Tipos de presupuestos: ¿cuál es el más adecuado para ti?

Tradicionalmente, la mayoría de las empresas abordan la elaboración de presupuestos utilizando diversos tipos de presupuestos como un ajuste a la situación actual. El presupuesto del año en curso y los datos reales acumulados hasta la fecha suelen servir como punto de partida para el presupuesto del año siguiente. Aunque se trata de un enfoque totalmente legítimo, no es más que uno de los muchos tipos de procesos de elaboración de presupuestos de los que disponen los directivos empresariales.

Es importante comprender las ventajas y desventajas de los diferentes tipos de presupuestos antes de iniciar el proceso de elaboración del presupuesto de tu empresa. Existen varios métodos de presupuestación entre los que puedes elegir a la hora de elaborar el presupuesto general de tu organización, cada uno con su propia finalidad específica. Por ejemplo, puedes crear un presupuesto estático para evaluar la salud financiera de tu empresa comparando los resultados reales con los previstos. Al mismo tiempo, puede elaborar un presupuesto de tesorería para realizar un seguimiento y planificar las entradas y salidas de efectivo, con el fin de evitar un gasto excesivo y garantizar que su empresa disponga siempre de fondos suficientes para sus operaciones. Estos son solo dos de los muchos tipos de presupuesto que puede utilizar a la hora de llevar a cabo su planificación financiera y presupuestaria.

¿Qué es un presupuesto empresarial?

Un presupuesto es un plan financiero que describe los ingresos, los gastos y los recursos previstos de una organización durante un período concreto, normalmente un ejercicio fiscal. Las empresas necesitan presupuestos por varias razones, entre ellas:

• Planificación empresarial: Los presupuestos ayudan a las empresas a planificar sus necesidades financieras futuras y a garantizar que dispongan de fondos suficientes para alcanzar sus metas y objetivos.

• Asignación de recursos: Los presupuestos proporcionan un marco para asignar los recursos de manera eficiente, garantizando que el dinero se destine a donde más se necesita y pueda generar la mayor rentabilidad.

• Medición del rendimiento: Al comparar los resultados financieros reales con el presupuesto, las empresas pueden evaluar su evolución, identificar las áreas en las que superan o no alcanzan los objetivos, y realizar los ajustes necesarios.

• Control de costes: Los presupuestos ayudan a supervisar y controlar los costes, evitando el gasto excesivo y garantizando que los gastos se mantengan en consonancia con los ingresos.

• Planificación estratégica: Los presupuestos proporcionan información valiosa que facilita la toma de decisiones estratégicas, como cuándo invertir en nuevos proyectos, ampliar las operaciones o reducir costes.

• Gestión de riesgos: Los presupuestos ayudan a las empresas a prever posibles pasivos financieros, planificar ante imprevistos y crear un fondo de emergencia, lo que reduce el riesgo de déficits financieros inesperados.

• Establecimiento de objetivos: Los presupuestos ayudan a fijar metas y objetivos financieros, y sirven de referencia para evaluar el éxito de las estrategias e iniciativas empresariales a corto y largo plazo.

• Financiación e inversión: Los presupuestos son fundamentales para conseguir financiación e inversión, ya que demuestran a los inversores y a las entidades crediticias que la empresa cuenta con un plan financiero bien elaborado y es capaz de gestionar sus finanzas de forma eficaz.

Al proyectar los resultados financieros futuros, un presupuesto empresarial ayuda a planificar el crecimiento, controlar los costes, asignar los recursos de manera eficiente y supervisar los resultados reales en comparación con los objetivos previstos.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de gastos y un presupuesto?

Aunque ambos se basan en el balance de tu empresa como punto de partida, la principal diferencia entre un presupuesto y un plan de gastos radica en su finalidad. Un presupuesto es un plan financiero detallado y estructurado centrado en controlar los gastos y alcanzar objetivos financieros específicos. Un plan de gastos es un enfoque más flexible y amplio para gestionar el dinero, que se centra en ajustar los gastos a las prioridades y objetivos sin la rigidez de un presupuesto tradicional. Los planes de gastos se suelen utilizar para gestionar los gastos discrecionales y pueden ajustarse a medida que cambian las circunstancias. Los presupuestos, por su parte, se utilizan para la planificación financiera, el control y la rendición de cuentas, estableciendo límites de gasto en diversas categorías.

