Qu'est-ce que le cycle de la Business Intelligence ?

Les outils d'analyse de données d'entreprise étant désormais plus performants et plus abordables que jamais, de plus en plus de dirigeants d'entreprise s'appuient sur leurs outils technologiques existants pour doter leur organisation de véritables capacités de Business Intelligence (BI).

Il convient de préciser d’emblée que la BI diffère fondamentalement du reporting. Pratiquement toutes les entreprises de la planète disposent d’un mécanisme de reporting, ne serait-ce qu’un simple ensemble d’imprimés prêts à l’emploi issus d’un logiciel de comptabilité basique. C’est sa capacité à faciliter l’exploration qui distingue la Business Intelligence : elle permet aux utilisateurs de découper et d’analyser rapidement et facilement leurs données de diverses manières afin de dégager des informations pertinentes qui guident les dirigeants vers de meilleures décisions stratégiques.

Le reporting est important, mais la BI a le potentiel de générer le type d’informations pertinentes qui permettent d’obtenir un avantage concurrentiel. La véritable valeur ajoutée réside dans la mise en œuvre très ciblée de solutions de cycle de Business Intelligence : il s’agit de comprendre comment l’information peut éclairer les objectifs clés de l’entreprise dans l’environnement concurrentiel où elle évolue, de collecter les données appropriées, d’en extraire des informations pertinentes et de suivre les performances par rapport à des indicateurs clés.

Ces quatre étapes constituent le « cycle de l'intelligence économique ». Il commence par la définition des objectifs, puis passe par la collecte et l'organisation des informations, leur analyse, et enfin la mise en place de paramètres permettant de mesurer et de suivre les performances de l'entreprise à l'avenir.

Examinons ces quatre phases du cycle de l'intelligence d'affaires.

Qu'est-ce que le cycle de la Business Intelligence ?

Le cycle de la Business Intelligence (BI) désigne le processus continu mis en œuvre par les organisations pour collecter, analyser et exploiter les données afin d’améliorer la prise de décision et de favoriser la réussite de l’entreprise. Ce cycle est une boucle continue qui permet aux entreprises de rester agiles, informées et capables de s’adapter à l’évolution des conditions du marché et à leur dynamique interne. Le cycle de la BI comprend généralement les étapes clés suivantes :

1. Collecte des données:

   • La première étape du cycle de BI consiste à collecter des données provenant de diverses sources, tant au sein de l'organisation qu'à l'extérieur. Il peut s'agir de données structurées issues de bases de données, de données non structurées provenant des réseaux sociaux et de données en temps réel provenant d'appareils connectés à l'Internet des objets (IoT). L'objectif est de collecter des données pertinentes, précises et exhaustives qui reflètent les activités de l'organisation et son environnement externe.

2. Intégration et préparation des données:

   • Une fois les données collectées, elles doivent être intégrées et préparées en vue de leur analyse. Cela implique de les nettoyer pour éliminer les doublons et les erreurs, de les mettre dans un format homogène et de regrouper les données provenant de différentes sources en un ensemble de données unifié. Cette étape est essentielle pour garantir la fiabilité des données et leur aptitude à faire l'objet d'une analyse pertinente.

3. Analyse des données:

   • À cette étape, les données préparées sont analysées afin d'identifier des schémas, des tendances et des informations pertinentes. Diverses techniques d'analyse, notamment l'analyse statistique, l'exploration de données et l'apprentissage automatique, sont mises en œuvre pour extraire des informations utiles pouvant éclairer les décisions stratégiques. C'est à ce stade que les données brutes sont transformées en informations exploitables.

4. Visualisation des données:

   • Une fois l'analyse effectuée, les conclusions doivent être présentées de manière à être faciles à comprendre et à interpréter. Les outils et techniques de visualisation des données permettent de créer des tableaux, des graphiques, des tableaux de bord et des rapports qui communiquent clairement les résultats aux parties prenantes. Une visualisation efficace aide les décideurs à saisir rapidement des informations complexes et à identifier les principales tendances et les enjeux clés.

5. Prise de décision:

   • Les enseignements tirés des phases d'analyse et de visualisation servent à éclairer les décisions opérationnelles. Il peut s'agir de planification stratégique, d'ajustements opérationnels ou d'autres mesures visant à améliorer les performances. C'est au cours de la phase de prise de décision que la valeur du cycle de BI se concrétise, car les enseignements tirés des données permettent de prendre des décisions plus éclairées et plus efficaces.

6. Mise en œuvre et suivi:

   • Une fois les décisions prises, elles sont mises en œuvre au sein de l'organisation. Cela peut impliquer le lancement de nouvelles initiatives, l'ajustement de processus ou d'autres changements opérationnels. Il est essentiel de suivre les conséquences de ces décisions afin d'évaluer leur impact et de s'assurer qu'elles permettent d'atteindre les résultats escomptés.

