Six critères à prendre en compte lors du choix d’un éditeur de logiciels de gestion de la performance de l’entreprise
Il est toujours judicieux d’investir dans le renforcement de la capacité de votre organisation à utiliser, assimiler et analyser les informations de manière rapide et efficace. Or, pour de nombreuses organisations, la fin de l’année est un moment particulièrement propice au lancement de nouvelles initiatives en matière d’informations financières.
Alors que la saison budgétaire débute et que la direction financière lance le processus de clôture de fin d’année, de nombreux responsables financiers estiment que le moment est idéal pour s’intéresser à la gestion de la performance de l’entreprise (CPM ou parfois EPM, pour « Enterprise Performance Management »). Ils la considèrent comme un élément d’une stratégie globale visant à renforcer le rôle de la fonction financière et comptable en tant que moteur stratégique de l’organisation.
Qu’est-ce que le CPM ?
Selon Gartner, le CPM est « un terme générique qui décrit les méthodologies, les indicateurs, les processus et les systèmes utilisés pour contrôler et gérer la performance d’une entreprise ».
Les entreprises utilisent le CPM pour mesurer leur performance par rapport à leurs objectifs et leurs stratégies. TechTarget note que le CPM est particulièrement utile pour les organisations qui cherchent à réduire leurs coûts d’exploitation, à améliorer l’alignement des indicateurs clés de performance (KPI), à remodeler les budgets, à mettre à niveau les processus de planification financière et à améliorer les stratégies organisationnelles.
Si votre équipe est en train d’évaluer les éditeurs de logiciels de gestion de la performance de l’entreprise, voici quelques critères clés à prendre en compte :
1. Clarifiez vos objectifs
Tout d’abord, collaborez avec votre équipe pour dresser un tableau précis de l’avenir que vous développez ensemble. Quelles sont les principales priorités de l’entreprise ? Les cadres supérieurs ont-ils du mal à mieux maîtriser les coûts ? Cherchez-vous à aligner plus étroitement les priorités de votre direction et de vos branches d’activité avec les objectifs stratégiques de l’organisation ? La rapidité d’obtention de l’information est-elle un enjeu clé de vos systèmes actuels ?
Il est utile de s’asseoir avec certaines des principales parties prenantes de l’entreprise et de leur demander quelles sont leurs priorités essentielles. Concentrez-vous sur les hypothèses incorrectes ou obsolètes et les lacunes en matière d’information, mais ne négligez pas les exigences auxquelles répondent désormais les outils généraux et la manipulation manuelle des données. Les meilleurs logiciels CPM offrent d’excellentes opportunités d’automatisation et de rationalisation de ces processus, les rendant ainsi beaucoup plus précis et efficaces.
2. Recherchez une intégration prête à l’emploi
Un bon logiciel de gestion de la performance de l’entreprise s’intégrera à votre système ERP actuel sans nécessiter de programmation personnalisée. L’intégration dans l’ERP est particulièrement importante en raison de son rôle central dans la gestion des données financières et dans le traitement des transactions essentielles à l’entreprise. Si votre entreprise comporte des divisions ou des filiales qui utilisent leurs propres systèmes ERP, il est particulièrement important que votre logiciel CPM soit indifférent du fournisseur afin qu’il puisse se connecter facilement à plusieurs systèmes ERP de différents fournisseurs.
Même si vous n’utilisez pas actuellement plusieurs systèmes ERP pour des entreprises indépendantes, un logiciel CPM indifférent du fournisseur peut vous aider à pérenniser vos investissements en gestion de la performance de l’entreprise. Si votre entreprise fait par la suite une acquisition ou effectue une transition vers un nouveau système ERP, vous pouvez reporter l’intégration de votre logiciel CPM, ce qui vous permet d’économiser de l’argent et du temps grâce à la transition.