¿Qué tipo de presupuesto es el más popular?

El tipo de presupuesto más habitual en las empresas es el presupuesto maestro, un documento de planificación financiera exhaustivo que agrupa todos los presupuestos individuales en un único presupuesto global. Al incluir todos los datos presupuestarios —incluidos los del presupuesto de explotación, los del presupuesto financiero y los del presupuesto de inversiones—, el presupuesto maestro ofrece a los responsables de la empresa una visión global del estado y el rendimiento de la organización. Los directivos pueden utilizar el presupuesto maestro para facilitar la planificación estratégica, la asignación de recursos y la evaluación del rendimiento en toda la organización.

En este artículo, analizaremos todos los métodos para elaborar un presupuesto, incluidas las ventajas y desventajas específicas de cada uno de ellos. También abordaremos el papel que desempeña la tecnología a la hora de facilitar un proceso de elaboración de presupuestos más eficiente y exhaustivo para las organizaciones actuales.

¿Cuáles son los componentes de un presupuesto general?

Un presupuesto general es una herramienta esencial para la planificación financiera integral de cualquier organización. Consiste en la consolidación de diversos presupuestos individuales en un único documento global, lo que ofrece una visión general completa de la situación financiera. Los principales componentes de un presupuesto general son los siguientes:

1. Presupuesto de funcionamiento:

   • Presupuesto de ventas: prevé las ventas futuras y constituye la base de todo el proceso de elaboración del presupuesto.

   • Presupuesto de producción: Indica el número de unidades que deben producirse para alcanzar los objetivos de ventas, teniendo en cuenta los niveles de existencias.

   • Presupuesto de materiales directos: calcula las materias primas necesarias para la producción basándose en el presupuesto de producción.

   • Presupuesto de mano de obra directa: Prevé los costes de mano de obra asociados al proceso de producción.

   • Presupuesto de gastos generales de fabricación: cubre todos los costes indirectos de producción, como los servicios públicos y el mantenimiento.

   • Presupuesto de ventas y administración: Recoge los costes no relacionados con la producción, incluidos los gastos de marketing, ventas y administración.

2. Presupuesto financiero:

   • Presupuesto de inversiones de capital: planes de inversiones a largo plazo en activos como maquinaria, edificios y tecnología.

   • Presupuesto de tesorería: prevé las entradas y salidas de efectivo, garantizando que la empresa mantenga una liquidez adecuada.

   • Balance presupuestado: Presenta una proyección de la situación financiera de la empresa al final del período presupuestario, resumiendo los activos, pasivos y patrimonio neto previstos.

3. Cuenta de resultados presupuestada:

   • Combina todas las previsiones de ingresos y gastos del presupuesto de explotación para calcular el resultado neto del ejercicio.

Estos componentes funcionan de forma conjunta para ofrecer un plan financiero detallado que sirva de guía para la toma de decisiones, la asignación de recursos y la evaluación del rendimiento en toda la organización. El presupuesto general es una herramienta fundamental para garantizar que todas las áreas de la empresa se ajusten a los objetivos estratégicos de la misma.

Los 7 tipos principales de presupuestos

La elaboración de presupuestos es una herramienta financiera fundamental que utilizan las organizaciones para asignar recursos, planificar el futuro y garantizar la estabilidad financiera. Entre los diversos métodos de elaboración de presupuestos, destacan siete tipos principales por sus enfoques y aplicaciones específicos.

Cada uno de estos métodos de elaboración de presupuestos tiene sus ventajas y sus inconvenientes, lo que los hace adecuados para diferentes necesidades organizativas y estrategias financieras. Al comprender estos siete tipos principales de presupuestos, las empresas pueden elegir el enfoque que mejor se adapte a sus objetivos y requisitos operativos.

