Encuentra la solución ideal: resuelve tus principales retos en materia de información financiera

La información financiera proporciona a las partes interesadas los datos que necesitan para tomar decisiones fundamentadas. Sin embargo, incluso con una tecnología más avanzada, la mayoría de los equipos financieros siguen enfrentándose a los mismos retos que comprometen la precisión, ralentizan los cierres y consumen un tiempo que preferirían dedicar al análisis.

Estos retos ralentizan la elaboración de tus informes y te complican la vida. Si te enfrentas a alguno de estos problemas, no estás solo. Pero hay esperanza. Puedes encontrar una solución que agilice la elaboración de tus informes financieros, te posicione como socio estratégico y te facilite la vida.

Retos de la automatización

Ya has comprobado los riesgos que conlleva la falta de automatización. Al automatizar un mayor número de tus procesos, podrás crear y distribuir informes en los que las partes interesadas puedan confiar.

Informes financieros manuales

Si sigues dedicando demasiado tiempo a recopilar datos de diferentes sistemas, seguro que estás hasta el cuello de frustraciones. Extraes información de tu ERP, CRM, libros auxiliares y hojas de cálculo de los departamentos, y luego lo recopilas todo manualmente en informes consolidados.

Tarda una eternidad, retrasa el cierre de fin de mes y da pie a que se produzcan errores en cada paso. Necesitas una forma más rápida e inteligente de elaborar tus informes.

Riesgos relacionados con la introducción de datos en hojas de cálculo

¿Hay varias personas trabajando en diferentes versiones de la misma hoja de cálculo? Ahí es cuando las cosas se complican de verdad. El control de versiones se convierte en una pesadilla, las cifras no cuadran en los informes finales y lo que debería llevar unos días se alarga hasta semanas.

Tu organización necesita esa información ahora mismo, no dentro de dos semanas. Por eso necesitas poder trabajar en una hoja de cálculo compartida que sirva como única fuente de información fiable.

Retos relacionados con la precisión y la calidad de los datos

Tus informes no sirven de nada si no puedes confiar en los datos y tus partes interesadas no pueden confiar en las conclusiones.

Combinación de datos incoherentes

Mantener la precisión de los datos resulta complicado cuando la información procede de múltiples fuentes, cada una con su propio formato y estructura. Una orden de compra con un formato determinado en el departamento de compras debe coincidir con los datos de la factura, estructurados de forma diferente en el departamento de cuentas por pagar, que a su vez deben coincidir con los pagos de tesorería.

Si combinas y manipulas manualmente datos que tienen un formato inconsistente en los distintos sistemas de origen, corres el riesgo de introducir errores. Las conexiones en tiempo real con tus datos de origen y los procesos automatizados pueden reducir ese riesgo.

Poner en riesgo la calidad de los datos

El trabajo manual con hojas de cálculo complejas que contienen fórmulas intrincadas puede complicar aún más las cosas. Una referencia de celda mal colocada o una fórmula incorrecta pueden provocar un efecto en cadena en todo el modelo, y es posible que no te des cuenta hasta que ya haya influido en las decisiones.

Sin registros de auditoría sólidos, localizar las discrepancias se convierte en un laborioso trabajo de investigación que deja a todo el mundo con la incertidumbre de si las cifras son fiables.

Para garantizar la calidad de los datos, necesitas herramientas de generación de informes que aseguren que tus datos sean precisos, actuales y coherentes.

Retos en materia de gobernanza, riesgo y cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo añade otra capa de complejidad. Las normas contables no dejan de evolucionar —la norma ASC 606 sobre el reconocimiento de ingresos, diversas normas NIIF, los requisitos de la ley SOX— y es necesario comprender estas normativas. Es importante asegurarse de que tus procesos y sistemas puedan hacer frente a los requisitos actuales y adaptarse a los cambios futuros.

La mera carga que supone la documentación puede resultar abrumadora para tu equipo. Los auditores necesitan registros claros que muestren cómo se han calculado las cifras, de dónde proceden los datos y qué controles han garantizado su exactitud. Cuando tus procesos dependen en gran medida de pasos manuales y de sistemas inconexos, la elaboración de esta documentación se convierte en otra pérdida de tiempo.

Lo que quieres es un sistema que evite las consecuencias negativas del incumplimiento: sanciones económicas, daño a la reputación y pérdida de confianza de las partes interesadas.

Retos relacionados con la puntualidad

Para mantener la competitividad, se necesitan datos en tiempo real e informes puntuales. Muchos equipos financieros se enfrentan a ciclos de cierre de fin de mes que se prolongan durante dos semanas o más. Para cuando los informes llegan a los responsables de la toma de decisiones, la información ya está desactualizada y tiene menos valor estratégico.

Este retraso da lugar a un entorno empresarial reactivo en lugar de proactivo. Los directivos toman decisiones basadas en datos históricos, sin disponer de información en tiempo real que pudiera revelar tendencias emergentes o problemas en ciernes. Las prisas de última hora para preparar presentaciones para el consejo de administración o reuniones con inversores aumentan el estrés y pueden comprometer la calidad del análisis.