En outre, recherchez un logiciel CPM qui puisse se connecter à plusieurs sources de données externes, notamment un logiciel de gestion de la relation client (CRM), un logiciel de facturation spécialisé ou même des bases de données personnalisées. La possibilité d’ajouter de nouvelles sources de données sans expertise technique approfondie permet à votre système de disposer de la flexibilité nécessaire pour obtenir une vision globale de l’entreprise et pour accroître votre visibilité à l’ensemble de l’entreprise au fur et à mesure de sa croissance.
3. Évaluez la courbe d’apprentissage
De nombreux logiciels CPM nécessitent une formation technique approfondie et s’accompagnent d’une courbe d’apprentissage pentue. Lors de l’évaluation des éditeurs de logiciels de gestion de la performance de l’entreprise, il est important de comprendre le niveau d’expertise technique requis pour créer des rapports et des tableaux de bord ou modifier les tableaux de bord existants.
Bon nombre des logiciels CPM sur le marché sont techniquement très complexes et nécessitent l’intervention de spécialistes informatiques chaque fois qu’un changement est nécessaire, ce qui augmente les coûts. Pour la direction financière, cela peut aussi entraîner des retards frustrants en raison de la dépendance à l’égard d’une équipe externe. Très souvent, des demandes en retard au sein de la direction informatique se traduisent par des jours, voire des semaines d’attente pour obtenir un nouveau rapport ou une simple modification d’un rapport existant.
4. Comprenez les contraintes de sécurité
Le logiciel CPM regroupe et génère des rapports sur les informations confidentielles de l’entreprise, raison pour laquelle le contrôle de l’accès est important. Les meilleurs fournisseurs en ont conscience et proposent de solides systèmes de diffusion de rapports qui intègrent différents niveaux de contrôle de l’accès.
Toutefois, la gestion d’un autre catalogue d’autorisations utilisateur pour vos rapports CPM peut s’avérer fastidieuse. Le logiciel CPM le plus innovant peut hériter de certaines des autorisations de votre logiciel ERP, garantissant que vos informations sensibles restent sécurisées sans occasionner de travail supplémentaire pour un administrateur système. Recherchez un système qui offre des options de sécurité robustes, mais flexibles.
5. Planifiez votre calendrier de transition
Commencez par un budget et un calendrier réalistes pour le déploiement de votre outil CPM. Une implémentation réussie nécessite que vous allouiez une capacité organisationnelle adéquate au projet. Les meilleurs produits CPM offriront des processus d’implémentation simples et hautement automatisés. Une configuration et un déploiement assistés, conjugués à une conception conviviale, peuvent grandement contribuer à alléger les charges de travail associées au déploiement de l’outil CPM.
Grâce à un logiciel relativement facile à installer et à configurer, votre équipe sera libre de se concentrer sur ses priorités en utilisant le logiciel pour atteindre les objectifs clés que vous avez identifiés auparavant. Ce processus comprend la création de rapports et de tableaux de bord ainsi que l’adaptation des utilisateurs aux nouveaux outils mis à leur disposition.
Certains fournisseurs proposent des catalogues de rapports et de tableaux de bord préconfigurés et conçus pour fonctionner avec des systèmes ERP spécifiques. Ces catalogues peuvent être particulièrement utiles pour mettre en place et exécuter rapidement des tâches et démontrer leur valeur à votre organisation dès le début du processus.
6. Évaluez la viabilité des fournisseurs
Enfin, examinez l’historique et la réputation des éditeurs de logiciels de gestion de la performance de l’entreprise figurant sur votre liste. Vous devrez examiner très minutieusement les entreprises qui exercent depuis peu de temps seulement ou qui ont un nombre limité de clients. Comme toujours, il est souhaitable de demander des références et des exemples de déploiements réussis. Encore mieux, demandez des références et des études de cas qui correspondent de près à votre secteur et à vos exigences spécifiques. Si le fournisseur ne peut pas vous en fournir, il peut s’agir d’un signal d’alerte indiquant que vous devriez l’éviter.
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