Misuse Of Kpis 1170x400

Dopasowanie kluczowych wskaźników wydajności do celów strategicznych firmy

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) są w biznesie niezbędne. Wskaźnik KPI to metryka biznesowa służąca do oceny czynników wpływających na sukces organizacji. Prawidłowo używane wskaźniki KPI stanowią bardzo skuteczną metodę oceny kondycji firmy, gdyż umożliwiają użytkownikom, menedżerom i kadrze kierowniczej szybkie i dokładne mierzenie i koordynowanie ustalonych celów i założeń. Podobnie jak inne narzędzia, nieprawidłowo wykorzystywane wskaźniki KPI mogą jednak wprowadzać w błąd.

Dziś pokażemy, jak uniknąć czterech najczęstszych błędów związanych z używaniem wskaźników KPI oraz jak skutecznie dopasowywać wskaźniki KPI do potrzeb biznesowych.

  1. Wskaźniki KPI są niewłaściwie zdefiniowane. W różnych obszarach działalności firmy mogą (a nawet powinny) być używane różne wskaźniki KPI. Wśród ogólnych wskaźników KPI może się znaleźć przychód netto lub stosowna metryka lojalności klientów, natomiast odpowiednie wskaźniki dla działu kadr to na przykład tempo rotacji pracowników, zadowolenie pracowników i liczba etatów. Z kolei dla dyrektora finansowego najważniejsze wskaźniki KPI to kapitał operacyjny, operacyjne przepływy pieniężne, zwrot z kapitału (ROE) itd. Każdy ma inne potrzeby, dlatego wskaźniki KPI powinny być różne w zależności od działu, jednostki biznesowej lub stanowiska. Kadra kierownicza powinna jednak ustalić, które wskaźniki KPI i w jaki sposób będą używane do mierzenia wyników w poszczególnych obszarach działalności oraz w całej organizacji.
  2. Wskaźniki KPI nie są powiązane ze szczegółowymi celami ani wynikami określonymi w strategicznym biznesplanie. Najbardziej skuteczne wskaźniki KPI są ściśle związane z celami strategicznymi i pomagają w uzyskaniu odpowiedzi na kluczowe pytania biznesowe. Dobrym punktem wyjścia jest zatem zidentyfikowanie pytań, na które chcą uzyskać odpowiedzi decydenci, menedżerowie i inni zainteresowani. Należy zacząć od podstaw i zrozumieć cele organizacyjne (wraz planowanymi metodami ich osiągnięcia), jak również wskazać osoby w organizacji, które mogą korzystać z tych informacji w trakcie realizacji tych celów.
  3. Przyjęte definicje wskaźników KPI nie pokazują jednoznacznie, czy cele są osiągane. Choć wskaźniki KPI pozwalają w kilka chwil uzyskać obraz wyników organizacji, wskaźnik wskaźnikowi nierówny. Można na przykład precyzyjnie mierzyć przychody firmy, ale bez zdefiniowania wymiernego celu nie da się stwierdzić, czy osiągany jest oczekiwany poziom rentowności. Jeśli przykładowo celem firmy jest uzyskanie w 1 kwartale obrotów w wysokości 1 mln USD, śledzenie postępów realizacji tego celu będzie wymagać mierzenia dobowych wyników sprzedaży i uwzględniania ich jako wskaźnika KPI. W tym przypadku cel biznesowy zostanie zrealizowany, gdy dobowe przychody ze sprzedaży netto będą wynosić około 12 000 USD w okresie 90 dni.
  4. Wartości wskaźników KPI nie są skutecznie monitorowane. Menedżerowie często poświęcają wiele godzin czy nawet tygodni na sporządzanie planów strategicznych. Jeśli jednak nie będzie skutecznej metody monitorowania zidentyfikowanych wskaźników KPI, nawet najlepszy plan stanie się bezużyteczny. Trochę jak Thor bez swojego młota, Mjölnira. Pulpit nawigacyjny wskaźników KPI stanowi świetny sposób na przekazywanie informacji użytkownikom, którzy ich potrzebują. Dzięki niemu można monitorować wyniki w czasie rzeczywistym, a zebranie w jednym miejscu wszystkich danych niezbędnych do mierzenia wskaźników KPI ułatwia sprawdzanie ich skuteczności.

Aby wskaźniki KPI wspomagały wzrost biznesowy, trzeba zadbać o wiele czynników. Należy korzystać tylko z najbardziej potrzebnych wskaźników KPI, które muszą być dobrze zdefiniowane i zapewniać jak najwięcej informacji. Wtedy można szybko i łatwo kontrolować istotne dane, aby podejmować decyzje wspomagające osiąganie wytyczonych celów. Wskaźniki KPI zmieniają się wraz z rozwojem działalności, warto więc zaplanować ich miesięczne lub kwartalne przeglądy.

Efektywne i dokładne używanie wskaźników KPI pozwala dostarczać właściwe dane właściwym osobom w odpowiednim czasie, aby skutecznie wspomagać podejmowanie decyzji. Pobierz nasze opracowanie Jak budować wskaźniki KPI zwiększające przychody, aby dowiedzieć się, jak używać wskaźników KPI do wspomagania rozwoju firmy.