Alfatech bespaart weken op projectrapportage met Jet Analytics

Alfatech is opgericht in 2003 en is een Nederlands elektrotechnisch en telecombedrijf met een wereldwijde klantenkring. Alfatech is trots op werk van hoge kwaliteit in vele sectoren: van high-end en retail tot automotive en van banken tot defensie. Alfatech biedt een mensgerichte, persoonlijke service en zoekt samen met de klant de juiste oplossing voor de elektrotechnische vraagstukken. Hierop reageert zij met concrete, pragmatische en duurzame oplossingen.

Bas is al 10 jaar CFO bij Alfatech. Bas en zijn team zijn verantwoordelijk voor alle financiële processen en rapportages en werken daarbij nauw samen met Microsoft Business Central ERP data. Maar omdat het bedrijf een consistente groei heeft doorgemaakt, hebben ze steeds meer behoefte aan management-rapportage en dashboarding om alle data te kunnen blijven overzien.

“Alfatech heeft twee belangrijke pijlers: bouwgerelateerde installaties en telecominfrastructurele projecten”, aldus Bas. “Aan de installatiezijde werken we nauw samen met klanten als ABN AMRO, Defensie en de politie, waarbij we ons richten op visuele projecten voor beveiligingssystemen, IP-gegevens en beveiliging. Ons telecomwerk richt zich op binnen- en buiteninstallaties van telecomapparatuur voor de drie grote nationale providers.”

Alle gegevens, geen manier om ze te gebruiken

Kenmerkend voor de telecommunicatiesector is het aantal projecten dat tegelijkertijd wordt uitgevoerd, met een grote variatie in de omvang van de projecten. Alfatech heeft op elk moment honderden projecten lopen, elk met zijn eigen datastroom. De hoeveelheid data is overweldigend; het team van Bas miste de tools om dit op een efficiënte manier te bewerken en te analyseren.

“Op dit moment beheren we meer dan 1000 actieve projecten”, aldus Bas. “Het was voor ons een grote uitdaging om deze gegevens op een zinvolle manier te consolideren. Veiligheid en flexibiliteit waren ook een groot aandachtspunt voor ons. We moesten zorgvuldig overwegen hoe we al deze gegevens zouden bewaken.”

Alfatech had jarenlang met succes gebruikgemaakt van Jet Reports, en naarmate de groei toenam, nam de behoefte aan analysemogelijkheden toe.. Door het groeiende aantal lopende projecten kostte het Bas steeds meer moeite om de maandelijkse cijfers tijdig op te stellen en de inkomsten van Alfatech te voorspellen. Administratieve vertragingen en trage gegevensextractie uit meerdere gegevensbronnen betekende dat het weken kon duren voordat Bas nauwkeurige gegevens verzamelde over de voortgang en prognose van alle projecten.

We hadden geen globaal beeld van de voortgang van deze projecten. Dat is slechts één voorbeeld. Als we een vraag hadden, was er geen makkelijke manier om het antwoord te vinden. Het proces bestond uit het raadplegen van Excel om de informatie vervolgens handmatig te extraheren om de kwaliteit van de gegevens te controleren en de bron van eventuele afwijkingen te vinden. Dat kost tijd en die tijd hadden we niet altijd. We namen genoegen met het analyseren van alleen de verwerkte posten. Daardoor was de data nooit actueel, wat voor geen enkel financieel team een pluspunt is.”

Zonder een speciaal ontwikkelde analysetool was het team van Bas niet in staat de gegevens met betrekking tot in behandeling zijnde inkoopfacturen of niet-geboekte bedragen voluit te gebruiken om het diepgaande inzicht te krijgen dat nodig was om snel te handelen.