Presupuestación incremental

El enfoque tradicional mencionado anteriormente también se conoce como «presupuestación incremental». Por lo general, parte de las cifras del año anterior como referencia, combinando a menudo las cifras presupuestarias del año anterior con algunos datos reales acumulados hasta la fecha y las previsiones restantes. Esos datos no se convierten necesariamente en el presupuesto en sí, pero sirven como punto de partida a partir del cual se elabora el presupuesto definitivo.

El siguiente paso consiste en realizar modificaciones en partidas concretas que impliquen cifras predecibles, o en aquellas partidas en las que se produzcan cambios evidentes y previsibles. Los gastos por intereses de un préstamo amortizable, por ejemplo, aumentarán de forma constante con el tiempo a medida que disminuya la parte del capital de cada pago. Los pagos por arrendamiento suelen mantenerse estables a lo largo de varios años. En algunos casos, los responsables pueden ser conscientes de que hay categorías de gastos que disminuirán drásticamente o desaparecerán por completo.

Una vez realizados estos cambios más predecibles, es habitual aplicar un porcentaje de aumento a una serie de cuentas o departamentos. Por ejemplo, si la dirección de la empresa tiene previsto lanzar un nuevo producto, puede autorizar un incremento de los gastos de marketing superior al habitual. Es de suponer que eso requeriría un aumento generalizado del presupuesto de ese departamento. Otros departamentos, que mantienen sus operaciones sin cambios, podrían tener un presupuesto estable o un aumento destinado únicamente a compensar la inflación.

La principal ventaja de la elaboración de presupuestos incrementales radica en que se centra en lo que está cambiando. Los cambios generales, como aumentar todos los gastos de personal en un 3,1 %, son relativamente fáciles de llevar a cabo y no requieren necesariamente una gran reflexión ni un debate exhaustivo, lo que hace que este método sea más sencillo y requiera menos tiempo.

El inconveniente de este enfoque es que tiende a dar lugar a menos discusión y debate. No exige necesariamente a los responsables empresariales que examinen los detalles con gran minuciosidad. Por lo tanto, aunque la elaboración de presupuestos incrementales se puede llevar a cabo con relativa rapidez en comparación con los demás enfoques descritos en este artículo, puede que sea el menos útil a la hora de aplicar un enfoque muy disciplinado al gasto.

Ventajas:

• Facilidad de implementación: La elaboración de presupuestos incrementales es relativamente sencilla de aplicar, sobre todo en organizaciones estables en las que los gastos no varían de forma drástica de un año a otro. El proceso es sencillo, ya que se basa en datos históricos y requiere menos recursos en comparación con métodos de elaboración de presupuestos más complejos.

• Estabilidad y previsibilidad: Este método ofrece estabilidad, lo que permite a los departamentos funcionar con una idea clara de sus límites financieros. Resulta especialmente útil en sectores con un crecimiento constante o en organizaciones que valoran la continuidad operativa.

Desventajas:

• Riesgo de que se consideren derechos adquiridos y de ineficiencia: Una de las principales desventajas de la elaboración de presupuestos por incrementos es la posibilidad de que los departamentos consideren sus presupuestos como derechos adquiridos, lo que da lugar a la complacencia y a una falta de control sobre el gasto. Esto puede perpetuar las ineficiencias, ya que no existe la obligación de justificar los gastos existentes.

• Complacencia y falta de innovación: La dependencia de los presupuestos históricos puede dar lugar a la complacencia, ya que es posible que los directivos no evalúen de forma crítica la necesidad de cada gasto. Esto puede frenar la innovación, ya que hay pocos incentivos para explorar medidas de ahorro o nuevas oportunidades.

Presupuestación basada en actividades

La presupuestación basada en actividades (ABB) es un enfoque descendente que se centra en los resultados clave que una empresa pretende alcanzar. Parte de tener claro el objetivo final y, a continuación, se plantea la pregunta: «¿Qué debemos hacer como organización para alcanzar nuestros objetivos principales?». A partir de ahí, la ABB define los recursos y los niveles de actividad necesarios para respaldar dichos objetivos.

Pensemos, por ejemplo, en una organización que haya desarrollado una tecnología nueva e innovadora. Todavía no es muy conocida en el mercado y su producto requiere un proceso de ventas muy orientado al asesoramiento. Si el objetivo de la organización es generar 5 millones de dólares en ingresos durante el próximo año, necesitará un equipo de ventas directas con la experiencia técnica necesaria y un proceso de generación de clientes potenciales proactivo para crear un embudo adecuado de clientes potenciales.

