Fin de support de SAP FC : anticiper dès aujourd’hui la conduite du changement

Repoussée depuis plusieurs années, la fin de support de SAP FC, fixée au 31 décembre 2030, semble désormais inéluctable. Les directions financières doivent donc trouver une solution de remplacement et anticiper au mieux leur projet de bascule.

Remplacer un outil comme SAP FC, solide et efficace depuis plus de vingt ans, dans un process aussi central et sensible que la consolidation statutaire est un défi aux multiples facettes. La conduite du changement est l’une d’entre elles, indispensable pour éviter la levée de bouclier qui peut s’opérer sur un tel projet.

C’est pourquoi il est important que les organisations anticipent au plus tôt cette conduite du changement. Portons notre attention sur deux axes majeurs de réflexion pour y arriver : l’implication des équipes et le choix du futur outil.

L’importance d’intégrer les équipes le plus tôt possible

Une bonne conduite du changement passe par l’implication des équipes concernées sur l’ensemble des phases du projet. La formation à l’outil, prise seule, ne pourra suffire. L’objectif est que toutes les parties prenantes se sentent impliquées dans le projet, et dans le choix de l’outil.

Dès lors, la première étape est d’identifier des experts métiers, de créer un réseau d’ambassadeurs, et des groupes de travail qui seront consultés durant les différentes phases du projet.

La revue des besoins

Le groupe de travail identifie ce qui fonctionne bien dans SAP FC, et ce qui pourrait être amélioré. Il fait un état des lieux pertinent, objectif et exhaustif. Il en ressort une liste de fonctionnalités à prioriser et à hiérarchiser, avant de les intégrer dans un cahier des charges.

Le choix de l’outil

Une fois le cahier des charges finalisé, une phase de démonstrations et de, Proof of Concept (POC, méthode qui permet d’évaluer la faisabilité d’un projet) démarre avec les différents éditeurs. Là encore, le groupe de travail pourra définir d’une même voix le poids attribué à chaque critère analysé, nommer des ambassadeurs qui participeront aux démonstrations, etc.

Le déploiement

Parmi les étapes sensibles du déploiement pendant lesquelles la sollicitation des équipes est essentielle, on peut citer par exemple : la définition du calendrier projet, la participation aux différentes instances de pilotage, la reprise des historiques, les tests, la formation…

La communication

Tout au long du projet, impliquer les équipes nécessite d’avoir une communication claire et régulière. La pédagogie est la clé pour faire comprendre le projet, ses enjeux, et les bénéfices attendus. Et pour donner envie aux équipes de se l’approprier.

Le second enjeu est de de donner les moyens aux équipes de s’exprimer, de collecter et remonter leurs questions et leurs craintes, et d’y répondre. A l’issue du projet, suivre les équipes, avec des enquêtes de satisfaction et un support de proximité par exemple, permet de s’assurer que la prise en main se passe dans les meilleures conditions.

Choisir un outil qui simplifie la transition

Au-delà du rôle et de l’implication des équipes, la qualité de la conduite du changement passe aussi par l’outil choisi. Plus il sera fluide, adapté aux besoins réels, et facile à prendre en main, et plus la transition se fera en douceur pour les équipes.

Répondre aux enjeux des différentes équipes

Votre futur outil de consolidation doit s’aligner aux attentes de :

• Vos équipes métiers
  • Les process à couvrir : consolidation statutaire, reporting de gestion, publication du DEU…
  • Les phases et le rythme de publication
  • Les workflows spécifiques : gestion des droits d’accès en écriture ou en lecture (contributeurs locaux, en central, auditeurs, consultants externes…)
  • Les besoins de communication avec les outils en place (ERP, XLS, BI…)
• Vos équipes IT
  • Intégration à l’environnement existant
  • SSO
  • Conformité avec les règlementations applicables (RGPD notamment)

Être un accélérateur du projet

Au-delà des fonctionnalités de l’outil déployé, celui-ci devra être un véritable accélérateur de projet pour, là encore, faciliter la conduite du changement.

Par sa souplesse, son adaptabilité et sa facilité de prise en main, il doit être une aide aux équipes et non pas une contrainte, en particulier lors des phases critiques (reprise des historiques, tests, formations, etc.).

Illustration avec l’exemple de la reprise des données historiques.

• La première étape, celle de la préparation des données, repose principalement sur le travail des équipes en amont. Ce sont elles qui vont définir quelles données seront reprises, avec quel niveau d’agrégat, sur quelles périodes, quels périmètres, etc.
• Durant la deuxième étape, celle de l’import des données, c’est l’outil qui devient central. SAP FC et l’outil cible doivent impérativement pouvoir s’échanger les données simplement, rapidement, sans perte ni altération.
• Enfin, l’étape finale qui consiste à tester et contrôler les données reprises, est celle où le travail des équipes (choix des scénarios de test, identification des données critiques, définition d’un seuil d’acceptabilité, etc.) peut être grandement facilité par l’outil déployé (capacité à opérer des contrôles, à remonter des alertes, ou à livrer une piste d’audit précise).

insightsoftware, la solution idéale pour vos équipes

Remplacer SAP FC est un projet ambitieux mais nécessaire, dans lequel insightsoftware peut tenir un rôle clé :

• Nos experts peuvent vous accompagner tout au long de votre projet , vous faisant ainsi bénéficier de ressources techniques et métiers supplémentaires en renfort de vos équipes.
• Notre outil bénéficie d’un paramétrage qui a été pensé et construit par des experts de la consolidation française ayant tous une connaissance poussée de ce qui faisait la force de SAP FC.

Choisir insightsoftware, c’est aussi tirer parti de toutes les possibilités offertes nativement par cette plateforme :

• Unification de la consolidation statutaire et du reporting de gestion
• Paramétrage clé en main conforme aux normes IFRS / ANC 2020-01
• Historisation des périmètres pour un meilleur suivi dans le temps
• Conversion automatique des devises dès le niveau social
• Gestion des intragroupes à la facture
• Auditabilité fine grâce au drill down jusqu’au niveau social (y compris si ces données ont été importées)

La plateforme cloud insightsoftware propose un large panel d’applications connectées et intègre notamment des outil conçus pour faciliter le traitement de règlementations spécifiques (IFRS 16, BEPS Pilier 2, ESEF / iXBRL…).

Choisir insightsoftware, c’est enfin bénéficier d’un ETL intégré qui simplifie et accélère la phase de reprise des historiques. Notre module a été spécialement développé pour répondre à l’enjeu d’une bascule depuis SAP FC :

• Récupération des données de structure et des données référentiel
• Mapping et injection des données et meta données
• Prise en compte des données sociales converties et consolidées
• Etats de contrôle présents via les compléments Excel de SAP FC et insightsoftware consolidation

insightsoftware est le partenaire qu’il vous faut pour penser l’après SAP FC.

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