Er was echt behoefte aan een reeks standaardanalyses om projectmanagers in staat te stellen de voortgang van hun projecten te monitoren. Voorheen was het alleen mogelijk de projecten te monitoren aan de hand van een reeks gestandaardiseerde lijsten. Nu kan het team van Bas de gegevens zodanig samenvoegen en voorbereiden dat projectmanagers top-down hun projecten kunnen inkijken, waardoor ze een duidelijk overzicht hebben van hun projecten en eenvoudige toegang hebben om op de details in te zoomen

Een partner in nood

Bas overlegde met implementatie- en BI-partner Dynamics4Business om een oplossing te vinden die aan zijn behoeften zou voldoen. Hij had een oplossing nodig die:

• zijn team controle en eenduidigheid gaf bij alle datastromen
• gemakkelijke self-service met betrekking tot analyse kon bieden, zelfs voor niet-technische gebruikers
• over meerdere gegevensbronnen kon rapporteren
• gegevens kon opslaan in een vooraf gebouwde gegevensopslagplaats
• de diepte en nauwkeurigheid van Power BI-visualisaties kon verhogen
• de afhankelijkheid van zijn team van IT kon verminderen

Dynamics4Business (D4B) is een snelgroeiende Microsoft Gold Partner in Nederland, die softwareoplossingen levert op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Hans Schepers, Senior BC en BI Consultant bij D4B met 17 jaar Jet-ervaring, stond klaar om Alfatech te helpen de data-antwoorden te vinden die het bedrijf zocht. D4B is een hands-on-partner en hanteert een pragmatische en doelgerichte aanpak om haar klanten te helpen. De projectmethodologie was gebaseerd op regelmatig contact, waardoor eindgebruikers de kennis kregen voor succes op de lange termijn.

Gezien de ervaring van Alfatech met Jet Reports, stelde D4B Jet Analytics voor, een oplossing die het personeel in staat zou stellen om binnen een vertrouwde Jet-interface te blijven, terwijl het tegelijkertijd nieuwe functionaliteit zou toevoegen. D4B was overtuigd dat dit een passende oplossing zou zijn omdat ze dit in het verleden succesvol hadden geïmplementeerd bij tal van andere klanten met vergelijkbare gegevensproblemen.

“Ik was er al snel van overtuigd dat Jet Analytics voor ons de juiste oplossing was”, aldus Bas. “D4B stelde een concepttest samen, liet ons zien hoe het allemaal werkte, en ik was verkocht. Het stemde tevreden om nu ook de nog niet verwerkte transacties mee te kunnen nemen in de rapportages. Het leek ook een eenvoudig installatieproces te zijn en ons team kon snel aan de slag.”

Snelle, goedkope implementatie

Jet Analytics is een plug-n-play-oplossing die snel werd geïntegreerd, waarbij gegevensbronnen werden gecombineerd en de rapportage-efficiëntie voor Bas’ team werd verhoogd.

“De implementatie van Jet Analytics was snel en efficiënt”, aldus Bas. “Binnen drie weken was ons team vertrouwd met de basisgegevens. Daarna hebben we enige tijd besteed aan het bouwen van aangepaste tabellen en het aanpassen van het systeem aan onze specifieke behoeften. Nu hebben we een robuust datawarehouse-systeem en real-time toezicht op de bedrijfsactiviteiten.”

“Ik zou zelfs zeggen dat het proces heel aangenaam was”, aldus Bas. “Een deel van de technologie is ingewikkeld voor mij. Maar ik hoefde me geen zorgen te maken met Dynamics4Business en insightsoftware aan mijn zijde. We bekeken de hele structuur samen en ze hielpen mij om rapporten op te stellen. Langzaam nam ik het over en nu heb ik de situatie volledig onder controle.”

Exponentiële waarde: Jet Report plus Analytics

Uitgebreide visie op de toekomst

Het grootste voordeel van Jet Analytics voor Bas was de mogelijkheid om meerdere gegevensbronnen te combineren en te stroomlijnen. Met zoveel gegevens die binnenstromen vanuit het hele bedrijf, kon Jet Analytics ervoor zorgen dat de gegevens schoon en correct geformatteerd waren. Zijn team bespaarde twee weken van het maandelijkse rapportageproces met nauwkeurige, actuele gegevens van de hele onderneming.

” Over het algemeen heeft het sturen van het bedrijf op kosten een hoge prioriteit voor mijn team”, aldus Bas. “Met Jet Analytics hoeven we niet te wachten op klanten of IT om onze rapportage te updaten, we hebben een duidelijke visie op de toekomst. Nu kunnen we inzichten genereren om bedrijfsleiders te helpen vroegtijdig actie te ondernemen, voordat de gevolgen escaleren. Het echte voordeel is dat we nu rapporten kunnen maken die we voorheen niet konden maken. Het combineren en definiëren van gegevens biedt inzichten en geeft ons de mogelijkheid om veel sneller te reageren op de actuele cijfers.”