Partiendo del objetivo (5 millones de dólares en ingresos), los responsables de la empresa determinarían el número de operaciones que deben cerrar, el número de citas de ventas que deben concertar, el volumen del carrito de ventas que deben generar, etcétera. Cada una de estas cuestiones implica un gasto determinado en personal, servicios, tecnología u otros recursos.

ABB tiende a centrarse en los objetivos estratégicos y presta mucha menos atención a los gastos que no pueden vincularse directamente a los objetivos de alto nivel. Por ello, los directivos deben tener cuidado de no llevar los principios de ABB demasiado lejos. En ese proceso, se podría menospreciar o pasar por alto a los departamentos que no logren generar resultados específicos y cuantificables al servicio de los objetivos estratégicos de la empresa. No obstante, ABB suele ofrecer un mayor nivel de enfoque estratégico que los demás enfoques de esta lista.

Ventajas:

• Asignación precisa de costes: La presupuestación basada en actividades (ABB) asigna con precisión los costes a las actividades que generan los gastos, lo que permite comprender con mayor claridad qué es lo que realmente genera los costes dentro de la organización.

• Optimización de recursos: Al centrarse en actividades que aportan valor añadido, ABB garantiza una asignación más eficiente de los recursos, lo que ayuda a las organizaciones a racionalizar sus operaciones y reducir el desperdicio.

Desventajas:

• Implementación compleja: ABB requiere un seguimiento y un análisis detallados, lo que hace que su implementación resulte compleja y requiera mucho tiempo, especialmente para aquellas organizaciones que aún no estén familiarizadas con este enfoque.

• Elevadas exigencias en materia de recursos: La necesidad de disponer de datos precisos y de realizar análisis continuos hace que ABB pueda suponer un gran consumo de recursos, tanto en términos de tiempo como de costes, lo que podría requerir personal y tecnología adicionales.

Elaboración de presupuestos basados en la propuesta de valor

El tercer enfoque es la elaboración de presupuestos basada en la propuesta de valor, que examina cada partida o categoría presupuestaria para plantearse las siguientes preguntas: «¿Por qué gastamos este dinero?» y «¿Qué valor aporta a nuestros clientes, empleados u otras partes interesadas?». Este enfoque es un término medio, a caballo entre la presupuestación incremental (que, según algunos, analiza muy poco) y la presupuestación de base cero (que exige a los directivos justificar prácticamente cada partida del presupuesto, al igual que el enfoque que se utiliza a continuación). A diferencia del enfoque basado en actividades, la presupuestación basada en la propuesta de valor busca justificar los gastos por el valor que generan, sin exigir una vinculación directa con los objetivos estratégicos en sí mismos.

Ventajas:

• Alineación estratégica: La elaboración de presupuestos basada en la propuesta de valor garantiza que cada gasto presupuestado esté directamente vinculado a la propuesta de valor de la organización, lo que permite alinear el gasto con los objetivos estratégicos y mejorar la eficiencia general.

• Eliminación de costes no esenciales: Al justificar cada gasto en función de su contribución a la propuesta de valor, este método ayuda a eliminar los costes innecesarios, garantizando que los recursos se utilicen allí donde aportan mayor valor.

Desventajas:

• Subjetividad en la evaluación del valor: Determinar la contribución al valor de determinados gastos puede ser subjetivo, lo que puede dar lugar a posibles desacuerdos o desajustes en la asignación presupuestaria.

• Riesgo de dar demasiada importancia a los beneficios a corto plazo: Centrarse en el valor inmediato puede dar lugar a una financiación insuficiente de las inversiones a largo plazo, que son fundamentales para el crecimiento sostenible, pero que quizá no tengan un impacto inmediato en la propuesta de valor.

Presupuestación de base cero

La elaboración de presupuestos de base cero (ZBB) parte de cero. Con este enfoque, los directivos deben establecer sus necesidades presupuestarias para el próximo año y justificar cada partida sin tener en cuenta las cifras de años anteriores. El hecho de que la empresa haya gastado dinero en algo concreto en el pasado no significa que deba seguir haciéndolo necesariamente en el futuro.

