Processus de consolidation annuel: 5 points clés à optimiser

Le consolideur est un chef d’orchestre, il doit toujours voir loin, et coordonner l’ensemble de ses musiciens avec une partition bien rodée. Anticipation est le maître mot en consolidation et il est toujours très utile de préparer bien en amont la prochaine clôture.

Nous avons relevé les incontournables sujets d’optimisation de la clôture en consolidation statutaire.

1. Planification et organisation du processus de consolidation

En fonction des expériences de clôtures antérieures, il est recommandé de discuter avec tous les acteurs de leurs difficultés et de leurs plannings prévisionnels. Des mesures d’accompagnement doivent être mises en place dans les entités où des difficultés sont prévisibles, dans les contextes d’entrée de périmètre ou de changement d’ERP locaux par exemple.

Le planning de remontée des comptes des filiales sera ainsi mieux compris, avec des plans d’action adaptés, des responsabilités clairement définies et des délais réalistes.

Les instructions de consolidation peuvent être dynamiques. Il est utile de les lier à des supports de « conduite du changement » partagés dans l’espace documentaire du groupe.

Pour les outils les plus récents, les fonctionnalités de « workflow » doivent être affinées à chaque clôture, en fonction des feedback précédents.

2. Variations de périmètre

Dès lors que les variations de titres des sociétés mères qui détiennent les filiales consolidées sont connues, leurs incidences sur les comptes consolidés peuvent être largement anticipées.

La collecte de l’information juridique et/ou financière en « juste à temps » auprès des acteurs qui ont participé à l’opération, est indispensable pour justifier les traitements comptables et simuler les impacts de consolidation souvent complexes. Cela permettra aussi de valider certaines options avec les commissaires aux comptes en amont.

Les sujets techniques sensibles sont par exemple pour les entrées de périmètre :

• Mise aux normes du groupe des entités entrantes,
• Fixation des dates d’entrée de périmètre, modalités de prise en compte du résultat et du tableau des flux de trésorerie post-acquisition,
• Traitement des frais d’acquisition de titres, des compléments de valeurs de titres, des rémunérations différées, etc. (différences IFRS 3 / ANC 2020.01),
• Détermination des justes valeurs dans le processus de « purchase accounting »,
• Calcul des écarts d’acquisition.

3. Automatiser les traitements standards

Il est toujours intéressant de se poser la question de savoir si l’on exploite toutes les potentialités de son outil de consolidation. Si ce n’est pas le cas, il est utile (s’il est encore temps !) d’améliorer à la marge les paramétrages.

On peut citer certains thèmes classiques d’optimisation marginale en consolidation :

• La réconciliation des comptes inter compagnie en devise convertie, mais aussi en devise de transaction, peut être automatisée. Les écarts de change intercos peuvent être traités par écritures automatiques ;
• La réconciliation des dividendes versés et reçus, avec automatisation des différences de change (comme ci-dessus) mais aussi des retenues à la source qu’il convient d’enregistrer en charge d’impôt ; pour contrôle, les dividendes reçus peuvent être recalculés à partir de la variation de réserves des entités qui distribuent, multipliée par le pourcentage d’intérêt du groupe ;
• Les écarts d’ouverture en capitaux propres des filiales, dûs à des différences n-1 entre la clôture sociale et la liasse de consolidation, peuvent être traités automatiquement par écritures en résultat de la période.

La liste peut être longue sur toutes les automatisations possibles. Il est intéressant de se poser et d’en faire l’inventaire.

4. Minimiser les tableurs et les tableaux de passage

La chasse à Excel est lancée ! Non pas que les tableurs soient néfastes, mais leur utilisation doit être limitée pour des raisons de bon sens :

• ils ralentissent le processus de clôture ; les documents directement issus de l’outil de consolidation ne sont pas utilisables ; le tableau de passage fiabilise l’information ou la complète, mais souvent le problème aurait dû être résolu en amont dans l’outil ;
• dans un monde de partage d’information immédiat, les fichiers Excel conçus par leur seul propriétaire sont souvent complexes pour tous les autres utilisateurs ; les formats et répertoires multiples sont des « cailloux dans la chaussure » sur le chemin de la clôture (« pain point » en anglais) ;
• la fiabilité d’un fichier Excel est toujours toute relative.

Dans le dernier km, celui de la livraison des comptes consolidés à la direction générale, le temps est la denrée rare. Les tâches de compilation et de fiabilisation sur tableur sont une dispersion. Il aurait mieux valu les allouer à préparer des analyses et des réponses appropriées aux questions que se poseront probablement les dirigeants et la direction financière.

5. Professionnaliser les chantiers complexes

Bien préparer sa clôture c’est évidemment repenser tous les process et les systèmes sur les tâches complexes de la consolidation, que sont par exemple :

• l’analyse de la variation des capitaux propres consolidés et de la contribution individuelle de chaque entité à ces capitaux propres ;
• la production du tableau des flux de trésorerie, à partir de la mécanique des rubriques flux alloués par ligne du tableau ; avec prise en compte des variations de périmètre qui exigent souvent un traitement spécifique ;
• la fiabilisation et l’automatisation des écritures d’impôts différés en local et au niveau des écritures de consolidation ;
• la production de la preuve d’impôt du groupe, avec contributions par entité, incidence des écritures de consolidation, etc. ; l’outil peut être entièrement paramétré ou partiellement paramétré sur ce sujet.

Sur ces chantiers complexes, la professionnalisation passe par l’analyse du triptyque classique :

1. de la compétence humaine,
2. du bon paramétrage des outils et,
3. du processus de clôture adapté.

Le retour d’expérience des clôtures passées et la formation des responsables sur chacun de ces chantiers clés sont toujours la source d’améliorations futures.

Conclusion

Le plus difficile reste à s’extraire des priorités du quotidien pour revisiter les points clés listés ci-dessus… maintenant !

Pendant la clôture, il sera trop tard, et chacun en subira les conséquences. Dans un temps où il n’est plus possible de demander aux équipes de palier en énergie et en temps les dysfonctionnements de clôture, mieux vaut investir en amont.

Cet article a été rédigé par François Lenoir, fondateur et associé de Conso & Co, société spécialisée dans le reporting financier et extra financier, et directeur de publication du guide Consocopedia®.