront peut-être approprié d’examiner et de rapprocher ces données chaque jour ou chaque semaine.Cette partie du processus de clôture financière est assez simple pour les entreprises qui n’utilisent qu’un seul fonds de caisse.Toutefois, si votre entreprise dispose de plusieurs fonds de caisse habituellement utilisés pour différentes directions ou événements, vous pourriez vouloir mettre en place un système de gestion de la petite caisse grâce des workflows rationalisés.

16. Comptabiliser et rapprocher les stocks

L’inventaire physique est un actif de l’entreprise, ce qui lui donne une place dans le processus de clôture financière. Un comptage mensuel fournit des renseignements financiers et sur la gestion des stocks.Il montrera dans quelle mesure certains articles se vendent bien, ceux qui sont sur le point d’expirer ou de se détériorer, ceux qui sont endommagés, si quelque chose a été volé ou perdu en raison d’une perte de stock générale.

• Obtenez un inventaire total.
• Enregistrez les pertes dues à la perte de stock, au vol ou aux dommages causés aux produits.
• Rapprochement entre le système de gestion des stocks et les dossiers comptables.

Vous pouvez également noter les coûts de restockage à venir dans le cadre d’une gestion active de la clôture financière.

17. Passer en revue l’actif et le passif

Passez en revue l’actif et le passif de l’entreprise, tant les immobilisations que les liquidités. Dressez la liste de toutes les immobilisations et liquidités, comptabilisez-les, évaluez-les et enregistrez-les.

•  Dressez la liste de tous les actifs ou catégories d’actifs (biens immobiliers, ordinateurs, propriété intellectuelle, véhicules, équipement par exemple). Cette liste devrait déjà avoir été préparée, mais attention aux nouveaux achats ou acquisitions.
•  Comptabilisez les actifs dans les catégories correspondantes.
•  Examinez les immobilisations et leur valeur marchande.
•  Examinez la valeur monétaire actuelle des actifs amortissables.

Prenez note des passifs :

• Notez les prêts, les lignes de crédit et l’état actuel du remboursement.
• Examinez les actifs amortissables, susceptibles de se détériorer ou qui enregistrent une perte de valeur.
• Examinez les actifs générateurs de charges, comme ceux qui pourraient nécessiter des réparations. Notez la durée de vie restante, la valeur de revente ou les coûts de réparation possibles qui figureront au passif.

18. Faire vérifier les livres

Demandez à une autre personne douée en comptabilité d’examiner les livres et les registres comptables. Cette étape peut être considérée comme facultative, mais c’est une excellente habitude à prendre.Idéalement, faites-le faire par quelqu’un qui n’a pas participé au processus jusqu’à maintenant. Ou vous pouvez prendre une pause et regarder les choses avec un regard nouveau.

19. Ajuster la balance comptable

À ce stade, toutes les entrées de journal doivent avoir été saisies. Il est temps de dresser la liste d’une balance comptable ajustée.Refaites la liste de tous les soldes des comptes, puis trouvez la balance comptable finale. La somme des débits et des crédits doit encore une fois être égale.Cette tâche doit être réalisée avant la production de tout rapport.

20. Préparer les états et les rapports financiers

Il est temps de pousser un soupir de soulagement. La partie la plus redoutée du processus de clôture financière (écritures, contrôles, recoupements, doubles contrôles et corrections) est effectuée.Il est maintenant temps de produire des états financiers et de réunir les rapports financiers mensuels.Les états financiers de base et les rapports financiers à produire comprennent ce qui suit :

• Comptes de résultat
• Bilans
• Tableaux des flux de trésorerie pour la comptabilité d’exercice
• Synthèse du grand livre

Bien entendu, la plupart des entreprises veulent obtenir des informations financières plus approfondies à partir de rapports analytiques plus détaillés. Assurez la cohérence et l’organisation de la production des rapports afin d’obtenir un aperçu historique global des performances en variation mensuelle.

21. Revérifier les informations, états et documents financiers

Il est temps de livrer à l’équipe de direction les grands livres, les états financiers et les rapports financiers. Il s’agit de la dernière étape avant d’achever la consolidation financière et le processus de clôture.Passez à une autre tâche seulement une fois que l’exactitude de toutes les entrées et de tous les états et rapports est vérifiée. Oui, les informations ont déjà été vérifiées et revérifiées. Mais cette étape est la dernière mesure de contrôle interne dans le processus mensuel de clôture comptable.Vous ne souhaitez pas trouver des écritures ou des transactions à ajouter, mettre à jour ou corriger après la clôture des livres.

22. Clôturer les comptes du mois

Il est enfin temps de clôturer officiellement la période comptable du mois. Le processus final de clôture financière consiste à effectuer une écriture finale de clôture dans le grand livre général et à réinitialiser ou à annuler les soldes temporaires tout en transférant ces sommes dans des comptes permanents.Il s’agit d’un processus en quatre étapes :

• Clôturez les comptes de produits dans une synthèse des produits en transférant les soldes (débitez les comptes de produits et créditez la synthèse des produits).
• Clôturez les comptes de charges dans la synthèse des produits (créditez les comptes de charges et débitez la synthèse des produits).
• Clôturez le compte de synthèse des produits dans un compte des bénéfices non distribués (débitez le compte de synthèse des revenus et créditez les bénéfices non distribués).
• Clôturez les comptes de dividendes sur le compte des bénéfices non distribués (créditez le dividende et débitez les bénéfices non distribués).