El enfoque de presupuesto de base cero exige que los responsables del presupuesto justifiquen prácticamente todos los gastos propuestos. En este sentido, el ZBB es un medio excelente para eliminar el gasto superfluo. Ayuda a los directivos de la empresa a racionalizar de forma decidida los presupuestos inflados y a controlar los costes, al tiempo que minimiza cualquier impacto negativo en las operaciones.

De hecho, el ZBB obliga a las empresas a establecer prioridades y a adoptar un enfoque más deliberado en la gestión de sus costes, centrándose en las áreas que generan mayor valor para el negocio. Dado que obliga a los directivos a analizar detenidamente en qué gastan y cuánto valor genera ese gasto, el ZBB suele dar lugar a nuevas innovaciones, lo que ayuda a las empresas a funcionar de forma más eficiente.

Ventajas:

• Eficiencia en los costes: La presupuestación de base cero (ZBB) fomenta la eficiencia en los costes al exigir que todos los gastos se justifiquen desde cero en cada ejercicio, lo que permite eliminar los gastos innecesarios o redundantes.

• Enfoque en las necesidades actuales: el ZBB garantiza que los recursos se asignen en función de las prioridades y necesidades actuales de la empresa, en lugar de limitarse a ajustar los presupuestos anteriores, lo que permite una planificación financiera más dinámica y ágil.

Desventajas:

• Requiere mucho tiempo: La implantación del ZBB puede llevar mucho tiempo y suponer un gran esfuerzo, ya que exige una justificación detallada de cada gasto, lo que lo hace menos adecuado para organizaciones con recursos limitados o con restricciones de tiempo.

• Riesgo de centrarse en el corto plazo: El intenso escrutinio a la hora de justificar los gastos puede dar lugar a que se preste una atención excesiva al ahorro de costes a corto plazo, en detrimento de las inversiones estratégicas a largo plazo.

Presupuestación basada en factores determinantes

La elaboración de presupuestos basada en factores clave (DBB) se centra principalmente en las variables clave que más influyen en el rendimiento empresarial y vincula las cifras presupuestarias a los recursos físicos necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa en cada una de esas variables. Entre ellas pueden figurar factores internos, como el número total de clientes o suscriptores, el número de comerciales o distribuidores, o los ingresos medios por cliente. Las variables también pueden incluir factores externos, como el tamaño total del mercado, los precios de las materias primas o incluso las condiciones meteorológicas. El DBB elabora un presupuesto basado en los objetivos empresariales clave, en hipótesis de referencia sobre los factores externos y en un enfoque orientado a los resultados en lo que respecta a los factores internos de la empresa.

Si alguna de esas variables de entrada cambia, puedes ajustar el presupuesto con relativa facilidad para adaptarlo a esas nuevas condiciones. Por ejemplo, pensemos en una estación de esquí, cuyo negocio a principios y finales de temporada depende especialmente de las condiciones meteorológicas. Una llegada temprana del frío, sobre todo si hay una cantidad de nieve inusualmente elevada a principios de temporada, afectará sin duda a los ingresos, ya que los esquiadores acuden en masa a las pistas tras una larga temporada baja. Esto, a su vez, repercute en las necesidades de personal; no solo para el funcionamiento de la estación de esquí, sino también para el alojamiento, los restaurantes y otros negocios complementarios que se benefician de las buenas condiciones meteorológicas. En este ejemplo, las condiciones meteorológicas constituyen un factor clave del negocio que afecta prácticamente a todo lo demás que hace la empresa.

El DBB ayuda a los directivos a identificar los factores más importantes que influyen en el rendimiento de su negocio y a adaptar la elaboración de presupuestos y la planificación en consecuencia. Además, vincula muy estrechamente los resultados empresariales a los efectos que se producen a medida que cambian los factores clave. Esto se traduce en una mayor rendición de cuentas y en un menor margen para que los directivos pongan excusas. El DBB elimina prácticamente la práctica de «jugar con el sistema», ya que establece de antemano un conjunto claro de reglas de negocio que orientan las expectativas y sirven de hoja de ruta para el rendimiento a medida que cambian las variables clave que afectan a la organización.

