Die Rathgeber-Gruppe wollte mithilfe eines besseren Business-Intelligence-Tools die Kontrolle über ihre Daten übernehmen

Die Rathgeber-Gruppe ist ein in Europa führender Anbieter für maßgeschneiderte, werbliche und technische Kennzeichnungslösungen. Sie ist ein in Oberhaching bei München beheimatetes Unternehmen, das nun bereits in der dritten Generation von derselben Familie geführt wird. Das Unternehmen hat über 25.000 Kunden in ganz Europa und stellt eine große Palette von maßgeschneiderten Kennzeichnungslösungen zur Verfügung wie beispielsweise dreidimensionale Schriftzüge, Logos aus Metall oder Kunststoff, sowie Papier-Etiketten und Folien mit digitalen Funktionen. Zu seinen Kunden gehören Unternehmen aus Industrie und Handel sowie verschiedene Dienstleister.

Die Herausforderung

Die Rathgeber-Gruppe nutzte zuvor erfolgreich Jet Reports als ihre Berichterstellungslösung, hatte jedoch Schwierigkeiten damit, mit ihrem Front-End-BI- und Analytics-Tool die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. „Wir verfügten zwar über ein BI- und Analytics-Tool, hatten jedoch Probleme damit, die Dinge schnell und kostengünstig zu erledigen“, so Alan Phipps, der Business-Analyst des Unternehmens. Seit er 2008 bei dem Unternehmen anfing, nutzte die Rathgeber-Gruppe Microsoft Dynamics NAV in Verbindung mit Jet Reports. „Wir wurden stets damit konfrontiert, uns an externe Partner wenden zu müssen, um die Änderungen in den Cubes zu implementieren. Es war immer recht kompliziert, zu vermitteln, was wir von der NAV- in die Cube-Sprache übertragen wollten. Das hat uns eine Menge Zeit gekostet, mit viel Hin und Her selbst bei kleinen Änderungen. Letztendlich war das einfach zu viel.“ Phipps erklärte außerdem, dass die Lizenzstruktur (Preis und Menge) einer breiteren Nutzung des BI-Tools im Weg stand, da es einfach zu kostspielig geworden wäre.

Doch noch wichtiger war, dass die Rathgeber-Gruppe die Gelegenheit erkannte, mehr aus ihren Daten herauszuholen. „Wir hatten die Informationen, die wir wollten, doch sie waren nicht immer zugänglich. Als wir unsere vorherige Analytics-Software einrichteten, waren wir eigentlich davon ausgegangen, dass wir sie zweimal pro Tag ausführen könnten“, so Phipps. „Allerdings ließ sich nie vorhersehen, wie lange ein Update dauern würde. Manchmal ging es relativ schnell, dann dauerte es ungefähr eine Stunde. Andere Male dauerte es drei Stunden. Schließlich haben wir damit aufgehört, die Software mitten am Tag auszuführen, weil wir nie wussten, wann sie fertig sein würde. Wir mögen Jet Reports wirklich sehr. Es gibt uns die Freiheit, direkt in Excel auf NAV-Daten zuzugreifen und unsere eigenen Geschäftsberichte zu erstellen. Doch für eine unternehmensweite Analyse mit regelmäßigen, täglichen Updates benötigten wir eine BI-Lösung.“

Auf Erfolgskurs mit Jet Analytics

Phipps wollte die Kontrolle über die BI in seinen Händen haben. Er konnte problemlos Berichte in Jet Reports erstellen, und er wollte eine Analytics-Software, die genauso einfach zu verstehen war. So einfach, dass er und der CFO selbst damit arbeiten konnten. „Nach unseren Gesprächen mit Business Systemhaus (BSH) wussten wir, dass wir eine gute Lösung und einen großartigen Partner gefunden hatten. Wir erhielten durch ihren Berater eine dreitägige Schulung vor Ort und konnten bereits am ersten Tag selber mit der Software arbeiten. Nachdem wir Jet Analytics installiert hatten, war es innerhalb von drei Tagen mit dem Dynamics-System verbunden und wir hatten die ersten Cubes in Betrieb“, so Phipps. „Ich und der CFO nehmen die meisten Änderungen jetzt selbst vor. Das Hinzufügen von Tabellen oder Feldern, das Erstellen von neuen Maßen und Dimensionen, all das ist genauso einfach wie bei Jet Reports. Natürlich sind wir keine Technik- oder SQL-Experten und dadurch gibt es immer Dinge, bei denen wir ein bisschen Hilfe benötigen. Dafür haben wir BSH. Sie reagieren immer sehr schnell, und wenn ich ihren Leuten dabei zusehe, wie sie die Dinge einrichten, kommt es mir manchmal so vor, als liefe alles im Schnelldurchlauf ab. Wir haben einen Support-Vertrag mit BSH für einige Stunden im Monat. Das deckt alle wirklich schwierigen Aufgaben ab. Insgesamt sparen wir sowohl Zeit als auch Geld. Es ist einfach toll (und macht außerdem Spaß), die meisten Änderungen selbst vornehmen zu können, wann immer wir wollen.“

„Mit Jet Analytics können wir jede Stunde ein Update durchführen! Das ist ein großartiger Vorteil für unsere Produktionsstandorte. Das Cube-Update dauert nur etwa sieben bis acht Minuten“, so Phipps. „Und das, obwohl wir wesentlich mehr Informationen in den Cubes haben, als bei unserem vorherigen BI-Tool.“

„Wir sind wirklich sehr zufrieden und das aus mehreren Gründen: Power BI ist ein großartiges Tool, und es ist wirklich ganz einfach, die Dashboards zu erstellen, die wir haben wollen. Das liegt größtenteils daran, dass wir die Cubes selbst in Jet Analytics erstellt haben, und dass wir die Daten und die Struktur wirklich verstehen. So können wir viel schneller Änderungen implementieren. Das „kostet“ uns lediglich etwas Zeit, und wir werden von Tag zu Tag schneller und besser. Das Hinzufügen neuer Benutzer ist ganz einfach.“ Phipps merkte außerdem an, dass ein weiterer Vorteil darin bestehe, dass „das Management zufrieden ist. Zuvor hat kaum jemand das BI-Tool genutzt, doch nun sehen wir, dass Power BI wirklich Akzeptanz gefunden hat. Wir erhalten regelmäßig Anfragen für Änderungen und neue Berichte. Und wir sehen, dass unsere Berichte direkt in Meetings verwendet werden. Damit spare ich Zeit, weil ich nicht extra noch Berichte und PowerPoints für Meetings erstellen muss. Unser Geschäftsführer ist ebenfalls zufrieden. Wir haben vier Unternehmen, die dasselbe einheitliche Berichterstellungs-Tool nutzen! Und zu guter Letzt freut er sich natürlich, dass es das Unternehmen weniger kostet!“

Der Weg zum Erfolg

Die Rathgeber-Gruppe hat durch die Implementierung von Jet Analytics eine Reihe von Verbesserungen vornehmen können. Dies sind unter anderem:

• Eigentümerschaft und Kontrolle der Berichterstellung und Analysen sind nun beim Unternehmen vor Ort.
• Verlässliche, effiziente und stündliche Berichterstellung zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.
• Kosteneinsparungen und Kostentransparenz.
• Besseres Verständnis und optimale Nutzung der Daten über das gesamte Unternehmen hinweg.