L’importance grandissante de l’automatisation dans le Disclosure Management
Le Disclosure Management consiste à gérer le processus de publication de rapports au sein des entreprises, et à mettre à la disposition des organismes réglementaires, et des parties prenantes telles que les investisseurs, les informations pertinentes.
Par exemple, aux États-Unis, chaque entreprise publique est tenue de déposer périodiquement des informations auprès de la SEC (Securities and Exchange Commission). Le format électronique unique européen (ESEF), exigé par l’Autorité européenne des marchés financiers (AEMF), prévoit quant à elle que toutes les entreprises cotées sur un marché réglementé de l’Espace économique européen (EEE) doivent générer leurs rapports annuels au format natif XHTML.
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Dans cette optique, le collaborateur a le rôle important de consolider les données financières (les chiffres) et de raconter ce qu’elles cachent (l’analyse textuelle).
Faire correspondre l’analyse et les données
La plupart des organisations de taille importante disposent de solutions informatiques pour collecter, regrouper et traiter les données. Il peut, par exemple, s’agir du grand livre comptable, des systèmes de planification des ressources de l’entreprise et/ou des systèmes de gestion de la performance de l’entreprise.
Néanmoins, de nombreuses organisations ne possèdent pas encore une solution qui rassemble les données chiffrées et les analyses textuelles de manière automatisée dans un seul et même outil. À la place, elles utilisent généralement des applications de bureau comme Word, Excel et PowerPoint.
Les publications internes et externes sont essentielles pour communiquer les informations clés des entreprises au public et aux équipes de gestion internes. Il s’agit de rapports complexes et variés qui associent données chiffrées, analyses textuelles et graphiques. Des outils peuvent générer les chiffres nécessaires, mais ces données doivent ensuite être copiées-collées ou saisies à nouveau dans Word ou PowerPoint pour créer les notes de bas de page.
La dernière étape de la création de rapports
Dernière étape de la création de rapports, la production de rapports narratifs peut poser des difficultés lorsqu’elle implique des auteurs multiples, plusieurs versions de documents et un processus de validation stricte.
La création de rapports narratifs est particulièrement utile en interne pour les dossiers et les présentations au conseil d’administration, qui peuvent contenir plus de 100 diapositives. Chaque diapositive peut comporter un tableau ou un graphique, ainsi que des commentaires. Cependant, jusqu’à cinq jours peuvent être nécessaires à une équipe de cinq personnes pour produire ces rapports.
Le principal problème des fonctions de rapports internes est le fait que leurs chiffres ne concordent pas avec ceux des rapports externes. Véritable casse-tête pour les contrôleurs de gestion, cela s’explique généralement par un travail en silos. Si les reportings internes et externes peuvent (légèrement) différer, ils doivent néanmoins concorder.
En externe, lorsque les entreprises publient plusieurs rapports, ceux-ci doivent tous comporter les mêmes données et une analyse cohérente. Ils peuvent inclure les rapports annuels, les communiqués de presse des investisseurs, ainsi que l’ensemble des diapositives des présentations. Tout changement de dernière minute peut porter à confusion si les chiffres et les commentaires associés ne concordent pas.
Par exemple, un changement fiscal tardif peut entraîner une diminution des bénéfices, qui doit être prise en compte dans le commentaire. Cette erreur est rarement corrigée.
L’impact des erreurs d’inattention sur la crédibilité de l’entreprise
Dans le meilleur des cas, les erreurs ont un impact sur la crédibilité de l’entreprise et ses dirigeants, car elles témoignent d’une certaine négligence. Dans le pire des cas, elles peuvent avoir un impact sur le cours des actions. L’entreprise ayant publié des informations trompeuses peut aussi se voir infliger des amendes, et son directeur financier se voir adresser un blâme.
Ces problèmes resurgissent à chaque période de création des rapports, mois après mois, et année après année. En outre, alors que les rapports partagent de nombreux éléments communs d’une période sur l’autre, les réutiliser est une tâche titanesque, car il s’avère risqué de simplement copier et remplacer les données. Par exemple, « 2021 » peut correspondre à une année, mais aussi à un chiffre mentionné ailleurs dans un document. La création de rapports à l’aide de processus manuels signifie que les employés les plus qualifiés doivent se consacrer à des tâches de faible valeur lorsqu’ils vérifient l’exactitude de chaque élément du rapport. Puisqu’il est inenvisageable de partager ces informations en retard, cela peut se traduire par de longues journées de travail. Remplacer les vérifications manuelles par une solution logicielle automatisée permet de réduire les coûts, mais aussi de réduire la rotation du personnel et d’améliorer la satisfaction des employés.
Produire des rapports internes/externes concordants, qui révèlent avec exactitude le sens caché des chiffres, n’est pas non plus un exercice facile. Cela est particulièrement vrai lorsque les chiffres ou les faits contenus dans vos rapports finaux sont susceptibles d’être obsolètes avant même la publication du rapport.
En outre, un manque de conformité ou de contrôle est à déplorer pendant la période de clôture et de publication des rapports. Les auteurs peuvent passer des heures à copier et coller manuellement des données à partir de systèmes sources ou de feuilles de calcul disparates, en faisant circuler les fichiers sur des canaux mal contrôlés, comme les mails, ce qui met en péril l’intégrité de l’ensemble du processus.
Le rôle de CDM, logiciel de Disclosure Management
Les entreprises ayant investi dans une solution telle que CDM d’insightsoftware peuvent considérablement réduire les risques au niveau du Disclosure Management. Elles peuvent l’utiliser où bon leur semble pour associer des mots et des chiffres à des fins de publication et pour exercer un plus grand contrôle sur les rapports à haute fréquence, récurrents ou à auteurs multiples. Ce processus laborieux, sujet aux erreurs et non contrôlé gagne alors en rapidité, en prévision et en cohérence.
Découvrez comment Vodafone PLC rationalise la production de rapports et réduit les risques avec CDM
CDM fonctionne avec le standard XBRL (eXtensible Business Reporting Language) dans la plupart des juridictions. XBRL est un standard international disponible gratuitement pour l’échange d’informations commerciales. L’utilisation de XBRL permet notamment de définir et d’échanger des informations financières, comme les états financiers.
Comme CDM est intégré, la production et l’étiquetage des rapports peuvent avoir lieu simultanément, et non à la fin du cycle de rapports. Cette solution offre aux clients un plus grand contrôle sur le processus de Disclosure Management, y compris la possibilité de répondre en toute facilité aux changements de dernières minutes.
Le logiciel de Disclosure Management remet de l’ordre dans les chiffres et les éléments textuels de l’entreprise en créant une version unique de la vérité, qui se répercute sur de multiples documents, quelle que soit la personne qui travaille dessus. En cette période économique imprévisible et incertaine, cette solution se révèle être un complément bienvenu et essentiel pour la gestion de l’information.