Ventajas:

• Enfoque en los factores clave del negocio: La elaboración de presupuestos basada en factores clave hace hincapié en los factores más importantes que influyen en el rendimiento empresarial, lo que permite a las organizaciones elaborar presupuestos más precisos y pertinentes que se ajusten a los objetivos operativos clave.

• Flexibilidad y capacidad de reacción: Al vincular los presupuestos a factores clave específicos del negocio (como el volumen de ventas o las condiciones del mercado), este método permite realizar ajustes más rápidos en respuesta a los cambios en el entorno empresarial, lo que se traduce en una planificación financiera más ágil.

Desventajas:

• Complejidad a la hora de identificar los factores determinantes: Identificar y cuantificar los factores determinantes clave que más influyen en el negocio puede resultar complejo y requiere un análisis en profundidad, lo que puede suponer un reto para algunas organizaciones.

• Riesgo de simplificación excesiva: Depender en exceso de unos pocos factores clave puede dar lugar a una simplificación excesiva, lo que podría llevar a pasar por alto otros factores importantes que también afectan al negocio, pero que no quedan reflejados en los factores identificados.

Presupuestación flexible

La presupuestación flexible es un enfoque presupuestario que ajusta los gastos presupuestados en función de los niveles de actividad real. A diferencia de un presupuesto estático, que permanece fijo independientemente de los cambios en los niveles de actividad, un presupuesto flexible varía en respuesta a los cambios en las condiciones empresariales. Reconoce que la actividad empresarial puede fluctuar y que el presupuesto debe reflejarlo.

Un presupuesto flexible consta de dos componentes principales: los costes fijos, como los salarios de los empleados, y los costes variables, como las primas por ventas. Mientras que los costes fijos son constantes, los costes variables varían en función del nivel de actividad; el presupuesto establece una tarifa por unidad de actividad (por ejemplo, la prima pagada por venta), lo que permite calcular el coste variable total para cualquier nivel de actividad dado.

Los presupuestos flexibles están diseñados para adaptarse a las fluctuaciones en los niveles de actividad, lo que permite una comparación más precisa entre los resultados reales y los previstos en el presupuesto. Se basan en gran medida en la planificación de escenarios para elaborar diferentes previsiones presupuestarias para niveles de actividad bajos, moderados y altos. Este enfoque es más ágil y se adapta mejor a los entornos empresariales cambiantes, lo que ayuda a las empresas a mantener su agilidad y a gestionar mejor sus recursos ante los cambios en tiempo real.

Ventajas:

• Adaptabilidad a los cambios: La elaboración flexible de presupuestos permite ajustar las cifras presupuestarias en función de los niveles reales de actividad o de las condiciones empresariales, lo que la hace muy adaptable a las fluctuaciones en los ingresos, la producción o la demanda del mercado. Esta flexibilidad ayuda a las organizaciones a mantener previsiones financieras precisas y a gestionar mejor los recursos.

• Mejor control de los costes: al permitir ajustes basados en datos en tiempo real, la elaboración flexible de presupuestos ayuda a controlar los costes de forma más eficaz, ya que los presupuestos pueden reajustarse para reflejar los resultados reales en lugar de hipótesis fijas.

Desventajas:

• Complejidad en la gestión: La implantación y el mantenimiento de un presupuesto flexible pueden resultar complejos, ya que requieren un seguimiento y una actualización continuos de los datos financieros, lo que puede suponer un gran consumo de recursos y exigir el uso de software financiero sofisticado.

• Riesgo de reajustes excesivos: Los reajustes frecuentes en respuesta a cambios a corto plazo pueden dar lugar a reacciones exageradas ante fluctuaciones menores, lo que podría restar importancia al enfoque estratégico a largo plazo y a la estabilidad.

