Limitaciones de la creación de cuadros de mando para Excel
The purpose of a business dashboard is to help you make quick, calculated decisions based on raw data. Instead of combing through data from different applications and spreadsheets, a manager should be able to open up a dashboard and quickly get a visual status update on a specific project.
Los cuadros de mando empresariales le ayudan a tomar decisiones rápidas y calculadas, basadas en datos sin procesar. Un directivo no puede andar rebuscando entre los datos de diferentes aplicaciones y hojas de cálculo; debería poder abrir un cuadro de mando y obtener al momento una visión actualizada del estado de un proyecto específico.
El hecho de disponer de un cuadro de mando que transforma los datos y ofrece visibilidad operativa en el momento oportuno permite valorar y supervisar con facilidad cualquier cambio que afecte al rendimiento, así como responder a tales cambios sin tener que preocuparse por imprecisiones u errores. Estas ventajas son aplicables a distintos procesos, como la elaboración de presupuestos, la gestión de proyectos y la creación de informes de ventas.
Por desgracia, en la vida real, muchos de nosotros no contamos con las herramientas o la tecnología adecuadas para poner en marca algo así. Así pues, cuando no podemos hacer algo en el marco de los sistemas de la empresa, ¿a quién recurrimos?
A esa herramienta que todos conocemos y amamos: Excel.
Los cinco problemas de la creación de cuadros de mando en Excel
Para crear un cuadro de mando, basta con saber elaborar gráficas, tablas y otros elementos visuales que aporten una perspectiva general y de alto nivel de los datos. Microsoft Excel, además de ser una herramienta de análisis flexible y rentable, parece una buena solución a la hora de iniciar un proyecto. Básicamente, resulta de gran ayuda para recopilar datos y transformarlos en información útil, algo muy similar a lo que hace un cuadro de mando.
La otra ventaja es que la curva de aprendizaje no es muy pronunciada, al contrario de lo que sucede con el software externo diseñado para visualizar datos y medir el rendimiento. Parece un gran plan, hasta que llegan esos largos y tediosos quebraderos de cabeza que suelen aparecer al crear, personalizar y mantener los cuadros de mando en Excel.
Diseñar cuadros de mando en Excel no es tarea fácil. Lo cierto es que, para conseguir un cuadro de mando funcional, es necesario tener un cierto nivel y una idea muy clara del resultado que se busca. Hace falta un trabajo de preparación apropiado, y equivocarse es muy fácil. Sin embargo, aparte de las capacidades y del tiempo que se requieren para crear un cuadro de mando personalizado, hay cinco áreas problemáticas que conviene tener en cuenta al depender únicamente de Excel:
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Consolidación de los datos
Para crear un cuadro de mando, la información debe estar disponible en Excel. Eso significa que, si cuenta con varias fuentes de datos, debe importarlas todas en un solo libro de Excel y organizar bien el contenido. Esta es una de las principales ventajas de invertir en una solución de business intelligence.
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Control de versiones
La mayoría de los directivos querrán compartir un cuadro de mando importante con su equipo, de modo que todos los miembros trabajen para alcanzar un objetivo común. Sin embargo, hacerlo distribuyendo una hoja de cálculo de Excel puede presentar algunos problemas, como que determinadas gráficas no se muestren correctamente o que no exista ningún control de versiones.
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Opciones de personalización
Para personalizar un cuadro de mando en Excel, hay que recurrir al asistente de gráficas. No obstante, salvo que sea todo un experto en la aplicación, se trata de un proceso que requiere mucho tiempo y las opciones de formato son limitadas. En definitiva, nada que ver con la sencilla experiencia de arrastrar y soltar que puede proporcionar una solución de business intelligence.
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Actualizaciones en tiempo real
Uno de los principales problemas de crear informes basados en Excel es que los datos no se muestran en tiempo real. A no ser que cuente con el apoyo de un desarrollador capaz de conectar Excel a una base de datos para que la información se actualice automáticamente, los cuadros de mando mostrarán datos antiguos.
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Colaboración
A la hora de planificar los objetivos e identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para un cuadro de mando, es importante contar con los empleados y directivos. Como sucede con el problema de los datos en tiempo real, colaborar con otros miembros de la organización al crear cuadros de mando en Excel puede resultar difícil.
Vaya más allá de Excel con Jet Global
Como cliente de Microsoft Dynamics, el mejor modo de empezar a trabajar en optimizar el rendimiento y alcanzar cuanto antes sus objetivos es plantearse utilizar una solución más potente para crear cuadros de mando. Si desea implantar una cultura empresarial basada en el rendimiento que aproveche al máximo los datos y las conclusiones, necesita dos cosas: unas buenas prácticas de gestión de datos y una solución de business intelligence que centralice la información y la convierta en un formato de fácil digestión que permita tomar decisiones rápidas y ajustar los procesos.
Para poner la información adecuada a disposición de las personas pertinentes, puede seleccionar consultas y aplicar cálculos dentro de la propia herramienta de BI para diseñar y crear un cuadro de mando de KPI. La mayoría de las soluciones de BI incluyen cuadros de mando y gráficas pregeneradas. En las soluciones de Microsoft Dynamics, los KPI se pueden configurar mediante Power BI u otra herramienta de BI de terceros que se conecte en tiempo real a la fuente de datos, por ejemplo, Jet Analytics.
Descargue nuestro documento informativo más reciente, en el que encontrará todo lo que necesita saber sobre cómo identificar las mediciones de rendimiento, diseñar cuadros de mando de KPI y aprovechar al máximo la business intelligence (diseñado para Microsoft Dynamics). También incluye diez prácticas recomendadas para crear cuadros de mando de KPI eficaces.