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Más de 15 KPI operativos y métricas principales para COO modernos

insightsoftware -
junio 16, 2021

insightsoftware is the global provider of enterprise software solutions for the Office of the CFO to connect to & make sense of data in real time, driving financial intelligence across […]

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¿Qué es un KPI para COO?

Un indicador clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) o métrica es una medida que usan las empresas para evaluar su rendimiento. Al supervisar las métricas operativas, pueden identificar oportunidades de crecimiento y potenciar sus puntos fuertes.
Un jefe de operaciones (COO) es la persona que está por debajo del director ejecutivo (CEO) y es responsable de los asuntos internos de la empresa. Los KPI para COO son las métricas que esta persona usa para medir el rendimiento de todos los departamentos de la empresa. Analizar e interpretar estos datos le permitirá medir con precisión la efectividad de los procedimientos y llevar a la empresa por un camino más productivo.

Análisis de la función del COO

Tradicionalmente, los COO han sido tanto personas con experiencia que dan vida a la visión de los CEO como socios que complementan sus habilidades. Aunque el estilo de gestión y la historia de cada COO puede ser diferente, las responsabilidades clave del puesto siguen siendo las mismas. Los COO supervisan todas las operaciones de la empresa y tienen un conocimiento profundo sobre cada aspecto del negocio: administración, recursos humanos, fabricación, tecnología, etc. Para que los COO dirijan todos estos equipos de forma eficaz, deben diseñar y analizar métricas que representen con precisión el rendimiento de cada departamento.

Normalmente, el seguimiento de estos grandes conjuntos de datos operativos se realiza a través de un sistema ERP. insightsoftware ofrece varias soluciones para elaborar informes automatizados y flexibles que son compatibles con la mayor parte del software ERP disponible en el mercado y podrían usarse para crear cuadros de mando de KPI.

Esta publicación enumera las métricas más destacadas con relación a las finanzas, la producción y el personal que ayudarán a los COO a dirigir un equipo eficaz.

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KPI financieros destacados para COO

Una de las principales responsabilidades de un COO es trabajar con el CEO y el CFO para garantizar que los KPI financieros de la empresa tienen un buen rendimiento. Creemos que estos son los ocho ejemplos de KPI financieros destacados para COO:

  1. Cuentas por cobrar. Esta métrica para COO muestra la cantidad de dinero que los deudores deben a la empresa. Con ella se destacan los ingresos futuros y, junto con el KPI de cuentas por pagar, permite que la empresa planifique con precisión su flujo de caja (es decir, las inversiones de crecimiento). Un número alto de cuentas por cobrar puede significar que la empresa está perdiendo dinero y no puede cobrar sus deudas. Existe otro KPI muy relacionado con el de cuentas por cobrar: el de plazo medio de cobro. Este es el número de días que una empresa tarda en cobrar el dinero y es recomendable mantenerlo en un valor bajo.
  2. Cuentas por pagar. ¿Su COO es consciente de cuánto dinero debe la empresa a sus acreedores (proveedores, bancos, etc.)? Tal como se ha mencionado anteriormente, este KPI para COO (junto al de cuentas por cobrar) muestra el flujo de caja de la empresa. Existe otro KPI muy relacionado con el de cuentas por pagar: el de plazo medio de pago. Este es el número de días que una empresa tarda en pagar a sus acreedores. Al igual que con el KPI de plazo medio de cobro, los COO deberían intentar mantener este número en un valor bajo.
  3. Flujo de caja operativo (FCO, «Operating cash flow»). La métrica FCO es una de las más importantes para los COO, ya que ilustra la cantidad total de efectivo que la empresa genera. Un flujo de caja positivo indica que la empresa tiene la oportunidad de crecer, mientras que uno negativo demuestra la necesidad de recibir ayuda financiera externa. El FCO se calcula ajustando los ingresos netos según los cambios en las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, la depreciación y los cambios en el inventario. La fórmula de este KPI es la siguiente: BAII + Depreciación – Impuestos – Cambio en el capital circulante
  4. Ratio de liquidez inmediata (prueba ácida). Se trata de una prueba rápida para que los COO determinen la liquidez a corto plazo de la empresa. Esta métrica para COO indica la capacidad de la empresa para pagar sus pasivos corrientes usando únicamente sus activos de dinero o cuasidinero (capital circulante), sin vender su inventario ni recibir ayuda financiera externa. Un ratio de liquidez inmediata alto indica que la empresa tiene buena liquidez y una situación financiera estable. El KPI se calcula con esta fórmula: (Efectivo + Valores negociables + Cuentas por cobrar) / Pasivos corrientes
  5. Margen bruto de beneficios. Esta métrica muestra los ingresos que superan el coste del negocio y su KPI se expresa como un porcentaje. Es deseable que el margen bruto de beneficios sea alto. La fórmula para calcularlo es la siguiente: (Ingresos totales – Coste de los bienes vendidos) / Ingresos totales.
  6. Margen neto de beneficios. La métrica para COO «margen neto de beneficios» muestra qué parte de los ingresos de una empresa se traduce en beneficios. Igual que en el caso del margen bruto de beneficios, este KPI también se expresa como un porcentaje. Un margen neto de beneficios alto es un indicador de la capacidad del COO para generar ingresos. La fórmula para calcularlo es la siguiente: (Ingresos totales – Coste de los bienes vendidos – Gastos operativos – Otros gastos – Intereses – Impuestos) / Ingresos totales. Como el margen neto de beneficios tiene en cuenta los gastos totales de la empresa, se considera una medida para calcular el éxito de una empresa más definitiva que el margen bruto de beneficios.
  7. Capital circulante (capital circulante neto). Normalmente los COO se preocupan por la liquidez de la empresa. Este KPI les permite evaluar la eficacia operacional y la situación financiera a corto plazo del negocio. El capital circulante se calcula con esta fórmula: Suma de todos los activos corrientes de la empresa / Pasivos corrientes. Para el cálculo, los activos corrientes de la empresa incluyen el efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario, las inversiones a corto plazo y los valores negociables (activos que se pueden convertir fácilmente en efectivo en un año como máximo). Si los activos corrientes no superan los pasivos corrientes, se puede deducir que la empresa no puede pagar a sus acreedores.
  8. Rentabilidad financiera (ROE, «Return on equity»). Esta métrica de rendimiento muestra la rentabilidad de la empresa en relación con el capital de los accionistas. Se calcula con la siguiente fórmula: Ingresos netos / Capital medio de los accionistas. No existe una norma estricta sobre cómo es un capital aceptable, ya que varía según el sector y depende de la competencia. Los COO deberían intentar mantener la rentabilidad financiera de la empresa por encima de la media del sector.

