IFRS 16 : transformer une contrainte normative en une opportunité commerciale

En bref

• Seqens disposait d’un nombre important de contrats de location, répartis sur différents sites et entre différentes entités. La gestion de ces contrats n’était ni harmonisée, ni centralisée.
• La mise en place de Viareport Lease a permis de simplifier la gestion de ces contrats et le calcul de leurs impacts comptables au regard, notamment, de la norme IFRS 16.
• Au-delà de la conformité à la norme IFRS 16, Viareport Lease a permis à Seqens d’avoir des indications plus commerciales et donc “un plus grand pouvoir de négociation” sur ses contrats de location.

Acteur majeur de la synthèse pharmaceutique et des produits de spécialités, Seqens fabrique et commercialise des produits essentiels à notre vie quotidienne, d’aujourd’hui et de demain.

Leader sur les marchés de la pharmacie, de la santé, de la cosmétique ou encore de l’alimentation, le groupe compte aujourd’hui plus de 1 500 clients dans pas moins de 80 pays, 9 centres de R&D, 16 sites de production et plus de 3 300 collaborateurs.

Le défi de traiter la norme IFRS 16 sans processus harmonisé

Quand Emilie Blain a pris contact avec insightsoftware pour sa solution Viareport Lease, la principale problématique du groupe était qu’il disposait d’un nombre important de contrats de location, répartis sur différents sites et entre différentes entités.

L’entrée en vigueur de la norme IFRS 16 impliquait un alourdissement du processus de consolidation, liée spécifiquement au traitement de ces contrats de location, et un accroissement du risque de non-conformité des comptes. Or, Seqens n’avait ni davantage de moyens humains à mettre à l’œuvre, ni l’envie de voir sa réputation entachée par une non-conformité.

Le choix de Viareport Lease pour répondre à la norme IFRS 16

Partant de ce constat fort, Seqens a exprimé le besoin de disposer d’un outil capable de centraliser ses contrats, d’harmoniser leur traitement et de calculer les impacts comptables liés à ces derniers. Jusqu’alors, le recensement des contrats s’effectuait de manière hétérogène car chaque site et entité avait ses propres processus. Ce recensement était à la fois chronophage, complexe et source d’erreurs. De plus, les règles de comptabilisation se complexifient à mesure que les contrats vivent (annexes, sous-locations, modification des conditions initiales, négociations…), et il était donc nécessaire d’avoir un outil capable de gérer plus facilement cette complexité.

La recherche d’un outil dédié a également été l’occasion pour l’entreprise de revoir ses procédures et sa gestion de ses contrats de location.

La mise en place de Viareport Lease a permis à Seqens d’harmoniser et de simplifier au maximum son traitement de la norme IFRS16. Le déploiement de l’outil a été fluide et efficace, et complété par une formation qui a permis aux équipes de s’approprier très rapidement l’outil.

Pour Emilie Blain, le bénéfice majeur de l’application est la possibilité de disposer d’analyses multidimensionnelles approfondies et pertinentes, notamment pour identifier l’impact de la norme IFRS sur certains indicateurs financiers suivis par le management comme les dettes ou l’EBITDA.

Résultats

• Une mise en conformité avec la norme IFRS 16
• Des processus harmonisés et fiabilisés
• Une intégration simple dans le logiciel de consolidation de Seqens

Un projet court basé sur une solution robuste

Le déploiement de la solution Viareport Lease a consisté à regrouper des données telles que les entités, les devises ou les bailleurs sur des fichiers Excel afin de permettre la création de l’environnement Seqens par les équipes projet d’insightsoftware. Cette collecte d’informations a représenté un travail important impliquant plusieurs départements du groupe, parmi lesquels le juridique, le controlling, ou encore les achats.

Par la suite, la phase de formation sur l’outil Lease a permis à la responsable consolidation ainsi qu’aux utilisateurs de prendre la pleine mesure de toute la puissance et de tous les avantages de la solution. Grâce à son interface intuitive et ses paramétrages optimisés, la prise en main de la solution est relativement aisée.

Faire mieux et plus vite

La mise en place de Viareport Lease a permis à Seqens de répondre à la norme IFRS 16 tout en optimisant ses process internes. L’arrivée de cette nouvelle norme, au lieu de complexifier l’organisation de l’équipe consolidation, a en réalité été une opportunité pour s’améliorer que Seqens a su identifier et saisir.

De plus, bien au-delà de la simple gestion de la norme, la mise en place de Viareport Lease a donné à Seqens des ressources inattendues : la gestion des contrats étant désormais centralisée, il est plus simple pour les équipes d’identifier des leviers de négociation.