Hört man sich in den Finanzabteilungen großer Unternehmen um, so fallen immer wieder zwei Schlagwörter: Flexibilität und Geschwindigkeit. Diese Faktoren stehen im Fokus, wenn es um effiziente und effektive Konzernberichterstattung geht. Doch die Realität sieht leider in den meisten Fällen anders aus. Auch im Finanzteam der K-Businesscom gab es in dieser Hinsicht die ein oder andere Herausforderung. Im Rahmen einer Neustrukturierung der Organisation bot sich dem Unternehmen nun die Chance, die Prozesse zu optimieren. Wie es diese erfolgreich nutzte und welche Aspekte dabei eine Rolle spielten, wollen wir nachfolgend näher betrachten.
K-Businesscom, vormals Kapsch BusinessCom, ist Österreichs führender ICT-Lösungs- und Serviceprovider und Digitalisierungspartner mit Unternehmenssitz in Wien und rund 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In der DACH-Region, aber auch in Rumänien und Tschechien entwickelt das Unternehmen neue Geschäftsmodelle mit seinen Kunden auf eigenen KBC-Plattformen mit IoT, AI- und anderen Software-Applikationen. K-Businesscom begleitet seine Kunden auch bei ihrer Cloud Transformation Journey und bei der Entwicklung von Smart Offices. Im Geschäftsjahr 2020/21 verzeichnete das Unternehmen einen Umsatz von rund 460 Mio. Euro.
Die Herausforderung: Eigenständiges Group Reporting nach Neuausrichtung des Konzerns
K-Businesscom war ursprünglich Teil des Traditionsunternehmens Kapsch Group, wurde jedoch aus der Gruppe ausgegliedert, damit zu gegebener Zeit ein reibungsloser Übergang auf die nächste Generation der Familie Kapsch gewährleistet werden kann. Mit dieser Umstrukturierung sah sich die jetzige K-Businesscom mit der Herausforderung konfrontiert, die Konsolidierung und das Group Reporting selbst zu organisieren und war daher auf der Suche nach einem geeigneten Financial Performance Management (FPM) Tool.
Ein Blick auf die Ausgangssituation: Eine Software für Konsolidierung, Planung und Reporting war auch zuvor schon im Einsatz und wurde von mehreren Mitarbeitern im Gesamtkonzern betreut. Berichtet wird nach IFRS, als ERP (Enterprise-Resource-Planning) ist fast zu 100% Navision (NAV) im Einsatz – eine der zehn größten NAV Datenbanken der Welt! Das klingt zunächst nach einem guten Setup, warum also der Wunsch nach einem neuen System? Sehen wir uns hier einmal den Zeitaufwand an: Mit dem bisherigen Tool war eine Mitarbeiterin ausschließlich mit der Aufbereitung der Daten beschäftigt – viele wertvolle Stunden, die sinnvoller in die Analyse und die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen investiert gewesen wären. Zudem war die Finanzabteilung mit der vorherigen Lösung sehr stark vom Software-Anbieter bzw. von Beratern abhängig. „Insbesondere der immer wieder hohe Programmieraufwand verlangsamte unsere Prozesse“, berichtet Benjamin Kramer, Executive Assistant VP Finance & Group Accounting Specialist bei der K-Businesscom.
Der Auswahlprozess: Welche entscheidenden Vorteile konnte die IDL FPM Suite bieten?
Die Eigenständigkeit der Fachabteilung war also ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des neuen Systems. Hier sah Kramer das Plus bei der IDL FPM Suite: „Mehr Flexibilität und dadurch Zeit und Kosten sparen – das war in meinen Augen der richtige nächste Schritt für unsere Finanzabteilung. Hier hat mich das Angebot von insightsoftware sofort überzeugt.“ Gewünscht war außerdem eine Komplettlösung, um die Datengenauigkeit zu erhöhen und den gestiegenen Anforderungen an das Financial Performance Management gerecht zu werden. Auch hier konnte insightsoftware als der „kompletteste“ Anbieter punkten: Mit der IDL FPM Suite wird eine End-to-End Lösung zur Abbildung des gesamten Finanzberichterstattungsprozesses bereitgestellt.