Crear KPI pertinentes y precisos puede llevar mucho tiempo y trabajo. El software de KPI financieros ofrece a las empresas las herramientas necesarias para tomar decisiones adecuadas sobre su negocio.

KPI de productividad destacados para COO

Los COO dedican mucho tiempo a revisar los KPI de productividad y buscar formas de aumentar la eficacia del proceso de fabricación. Presentamos una lista de KPI para COO seleccionados que debería supervisar desde su cuadro de mando de producción:

  1. Producción total: esta métrica para COO ayuda a identificar el eslabón más débil de la línea de producción. La producción total es la cantidad de bienes o servicios producidos durante un periodo de tiempo concreto. El objetivo de los COO es identificar el componente o proceso que no funciona en la cadena de suministro y maximizar su capacidad. La producción total se puede aumentar de varias formas: reduciendo el tiempo de inactividad de los equipos, mejorando las estrategias de mantenimiento y reduciendo el número de pasos del proceso de producción, entre otras. Por este motivo, este KPI es muy importante para optimizar el negocio.
  2. Tiempo de ciclo total: el KPI de tiempo de ciclo se utiliza para determinar la eficacia de la línea de producción de la empresa. Los COO pueden usarlo para supervisar el tiempo que se tarda en convertir las materias primas en productos finales. Con un tiempo de ciclo breve, la empresa puede generar más ingresos e implementar soluciones innovadoras de forma rápida.
  3. Rendimiento de primera pasada (FPY, «First pass yield»): este KPI para COO muestra la calidad de la producción de una empresa. Se expresa como un porcentaje y se calcula con esta fórmula:
    Número de unidades producida que no han necesitado rehacerse / Número total de unidades que han entrado en el proceso de producción. En inglés, esta métrica también se conoce como TPY («Throughput yield»). Un FPY bajo es señal de un proceso de producción defectuoso e informa a los COO de que es necesario mejorarlo.
  4. Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP, «Planned maintenance percentage»): los COO utilizan esta métrica para ver la rentabilidad de la estrategia de mantenimiento de una empresa. El PMP se calcula con esta fórmula:
    Número de horas de mantenimiento planificado / Número total de horas de mantenimiento. Como los costes de mantenimiento planificado son significativamente menores que los de mantenimiento correctivo o de emergencia, un PMP alto permite un mayor ahorro para la empresa. En consecuencia, un PMP alto también derivará en una mejor planificación de recursos humanos, una programación más eficaz y tiempos más largos de actividad de los equipos. La mayoría de las personas que defienden un mantenimiento precavido recomiendan un PMP objetivo del 85 % como mínimo.
  5. Incidentes de salud y seguridad registrables: los estándares de seguridad son clave para cualquier empresa. Esta métrica para COO se utiliza para ver la eficacia de dichos estándares. A primera vista, los KPI de seguridad no parece que pertenezcan a los KPI de productividad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que promover medidas de seguridad en el lugar de trabajo hace que los empleados se sientan más valorados y sean más productivos. El KPI de incidentes de salud y seguridad registrables permite a los COO supervisar y mejorar las condiciones y los procesos de trabajo.
  6. Disponibilidad: este KPI para COO muestra la capacidad de operar un equipo en caso necesario. La disponibilidad se calcula con esta fórmula: Tiempo de actividad / (Tiempo de actividad + Tiempo de inactividad). En esta fórmula, el tiempo de inactividad incluye tanto las actividades planificadas como las no planificadas. El objetivo de los COO debería ser reducir el tiempo de inactividad y aumentar la disponibilidad. Se recomienda que, mientras se hace un seguimiento de esta medida, se tome nota de las razones por las que ha habido tiempo de inactividad a fin de abordar los problemas.