Vous avez maintenant entièrement clôturé la période comptable.

Le processus postérieur à la clôture

Après la clôture, il est temps d’examiner les informations, de mettre en œuvre de nouvelles idées et de préparer la prochaine clôture.Il est également temps de revoir le calendrier de clôture financière et de corriger tout ce qui n’a pas fonctionné ou ce qui pourrait être amélioré.

• Quels membres de l’équipe doivent participer ?
• Toutes les transactions ont-elles été recueillies et enregistrées efficacement ?
• À quelle fréquence les activités financières doivent-elles être rapprochées tout au long du mois ?
• Des reçus ont-ils disparu au cours du mois ?
• Quels systèmes et procédures faut-il créer pour éviter la perte ou la disparition de documents ?
• Quelles sont les dates finales auxquelles les membres de l’équipe doivent envoyer des documents ?
• Quelles dates de tâches planifiées doivent être ajustées ?

Gérez le tout au moyen d’un logiciel de gestion de clôture financière. Une solution qui s’intègre avec les logiciels utilisés par diverses directions, qui intègre automatiquement les états et les rapports, qui assure le suivi des échéances, qui fournit des workflows guidés et qui veille à ce que tout soit organisé.Une clôture rapide nécessite une discipline rigoureuse au sein de chaque direction et un logiciel robuste de gestion de clôture financière. Les deux vont de pair. C’est le seul moyen d’empêcher les erreurs et de respecter systématiquement les délais.Utilisez votre logiciel pour mettre en place ces étapes. Vous parviendrez ainsi à unifier les directions, à faire en sorte que tout le monde travaille efficacement ensemble et à rationaliser l’ensemble du processus de clôture financière.

Liste de vérification de la consolidation et de la clôture financière

Ce processus peut être très ennuyeux. Il est facile de perdre le fil, d’égarer des dépôts ou de sauter une ou deux étapes.Cette liste de vérification est un aperçu condensé de ce qui doit être fait avant, pendant et après le processus de clôture financière.Activités mensuelles en continu

• Examiner les états financiers pour déceler les erreurs
• Enregistrer les états financiers chaque jour
• Enregistrer les transactions opérationnelles quotidiennes
• Rapprocher les soldes bancaires tous les jours
• Réviser périodiquement et corriger les livres auxiliaires
• Comparer les factures avec les dossiers d’expédition ou d’exécution
• Vérifier les chèques non encaissés
• Mettre à jour le registre des actifs si nécessaire
• Enregistrer et rapprocher quotidiennement la petite caisse

Juste avant la clôture

• Finaliser les relevés des heures de travail des employés et des sous-traitants indépendants
• Inventaire avec interruption des expéditions et des réceptions de produits
• Saisir toutes les factures en retard des fournisseurs ou des commerçants

Liste de préparation des informations de préclôture

• Reçus
• États financiers
• Factures et impayés
• Formulaires et données
• Grand livre
• Charges à payer
• Inventaire</li?

La clôture

• Trouver la balance comptable initiale (si vous utilisez la comptabilité en partie double)
• Enregistrer les entrées mensuelles d’espèces
• Enregistrer les dépenses du mois
• Vérifier que toutes les écritures ont été correctement enregistrées en débit ou crédit
• Enregistrer d’autres changements financiers comme l’amortissement et la dépréciation
• Examiner les comptes clients et gérer activement toute dette impayée
• Contrôler les erreurs des comptes fournisseurs
• Rapprocher les bilans bancaires
• Rapprocher les comptes de produits
• Rapprocher les comptes de charges
• Rapprocher les comptes fournisseurs
• Rapprocher les comptes clients
• Rapprocher les comptes cumulés, de charges payées d’avance et divers
• Rapprocher les livres auxiliaires
• Examiner, enregistrer et rapprocher la petite caisse
• Examiner, enregistrer et rapprocher l’actif et le passif
• Demander à une autre personne de vérifier les livres
• Ajuster la balance comptable (comptabilité en partie double uniquement)
• Établir des états financiers
• Passer en revue les informations
• Clôturer la comptabilité
• Se préparer pour la clôture du mois prochain

Dernier regard sur le processus de clôture financière

Ce plan est fourni uniquement à titre indicatif. Il n’existe pas de processus de clôture idéal pour chaque entreprise, direction ou équipe. Ce processus doit être mis au point à chaque étape successive.Il peut s’avérer très difficile de trouver une façon de tout réunir, d’identifier les bons délais et de faire respecter les délais à tout le personnel. Utilisez ce plan comme un outil utile pour démarrer ou corriger le vôtre.Certains responsables financiers ont abandonné le processus de clôture, préférant externaliser ces tâches à des cabinets professionnels plutôt que de faire peser cette charge sur leurs comptables ou d’avoir tendance à l’ignorer complètement.C’est compréhensible, mais tout à fait inutile. Et c’est là que le logiciel de gestion de la clôture financière entre à nouveau en jeu.La bonne solution sera un outil pratique facile à utiliser par les membres de l’équipe concernés ainsi qu’un actif de gestion qui facilite l’analyse et l’optimisation des processus.C’est le dernier élément qui favorise un processus de clôture financière efficace, sans erreur, rapide et précis.