7. Commentaires et améliorations:

   • La dernière étape du cycle de BI consiste à recueillir des retours d'expérience sur les décisions mises en œuvre et à affiner le processus en fonction des résultats obtenus. Si les décisions n'ont pas donné les résultats escomptés, le cycle recommence par un réexamen des données et du processus d'analyse afin d'identifier les points à améliorer. Cette boucle de rétroaction garantit que l'organisation continue d'apprendre et de s'adapter au fil du temps.

Le cycle de la Business Intelligence est un processus dynamique et itératif qui aide les organisations à exploiter leurs données pour améliorer leurs performances, rester compétitives et prendre des décisions éclairées. En parcourant ces étapes de manière continue, les entreprises peuvent s'adapter aux nouveaux défis, tirer parti des opportunités et adopter une approche de la croissance et de la réussite fondée sur les données.

Les quatre phases du cycle de vie de la Business Intelligence

Les quatre phases du cycle de vie de la Business Intelligence (BI) constituent une approche globale visant à exploiter les données pour la prise de décision stratégique :

1. Définir des objectifs clairs: Le processus commence par la définition d’objectifs clairs, dans le cadre de laquelle les organisations déterminent leurs principaux axes d’action. Cette étape pose les bases de la manière dont les ressources seront allouées tout au long du projet de BI, garantissant ainsi que les efforts soient alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation.

2. Collecte et organisation des données: La phase suivante consiste à collecter et à organiser les données, en veillant à ce que les informations pertinentes soient recueillies, harmonisées et rendues accessibles afin de permettre une analyse pertinente. Cette étape est essentielle pour préparer les données de manière à permettre une analyse efficace et la formulation de conclusions pertinentes.

3. Analyse des informations: au cours de cette phase, les organisations examinent les données en profondeur afin de mettre en évidence des tendances, des schémas et des enseignements qui vont au-delà des simples rapports. C'est à ce stade que la BI se distingue, en permettant une exploration et des découvertes susceptibles de remettre en question les hypothèses existantes et de déboucher sur de nouvelles perspectives.

4. Mesure et suivi des indicateurs clés de performance (KPI): La dernière phase du cycle de vie de la BI consiste à mesurer et à suivre les indicateurs clés de performance (KPI). Les enseignements tirés de l'analyse servent à évaluer les performances par rapport aux objectifs stratégiques, garantissant ainsi que l'organisation reste en phase avec ses objectifs à long terme. Ce suivi continu permet d'affiner en permanence les stratégies en s'appuyant sur des enseignements fondés sur les données.

Chaque phase du cycle de vie de la BI est étroitement liée aux autres, formant ainsi une boucle continue qui aide les organisations à rester informées, agiles et en phase avec leur vision stratégique.

Phase 1 : Définition d'objectifs clairs

Pour tirer pleinement parti de la BI, il faut avant tout prendre conscience qu'elle diffère fondamentalement du simple reporting et qu'elle revêt une importance stratégique lorsqu'elle est exploitée à son plein potentiel.

Au début d’un projet de BI (puis à intervalles réguliers par la suite), les dirigeants doivent définir le champ d’action dans lequel ils entendent opérer. Dans de nombreuses entreprises, la BI vise dans un premier temps à mieux comprendre les clients existants, notamment en ce qui concerne leur comportement d’achat. D’autres peuvent choisir de se concentrer sur les performances commerciales et la rentabilité par gamme de produits, par division ou par territoire.

Dans la plupart des cas, les initiatives de BI porteront sur plusieurs domaines, mais la définition de ces domaines d'intérêt constitue une première étape cruciale, notamment parce qu'elle détermine la manière dont vous allouerez vos ressources, en particulier en ce qui concerne la deuxième phase du cycle de la business intelligence, à savoir la collecte et l'organisation des données. Cela revêt une importance particulière si votre organisation a l'intention d'enrichir et d'étendre ses données internes à l'aide d'informations supplémentaires provenant de sources externes.

Phase 2 : Collecte et organisation des données

Quelles que soient les priorités principales de votre entreprise, il est utile de réfléchir ensemble à une liste de questions potentielles autour de ces thèmes. Au final, cela vous permettra de mieux cerner le type d’informations dont vous avez besoin et ce que vous devez faire pour les regrouper et les harmoniser.

Si vous analysez le comportement d'achat des clients, par exemple, vous devrez peut-être regrouper les informations issues de votre système de progiciel de gestion intégré (ERP) (qui contient les transactions relatives aux commandes clients) et les associer aux informations sur le pipeline commercial provenant de votre système de gestion de la relation client (CRM), notamment les devis et les opportunités qui n'ont jamais abouti.

Pour de nombreux projets, les sources de données internes devraient suffire. En dressant à l'avance une liste de questions, vous pouvez commencer à déterminer s'il convient d'intégrer l'enrichissement des données à votre stratégie globale de BI. Si votre objectif est, par exemple, de mieux connaître vos clients, vous pourriez envisager d'enrichir vos ensembles de données d'entreprise avec des informations démographiques provenant de sources tierces.