Presupuestación por sobres

La gestión presupuestaria por sobres es un sistema sencillo, basado en el dinero en efectivo, que consiste en distribuir el dinero en efectivo en sobres, cada uno de los cuales representa una categoría de gasto concreta. Aunque el método tradicional utiliza sobres físicos y dinero en efectivo, algunas personas recurren a herramientas digitales para reproducir el sistema de sobres. Las aplicaciones de gestión presupuestaria permiten crear sobres virtuales, cada uno con una cantidad de dinero asignada, y realizar un seguimiento de los gastos dentro de cada categoría.

La gestión presupuestaria por sobres ofrece varias ventajas, como el control del gasto, una mayor conciencia de los hábitos de gasto y una mayor disciplina al limitar los gastos al dinero disponible en cada sobre. Este enfoque presupuestario resulta especialmente útil para identificar áreas de gasto excesivo y fomentar la disciplina financiera. Sin embargo, también tiene sus inconvenientes: el método de los sobres es intrínsecamente inflexible y no resulta ideal para ingresos y gastos muy variables.

La gestión presupuestaria por «sobres» es, ante todo, un método de finanzas personales y puede que no sea directamente aplicable a entornos empresariales debido a su sencillez y a su naturaleza basada en el efectivo; las empresas suelen recurrir a tarjetas de crédito, líneas de crédito y pagos digitales. Sin embargo, sus principios básicos pueden adaptarse a las pequeñas empresas o a procesos empresariales específicos. Aunque no utilice efectivo físico, una empresa podría establecer controles internos para limitar el gasto dentro de categorías predefinidas mediante cuentas específicas o presupuestos por proyectos.

Ventajas:

• Control estricto del gasto: El método de los «sobres» fomenta la disciplina al asignar cantidades específicas de dinero a diferentes categorías de gastos, lo que ayuda a las personas u organizaciones a evitar gastar de más. Una vez agotados los fondos asignados a un «sobre» (físico o virtual), no se puede gastar más dinero en esa categoría, lo que fomenta un comportamiento financiero responsable.

• Sencillez y transparencia: Este método es sencillo y fácil de entender, lo que lo hace accesible incluso para quienes no tienen amplios conocimientos financieros. Ofrece una visión clara del destino del dinero, lo que ayuda a realizar un seguimiento y a gestionar los gastos de forma eficaz.

Desventajas:

• Flexibilidad limitada: La elaboración de presupuestos por categorías puede resultar rígida, lo que dificulta responder a gastos imprevistos o a cambios en las prioridades financieras. Reasignar fondos entre categorías puede requerir reevaluar todo el presupuesto.

• Requiere mucho tiempo: Gestionar varias «cajas», ya sean físicas o digitales, puede resultar laborioso y llevar mucho tiempo, sobre todo para quienes gestionan numerosas categorías de gastos o tienen ingresos irregulares.

El papel de la tecnología en los distintos tipos de presupuestos

La mayoría de las empresas recurren por defecto a la elaboración de presupuestos incrementales, en parte porque les resulta familiar, pero también porque, históricamente, ha requerido un esfuerzo considerablemente menor que los demás métodos. Esto es especialmente cierto si tu organización sigue utilizando hojas de cálculo y el correo electrónico para gestionar el proceso. Aun así, el proceso de elaboración de un presupuesto anual puede resultar complicado, llevar mucho tiempo y, a menudo, ser engorroso si se utilizan métodos anticuados.

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Afortunadamente, la tecnología está facilitando más que nunca la planificación y la elaboración de presupuestos, y ayuda a evitar los problemas habituales en este ámbito. Independientemente del proceso de elaboración de presupuestos que elijas, existen requisitos comunes en materia de colaboración y debate, control de versiones y flujos de trabajo automatizados que simplemente no pueden reproducirse intercambiando archivos de hojas de cálculo por correo electrónico. Y dado que las hojas de cálculo no suelen actualizarse con datos en tiempo real procedentes de tu sistema ERP, los presupuestos suelen elaborarse a partir de información obsoleta o deben actualizarse manualmente de forma periódica.

La economía global actual exige agilidad empresarial. La mayoría de las empresas reconocen hoy en día que la planificación y la elaboración de presupuestos ya no deben ser procesos anuales. En su lugar, los líderes empresariales deben supervisar constantemente las condiciones externas y realizar ajustes rápidos para mantenerse por delante de la competencia.

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