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A diretora de sistemas empresariais transforma o processo de orçamentação e reduz a carga de trabalho de 5 unidades (e a sua)

Kelly Husband, que trabalha em Desenvolvimento de Infraestruturas, numa das maiores universidades do Canadá, implementou o Jet Budgets no planeamento do terceiro trimestre e reduziu com sucesso o esforço associado às consolidações de informação de vários departamentos, corrigindo ainda a falta de opções de planeamento fiscal organizado

Kelly Husband Portrait

Quando planeámos o trimestre com o Jet Budgets, fiquei muito confortável com todos os números e não tive dúvidas. Poupou-nos bastante tempo, dinheiro e stress!

Kelly Husband Director of Project & Planning Business Systems
I Manual Reports
Orçamentação rápida e fácil

A redução da carga administrativa fez com que a orçamentação deixasse de ser uma maratona de stress para passar a ser uma tarefa trimestral simples

I Scalability
Previsão e cenários reais

Ao conjugar a previsão do NAV com os orçamentos consolidados, é finalmente possível testar cenários

I Writing Reports
Confiança nos números

Ao aumentar a automatização e reduzir a introdução manual de dados, não há dúvidas acerca dos números

Desafio

Kelly Husband foi desafiada a gerir os processos financeiros e de orçamentação para o seu departamento numa das mais importantes universidades na zona ocidental do Canadá. Como já era utilizadora do Jet Analytics, já estava bastante familiarizada com os produtos Jet e gostava da facilidade e simplicidade com que executava os seus próprios relatórios. No entanto, quando chegou a altura de elaborar o orçamento, deparou-se com o mesmo pesadelo trimestral: como gerir o processo de orçamentação para os seus sete centros de custo de forma precisa e atempada?

O trabalho de Kelly era complexo: com parte do valor proveniente da recuperação de custos e outra parte de financiamento de base, precisava de uma visão consolidada global, mas não tinha nenhuma ferramenta para o fazer. Kelly ficou encarregue de pedir a opinião aos seis gestores individuais, de inserir essas informações recolhidas em folhas de Excel, tudo num período incrivelmente reduzido. O processo não permitia qualquer planeamento efetivo e não era possível efetuar ajustamentos em tempo real. Foi extremamente stressante e exigiu bastante interação humana e esperança na sua conclusão.

“A nossa solução de orçamentação anterior era muito complicada. Não conseguia ver as consolidações até que os orçamentos estivessem concluídos. Não conseguia ver cenários hipotéticos ou fazer ajustes em tempo real. Era algo que nos estava verdadeiramente a atrasar. Além disso, tinha duas semanas para fazer aquilo que me pareceram ser 3 meses de trabalho.”

Solução

Depois de participar na NAVUG, Kelly ficou a pensar no Jet Budgets e rapidamente solicitou a solução para a orçamentação do terceiro trimestre. Kelly ficou impressionada com a facilidade de implementação da solução, o que agilizou o processo de aprovação. Poucos dias após a implementação, Kelly já podia utilizar o Jet Budgets, o que transformou a forma como o processo de planeamento fiscal era executado.

Conseguiu introduzir rapidamente os números do seu orçamento no Jet Budgets, enviar portfólios individuais aos gestores e, depois, analisar as consolidações antes de as voltar a carregar para o seu sistema NAV. Com os orçamentos carregados, Kelly pôde ter uma visão consolidada dos mesmos tanto no Jet Budgets como no NAV e pôde delegar a atualização do orçamento com valores reais aos gestores. Tal permitiu-lhe ter sempre uma noção das despesas e das receitas e fazer ajustes e realocar fundos com maior facilidade.

“É fantástico! Soube que era o que eu queria assim que ouvi falar nele. Disponho de uma maior transparência nas nossas despesas e receitas, e isso deu-me realmente mais tranquilidade. Os meus colaboradores atualizam mensalmente os números. Já não tenho de esperar pelo fim do trimestre e já não sinto que estou a correr uma maratona durante a época de elaboração do orçamento. Está feito!”

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Company: Major Canadian University – Infrastructure Development Country: North America Job Title: Director of Project & Planning Business Systems Role: Finance
Setor de atividade: Construção Microsoft Partner: Omni Logic Solutions Inc ERP/EPM System: Dynamics NAV Number of Jet Designers: 1