Lorsque vous réfléchirez à votre stratégie globale en matière de collecte et d’organisation des données pour votre projet de BI, vous devrez déterminer comment harmoniser et regrouper au mieux ces informations, puis les mettre à la disposition des utilisateurs qui s’appuieront sur vos systèmes de Business Intelligence pour obtenir des informations pertinentes.

Les outils de BI dotés d’une intégration prête à l’emploi avec les systèmes ERP constituent un avantage certain, en particulier s’ils présentent les informations dans un contexte que les collaborateurs de terrain peuvent facilement comprendre et exploiter. Les systèmes qui nécessitent des compétences avancées en matière de bases de données ou une programmation sur mesure entraîneront des coûts d’exploitation plus élevés et généreront, au final, moins de valeur en raison des obstacles techniques qui freinent leur adoption généralisée par les utilisateurs.

Phase 3 : Analyse des informations

C'est dans l'analyse que réside toute la magie ; c'est là que la BI se distingue du reporting d'entreprise en général. Le reporting d'entreprise revêt un caractère plus opérationnel que la BI. Les rapports opérationnels ont souvent une orientation à court terme et servent à orienter les décisions quotidiennes que les dirigeants d'entreprise doivent prendre. Les rapports d'entreprise peuvent s'appuyer sur des données transactionnelles en temps réel, directement reliées au système source.

En revanche, la BI s'inscrit généralement dans une perspective à long terme et s'intéresse aux tendances et aux schémas. Elle s'appuie le plus souvent non pas sur des données en temps réel, mais sur des données agrégées ou synthétisées qui ont pu être chargées dans un entrepôt de données et transformées à des fins d'analyse. Cette distinction signifie que les données utilisées en BI n'ont pas nécessairement de lien direct avec les systèmes sources, car cela n'est pas nécessaire.

La Business Intelligence facilite l'exploration. Elle permet de réaliser facilement des requêtes ad hoc, ce qui amène souvent les utilisateurs à se poser de nouvelles questions auxquelles ils n'avaient jamais pensé auparavant.

La BI facilite cette étape suivante en apportant des réponses rapides à ces questions complémentaires. Elle est rapide, flexible et ouverte. Elle aide les utilisateurs à explorer de nouveaux horizons et à obtenir rapidement des réponses à des questions qui remettent en cause les idées reçues. Lorsque les dirigeants sont confrontés à des scénarios hypothétiques, la BI les aide à cerner leurs options et à affiner leurs choix grâce à une approche fondée sur les données.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque les outils de BI sont accessibles à un large éventail d'utilisateurs au sein de l'organisation. Ce phénomène, que l'on appelle « démocratisation des données », peut avoir un effet transformateur, car il permet aux collaborateurs de mieux comprendre les facteurs susceptibles d'influencer leurs décisions, quel que soit leur niveau hiérarchique au sein de l'organisation.

Phase 4 : Mesure et suivi des indicateurs clés de performance (KPI)

Parallèlement à cette analyse ponctuelle, vous aurez tout intérêt à tirer parti de vos systèmes de BI pour mesurer et suivre les indicateurs clés de performance (KPI) qui correspondent aux objectifs stratégiques de votre organisation. Comme nous l’avons vu, la business intelligence se distingue des approches traditionnelles du reporting financier par son orientation. Plutôt que de se concentrer sur les questions opérationnelles à court terme, la BI s’intéresse aux données à un niveau plus élevé, passant d’une réflexion opérationnelle à une approche plus managériale. Capable d’agréger de grands volumes de données provenant de sources disparates, la BI est naturellement adaptée au suivi des KPI tant financiers qu’opérationnels. En d’autres termes, la BI permet de couvrir de manière exhaustive tous les domaines qui intéressent les dirigeants d’entreprise.

Rincez et recommencez

Le cycle de l'intelligence d'affaires est itératif ; il ne s'agit pas d'une démarche ponctuelle. Pour tirer le meilleur parti de leurs investissements en matière d'intelligence d'affaires, les dirigeants d'entreprise doivent s'efforcer en permanence et de manière proactive de générer une valeur ajoutée supplémentaire grâce à ces systèmes. Apprenez à connaître vos clients. Évaluez les facteurs qui déterminent la rentabilité de votre organisation. Comprenez les implications des décisions stratégiques.

En adoptant la bonne approche en matière de BI et en mettant efficacement en œuvre le cycle de l'intelligence d'affaires, les dirigeants d'entreprise peuvent obtenir des informations stratégiques pertinentes et se forger un avantage concurrentiel.

Chez insightsoftware, cela fait plus de trois décennies que nous aidons les entreprises à exploiter stratégiquement leurs données. Nous avons conçu nos outils de reporting et d’intelligence économique pour qu’ils s’intègrent à de multiples systèmes, afin de garantir une grande facilité d’utilisation et un faible coût total de possession (TCO).