Excel brengt risico’s met zich mee bij voorraadbeheer
Bijna ieder klein bedrijf dat net start, vertrouwt op Excel als hulpmiddel voor het managen van verschillende bedrijfsactiviteiten. Niet verwonderlijk, want het is een uitstekende gratis tool die iedereen kent.
Spreadsheets kunnen bij voorraadbeheer voor allerlei doeleinden worden gebruikt; om handmatig bij te houden wanneer artikelen arriveren en worden verzonden, om na te gaan welke artikelen op voorraad zijn, wanneer ze bijgevuld en hoeveel er besteld moeten worden. Excel beschikt over vele waardevolle functies om de voorraad van een startende onderneming te beheren. Daar kunt u de vruchten van plukken, zolang u de tijd en energie heeft een effectieve beheerstrategie en een goed template te ontwikkelen.
Hoewel het bij voorraadbeheer gebruikelijk is te beginnen met Excel, moet niet worden vergeten dat deze templates zijn ontworpen voor een beperkt aantal producten en varianten. Excel werkt uitstekend wanneer het op de juiste manier wordt gebruikt. Maar soms wordt er te veel op vertrouwd en zou de inzet van andere hulpmiddelen beter zijn.
Gebruik van Excel als goedkope oplossing voor voorraadbeheer
Wanneer u start met voorraadbeheer, zijn templates effectief. Mocht u op Google weleens naarstig hebben gezocht naar gratis templates voor voorraadbeheer, dan weet u dat er een enorm aanbod is. Een basistemplate bestaat uit enkele standaardkolommen, zoals productnamen en -aantallen, artikelbeschrijvingen, -prijzen, -kostprijzen en -voorraden, hoeveelheden om opnieuw te bestellen, aantal verkochte items, timing voor nieuwe bestellingen, et cetera. Uw template stelt u samen op basis van uw behoeften.
Hier volgen vijf risico’s die Excel bij voorraadbeheer met zich mee kan brengen:
- fouten maken
In Excel maak je gemakkelijk fouten, maar is het moeilijk die op de bladen met cijfers en gegevens op te sporen. Om fouten te vermijden, is het belangrijk uw spreadsheets voor voorraadbeheer nauwkeurig te beheren, goed te organiseren en frequent te controleren. Dit is soms tijdrovend en geestdodend werk, maar het is echt de enige manier om menselijke fouten te voorkomen. - verouderde informatie gebruiken
Excel is geen realtime-oplossing voor voorraadbeheer, waardoor u bij het opvragen nooit de voorraadgegevens van dat moment zult zien. Daarom is het bij gebruik van Excel belangrijk ervoor te zorgen dat het programma zo vaak mogelijk wordt bijgewerkt. Zo kunt u problemen bij uw voorraadbeheer voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het te veel verkopen van een product, waardoor u geen backorder kunt maken. - onnauwkeurige rapportages maken
Een kleine fout in een formule of misrekening kan enorme gevolgen hebben voor de rest van uw cijfers op verschillende werkbladen. Voor het automatisch berekenen van de totale verkoop- en winstcijfers kunt u enkele eenvoudige Excelformules gebruiken, maar wanneer u op basis van die data adviezen wilt uitbrengen, dient u continu uw berekeningen op nauwkeurigheid te controleren. - weinig mogelijkheden hebben voor dataconsolidatie
Geen data uit het verleden kunnen analyseren, is een van de grootste problemen waar mensen bij Exel tegenaan lopen. In het jaar dat u uw bedrijf opstart, zal dat nog geen belemmering zijn; maar bij groei en uitbreiding zijn de data die u vanuit meerdere bronnen verzamelt goud waard. U kunt dan bijvoorbeeld de verkoop in verschillende periodes analyseren en op basis daarvan uw voorraadbeheer optimaliseren. In Excel kunt u uw data wel handmatig consolideren, maar dat is tijdrovend en arbeidsintensief; er zijn eenvoudiger manieren. - data verliezen
Terwijl Microsoft voor Excel enorme verbeteringen in de cloud heeft doorgevoerd, bewaren veel gebruikers hun spreadsheets vaak nog alleen op hun desktop en vergeten ze de bestanden op te slaan in de cloud of op OneDrive. Met strikte regels en back-ups is dit te vermijden. Medewerkers bij planning en beheer geeft dit desondanks veel stress.
Pluk de vruchten van een specifieke voorraadbeheeroplossing
Bottomline is Excel niet geschikt voor middelgrote tot grote voorraadvolumes. Het is te ingewikkeld en tijdrovend om honderden kolommen handmatig bij te houden. Wanneer uw voorraad groeit of u voorraden op meerdere locaties goed in het oog wilt houden, heeft u een ERP-systeem nodig met functies die specifiek gericht zijn op voorraadbeheer. Op de lange termijn bespaart dat u tijd en geld.
Zonder de juiste technologie is het moeilijk weloverwogen beslissingen te nemen en uw bedrijf te laten groeien. Jet Global is gespecialiseerd in rapportage-, analyse- en budgetteringsoplossingen voor Microsoft Dynamics-ERP-klanten. Het voorraadbeheersysteem van Microsoft Dynamics groeit met u mee en zorgt ervoor dat u uw verkoop, voorraadbeheer, boekhouding en operationele processen op één platform kunt beheren. Jet Global bezorgt u snelle, flexibele dashboards en financiële rapportages in Excel en online. Handmatige dataconsolidatie en werken met verouderde informatie zijn verleden tijd.
Gebruik van Excel bespaart u in eerste instantie kosten, maar leidt uiteindelijk tot moeilijkheden. Een geavanceerde ERP- en rapportageoplossing elimineert alle bovengenoemde risico’s en geeft u de tools die u nodig heeft voor groei en succes.
Wilt u meer informatie? neem contact op met een van onze medewerkers!