Es importante recordar que estos ejemplos de KPI para COO solo son la punta del iceberg. Si su COO quiere profundizar en los datos, necesitará una solución de software de informes que pueda hacer un seguimiento de decenas de KPI y correlacionarlos.

KPI de personal destacados para COO

Uno de los factores más importantes que puede ser determinante para una empresa es su plantilla de trabajadores. Los empleados felices son más innovadores, productivos y eficientes. A continuación encontrará algunos ejemplos de los KPI de personal más importantes que los COO deben supervisar y utilizar para hacer un seguimiento.

  1. Índice de absentismo: esta métrica muestra las ausencias de los empleados durante un periodo de trabajo y su KPI se expresa como un porcentaje. Generalmente las ausencias que se incluyen en él no son planificadas ni aprobadas, y no incluyen el tiempo de vacaciones planificado. Algunos ejemplos de estas ausencias son las enfermedades, los problemas relacionados con el cuidado de los hijos, las emergencias familiares y las tardanzas, entre otros.
    Un índice de absentismo bajo indica que la empresa es capaz de ofrecer un entorno atractivo y sano para sus empleados.
  2. Tasa de rotación de personal de alto rendimiento: una de las tareas más difíciles de los COO es descubrir cómo retener el mejor talento. Esta métrica muestra la satisfacción de los empleados más destacados de una empresa con respecto a su trabajo. El personal de alto rendimiento son los empleados que reciben los informes con el rendimiento más elevado. Este KPI se expresa como porcentaje y se calcula con esta fórmula: Personal de alto rendimiento que ha dejado la empresa / Personal de alto rendimiento que sigue en la empresa. No existe una norma estricta sobre cómo es una tasa de rotación de personal de alto rendimiento aceptable. Los COO deben asegurarse de que la empresa cumpla y supere la media del sector.
  3. Índices de masculinidad y diversidad étnica: estas dos métricas muestran la diversidad de una empresa. Una plantilla de trabajadores diversa proporciona una gran variedad de perspectivas y puede mejorar rápidamente los procesos a largo plazo. En algunos estudios se ha demostrado que un lugar de trabajo diverso es más productivo e innovador. El índice de masculinidad se calcula con esta fórmula: Número de trabajadoras / Número de trabajadores hombres. El índice de diversidad étnica se calcula de manera parecida, pero con esta fórmula: Número de empleados que pertenecen a una minoría / Número total de empleados. Los COO modernos deberían tener como objetivo unos índices de masculinidad y diversidad étnica de 1:1.
  4. Porcentaje de recomendación de empleo: esta es una métrica muy usada que mide la fortaleza de la cultura de una empresa. Los departamentos de Recursos Humanos normalmente miden la satisfacción de los empleados con encuestas. Sin embargo, medir el porcentaje de recomendación de empleo es el indicador más claro para saber si los trabajadores están contentos. Los empleados solo recomiendan a amigos o familiares si saben con seguridad que el entorno de la empresa es incomparable. El porcentaje de recomendación de empleo se calcula con esta fórmula: Número de puestos ocupados mediante recomendaciones / Número de puestos ocupados. Los COO deberían intentar mantener este KPI alto, ya que también es un método económico para contratar talento de bajo riesgo.
  5. Inversión en formación por empleado: esta métrica de COO muestra la cantidad de dinero que una empresa invierte en formar y desarrollar a su plantilla. Si un negocio no invierte lo suficiente, es posible que la empresa tenga problemas para desarrollar su talento interno y se arriesgue a perder sus empleados ante oportunidades externas. La inversión en formación por empleado se calcula con esta fórmula: Costes totales de formación / Número de empleados. Igual que en el caso de muchos otro KPI que se han mencionado, no hay una norma estricta para determinar un importe de inversión aceptable. Los COO deben esforzarse por alcanzar y superar la media del sector.

Es importante crear KPI para COO que se adapten a cada empresa. No hay dos compañías iguales y no hay dos COO que tengan el mismo estilo de gestión. Sin embargo, para ellos es primordial identificar las métricas más importantes para la empresa y darles visibilidad.Si le interesa obtener más información sobre los KPI para COO, siga leyendo aquí.

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