Un análisis sobre la forma en que Jet Budgets se adapta a cualquier método de elaboración de presupuestos
Hay muchas formas de elaborar un presupuesto. Aunque el resultado final sea el mismo, la forma de llegar a él suele variar bastante. Entre las diferentes estrategias contables existentes para elaborar presupuestos, cada empresa del mundo elige cómo prefiere diseñar los suyos.
¿Qué método emplea usted para la elaboración de presupuestos?
Después de hablar con cientos de usuarios de Microsoft Dynamics, hemos desvelado los cinco métodos y técnicas para la elaboración de presupuestos más usados:
- Presupuesto de arriba hacia abajo
- Presupuesto de abajo hacia arriba
- Presupuesto base cero
- Presupuesto híbrido
- Presupuesto sin método
Desgraciadamente, no existe una herramienta universal para Microsoft Dynamics que nos ayude a gestionar cada uno de estos planteamientos para elaborar presupuestos. Como probablemente ya sabrá, la herramienta más utilizada para la elaboración de presupuestos es Microsoft Excel. Todo el mundo sabe cómo usarla y viene incluida en su licencia de Microsoft. Pero que sea fácil de usar no quiere decir que sea la opción más eficiente. Y cuando todos los integrantes de una empresa usan hojas de cálculo sin ningún control, lo que suele suceder es que se producen inconsistencias en la entrada de datos, falta transparencia y se pierden ingentes cantidades de tiempo y de trabajo. Algunos han tenido que pasar a una herramienta más específica y más completa, como es Corporate Performance Management (CPM). Pero esto puede suponer un problema adicional para las pequeñas o medianas empresas, ya que esta herramienta está ideada para grandes empresas (y grandes presupuestos).
Sin olvidarnos de este dato, hemos emprendido la tarea de diseñar una solución presupuestaria flexible que pueda ofrecerle el control que necesita, pero sin que le suponga una ruina. Hemos estado trabajando con docenas de empresarios, CFO, supervisores y jefes de departamentos con el fin de entender su método para la elaboración de presupuestos, qué procesos siguen y qué es lo que necesitan para su solución. El resultado de dichas conversaciones y tormentas de ideas fue Jet Budgets, una solución basada en la red que proporciona un total flujo de trabajo en la elaboración de los presupuestos y la posibilidad de controlar las entradas de datos desde cualquier sitio.
Cómo funciona Jet Budgets con todos los métodos de elaboración de presupuestos
A pesar de que el proceso de elaboración de presupuestos es diferente para cada empresa, el objetivo sigue siendo el mismo: establecer un plan que asigne los recursos necesarios para conseguir sus metas operativas y financieras del año. Hemos creado una serie de vídeos para que nos ayuden a mostrarle de qué forma Jet Budgets puede afrontar todos los procesos y validaciones de los cinco métodos para la elaboración de presupuestos que hemos enumerado antes.
Cada vídeo dura unos 10 minutos y describe en detalle cómo puede usted completar su planificación fiscal mediante Jet Budgets sea cual sea el método que siga.
Presupuesto de arriba hacia abajo
Una empresa que utilice el método de elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo necesita una solución que le permita al propietario la posibilidad de tomar las cantidades finales del presupuesto y distribuirlas entre los diferentes departamentos. En este vídeo, verá como el propietario de un presupuesto puede fácilmente asignar usuarios, determinar el destino de las partidas, establecer los plazos y controlar la estructura de cada parte de un presupuesto. Cuando se emplea el método de arriba hacia abajo, una vez que se ha determinado el destino de las partidas, el usuario podrá jugar con las cantidades destinadas a los diferentes gastos hasta alcanzar la cantidad destinada a su departamento. Con Jet Budgets, descubrirá lo fácil que les resulta a los usuarios acertar con la cifra correcta e introducir la información necesaria en Excel o en línea.
Presupuesto de abajo hacia arriba
Es uno de los planteamientos más comunes. El método de abajo hacia arriba comienza a nivel de departamento y va subiendo hasta convertirse en un presupuesto general. Cualquier empresa que use este método necesita una herramienta que simplifique la entrada de los datos, permita el trabajo colaborativo y proporcione a los usuarios una visibilidad completa. En este vídeo, le mostramos cómo un propietario puede organizar una plantilla presupuestaria específica para un departamento y cómo uno de los participantes puede trabajar sobre las cantidades de su propio presupuesto, tanto en Excel como en línea, al mismo tiempo que colabora con otros usuarios. También incluye un proceso de revisión rápida y aprobación.
Presupuesto base cero
Cuando una empresa emplea el método de elaboración de presupuesto base cero, lo que desea es forzar a los diferentes departamentos a evaluar de verdad sus ingresos y gastos. Para ello, es necesario que los directores de los departamentos elaboren y ajusten sus presupuestos basándose en factores externos y no en datos históricos. En este vídeo, vemos un ejemplo de cómo un director puede justificar los ingresos por operación basándose en las vacaciones ya planificadas para el año. Comprobará lo fácil que es sacarle partido a Excel a lo largo de todo el proceso y cómo el sistema le permite fácilmente realizar un seguimiento y trabajar en colaboración con otros.
Presupuesto híbrido
Cuando una empresa emplea un planteamiento híbrido, necesita una herramienta para la elaboración de presupuestos que sea flexible para adaptarse a cada parte del presupuesto y a los diferentes aspectos de la organización. Es fundamental contar con unas directrices y una buena comunicación, y eso es precisamente lo que le mostramos en este vídeo. Aquí verá cómo el propietario de un presupuesto puede usar el método de arriba hacia abajo para asignar las partidas según los objetivos de ingresos, mientras que puede emplear el enfoque de abajo hacia arriba para crear en el presupuesto una nueva sección de formación. En este vídeo, descubrirá cómo Jet Budgets guía con claridad a cada usuario y establece una línea abierta de comunicación durante todo el proceso de elaboración del presupuesto.
Presupuesto sin método
Las empresas que no aplican ningún tipo de método formal para elaborar el presupuesto necesitan una herramienta para elaborar el presupuesto que combine la familiaridad de Excel con algo más estructurado. Aunque es algo difícil de explicar, este vídeo le mostrará cómo Jet Budgets puede controlar el caos organizado y ayudarle a gestionar todo el proceso de elaboración de presupuestos. Le llevará por todos los pasos de un proceso estándar para que vea cómo el propietario de un presupuesto puede entrar en el sistema, sin ningún problema, para realizar el seguimiento, comprobar las cifras o contestar a cualquier comentario o pregunta que se formule.
Pruebe Jet Budgets para saber si es lo que necesita
Tal y como puede ver, Jet Budgets le proporciona la flexibilidad, visibilidad y control necesarios para gestionar el proceso de elaboración de presupuestos en Microsoft Dynamics de una forma más precisa. Se trata de una mejora asequible y fácil de instalar a partir de Excel. ¡De hecho, lo puede tener listo para funcionar en pocos minutos!
Vea usted mismo cómo Jet Budgets puede funcionar para su forma actual de elaborar presupuestos.