Onbezoedelde kasstroomgegevens

Met honderden projecten onderweg worstelde het team van Bas met een inconsistente kijk op werkkapitaal. Het team was afhankelijk van klanten en personeel voor gegevensbeheer en soms was onduidelijk wat de status van elk project was. In combinatie met een handmatige ERP-gegevensextractieprocedure had dit tot gevolg dat de rapportage en prognose van de kasstromen sterk te lijden had en slechts eenmaal per maand plaatsvond.

“De rapportage van mijn team zou eens per maand beginnen, wanneer alle projecten waren gecontroleerd en beoordeeld. We bespraken portefeuilles met projectmanagers en werkten onze rapportages zodanig bij. We hadden onvolledige boekingen in het systeem zweven die we alleen konden onderzoeken met zeer tijdrovende handmatige processen.

Voor het gebruik van het datawarehouse systeem van Jet Analytics hadden de rapportages van Alfatech de nodige onzekerheden. Nu worden afwijkingen aan het licht gebracht en snel aangepakt. Het team van Bas kan zien welke projectmanagers of klanten vertragingen veroorzaken en productieve, geïnformeerde gesprekken voeren om het probleem te verhelpen.

Eenvoudigere aanpassing van Power BI heeft de betrokkenheid van het personeel vergroot

Actuele, nauwkeurige gegevens hebben ook de betrokkenheid van het personeel met Power BI vergroot. Ze beginnen de waarde te zien in een consistenter prestatie inzicht. Jet Analytics is zo eenvoudig dat met slechts een beetje training, zelfs niet-technisch personeel vol vertrouwen hun eigen analyse kan uitvoeren. Alfatech’s bedrijfsleiders kunnen niet meer zonder Power BI en halen nog meer waarde uit de visualisaties nu ze zijn verbonden met realtime data.

“Het heeft even geduurd voordat de gebruikers enthousiast raakten, maar ik bleef ze vragen stellen over wat ze graag meer wilden zien”, aldus Bas. “Zodra ik hun behoeften had geïdentificeerd, kon ik hun problemen met Jet Analytics en Power BI oplossen. Langzaam begonnen ze het potentieel van deze technologie te zien. Jet Analytics is zo eenvoudig te gebruiken dat ik nu meerdere gebruikers heb die hun eigen analyse genereren. Ze kunnen dezelfde rapporten voor vele doeleinden hergebruiken. Je kan meerdere kubussen maken met verschillende doorsneden uit dezelfde gegevensbron. Allemaal zonder dat je echt veel hoeft te sleutelen aan Power BI.”

“Actuele informatie, twee keer per dag vernieuwd, is van onschatbare waarde voor onze projectleiders, die deze inzichten slechts één keer per maand kregen. Ze kunnen direct zien wat er geboekt is en wat er nog uitstaat. Ze kunnen die verschillen beoordelen en er met vertrouwen op reageren.”

Jet Analytics Supercharges Finance Tool voor Alfatech

Na vele jaren met succes gebruik te hebben gemaakt van Jet Reports was het voor Alfatech een gemakkelijke beslissing om de mogelijkheden van Jet Analytics aan zijn gereedschapskist toe te voegen. Gewapend met nauwkeurige, gestroomlijnde gegevens kan het team van Bas moeiteloos rapporteren over de volledige portfolio van projecten van het bedrijf.

Jet Analytics is een complete oplossing voor gegevensvoorbereiding, automatisering en modellering die vijf keer sneller is dan handmatig geprobrammeeerde oplossingen en kan intern worden beheerd. Het past zich snel aan veranderende bedrijfsbehoeften aan, om ervoor te zorgen dat u altijd consistente, tijdige en nauwkeurige gegevens hebt waarop u kunt vertrouwen, waardoor het eenvoudig is om uw front-end visualisatietool (bijvoorbeeld Power BI) of rapporteringstool naar keuze te implementeren.