Die Implementierung: Perfekte Betreuung vom ersten Schritt bis zur Fertigstellung
Die Entscheidung war nun also zugunsten der IDL FPM Suite gefallen. Doch wie sieht der erste Schritt zur Einführung eines neuen Systems aus? Schließlich darf keine Lücke im Reporting entstehen und die täglichen Aufgaben müssen kontinuierlich weiterlaufen. Hier erwies sich der Training-on-the-Job Projektansatz als sehr zielführend. Im ersten Projektabschnitt wurde zunächst der Ist-Konzernjahresabschluss aus dem Vorjahr nachgestellt, um für den ersten Folgeabschluss die Vergleichszahlen zu haben und gleichzeitig die automatische Vortragsbildung der Konzernsachverhalte nutzen zu können. Parallel zu diesen Aktivitäten verlief die Planung für die nachfolgenden Geschäftsjahre (erstes Geschäftsjahr auf Quartalsbasis sowie die nächsten drei Geschäftsjahre auf Jahresbasis). Durch die zeitgleich ablaufenden Projektschritte konnte zügig mit der Implementierung vorangeschritten werden – so wurden beispielsweise parallel zu den Konsolidierungs- und Planungsaktivitäten auch Reporting und Analyse mit dem IDL Designer aufgesetzt. K-Businesscom wurde in den einzelnen Projektschritten von insightsoftware betreut, um einen reibungslosen Projektablauf zu garantieren. Der erste Quartalsabschluss mit der IDL FPM Suite wurde dann zusätzlich auch im bisherigen System aufgesetzt, während zeitgleich die Schnittstellen für die Navision-Datenübernahme erprobt wurden. Der darauffolgende IST-Konzernjahresabschluss konnte bereits ausschließlich im neuen System erstellt werden. Mit der Nutzung des IDL Designers, der für das Berichtswesen zum Einsatz kommt, schließt sich der Kreis eines Komplettsystems für die einzelnen FPM-Disziplinen, so wie es im Rahmen der Neugestaltung des Prozesses auch gewünscht war. Insgesamt wurde mit dem Projekt im Hinblick auf die Daten ein Single-Point-of-Truth geschaffen, der nicht nur die nahtlose Konzernberichterstattung von Ist-, Plan- und Forecast-Daten ermöglicht, sondern auch auf die Harmonisierung von externem und internem Berichtswesen einzahlt. So umfasst das K-Businesscom Berichtswesen- neben der Abbildung von legalen Organisationseinheiten – auch die Dimensionen Cash Generating Units bis hin zur Darstellung sogenannter Business Types für das interne Reporting.
Der klare Mehrwert: Warum sich die Entscheidung für insightsoftware gelohnt hat
Nach erfolgreicher Systemumstellung zieht K-Businesscom nun positive Bilanz: Die Einführung der insightsoftware IDL FPM Suite bedeutet für das Unternehmen einen echten Mehrwert, der sich ganz klar in den Zahlen widerspiegelt. Durch den hohen Grad an Automatisierung konnte der Zeitaufwand für die Erstellung des Group Reporting in etwa um die Hälfte reduziert werden. Tatsächlich ist Benjamin Kramer nun allein verantwortlich, während zuvor mehrere Mitarbeiter mit Konsolidierung und Group Reporting beschäftigt waren. Auch der hohe Programmieraufwand, der zuvor als großer „Zeitfresser“ wahrgenommen wurde, gehört nun der Vergangenheit an. Die gewonnene Zeit, und vor allem auch die Eigenständigkeit und Flexibilität des Finanzteams, sind zu einem der Erfolgsfaktoren in der Finanzberichterstattung der K-Businesscom geworden. Benjamin Kramer zeigt sich in unserem Gespräch höchstzufrieden: „Stabilität und Agilität sind für uns kein Widerspruch, sondern gelebte Praxis. Jeden Tag. Die IDL FPM Suite fügt sich für uns perfekt in diese Denke, die unser Unternehmen so erfolgreich gemacht hat, ein.“ Zeit- und Kostenersparnis darf aber natürlich nicht zulasten der Qualität gehen. Hier profitiert K-Businesscom jetzt vor allem durch die Automatisierung vieler Teilschritte, die zuvor manuell durchgeführt werden mussten und somit natürlich ein nicht geringes Fehlerrisiko darstellten. Zweiter entscheidender Erfolgsfaktor für die Erhöhung der Datenqualität ist sicherlich die Durchgängigkeit im System und die Vielzahl der integrierten Validierungs- und Prüfmöglichkeiten. Mit der Entscheidung für das Gesamtpaket der IDL FPM Software schöpft K-Businesscom nun das volle Potenzial einer digitalen Lösung zur Finanzberichterstattung aus und kann somit Fehler und Inkonsistenzen deutlich reduzieren.
Für Benjamin Kramer steht fest: Die Einführung der IDL FPM Suite war der richtige Schritt für vorausschauende Planung und gesundes Wachstum. Das Finanzteam der K-Businesscom kann sich ab sofort wieder auf das Wesentliche konzentrieren, damit auch in Zukunft für das Traditionsunternehmen die richtigen Entscheidungen basierend auf den richtigen Zahlen getroffen werden können.
