Директор по бизнес-системам изменила процесс бюджетирования, снизив нагрузку на 5 подразделений (и на себя)

Келли Хасбенд, работающая в отделе развития инфраструктуры крупного канадского университета, при планировании на третий квартал внедрила решение Jet Budgets, что позволило сократить нагрузку, связанную с консолидацией данных из разных подразделений, и справиться с отсутствием возможностей для упорядоченного финансового планирования

Primary Ubc

Проблема

Келли Хасбенд (Kelly Husband) столкнулась со сложностями при управлении финансами и бюджетированием в своем отделе крупного университета в Западной Канаде. Она уже пользовалась Jet Analytics и была хорошо знакома с продуктами Jet. У нее уже была возможность по достоинству оценить простоту и удобство формирования собственных отчетов. Но, как только наступало время бюджетирования, она сталкивалась с одним и тем же ежеквартальным кошмаром: как управлять процессом бюджетирования для всех пяти центров учета оперативно и точно?

Работа Келли объединяла несколько направлений: возмещение затрат и основное финансирование. Ей нужно было принимать во внимание все аспекты, формируя консолидированное представление. Но инструментов, способных в этом помочь, у нее не было. Круг ее обязанностей включал получение входных данных от шести отдельных менеджеров и внесение этих данных в таблицу Excel. И все это — в крайне сжатые сроки. Такой процесс не позволял заниматься собственно планированием, и невозможно было вносить коррективы по ходу дела. Работа была сопряжена с серьезным стрессом, требовала активного взаимодействия с коллегами и надежды на успех.

В решении для управления бюджетами, которые мы тогда использовали, все было слишком сложно. Пока бюджеты не были готовы, я не могла увидеть консолидированные данные. Возможностей для работы с гипотетическими сценариями и внесения коррективов на ходу тоже не было. Все это действительно мешало. И работу, на которую стоило бы отвести 3 месяца, мне приходилось делать за 2 недели.

Решение

Посетив объединение компаний NAVUG, Келли заразилась идеей попробовать Jet Budgets и сразу же заказала это решение к своему периоду формирования бюджетов на третий квартал. Келли впечатлило, насколько простым оказалось его внедрение, что ускорило процесс утверждения. Через несколько дней, когда внедрение было завершено, Келли смогла приступить к использованию Jet Budgets. Она полностью изменила процесс финансового планирования.

Келли смогла быстро перенести в Jet Budgets числовые бюджетные данные, отправить менеджерам отдельные портфолио для их входных данных, а затем изучить консолидированную информацию, прежде чем загружать ее обратно в свою систему NAV. После загрузки бюджетов Келли получила возможность видеть консолидированное представление данных как в Jet Budgets, так и в NAV, а также делегировать внесение в бюджет актуальных данных, чтобы понимать соотношение расходов и доходов, вносить коррективы и перераспределять средства. И все это с гораздо меньшими усилиями.

Просто потрясающе! Я захотела воспользоваться этим решением, как только услышала о нем. Теперь расходы и доходы стали намного прозрачнее, а я смогла расслабиться. Сотрудники ежемесячно обновляют числовые показатели. Больше я не жду окончания квартала, а в период формирования бюджета не чувствую себя участницей изнуряющего марафона. Все уже готово

Когда мы завершили квартал с использованием Jet Budgets, меня устроили все числовые данные и не возникло никаких вопросов. Мы сэкономили уйму времени, денег и нервов!

Kelly Husband
Director of Project & Planning Business Systems
I Manual Reports
Быстрое и удобное бюджетирование

Снижение административной нагрузки изменило процесс бюджетирования: напряженный марафон превратился в понятную ежеквартальную задачу

I Scalability
Реалистичное прогнозирование и проверка сценариев

Сочетание прогнозирования NAV и консолидированных бюджетов наконец сделало возможной проверку сценариев

I Writing Reports
Уверенность в числовых данных

Высокая степень автоматизации и сокращение количества операций по вводу данных вручную устраняют сомнения в надежности числовых данных