En cambio, necesitas herramientas de información financiera en las que tanto tú como tus partes interesadas podáis confiar para respaldar las decisiones estratégicas sobre la marcha.

Lee nuestra guía para descubrir cómo tu equipo de contabilidad puede actualizar tu proceso de elaboración de informes.

Retos relacionados con la escalabilidad

A medida que tu organización crece —ya sea de forma orgánica o mediante adquisiciones—, los retos en materia de presentación de informes se multiplican. Los sistemas y procesos que funcionaban bien cuando la empresa era más pequeña pasan rápidamente a requerir una cantidad abrumadora de tiempo. Los flujos de trabajo manuales, que resultaban manejables cuando el volumen de transacciones era menor, se vuelven insostenibles a medida que aumenta el volumen y la complejidad.

Las adquisiciones suponen una dificultad añadida. Hay que integrar nuevas entidades con sistemas contables, estructuras de planes de cuentas y requisitos de presentación de informes que pueden ser diferentes. Tu equipo se ve desbordado y tiene que trabajar más horas para mantener la calidad de los informes, mientras que la dirección exige cierres más rápidos y análisis más detallados.

Cuando tu solución de generación de informes incluye conexiones en tiempo real con los datos de todas las áreas de tu organización, puedes hacer frente al crecimiento de la empresa sin dejar de mantener un proceso de cierre eficiente.

Romper las barreras entre departamentos

Cuando los datos se encuentran dispersos en sistemas aislados de operaciones, ventas, recursos humanos y otras áreas, acabas teniendo que estar constantemente persiguiendo a la gente. Obtener información de otros departamentos no debería ser tan difícil. Cada departamento utiliza herramientas diferentes y almacena los datos en formatos que no se ajustan fácilmente a los requisitos de la información financiera.

La distribución de los informes finalizados plantea sus propios problemas. Los archivos adjuntos de correo electrónico resultan difíciles de gestionar, sobre todo cuando se trata de información confidencial que requiere un control de versiones. Las partes interesadas, repartidas por diferentes ubicaciones y zonas horarias, necesitan tener acceso a información financiera fiable. Sin embargo, proporcionar un acceso seguro y garantizar al mismo tiempo que todos vean los mismos datos resulta complicado sin la infraestructura adecuada.

Las automatizaciones que recopilan datos de toda la empresa, generan informes y los distribuyen a todos los equipos y partes interesadas pueden garantizar la alineación estratégica en toda la empresa.

Retos en la elaboración de informes de ERP

Tu empresa necesita una flexibilidad en la elaboración de informes que muchos sistemas tradicionales no pueden ofrecer. Los sistemas ERP suelen presentar estructuras rígidas que no se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa ni a los requisitos propios del sector. Cuando los directivos solicitan análisis ad hoc o vistas de datos personalizadas, te enfrentas bien a retrasos considerables al tener que recurrir al departamento de TI, bien a la necesidad de exportar los datos y manipularlos manualmente en hojas de cálculo, lo que vuelve a plantear todos los riesgos que estás intentando evitar.

El hecho de no poder profundizar, a partir de los informes resumidos, en los detalles de las transacciones subyacentes resulta frustrante para las partes interesadas que necesitan comprender la historia que se esconde tras las cifras. Cada público prefiere una presentación diferente de los mismos datos, pero reformatear los informes para las distintas partes interesadas consume tiempo y recursos de los que no dispones.

Necesitas una solución de informes financieros que te permita crear informes de forma autónoma y sencilla. Se acabó esperar a que se resuelvan las solicitudes de asistencia de TI. Cuando dispones de las herramientas para crear tus propios informes, tienes la flexibilidad necesaria para adaptarte a los cambios en los objetivos empresariales, a las nuevas exigencias de la dirección y a las transformaciones en las estructuras corporativas.

Retos de la integración

La mayoría de las organizaciones utilizan sistemas que no se comunican entre sí de forma eficaz. Establecer puentes entre plataformas desconectadas suele requerir costosos proyectos de integración a medida y un soporte informático continuo.

Aunque la integración sea técnicamente posible, la sincronización de datos en tiempo real a menudo no lo es. En ese caso, te ves obligado a recurrir a transferencias y conciliaciones manuales de datos. Cualquier cambio en los requisitos de presentación de informes suele requerir la intervención del departamento de TI, lo que genera cuellos de botella que ralentizan tu respuesta a las necesidades cambiantes de la empresa.

Cuando dispones de una solución de generación de informes que conecta los datos de tu ERP con tus hojas de cálculo, puedes crear informes con herramientas que ya conoces, como Excel. Así obtienes lo mejor de ambos mundos: el entorno familiar de Excel y las automatizaciones que te aportan flexibilidad, precisión y rapidez.

Encontrar una solución para la presentación de informes financieros

Estos retos son reales, pero también tienen solución. Las organizaciones que invierten en soluciones modernas de información financiera pueden transformar la elaboración de informes, pasando de ser una carga operativa a convertirse en una herramienta que impulse la generación de informes en tiempo real, el análisis oportuno, la toma de decisiones estratégicas y un rendimiento empresarial competitivo.

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